【正文】 問學(xué)生，“滿了沒有？”，學(xué)生們不知道教授接下來還會有怎樣的措施，但想到前兩次的錯誤回答，于是都不敢回答了。做事情也是一樣，一定要有優(yōu)先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有價值的事情，而不是抓雞毛蒜皮的事情，這樣生活的意義才能彰顯出來。 1．時間觀念： 1小時與 3年的關(guān)系 建立時間觀念很重要，有了時間觀念，才能利用瑣碎的時間，才能把點點滴滴的時間珍惜起來。 3．效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合 效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。 效率與效能的關(guān)系猶如價格和性價比，效率就好比價格，而效能好比是性價比。因為兔子驕傲自滿，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰 騰地往前爬，爬了很長時間，烏龜終于爬到了終點，卻不見兔子的影子。 效能的重點是不但要完成任務(wù)，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。時間的增加是指當(dāng)時間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。 3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率 第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。當(dāng)工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時候，應(yīng)該放下手頭所有的工作，全身心地?fù)渖先ソ鉀Q，這種行為被形象地稱為救火行動。按照時間占用的順序來劃分，也就是按照時間的緊急程度來說，專家認(rèn)為應(yīng)先處理 B類工作。 C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當(dāng)越過一定的極限以后， C類工作就可能因為失去時機(jī)而消失，由此就會遭受一定的損失，承擔(dān)一定的責(zé)任，工作本身也可能會因此而消失。當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時候，突然 發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實驗儀器，接著扔掉了食物和水，這時候，熱氣球還是太重，需要犧牲一個人來挽救其他人，在這種情況下，因為扔一個瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析，即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。二戰(zhàn)以后，斯大林講到， “中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時間和空間 ”。由此可見，被膨脹、被擴(kuò)大后的結(jié)果會導(dǎo)致 C類工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因為做起來很簡單，所 以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費時間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完，測試的時間就到了。 在工作中，屬于 B 類工作的重要問題一般包括改進(jìn)產(chǎn)能、發(fā)展 團(tuán)體、尋找新客戶、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等。時間就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團(tuán)，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時間和空間。同時，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。 2．機(jī)遇與選擇 在時間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導(dǎo)致機(jī)遇，等待則只能處于無奈狀態(tài)，不能將人生時間使用的可能性發(fā)揮到極致。 6．反應(yīng)與預(yù)應(yīng) 當(dāng)問題發(fā)生后，能及時做出反應(yīng)，采取必要的措施。 耗時因素分析 （一）外因和內(nèi)因的耗時 對時間損失因素的分析，也可以按照外因和內(nèi)因來分類，調(diào)查者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個方面： 1．外在因素耗時的類型 電話干擾； 不速之客； 溝通不良； 資料不全； 文件復(fù)雜； 工作擱置等。 2．無形浪費 計劃不周； 不懂說 “不 ”； 拖延； 不懂授權(quán)； 不分輕重緩急。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措。 經(jīng)理人的時間管理，最主要的是提高效率，要善于集中時間，切忌平均利用時間，要時刻以帕累托定律提醒自己加強時間管理的重要性，要善于處理工作時間和生活時間的關(guān)系。 有些人則習(xí)慣晚間工作，且晚間工作的效率比任何時候都高，這樣的人被稱為晚間型。 1．精力高峰時，集中精力于： 工作 1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工 作 2： ____________________________________________ ____________________________________________ 2．精力集中時，專注于下列工作： 工作 1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作 2： ____________________________________________ ____________________________________________ 3．