【正文】 計報表：XS－客戶簡稱－客戶類別－V_____－日期。3. 其他部門的各種信息類文檔，編號規(guī)則與客戶資料編號類似。第十三條 合同類文檔的編號。 “002”表示該合同是本年該地區(qū)的該類經(jīng)銷商的第二份合同。第四章 文檔的保存期限第十六條 文檔的保存期限1. 永久保存：公司規(guī)章制度，財務(wù)報表、合同以及其他經(jīng)核定須永久保存的文11 / 34書。5. 須銷毀的文件須經(jīng)辦公室主任批準后，由負責保管該文檔的人員銷毀并派專人監(jiān)銷。1. 《檔案查閱申請表》2. 《檔案查閱登記表》12 / 34附表一：上海香溢酒業(yè)有限公司檔案查閱申請表查閱理由：借閱時間：___________預(yù)計歸還時間：_________申請人：________ 日期：________審批人：________ 日期：________13 / 34附表二：上海香溢酒業(yè)有限公司檔案查閱登記表部門：____________________序號 檔案名稱 查閱人 借閱時間 歸還時間 備注1 　 　 　 　 　2 　 　 　 　 　3 　 　 　 　 　4 　 　 　 　 　5 　 　 　 　 　6 　 　 　 　 　7 　 　 　 　 　8 　 　 　 　 　9 　 　 　 　 　10 　 　 　 　 　11 　 　 　 　 　12 　 　 　 　 　13 　 　 　 　 　14 　 　 　 　 　15 　 　 　 　 　16 　 　 　 　 　17 　 　 　 　 　18 　 　 　 　 　19 　 　 　 　 　20 　 　 　 　 　說明：備注中說明檔案歸還時是否完好14 / 34四、保密制度總則第一條 為維護公司利益，保守公司秘密，特制訂本制度。公司秘密包括下列秘密事項：1. 公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項；2. 人事決策中的秘密事項；3. 公司的銷售政策；4. 重要的合同、客戶；5. 公司非公開的財務(wù)信息、銀行賬戶賬號；6. 其他董事長或總經(jīng)理確定應(yīng)當保守的公司秘密事項。第八條 未經(jīng)批準，任何人不得復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。非接觸公司秘密的員工，不準打聽、刺探公司秘密。 第十四條 違反本規(guī)定故意或過失泄露公司秘密，視情節(jié)及危害后果予以處罰，直至除名。第二條 本規(guī)定中的車輛是指公司擁有的所有車輛，包括公務(wù)車和貨運車。第五條 辦公室行政專員負責保管車輛的備用鑰匙、駕駛員保管單證的復(fù)印件、與車輛有關(guān)的所有單證、各種登記表、車輛檔案。3. 用車完畢后應(yīng)及時將車輛歸還，行政專員和駕駛員應(yīng)對歸還車輛共同檢查，并登記送還里程和送還時間。17 / 343. 借出車輛歸還時，管理員應(yīng)對車輛予以檢查登記，無需修理則辦理退還手續(xù)，如需修理則由車輛借出人書面說明情況報總經(jīng)理批準后方可維修。4. 公司車輛原則上只接送公司客戶或者公司的部門經(jīng)理以上的員工。第十二條 如果公司其他部門需要使用貨運車用于非運貨的用途，需要得到銷售副總的批準。車輛必須在指定修理廠保養(yǎng)。 銷售部主管在特殊情況下如需駕駛車輛，則需要行政副總的批準。第二十條 駕駛員出車前要做好駛前檢查，如車證、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎等，以保證出車時的安全。加班工資的發(fā)放標準參見《人力資源管理制度》 。第二十六條 車輛在途中發(fā)生交通事故，應(yīng)向附近交通管理機關(guān)報案，并立即與行政專員聯(lián)系協(xié)助處理。