【正文】 主要職責是什么 ? 乙：什么都干啊！反正都是一些沒人要做的事，或是老板交代的事。 甲：公司如果沒有你，有什么關系？因為沒人管的事應該就不重要了嘛！ 乙：好象是喔！因為有時事情少的時候，自己真的不知道應該干什么才好，所以只好拼命參加研討會，或是上網(wǎng)逛逛，假裝在找資料的樣子，以免在公司讓人覺得是”宮本美黛子”。 甲：這樣說來，你們真幸福，沒人管你們。 乙：好象是喔！不過這樣不是在浪費生命嗎 ? 甲：說的也是，不過助理真的沒有主要的職責嗎 ?如果有一天助理也需要被績效考核，那你們逃得掉嗎 ? 你要拿出什么成績來交代呢 ? 乙：我想不用等到那一天吧！因為自己會先溜 … 這樣子的對話， 聽起來可能會有許多人相當熟悉。如果主要 職責沒有事先厘清，應該有許多人會面臨如上的情形。我個人認 為總經(jīng)理的助理主要是協(xié)助總經(jīng)理經(jīng)營與管理公司。經(jīng)營的重 點在于一些前瞻性的規(guī)劃與執(zhí)行；而管理則是維持公司基本的水 準。任何工作都應該在這個領域內(nèi)，否則就是不務正業(yè)。 （二）助理的定位與職責 從前面的說明可知，助理初期以協(xié)助管理為主，發(fā)展到后面應該以協(xié)助經(jīng)營為主，而當各部門漸漸有助理人員時，管理的部分，則逐漸轉(zhuǎn)給各部門的助理人員。這樣才不會出 現(xiàn)到處都是助理，功能或角色卻互相沖突。 以下我以總經(jīng)理最常見的機能“經(jīng)營管理”為例，說明這個機能的基本定位與職責，這樣比較容易明白核心業(yè)務是什么。 中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃 這里所說的“中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃”，對經(jīng)營管理助理來講，指的是要用什么方法來讓這件事情在公司內(nèi)有系統(tǒng)的運作著。這個責任就落在經(jīng)營管理助理的身上。因為許多經(jīng)營方針的調(diào)整與策略規(guī)劃，并非只是提個計劃案即可成行，這中間需要經(jīng)營團隊形成共識后才能付之執(zhí)行。 因此經(jīng)營管理助理需要在公司中，建立一個討論中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃的程序及方法，讓公司的高階經(jīng)營干部 養(yǎng)成一個共同討論的習慣，這是一件非作不可的核心工作。 許多助理可能會表示，老板都是獨斷獨行，哪有什么機 會討論或是形成共識！哪一次不是老板說什么我們就做什么 ?？墒菑睦习宓慕嵌葋砜矗f不定老板心中可能是這樣想的 ，“公司內(nèi)實在沒什么人跟我談談中長期的規(guī)劃，也沒人在 安排，真是沒人才啊！” 當然在公司非常小的時候，可能并不需要這樣經(jīng)營管理 助理只需要老板敏銳的嗅覺，就可決定公司的經(jīng)營方針及策 略。但是規(guī)模逐漸大了且有總經(jīng)理助理之后，就不可再維 持原狀了，否則就是不進步。這中間最大的困難在于沒有被 規(guī)劃成一個每年常態(tài)性的討論會議（或是活動）。 如果只是突發(fā)式的想到就辦一場討論會或是請老板召集干部一起談談，有時大家反而覺得怪怪的，說不定私下還會 懷疑是不是在大鳴大放之后，就會被清算掉了。所以，要讓 “ 中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃”這樣的機能展開，就需要變 成公司經(jīng)營管理循環(huán)中的一個重要部分，這樣就能在每年經(jīng) 營活動中，持續(xù)不斷地重復進行。且事先需要有相當?shù)臏蕚? ，并搜集資料，然后依公司的習慣或預算，選擇適當?shù)牡攸c舉行會議。 