【正文】 19 MK/WJ08 檔案借閱申請(qǐng)表模板 檔案借閱申請(qǐng)表 編號(hào)： 借閱部門(mén)： 借閱人： 借閱時(shí)間 ： 借閱檔案名稱(chēng)： 借閱事由： 借閱檔案： □原件 （ 份） □復(fù)印 件（ 份） 是否帶離公司： □ 是 □ 否 檔案離司期間，其保管及使用責(zé)任均由借閱人負(fù)責(zé)。機(jī)要文件和重要文件檔案銷(xiāo)毀時(shí)，必須由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期， 監(jiān)銷(xiāo)人必須簽字以示負(fù)責(zé)。 8 保管部門(mén) 對(duì)保 管期滿(mǎn)，擬銷(xiāo)毀的檔案提出存或毀的初步意見(jiàn)，并對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案按類(lèi)別造冊(cè)登記，由檔案形成部門(mén)和檔案管理人員共同鑒定檔案，提出銷(xiāo)毀或續(xù)存的初步意見(jiàn)，分別送檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。 ，必須當(dāng)面交接清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告檔案主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及借閱人員所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性予以行政和經(jīng)濟(jì)處罰。 ，到期必須歸還，如果需要延期歸還應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 九 借閱 ，檔案管理人員必須在《檔案借閱登記 表 》上登記。 ，以便查找。 ，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 管理人員應(yīng)及時(shí)將收到的歸檔文件按照檔案類(lèi) 別 予以存檔，并在《歸檔文件登記 表 》上做好記錄。事情辦結(jié)后及時(shí)交文件管理 員歸檔。 ，本公司內(nèi)部在日常經(jīng)營(yíng)管理中所形成的各種有保存價(jià)值的文件材料都要按本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。普通文件原則上由各部門(mén)自行歸檔管理。 七 文件執(zhí) 行情況反饋 公司及部門(mén) 對(duì)于需要定期反饋執(zhí)行情況的文類(lèi)、反饋形式及格式應(yīng)明確做出規(guī)定，并嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)完成情況，及時(shí)反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。 （三） 第三步：辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核。擬稿人根據(jù)工作需要以公司或者部門(mén)名義擬制文件，文件起草完畢后，附《 來(lái)文處理單 》，交與部門(mén)主管審核 。 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批 。 ，應(yīng)在《 重要電話(huà)接聽(tīng)登記表 》上做好記錄，并與相關(guān)部門(mén)做好內(nèi)容交接。 部門(mén)主管查閱，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)視其重要程度決 定是否報(bào)上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 注意： 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的各類(lèi)文件內(nèi)容不得任意涂改。 （二） 請(qǐng)示 呈批文件 4 1. 用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)文件。 主題詞 ： 是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢(xún)的規(guī)范化詞語(yǔ)。附件應(yīng)與正文一起裝訂。正文用 4 號(hào)宋體字，文中數(shù)字、年份不能分行。發(fā)文字號(hào)于行首居左空 1 字，簽發(fā)人姓名于行尾居右空 1 字，用 4 號(hào)宋體字。 （一） 紅頭文件 1. 紅頭文件適用于以公司名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)的正式發(fā)文； 2. 以紅頭文件形式對(duì)內(nèi)下發(fā)的文件具有極強(qiáng)的執(zhí)行要求，凡接到文件的公司或部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照文件內(nèi)容執(zhí)行； 3. 