19 / 34第六章 車輛的費用管理第三十條 公司車輛的油料費管理：1. 公司負責統(tǒng)一辦理上海加油卡，在辦公室和物流部分別有一張。加完油后把發(fā)票和加油卡一并還給加油卡保管人員。第三十三條 保養(yǎng)、維護須在公司指定的修理廠進行，費用憑批準文件及修理廠的正式發(fā)票及清單報銷。第三十六條 本辦法由辦公室負責解釋。第四條 會議室的預(yù)定：公司員工需要使用會議室，需要到公司前臺出進行預(yù)訂。第六條 如果需要調(diào)換會議室使用時間，預(yù)定人需至少在原先預(yù)訂的開始時間前 1 小時通知前臺。第二章 會議室的日常管理第八條 公司前臺負責保持會議室的整潔。第三章 附則第十條 本辦法在頒布之日起實施。1. 辦公用品：指在日常辦公中用到的價值比較低，消耗比較快的用品。第四條 辦公室前臺負責辦公用品的日常管理，在辦公用品數(shù)量不夠時提出采購申請。第八條 員工領(lǐng)用辦公用品時需填寫《辦公用品領(lǐng)用單》 。第二章 辦公設(shè)備管理第十一條 辦公設(shè)備的采購流程見《辦公設(shè)備采購流程》及程序文件。第十五條 總經(jīng)理負責對采購金額在 3000 元以上的辦公設(shè)備采購申請的審批。第十九條 辦公設(shè)備如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。第二十三條 本規(guī)定解釋權(quán)和修改權(quán)辦公室。第二十一條 人員離職時，應(yīng)將辦公設(shè)備歸還給公司，并在行政專員處登記。第十七條 辦公設(shè)備如需維修，由行政專員負責聯(lián)系廠商進行維修。第十三條 辦公室行政專員負責采購辦公設(shè)備，負責對辦公設(shè)備進行日常管理。第十條 前臺每季度對每個部門的辦公用品領(lǐng)用情況進行統(tǒng)計，并匯報給財務(wù)部。第六條 行政副總對采購金額在 1000 元以下的辦公用品采購申請有審批權(quán)限。2. 辦公設(shè)備: 指在日常辦公中用到的價值超過1500元的設(shè)備，主要包括傳真機、打印機、電腦、復(fù)印機等等。24 / 34第四章 附表附表：上海香溢酒業(yè)有限公司會議室使用登記表會議室名稱：___________________序號 日期 開始時間 結(jié)束時間 預(yù)訂人1 　 　 　 　2 　 　 　 　3 　 　 　 　4 　 　 　 　5 　 　 　 　6 　 　 　 　7 　 　 　 　8 　 　 　 　9 　 　 　 　10 　 　 　 　11 　 　 　 　12 　 　 　 　13 　 　 　 　14 　 　 　 　15 　 　 　 　16 　 　 　 　17 　 　 　 　18 　 　 　 　19 　 　 　 　20 　 　 　 　25 / 34七、辦公用品和辦公設(shè)備管理規(guī)定總則第一條 為使公司辦公用品和辦公設(shè)備管理合理化，減少浪費，特制定本規(guī)定。第九條 會議結(jié)束后，公司前臺負責將會議室收拾干凈。第七條 會議室的使用：在會議期間，參加會議的人員應(yīng)該保持會議室的整潔，保護會議室中的會議桌和椅子。第五條 會議室實行先訂先用的原則：即如果有幾個會議需要在同一個會議室的同一段時間進行，原則上首先預(yù)定會議室的可以使用會議室。第二條 公司前臺負責對公司會議室進行管理。第三十四條 因私出車的費用由用車人自理。第三十一條 因公用車的停車費、過路費、過橋費等，在費用發(fā)生的三個月內(nèi)憑正式發(fā)票實報實銷，超過報銷時限，公司不予報銷。2. 公司財務(wù)部負責定期在加油卡中充值。第二十八條 因私出車發(fā)生交通事故，在扣除保險后的費用，由私人用車人員負擔。補助標準：午餐 20 元，晚餐 30 元。