年度方針目標推動及管理 其實這一部份與上面的“中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃” 是息息相關。試想，一個公司有可能沒有經(jīng)過“中長期經(jīng)營 方針及策略規(guī)劃”就可以訂出年度目標嗎 ? 有許多中長期目 標，在年度目標中就需要先行準備的，所以，事實上有許多 年度目標是延續(xù)著“中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃”的。 所以經(jīng)營企劃單位的責任，就是將目標管理的程序標準 化，讓公司的所有部門每年用同樣的手法，來展開目標、定 期檢討。使得公司的總體目標能夠很緊密地從上層展到基層 單位 (例如課 )，這樣一個標準化的程序，才能使得全公司有 一個共通的語言，各部門的助理也才不用重復浪費時間在設 計自己部門的目標管理的制度。也因為在同一系統(tǒng)之間，大 家才能集中時間發(fā)現(xiàn)問題及找出對策。 日?？冃Ч芾? 日常管理對一家公司的重點是全面的，與目標管理比較 ，目標管理是總經(jīng)理掌握的重點，日常管理則是部門每日 、周或月定期要檢討的項目。在有異常的時候，部門自己就 要設法的排除。 當日常管理項目的水準需要調(diào)高，或是長期達不到一般 水準，部門主管有可能會將其列入年度的目標管理項目中。 所以，目標管理其實就是屬于日常管理的范疇，只是運作的 掌控者不同而已。 例如，產(chǎn)品品質(zhì)不良率 100p，算是與同業(yè)相當?？墒? 當公司經(jīng)營層認為如果不降低不良率，未來競爭者一定會超過 我們，因此在新的年度提出不良率要降到 50p，這個目標就 是將過去的標準提高，這時 50p是列入生產(chǎn)部門的年度目標 當中。 如果新的年度認為維持過去 100P即可，則這個100p 即屬于生產(chǎn)部門日常管理的項目而已，并不會提到目標管理會 議當中檢討。但是部門主管還是需要部門的周會、月會等檢討 會議中，注意產(chǎn)品不良率是否有達到平常應有的水準。一旦發(fā) 現(xiàn)異常，就需要立即找出原因加以排除，并防止再發(fā)，這些都 是部門日常管理的工作。 經(jīng)營企劃對日常管理的責任在于規(guī)劃公司內(nèi)每個部門應該 有的日常管理重點。并對日常管理的重點有所掌握，當部門主 管對日常管理的指針無法掌握(例如產(chǎn)品不良率 )，總經(jīng)理的 助理須盡早跳出來了解，協(xié)助解決。要達到這種互動效果，總 經(jīng)理室助理須對公司內(nèi)各部門每月統(tǒng)計資料非常清楚，且定期 REVIEW，否則是無法掌握公司經(jīng)營狀況的。 全公司戰(zhàn)略情報系統(tǒng)建立與維護 這里指的是經(jīng)營信息系統(tǒng)的串聯(lián)及應用信息科技兩方面。 從公司中長期方針展開時，外面競爭情報、產(chǎn)也發(fā)展動態(tài)的搜 集到擬定中長期方針等等，這是一個很重要的情報活動。當展 開變成公司年度目標時，如何追蹤每月執(zhí)行狀況，需要填報哪 些統(tǒng)計表格，還有與日常管理等等彼此管理信息如何整合成公 司經(jīng)營所需的重點信息等等，這些其實是關乎一個公司能否運 作順暢的命脈。 這一部份如何應用信息科技，讓信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮科 技協(xié)助經(jīng)營管理的功能，甚至扮演策略的角色，就有賴于助理 人員對經(jīng)營管理與信息科技的體認。 一般規(guī)模大的公司大多設有信息部門，但是規(guī)模小的公司 ，其信息人員是無法規(guī)劃及發(fā)揮讓信息科技協(xié)助經(jīng)營管理，因 此就有賴總經(jīng)理助理人員的協(xié)助。