【正文】 么成績(jī)來(lái)交代呢 ? 乙：我想不用等到那一天吧！因?yàn)樽约簳?huì)先溜 … 這樣子的對(duì)話， 聽起來(lái)可能會(huì)有許多人相當(dāng)熟悉。 但是， 規(guī)模一大就轉(zhuǎn)好了嗎 ? 其實(shí)不然， 因?yàn)閬y久了，也就習(xí)慣，連應(yīng)有的核心業(yè)務(wù)，都會(huì)模糊掉了，因此如果沒有重新理清主要職責(zé)與定位，再多的助理，還是會(huì)一團(tuán)遭。因?yàn)橹苯由a(chǎn)人員需要多少人，與生產(chǎn)規(guī)模息息相關(guān)，只要產(chǎn)能需要多少，大約可估算出直接需要的人力，但是能夠評(píng)估間接人員所需人數(shù)是否合理的人事單位恐怕不多。許多助理人員抱怨升遷機(jī)會(huì)不多，關(guān)鍵大多在這個(gè)地方。如果總經(jīng)理的各級(jí)主管只忙于自己的事務(wù) (可能是老板交代的 )，這時(shí)其底下的助理人員，可說(shuō)是處于自生自滅的狀態(tài)，這也可解釋許多助理很難培訓(xùn)的原因。 也因?yàn)檫@樣的緣故，許多助理并未曾主動(dòng)規(guī)劃助理單位應(yīng)有機(jī)能，而是每年都在處理公司異常的事務(wù)，等到總經(jīng)理交代的事情變少時(shí)，助理真的會(huì)變成“無(wú)聊”的一群人了。就這樣吵來(lái)吵去也不是辦法。 遇到調(diào)薪、績(jī)效獎(jiǎng)金辦法要修改的問(wèn)題，當(dāng)然還是交代總經(jīng)理的助理去處理。有時(shí)遇到公司要精簡(jiǎn)人事時(shí)，助理可能是所有人的箭靶，因?yàn)橛袥]有他們好象沒有關(guān)系。因?yàn)橐粋€(gè)公司能夠成功，一定是執(zhí)行了最關(guān)鍵的幾項(xiàng)核心事務(wù)，至于用何種方式執(zhí)行，那是工作負(fù)荷與 派工的問(wèn)題。不過(guò)當(dāng)公司規(guī)模越來(lái)越大 ,為應(yīng)付日益增加的 工作負(fù)荷，助理人數(shù)也就越來(lái)越多，職務(wù)也就越分越細(xì)，這也是不得已的情形。但是，許多公司有總經(jīng)理助理卻又是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，因此我們要從一個(gè)經(jīng)營(yíng)管理的角度出發(fā)，來(lái)理清這件事情并說(shuō)明助理的角色與定位，希望對(duì)許多從事助理工作性質(zhì)的人能有所幫助。其實(shí)這個(gè)過(guò)程透露的訊息是，一個(gè)企業(yè)在成長(zhǎng)過(guò)程中，時(shí)常會(huì)需要修改其制度，以滿足經(jīng)營(yíng)管理的需求，這時(shí)助理人員就是解決這些問(wèn)題最好的窗口與辦法的提出者。此時(shí)總經(jīng)理可能會(huì)交代助理去協(xié)調(diào)兩個(gè)部 門的作業(yè)流程，并將之合理化，訂出游戲規(guī)則，使雙方的權(quán)責(zé)分明，這類的問(wèn)題或許可以減少一些。也怪不得要裁員時(shí)，直接部門常常會(huì)將箭頭指向助理單位。 試想，在漫無(wú)目的的過(guò)程中，有哪個(gè)助理可以看見自己的未來(lái)呢 ? 哪個(gè)年輕的助理人員愿意就這樣一直呆下去呢 ? 在其它機(jī)能明確的單位，例如營(yíng)業(yè)、品保、研發(fā)或是生產(chǎn)部門 ，待久了，說(shuō)不定還能學(xué)到一些基本技能，但是在助理單位，如果沒有清楚的工作職責(zé)，在沒有清楚的工作目標(biāo)與項(xiàng)目下，能力與經(jīng)驗(yàn)可能會(huì)原地踏步的。 但是為了讓助理人員學(xué)東西， 就可以一直推動(dòng)許多項(xiàng)目嗎 ? 關(guān)于這一點(diǎn)要很小心，因?yàn)樗频捻?xiàng)目如果沒有和公司的經(jīng)營(yíng)理念結(jié)合，單純只是為了推項(xiàng)目而進(jìn)行項(xiàng)目，最終對(duì)助理人員會(huì)產(chǎn)生許多的挫折感，最后可能還是讓助理人員跑掉。 當(dāng)各部門有自己的助理人員，總經(jīng)理也有助理人員的時(shí)候，這些人員的工作定位有何區(qū)別呢 ? （一） 助理的工作種類與層次 從前面所提有關(guān)助理的產(chǎn)生過(guò)程，我們得知總經(jīng)理的助理一開始是以解決現(xiàn)有人事、總務(wù)、生管、行銷、營(yíng)業(yè)管理等等這些領(lǐng)域相關(guān)的疑難雜癥；例如人事規(guī)定、獎(jiǎng)懲辦法、獎(jiǎng)金辦法、生產(chǎn)效率分析。讓我們看這樣一則對(duì)話： 甲：看你好象很忙，你們助理的主要職責(zé)是什么 ? 乙：什么都干?。》凑际且恍]人要做的事，或是老板交代的事。如果主要 職責(zé)沒有事先厘清，應(yīng)該有許多人會(huì)面臨如上的情形。 （二）助理的定位與職責(zé) 從前面的說(shuō)明可知，助理初期以協(xié)助管理為主，發(fā)展到后面應(yīng)該以協(xié)助經(jīng)營(yíng)為主，而當(dāng)各部門漸漸有助理人員時(shí)，管理的部分，則逐漸轉(zhuǎn)給各部門的助理人員。這個(gè)責(zé)任就落在經(jīng)營(yíng)管理助理的身上?？墒菑睦习宓慕嵌葋?lái)看，說(shuō)不定老板心中可能是這樣想的 ，“公司內(nèi)實(shí)在沒什么人跟我談?wù)勚虚L(zhǎng)期的規(guī)劃，也沒人在 安排，真是沒人才??！” 當(dāng)然在公司非常小的時(shí)候，可能并不需要這樣經(jīng)營(yíng)管理 助理只需要老板敏銳的嗅覺，就可決定公司的經(jīng)營(yíng)方針及策 略。所以，要讓 “ 中長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)方針及策略規(guī)劃”這樣的機(jī)能展開，就需要變 成公司經(jīng)營(yíng)管理循環(huán)中的一個(gè)重要部分，這樣就能在每年經(jīng) 營(yíng)活動(dòng)中，持續(xù)不斷地重復(fù)進(jìn)行。 所以經(jīng)營(yíng)企劃單位的責(zé)任，就是將目標(biāo)管理的程序標(biāo)準(zhǔn) 化，讓公司的所有部門每年用同樣的手法，來(lái)展開目標(biāo)、定 期檢討。在有異常的時(shí)候，部門自己就 要設(shè)法的排除?？墒? 當(dāng)公司經(jīng)營(yíng)層認(rèn)為如果不降低不良率，未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)者一定會(huì)超過(guò) 我們，因此在新的年度提出不良率要降到 50p，這個(gè)目標(biāo)就 是將過(guò)去的標(biāo)準(zhǔn)提高，這時(shí) 50p是列入生產(chǎn)部門的年度目標(biāo) 當(dāng)中。 經(jīng)營(yíng)企劃對(duì)日常管理的責(zé)任在于規(guī)劃公司內(nèi)每個(gè)部門應(yīng)該 有的日常管理重點(diǎn)。 從公司中長(zhǎng)期方針展開時(shí)，外面競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)、產(chǎn)也發(fā)展動(dòng)態(tài)的搜 集到擬定中長(zhǎng)期方針等等，這是一個(gè)很重要的情報(bào)活動(dòng)。另外，即便公司有信息部 門，其主管可能偏重技術(shù)，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理可能認(rèn)識(shí)不足，因此并 無(wú)法得到需要的規(guī)劃，此時(shí)總經(jīng)理經(jīng)營(yíng)企劃的助理，就應(yīng)該 發(fā)揮協(xié)助的功能 標(biāo)準(zhǔn)化推動(dòng)與管理 工程部門的人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化可能比較有概念，因?yàn)閺脑O(shè)計(jì)圖開 始的尺寸、標(biāo)示方法、格式等等，都有一定的標(biāo)準(zhǔn)需要遵循。 因此除了工程單位元及 ISO系統(tǒng)中已有的標(biāo)準(zhǔn)之外，其余尚未納 入標(biāo)準(zhǔn)化的，都?xì)w經(jīng)營(yíng)企劃負(fù)責(zé)。 項(xiàng)目改善推動(dòng)及稽核 當(dāng)公司有許多改善的地方，由誰(shuí)來(lái)發(fā)動(dòng)呢 ? 常常找不到人來(lái)負(fù)責(zé)，是許多公司共同的痛。 這時(shí)誰(shuí)來(lái)發(fā)動(dòng)相關(guān)的項(xiàng)目來(lái)改善這些狀況呢 ? 答案就是經(jīng)營(yíng)企 劃單位。 另外對(duì)公司重要的項(xiàng)目，其執(zhí)行狀況經(jīng)營(yíng)企劃也需要定期追蹤 考核。有關(guān)獎(jiǎng)金多寡的訂定，可以和 QCC、提案制度結(jié)合， 共享同一份基準(zhǔn)表。久而久之，不如先將簽呈送給經(jīng)營(yíng)企劃組，讓組員與呈 送簽呈的單位溝通后，再提供意見給總經(jīng)理參考，以加速簽呈核示 的時(shí)效。為什么呢 ? 原因很多，可能是許多公司的人事部門主管， 并不是由專業(yè)人員擔(dān)任，因此并不知道什么是專業(yè)的人力資源， 這種情況之下，你能苛求他嗎 ? 況且許多人事部門的主管年紀(jì)不 小，坦白講，企圖心已經(jīng)不夠了，許多人抱著多一事不如少一事 ，只要能順利退休就好了，這樣的人事主管，你能其期望他做出 一些企圖的事嗎 ? 另一個(gè)原因是，傳統(tǒng)的人事部門因忙于日常事務(wù)，有的公司 人事課還只是管理部的其中一課，管理部還有總務(wù)課，這時(shí)就更 慘了。 不過(guò)即便將人資機(jī)能有關(guān)規(guī)劃的部分放