第二十二條 駕駛員嚴緊疲勞駕駛，如果需要連續(xù)開車 12 小時以上，必須有至少兩名駕駛員輪流駕駛。第十八條 駕駛員要注意個人衛(wèi)生和服裝的整潔。18 / 34第四章 駕駛員管理第十五條 公司駕駛員必須嚴格按照交通規(guī)則行車。如因交通事故需維修，一律通過保險公司解決。2. 貨車駕駛員在出車前和回來后需要填寫《貨車使用登記表》 ，填寫出車事由，出車地點，并登記車輛里程。2. 原則上派車順序如下：公司客戶、接待或重大活動事務(wù)、公司管理委員會事務(wù)、公司領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)、公司部門事務(wù)、外借。第八條 公務(wù)車外借1. 公司內(nèi)部人員提出書面外借申請，填寫《車輛外借申請單》 ，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。第一章 公務(wù)車用車管理第七條 公務(wù)車使用1. 公司人員用車前填寫《用車申請單》 ，由行政副總批準后，行政專員負責調(diào)度。車輛管理本著保證工作需要的原則，安全第一的原則，愛護車輛、降低維修費用的原則，人（駕駛員）車統(tǒng)管的原則。第十六條 本辦法由辦公室負責解釋。第十二條 公司各部門，非工作需要非本部門工作人員不得隨便進入；工作人員也不能隨便帶無關(guān)人員進入。如有遺失，必須立即報告并采取補救措施。第六條 機密文件保管參見《文檔管理制度》 。第三條 在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司的秘密，更不準出賣公司秘密。第十八條 本規(guī)定由辦公室負責解釋。3. 5 年保存：期滿或解除之合約以及其他經(jīng)核定保存 5 年的文書。第十五條 檔案的查閱查閱公司檔案需要經(jīng)過部門經(jīng)理的審批，如果是機密檔案需要總經(jīng)理的批準。銷售合同編號：【銷售合同】－地區(qū)－年份－客戶類別－編碼；一般合同編號：【一般合同】－年份－編碼；協(xié)議編號：【協(xié)議】－年份－編碼；備忘錄編號：【備忘錄】－年份－編碼。2. 信息類檔案中最主要的是財務(wù)部的會計帳目、會計憑證，市場部歸集的客戶資料卡及其他各部門各自的信息?？蛻魴n案中五個子項的編號中“V”表示版本號，第一次記錄的時候版本號為 V1，以后依次增加， “日期”表示該項記錄更新的日期。第十一條 信息類檔案的編號：1. 會計帳目和會計憑證在一定期限（一年）后裝訂成冊，在封面上標明內(nèi)部記錄的內(nèi)容和記錄的開始結(jié)束時間。如在 2022 年 12 月 26 日的出庫單編號為：20221226－0234；其中前面八位數(shù)字是日期，后四位數(shù)字是該類表單在本年度的流水編號，由流轉(zhuǎn)過程最后一個接收者留存。第六條 文件的流轉(zhuǎn)：文件是需要經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)審閱的文檔，每一位審閱人接收到文件后， 2 天內(nèi)應(yīng)做出響應(yīng)，把文件交給下一位審閱人，如果該文件未獲通過，則返回給文件發(fā)起者，讓其進行修訂。第三條 文檔按照是否處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)又可劃分為文件和檔案兩類：文件是指處于流轉(zhuǎn)過程中的文檔；檔案是指已經(jīng)停止流轉(zhuǎn)，有人專門留存保管的文檔。指公司運作過程中產(chǎn)生的各種表單。指各種未最終獲得通過的申請報告、計劃或者方案：各種計劃方案、新產(chǎn)品開發(fā)方案、廣告促銷方案、銷售政策調(diào)整方案等。指公司各種規(guī)章制度文件、公司銷售政