【正文】 傳遞、公文 收 發(fā)、法律指導、制度建設 等 職能，提高公司整體運作效率及管理水平，特制定本手冊。 XXXX 有限責任公司 行政人事部 第一部分 辦公秩序管理制度 為規(guī)范 辦公秩序 ，特制定本 制度。 二 、 安全管理 工作期間應保管好個人物品 ,辦公室無人時應將門鎖好，以免物品、文件丟失或外傳。 當辦公室利用電源、插排時，應正確使用，切勿超負荷使用以免引起火災。如無保潔員，則由行政人事部統(tǒng)一安排。 人人講衛(wèi)生，保持辦公區(qū)內外衛(wèi)生，提高個人講衛(wèi)生習慣和衛(wèi)生形象。 一、 申 購流程： 各部門每月 25 號報下月辦公用品需求計劃（依據(jù)前兩月平均使用量，并將季節(jié)因素考慮在內），部門負責人簽字； 行政人事部審核匯總，合計費用金額報財務部復核、總經理審批； 行政主管從財務 部借款購置，并按申購單發(fā)放辦公用品。 辦公用品每星期二發(fā)放，其它時間不予領取。 采購辦公用品時，需到指定經銷商處購買，行政人事部及財務部需與上月采購金額作對比（考慮價格變動因素）。 嚴禁將辦公用品帶出私用。 四 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定 并 予 解釋，報總經理審批后頒布執(zhí)行，修改時亦同。 行政人事部負責所用車輛的配置、保養(yǎng)與維修等事宜，日常調度和管理由車輛所在部門負責。 車輛實行專職駕駛，未經批準其他人不得擅自駕駛。 要對司機開展經常性的職業(yè)道德教育，遵守規(guī)章制度和效能規(guī)則，做到 安全正點，準確及時，禮貌服務，保證完成各項出車任務。 因工作關系需外借車輛的，要事前向行政事務處申請，并報總經理批準 同意方可能外借，司機須同車前往，非專職駕駛人員不準擅自駕車外出。 未經批準司機私自用車，第一次罰款 50 元，第二次罰款 100 元，第三次 予以辭退。 駕駛員要努力學習，提高安全意識和駕駛水平，應熟悉所駕車車輛的性 能 、 用油等指示，對一般性故障能及時查出并排除，對車輛不愛護者或車輛不清潔者，由行政人事部做調崗處理。 高質量快速掃描與發(fā)送。 可中斷發(fā)送和中斷接收稿件。 二、使用要求 : 傳真機設專人管理。傳真管理人加強監(jiān)督。 四、附件： 相關表單 ： XZBG05傳真機使用登記表 傳真機使用登記表 日期 時間 類別 （發(fā) /收） 對方單位 及號碼 傳真內容 頁數(shù) 部門 使用人 簽字 收件人 簽字 備注： 此表月底由行政人事部統(tǒng)一收集匯總。 住宿人員進住前需保證遵守宿舍內一切管理規(guī)定，并服從管理人員合理安排。 住宿人員應共同遵守下列事項： 1） 環(huán)境整齊清潔的維護。 5） 凡夜不歸宿者應先告知 舍長 。 9） 宿舍不得有賭博或其他違法的行為。 三、宿舍安全管理 員工宿舍的水 、電燈壞了，必須及時報告舍長 ，及時修理。 室內禁止私自接配電線及裝接電器。 嚴禁在宿舍區(qū)燃放煙花、爆竹，違者按安全管理條例處理。 第六部分 打印、復印管理制度 為 規(guī)范 打印機、復印機使用程序，減少浪費 ， 特制訂本制度。 嚴禁打印、復印與工作無關的材料及可印可不印的材料，否則每頁紙罰款 5 元。 打印機、復印機的日常維護和故障處理由專業(yè)人員負責。 公共關系作為一種社會關系，是一種傳播活動。 （一）接 待工作內容： 公關接待的意義： (1)公關接待是指對上級領導機關，兄弟單位的檢查團、學習團或其它業(yè)務而來公司聯(lián)系的人員的接待工作，學習如何接待賓朋，了解掌握其工作規(guī)律是行政人事工作的一門必修課程。因此誠懇、熱情、耐心、細致地做好公務接待工作是有重要意義的。 (3)事務接待：上級業(yè)務主管部門，社會有關行業(yè)管理部門和協(xié)作單位來訪接待量最大。其接待程序為三個階段 (1)接 待前的準備工作 弄清來賓的基本情況，包括單位、姓名、身份、人數(shù)、目的、意圖，特別是遠道而來的洽談業(yè)務人員，要應掌握具體車次和行程，主要人物向總經理匯報，做好接待準備工作。 要掌握文明接待的技巧和人際交往中的禮節(jié)。 上下樓梯要特別注意，上樓梯時應讓領導、來賓走在前方，以防止對方不慎跌落，下樓梯時則讓領導、來賓走在后方，以便隨時給予保護。 宴請時間 (1)在宴請之前，應征求主賓意見，再做決定，避免沖突； (2)宴請不選擇對方重大節(jié)、假日及有重要活動和有禁忌的日子。 （二）公司與關系人接觸情況 宴請關系人的時間、地點、 規(guī)格； 向關系人贈禮的時間、地點、內容及標準； 與關系人聯(lián)誼活動的時間、地點、內容； 拜訪關系人的時間、地點、緣由； 與關系人會談的時間、地點、內容、結果。 分析研究關系人檔案，控制有價值的信息，充分利用； 關系人檔案屬公司機密材料； (1)不得外傳，只能在公司內部使用； (2)關系人檔案由專人負責管理； (3)查閱、利用關系人檔案資料必須遵循公司有關檔案管理規(guī)定。 管理人員和司機手機要保持 24 小時開機，尤其在崗期間手機一律不得停機、關機，保持通訊通暢。 （ 2）因手機換號不及時通報，造成撥打不通 。 一、 印章管理 （一）印章 的含義： 印章是刻在固定質料上的代表公司或個人權力，起到公司或個人憑信作用， 以及表明某種印記的圖章。 （二）印章的刻制、頒發(fā)、啟用和停用 刻制印章是印章管理工作中一個重要環(huán)節(jié)。 啟用公司印章是指印章從什么時候開始生效使用。 由于機構變動 ,式樣改變或公司易名等原因造成印章停用時，應認真負責地 做好下列工作， 1）要按照通知的規(guī)定停止此印章的使用； 2）要清查所有停用的印 章； 3）要報請總經理審定印章處理辦法； 4）要做好印章的上繳、清退、存檔或銷 毀工作。舊印章停用，一般在新印章啟用同時對外通知。圖章和戳記，也應指定使用人員管理。節(jié)假日或夜間無人看守時，應將所有印 章密封起來。使用印章須填寫《印章申請單》經領導批準，具體審批權限詳 見《行政 人事權限分配表》 ，并在《印章使用登記表》上登記。對一些特 殊情況用印，更要審閱清楚。蓋上的各種印章，必須保證位置恰當，字跡端正，圖形清晰。 二 、介紹信的管理 印章除用于公文外，平時多用于開具介紹信和各種憑證，如聘書、任命書、代表證、意向書、工作證等。開具介紹信要嚴格履行審批手續(xù)，嚴禁發(fā)出空白介紹信。介紹信類型主要有三種，這三種介紹信有著不同的管理方法。 （ 2）存根介紹信。此介紹信主要是用 于介紹某人到何處辦何事的憑證。證明信是以公司的名義證明某人的身份 ，經歷或者有關事件的 真實情況的專用書信。 