紅頭文件的格式 須嚴(yán)格按照公司的規(guī)定制作，具體格式要求 如下： 紅頭文件模板請(qǐng)參見(jiàn)附件 MK/WJ01《紅頭文件》模板 ； 用紙要求：標(biāo)準(zhǔn) A4 紙； 字號(hào)要求 ： 標(biāo)題 用 3 號(hào)宋體加粗，正文用 4 號(hào)宋體 ； 文件要素標(biāo)識(shí) ： 發(fā)文字號(hào)： 由發(fā)文 機(jī)構(gòu) 代字 、 年份和序號(hào)組成， 用 4 號(hào)宋體， 3 居中排列。 4. 公司的簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)刊。 7. 行政 類(lèi)文件：規(guī)章制度、行政管理辦法、公司 內(nèi)部規(guī)章制度 等 ； 2 8. 人事類(lèi)文件：各類(lèi)人事檔案、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等； 9. 公司內(nèi)部會(huì)議 相關(guān)材料： 會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、決議、會(huì)議記錄（紀(jì)要） 、發(fā)放 /回收記錄 等； 10. 各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié) 等 ； 11. 本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng) 的剪報(bào)、照片、音像資料等； 12. 以公司名義參加的，由政府、各類(lèi)社會(huì)團(tuán)體召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議、培訓(xùn)材料； 13. 各種形式的涉密文件，包括涉密的呈批文件、會(huì)議記錄（紀(jì)要）等； 14. 公司內(nèi)部培訓(xùn)的課件，包括 PPT 和其他相關(guān)的文字、音像材料。 范圍： 本制度適用于 四川興達(dá)明科機(jī)電工程有限公司 所有文件檔案管理 。 二 文件分類(lèi) 公司內(nèi)文書(shū)分 類(lèi)主要分 為 A 類(lèi) 機(jī)要文件、 B 類(lèi) 重要文件、 C 類(lèi) 普通文件三類(lèi)。 （三） 普通文件 （ C 類(lèi)） 1. 各部門(mén)非涉密呈批文件。 5. 公司購(gòu)買(mǎi)的各類(lèi)圖書(shū)、報(bào)紙、雜志。 機(jī)構(gòu) 代字反映發(fā)文公司或部門(mén)的性質(zhì)，如“ 明科司發(fā)”是 四川興達(dá)明科機(jī)電工程有限公司 發(fā)文，“ 明科系統(tǒng)部 發(fā)”是 四川興達(dá)明科機(jī)電工程有限公司系統(tǒng)部發(fā)文； 年份置于六角括號(hào)〔 〕中，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)出全稱(chēng)，如 2020 年，不能簡(jiǎn)化為“ 12”；序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào) ， 保持 1 位虛位， 如 第 01 號(hào)。 標(biāo)題 要求： 一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。 附件 要求： 是正文內(nèi)容的組成部分，與文件正文具有同等效力。 成文日期： 是文件生效的時(shí)間，是文件的一項(xiàng)重要內(nèi)容。用 4 號(hào)宋體字，詞目之間空 2 字，一般不超過(guò) 5 個(gè)主題詞 。一般情況下，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)文件時(shí)都應(yīng)以呈批文件的形式上報(bào)，若文字內(nèi)容太多，或有表 格等其他文件時(shí)，則以呈批文件附件的形式上報(bào)； 2. 《呈批文件》模板見(jiàn) 附件 MK/WJ02《請(qǐng)示呈批文件》模板 。 四 文件的收發(fā)規(guī)定 司所有外來(lái)文件行政人力部 指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收發(fā)、傳遞、登記及保管工作 。 ，應(yīng)由收文部門(mén)附《 來(lái)文處理單 》，向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)。 文負(fù)責(zé)人應(yīng)正確地判斷文件的緊急程度，及時(shí)予以傳遞，不得延誤。 對(duì)于不符合制作要求或有疑問(wèn)的文件有權(quán)將其退回，各 部門(mén)應(yīng)根據(jù)要求 重新呈報(bào)。紅頭文件發(fā)文采用《發(fā)文稿紙》。 對(duì)文件進(jìn)行再 審核、校正 ， 負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真查閱文件格式是否符合以及文字是否存在錯(cuò)別字等明顯錯(cuò)誤和漏洞 。 部門(mén) 內(nèi)部的信息反饋流程由各 部門(mén) 自行確定。