【正文】 茶，先寒喧一番，然后慢慢進入正題，慢慢發(fā)言，慢慢討論，時間就會在這“慢慢”的過程中被不知不覺地浪費掉了。 管理者時刻要牢記，自己工作中最重要的事情是：創(chuàng)造企業(yè)的價值、績效和利潤。 不斷受到干擾和打斷，也包括接打電話。 4．清潔 保持辦公氛圍的簡潔，使自己很快進入高效工作的狀態(tài)。例如麥肯錫通過對全球經(jīng)理人計劃實現(xiàn)的有效性調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)都在做月計劃，而月計劃定下來后，在第一周、第 二周、第三周和第四周實施有效性是不一樣的，第一周的實施有效性為 70%～ 80%，第二周的實施有效性為 60%～ 70%，第三周的實施有效性為 50%～60%，第四周的實施有效性只有 40%～ 50%。 方法 適用事件 壓縮 替代 授權(quán) 先做 舍棄 增加 改進 杜絕 確保 聚焦 少做 不做 見參考答案 22 綜上所述，經(jīng)理人之所以有那么多的 A 類突發(fā)事件，是因為 B 類重要不緊急的工作做得不夠，所以從時間分配的角度看，對緊急與重要的突發(fā)事件需要安排 20%～ 25%的時間，且一定要控制在 25%以下，對重要不緊急的工作需要安排 65%～ 80%的時間。 【自檢 21】 列出下圖排在您的工作清單前三位的工作，認真比較其重要性和緊要性，并說明理由。 良好的時間安排應(yīng)做到以下幾個方面： 確定事情優(yōu)先順序； 做好計劃安排； 及時解決問題。 5．緊要與重要 處 理好緊要問題與重要問題的關(guān)系，具體做法如下： 對于重要且緊要的問題立即處理； 對于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理； 對于緊要但不重要的問題最后處理； 對于不重要也不緊要的問題則予以回避。 點評：中國經(jīng)理人在時間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點，即在問題的分類概念上模糊。 【案例 1】 熱氣球的難題 一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實驗儀器。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法。 【案例】 龜兔賽跑 烏龜跟兔子賽跑，第一場賽跑烏龜贏了，兔子輸了。 此外，工作任務(wù)的完成要有程序和順序，裝瓶實驗中 如果先往瓶子里面裝水，再往里面裝沙子，然后再往里面放石頭，就一定放不進去了。 50 歲的中年人與 20 歲的年輕人，怎么去衡量他們所擁有資本的多少呢？通常情況下 20 歲的年輕人不會擁有 50歲的中年人同樣多的有形財產(chǎn)，但是，在這兩種人的資產(chǎn)表中，時間一欄的優(yōu)勢則屬于年輕人。也就是說，時間管理應(yīng)該是包含著生活中所有時間的合理利用和支配。 因此，當(dāng)人們無所事事，或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見成效時，應(yīng)該暫時停下來審視一下自己的時間利用效率，審視一下自己在時間中所處的角色，尋找一條更為合適的途徑，實現(xiàn)自己的目標(biāo)，追求自己的人生價值。 點評：對于所有的人，尤其是經(jīng)理人、企業(yè)家，他們有大量的金錢，可是他們感到最缺的還是 時間，所以對時間的要求就更高，這就需要良好的時間管理。 【案例】 中華武學(xué)秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快 中華武術(shù)秘籍講究“百法有百解，唯快招無解”，也就是說任何招數(shù)，都是有接招的套路的，但是，快招無解，因為速度太快時，對方來不及作出反應(yīng)。教授又把水往瓶子里倒，當(dāng)水倒到瓶口后，教授再一次問學(xué)生，“滿了沒有？”，學(xué)生們不知道教授接下來還會有怎樣的措施，但想到前兩次的錯誤回答，于是都不敢回答了。 效率與效能的關(guān)系猶如價格和性價比，效率就好比價格，而效能好比是性價比。時間的增加是指當(dāng)時間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。 C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當(dāng)越過一定的極限以后， C類工作就可能因為失去時機而消失，由此就會遭受一定的損失，承擔(dān)一定的責(zé)任，工作本身也可能會因此而消失。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因為做起來很簡單，所 以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費時間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完，測試的時間就到了。 2．機遇與選擇 在時間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導(dǎo)致機遇，等待則只能處于無奈狀態(tài)，不能將人生時間使用的可能性發(fā)揮到極致。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措。 而影響 B類事件完成的原因則是由于 C類事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了 B 類事件，卻花了很多精力去處理 C類事件了，結(jié)果 B類事件會慢慢變成 A類事件。 ? 不做：對不重要不緊急的事件可以采取不予理睬的辦法，甚至以犧牲部分利益為代價而放棄處理這些事件，以換取處理其他事件的時間。 三、一周時間運籌法 時間管理是從計劃開始的，好的時間運籌方法，需要對過去的工作進行科學(xué)合理的記錄，發(fā)現(xiàn)時間浪費的所在，然后找到改進的措施，修正原有的時間管理方案，并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行，一周時間運籌法即是這種時間管理方法的代表。有人習(xí)慣每天上班工作之前先整理打掃辦公室，搞衛(wèi)生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多很無聊的事情，結(jié)果不能很好地處理當(dāng)天的工作，所以整理辦公室應(yīng)該放在每次工作結(jié)束之后，這樣可以快速進入工作狀態(tài)，提升工作的效率。