四、 附件： 相關流程： XZLC02 印章申請流程 相關表單： XZBG08 印章申請單、 XZBG09 印 章使用 登記 印章申請流程 用印人填寫《印章申請單》 部門負責人簽字 權限領導審批 財務部蓋章 用印人在《印章使用登記表》上簽字登記 財務部存檔備案 印章使用申請單 申請部門： 申請人： 申請日期： 年 月 日 印章使用申請單 申請部門： 申請人： 申請日期： 年 月 日 序號 用印文件名稱 份數(shù) 1 2 3 印章名稱 領導 審批 部門負責人 權限領導 序號 用印文件名稱 份數(shù) 1 2 3 印章名稱 領導 審批 部門負責人 權限領導 印章使用登記表 時間 用印部門 用印人 文件名稱 用印數(shù) 批準人 蓋章人 第十部分 員工公告欄管理制度 為調動員工積極性，讓員工及時了解公司信息， 公司設立了員工公告欄。 宣傳作用 （ 1）宣傳欄是把公司所開展的各種企業(yè)文化、文體娛樂活動報告給員工。 公告欄的信息由行政人事部負責張貼和更新，其他任何人不得亂貼亂畫或擅自撕毀，否則將按員工獎懲條例進行處理。 一、 發(fā)文 格式 （一）正式發(fā)文 公司的 重大通知、文件實行正式發(fā)文，實行統(tǒng)一 格式，包括以下內容： 開頭部分 題頭：宣威市雙井商貿有限責任公司（一號宋體加粗） 編號：宣雙井 【 年份 】 序 號 ，如：“宣雙井 【 2020】 1 號 ”（小三號宋體） 頁數(shù)：文件頁數(shù)，如“共 2 頁” 簽發(fā)人：“店辦簽發(fā)人：李克勇”、“總辦簽發(fā)人：鮑衛(wèi)榮”（小三號宋體） 發(fā)文主旨：如：“關于 ***的通知 ”（小二號宋體加粗） 正文部分 統(tǒng)一用四號宋體，行距：固定值 2426 磅（可根據(jù)紙張頁數(shù)做適當調整）。公文審核時應遵循如下原則： 。 ，如保密是否確定密級。 ，其原件由行政人事部統(tǒng)一建檔管理，作為公司檔案 資料的一部分，各部門只下發(fā)留存復印件。 傳閱后傳閱人員在傳閱單上簽字，以示閱畢； 傳閱的文件材料由行政人事部負責收回并及時歸檔。 永冠百貨 二零零 九 年 十 月一日 發(fā)送 ： 存： 打?。? 校 對 第十二部分 檔案管理制度 為加強公司的制度建設，規(guī)范檔案管理，特制定本制度。 (二 )按檔案的性質，可分為公司檔案、公司日常經營管理文件、會計檔案、人事檔案、法律檔案等。 公司檔案： ，包括：公司注冊登記申請書、營業(yè)執(zhí)照（副本）、 公司章程、驗資報告、房屋處所證明、股東會決議、法人資格證明或者自然人的身份證明、載明公司董事、監(jiān)事、經理的姓名、住所的文件以及有關委派、選舉或者聘用的證明，法定代表人的任職文件和身份證明、每年的年檢報告書等資料； ，包括：公司變更登記申請書、股東會決議、章程修 正案，如變更處所、注冊資本等還需附上新的處所證明及驗資報告等相關資料； ，包括：股東會決議、 清算公司的資產負債表和資產清單、通知債權人的公告等資料。按規(guī)定保存年限，妥善保管，不得丟失和任意銷毀。包括上報總公司的合同報表和合同變動情況表、合同、案卷（法律文書、證據(jù)材料、法律依據(jù)、案件總結等）。秘密文件 包括公司的規(guī)章制度、下發(fā)的文件等。 裝訂時按年裝訂； （或細類）的文件以裝訂于同一檔夾為原則，如文件較多，一個檔夾不足時，應分為兩個以上的檔夾裝訂，并與類別（或細類之后）增設“卷次”編號，以備查考； “目次表”，文件歸檔時以序編號、登錄，并以每 一項的一個目次為原則； 。 （二）檔案的保存期限 永久保存 十五年保存 十年保存 、決算方案 五年保存， 一年保存 無長期保存必要的 文件 （三）檔案的保管 公司檔案全部由行政人事部保管。 交接檔案需保證檔案有目錄和“檔案分類編號表”，并且齊全、完整； 根據(jù)目錄詳