低效率時，可以處理： 工作 1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作 2： ____________________________________________ ____________________________________________ 第三講 提高 個人成效的方法（上） 時間管理的關(guān)鍵取決于個人工作的成效，每天對于每個人都是恒定不變的 24小時，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在 24小時的利用上截然不同。 而影響 B類事件完成的原因則是由于 C類事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了 B 類事件，卻花了很多精力去處理 C類事件了，結(jié)果 B類事件會慢慢變成 A類事件。 重要的理由是 ： 緊要的理由是： 2．避免 B類事件轉(zhuǎn)化為 A類事件的方法 避免 B類事件轉(zhuǎn)化為 A類事件的方法是需要對所有類事件進(jìn)行處理，一般可以采用的方法包括： ? 壓縮：將事件的核心完成，或簡化完成該事件的步驟?？傊?，最重要的應(yīng)該最先來處理。 ? 杜絕：突發(fā)事件不能杜絕，重要事件也不能杜絕，緊急事件一般也無法杜絕，因此，對不重要且不緊急的事件要進(jìn)行杜絕。 ? 不做：對不重要不緊急的事件可以采取不予理睬的辦法，甚至以犧牲部分利益為代價而放棄處理這些事件，以換取處理其他事件的時間。也就是要把絕大部分工作時間花在重要但不緊急的工作上，把重要不緊急的工作變成緊急又重要的去做，對緊急不重要的工作花 15%的時間處理，不緊急也不重要的工作則可以扔掉。 圖 23 艾森豪威爾原則示意圖 【自檢 23】 1．列出上周您所做的事情中關(guān)于生活和工作事件各 3 件 以上。再把這 6 件事寫在紙上，剪成一個一個小紙條，在上班開始后，按照重要性次序一一執(zhí)行，當(dāng)?shù)谝患ぷ鬟_(dá)到階段性目標(biāo)后，開始做第二件工作，這樣就可以保證每一時、每一分、每一秒都在做最重要，最有價值的工作。 三、一周時間運籌法 時間管理是從計劃開始的，好的時間運籌方法，需要對過去的工作進(jìn)行科學(xué)合理的記錄，發(fā)現(xiàn)時間浪費的所在，然后找到改進(jìn)的措施，修正原有的時間管理方案，并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行，一周時間運籌法即是這種時間管理方法的代表。 個人月計劃的實施也基本與此相似，在月末實施有效性會只剩下 50%左右，因為計劃不如變化快，在一個月之前所料想的情形現(xiàn)在可能發(fā)生了很多的變化。因此，報表要越少越好，越精要越好，一般以一個禮拜兩張表為好，第一張表為周報表，第二張表為客戶檔案記錄，表格的設(shè)計要簡明，抓住關(guān)鍵的數(shù)據(jù)就可以。如圖 24所示： 圖 24 辦公室的 5S 示意圖 1．整理 整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物，能集中注意力進(jìn)行工作的地方。有人習(xí)慣每天上班工作之前先整理打掃辦公室，搞衛(wèi)生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多很無聊的事情，結(jié)果不能很好地處理當(dāng)天的工作，所以整理辦公室應(yīng)該放在每次工作結(jié)束之后，這樣可以快速進(jìn)入工作狀態(tài)，提升工作的效率。辦公室除了自己的辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不應(yīng)弄得很舒服，最好簡單一點，沒有靠背也可以。 辦公室切忌放個人的照片、合家歡、女兒的照片、明星照片、自己愛好的羽毛球、網(wǎng)球拍、溜冰鞋等物品。結(jié)果往往是看完這一個，會接著再看另一個更好玩的消息，如此一來，就會忘記本職工作，工作時間實際就成為了閱報時間，當(dāng)扎進(jìn)到這些與工作無關(guān)的新聞里去的時候，時間就會快速流逝。在職場可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到衛(wèi)生間或 專門抽煙的房間抽煙，當(dāng)受到這樣的邀請時，明明手頭有一個很重要的工作，但礙于別人的面子或交情，也就會暫時擱置工作而與別人一起喝茶、喝咖啡、抽煙，這就是時間浪費的開始。必要時一定要讓助理接電話，自己如果要打電話，一定要拿著話筒站著打，不 要坐著說話；如果自己要接電話，也要在接電話的同時就站起來，最好能對自己的電話有所規(guī)定，一般情況下接打電話不能超過 5分鐘，如果沒有實質(zhì)性談話內(nèi)容， 5分鐘一到就要果斷結(jié)束電話。 五、計劃的杠桿原理 （一）計劃的重要性 計劃是非常重要的管理措施，對于工作，管理者應(yīng)該多花時間去做詳細(xì)的計劃，讓下屬加倍努力，不斷地完善計劃。有條件要干，沒有條件也要干，創(chuàng)造條件干。所以中國古話曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不誤砍柴功，多花一些時間把刀磨得快一些，砍起柴來就會更順當(dāng)。 （三）辦公室 5S的適用范圍 ? 文件檔案； ? 辦公區(qū)域； ? 辦公室管理。既然給了張三“面子”，也就不能不給李四“面子”，接下來會有王五，趙六等，自己的工作會被不停地打斷和干擾，這就是辦公室工作的怪圈。 5．素養(yǎng) 養(yǎng)成好的習(xí)慣，摒棄不良行為習(xí)慣對時間的侵蝕，讓時間成為自己所能掌控的有形資源。統(tǒng)計表明人在多數(shù)情況下是沒有辦法抵制住這些物品的誘惑的。如果要讓辦公室的工作簡單快速，應(yīng)把這兩張椅子都撤掉，讓討論問題的人站著說話。 及時地處理文件，建立適當(dāng)?shù)奈臋n系統(tǒng)，文件包括紙質(zhì)文件、電腦文件等，日用品要定期進(jìn)行更新，不要亂七八糟，保持辦公室的整潔，也是對工作時間的整理。 2．整頓 整頓自己的工作作風(fēng)和工作流程，讓一切朝著能節(jié)約時間、增加效能的方向前進(jìn)。辦公室 5S 不僅要求辦公室執(zhí)行，也要求文員去做。所以周計劃和周檢討非常重 要，可以幫助經(jīng)理人修正和完善計劃。如表 21所示 ： 表 21 一周時間運籌法 時間 星期一 星期二 星期三 星期上 星期五 星期六 星期日 上午 中午 下午 晚上 備注 總結(jié) 對中、基層的經(jīng)理人而言，周計劃和周檢討是最有效、最重要的時間管理手段。 在經(jīng)理人的時間有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，要有效地利用時間，就必須有所取舍，應(yīng)選取最重要、最有價值的工作來執(zhí)行。 屬于 A 類重要且緊急的事件為： 屬于 B 類重要卻不緊急的事件為： 屬于 C 類不重要但很緊急