在職場可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到衛(wèi)生間或 專門抽煙的房間抽煙，當(dāng)受到這樣的邀請時，明明手頭有一個很重要的工作，但礙于別人的面子或交情，也就會暫時擱置工作而與別人一起喝茶、喝咖啡、抽煙，這就是時間浪費的開始。所以中國古話曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不誤砍柴功，多花一些時間把刀磨得快一些，砍起柴來就會更順當(dāng)。統(tǒng)計表明人在多數(shù)情況下是沒有辦法抵制住這些物品的誘惑的。辦公室 5S 不僅要求辦公室執(zhí)行，也要求文員去做。 屬于 A 類重要且緊急的事件為： 屬于 B 類重要卻不緊急的事件為： 屬于 C 類不重要但很緊急的事件為： 屬于 D 類不重要也不緊急的事件為： 3．原來的時間分配比例是多少？準(zhǔn)備如何調(diào)整和重新規(guī)劃？ 二、艾維李的效率法 美國管理學(xué)家艾維李提出了“ 10 分鐘 6 件事效率法 ”。 ? 增加：對重要事件，要增加完成時間，增加工作量來全力以赴地完成，以使該類事件的處理更加完美。 請您根據(jù)自己的實際情況分析自己屬于哪一類型。 （二）有形和無形的浪費 在時間浪費中，有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費掉的，因此，浪費時間的現(xiàn)象可以按照有形浪費和無形浪費來區(qū)分。意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托認為，萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即 80%的結(jié)果源于 20%的努力，也就是 80%的結(jié)果是因為 20%的關(guān)鍵因素所致。因為中國政府不投降，中國人民盡管條件非常簡陋，做出了巨大的犧牲，卻拖住了 200 萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。 【案例】 突發(fā)事件：非典 2020 年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時，當(dāng)時規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的 精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強有力的力度才能夠把非典有效地控制住。 點評：兔子沒有看準(zhǔn)方向，它跑得越快離目標(biāo)就越遠，所以兔子的效率很高，但是效能很低。 2．效率觀念：速度能使石頭漂起來 所謂效率觀念，就是要有速度。 （三） 72 歲人的一生 一個人的時間到底是怎么度過的，每個人一生的時間是怎樣被利用的，時間哪里去了？為了回答這些問 題，科學(xué)家對人群的時間利用做了科學(xué)的研究，將統(tǒng)計的結(jié)果進行匯總，從而得出了如下的結(jié)論。 強調(diào)時間管理 的計劃性。 【案例 2】 冠軍和亞軍的區(qū)別 在賽場上，速度是決定用時多少的重要參數(shù)，例如香港的賽馬，冠軍和亞軍的區(qū)別，也就是第一匹馬和第二匹馬之間的差別，可能相當(dāng)微小，往往用肉眼看不出來，要借助電腦等先進設(shè)備的幫助，兩匹馬之間的時間差距可能僅為 秒。它們之間的這種微妙關(guān)系使 得非洲大草原保持著很好的生態(tài)平衡?？鬃釉弧笆耪呷缢狗?！”看到滔滔不絕的江水，想到時間也如流水一樣，不斷地、快速地流淌，強調(diào)了時間的無法失而復(fù)得性。強調(diào)要在最短的時間內(nèi)，更多的學(xué)習(xí)，更多的行動，獲得更多的資訊。在人們的理解中，3年是一個很大的時間單位，而 1小時則是一個常被忽略的時間單位，實際上，如果每天能節(jié)約出 1個小時，則在人生70年的歲月中，就可以節(jié)約出 3年的時間，時間觀念的重要性由此可見一斑。裁判大象和觀眾就四處尋找，終于在很遠的地方找到了兔子，兔子耷拉著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。例如 119 消防隊接到警報，就要馬上去處理現(xiàn)場。斯大林說， 如果中華民國政府投降，結(jié)果將不堪設(shè)想。如圖 13所示： 圖 13 第三代時間管理事件分類示意圖 4．第四代：以重要性為導(dǎo)向，價值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向 第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律。 2．內(nèi)在因素耗時的類型 計劃欠妥； 事必躬親； 條理不清； 欠缺自律； 無力拒絕； 做事拖延等。 而有些人則在任何時候都能快速進入工作狀態(tài)，這樣的人被稱為隨時型。 ? 舍棄：對部分事件，如果其重要程度和緊急程度都不高，則可以將之舍棄，以更多的時間來完成其他工作。 第一件： 第二件： 第三件： 2．將這些事情歸類為 A、 B、 C、 D 四類。 第四講 提高個人成效的方法（下） 四、辦公室的 5S （一）辦公室 5S的內(nèi)涵 辦公室 5S 工作也叫整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。在工作時間，如果有必要應(yīng)將它們收在柜子里面，且不應(yīng)將無聊的雜志、晚報、參考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。 對于計劃的理解，有一個非常經(jīng)典的口號“慢慢計劃，快快行動”，即在分析思考、決斷、設(shè)定目標(biāo)、制定計劃的時候，多花一些時間，多浪費一些時間是可以容忍的，因為從本質(zhì)上說這不是浪費，因為考慮得周全，行動就會更快。 一旦自己給予別人這樣的“面子”，便會使別人以為自己好交往，人比較隨和，與別人能打成一片，便會有更多的人來邀請你。 3．清掃 將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營造快速進入工 作狀態(tài)的環(huán)境。 在使用一周時間運籌法時，以星期時間為橫坐標(biāo)，標(biāo)記禮拜一、禮拜二