【正文】 search has also made the very big progress. Keywords: Exhibition。 2020 年以來，相關(guān)的實踐總結(jié)和理論研究也逐漸增多，展覽理論研究也取得了很大進(jìn)展。行業(yè)協(xié)會 ，例如 IAEM（國際展覽管理美國協(xié)會），德國 AUMA（德國展覽委員會）等，不僅進(jìn)行國內(nèi)展覽業(yè)市場研究項目的設(shè)計，同時也與進(jìn)行市場調(diào)研和理論研究的研究機構(gòu)或大學(xué)合作，提供會展認(rèn)證服務(wù)和培訓(xùn)會展專業(yè)人員。時間已經(jīng)和成本、規(guī)模與品質(zhì)一樣，成為影響展會成功運營的基本要素。 從我國目前的研究而言，會展業(yè)是一個新興服務(wù)行業(yè)。會展項目時間管理方法及案例分析 摘 要 會展業(yè)是以現(xiàn)代城市中以展覽公司和展覽場地為核心，以舉辦各種形式的會議，展覽，獎勵旅游和節(jié)慶活動為內(nèi)容，通過大量的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟性配套服務(wù)的投入，吸引與會者，參展商，貿(mào)易商和廣大市民前來經(jīng)貿(mào)洽談，文化或旅游的一個綜合性產(chǎn)業(yè)，其刺激并帶動相關(guān)聯(lián)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)代化的展覽作為一個跨區(qū)域之間的聯(lián) 系，城市展示的窗口，在區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的經(jīng)濟增長中起到發(fā)展“引擎”和重要的作用。 國外一些較為成熟的會展業(yè)發(fā)展，相關(guān)的理論研究出現(xiàn)較早，但也更深入。國內(nèi)由于現(xiàn)代會展行業(yè)在中國起步較晚，所以展覽業(yè)研究剛剛開始。 關(guān)鍵詞： 會展 ；時間管理；案例分析 Abstract Convention and Exhibition Industry in the modern city is an exhibition pany and exhibition space at the core ， holding all kinds of conferences， exhibitions， festivals and travel incentives to the content， using a large number of hardware infrastructure and soft panion service to attract participants， exhibitors， dealers and the general public to e and Trade Fair ， cultural or tourist of a prehensive industry ， its stimulating and associated lead the development of the industry. Exhibition Industry as both a creation of the industrial supply， while at the same time is a creation of the industry， and demand will be driven by the industry at the exchange of information and knowledge and munication， at the same time the region will also greatly facilitate the munication， logistics， transport， tourism， the hotel food and beverage， mercial services and other industries， to create a lot of employment opportunities， with a significant multiplier effect in the city， and economic development of the booster. Beijing is China39。 time management。因此，項目管理工作在全球得到了廣泛重視。會展的總體方案是一個會展項目的綱領(lǐng)，能為整個會展項目指明方向，確立架構(gòu)，它既是項目程度的總結(jié)，也是指導(dǎo)會展項目開始的基礎(chǔ)，在會展項目中起著非常關(guān)鍵的作用，而 會展作為一種涉及到多個行業(yè)的綜合性大型活動，不論會展活動的哪個環(huán)節(jié)在時間安排上出現(xiàn)混亂，都會使會展整體組織的籌劃進(jìn)度受到很大影響?，F(xiàn)代會展業(yè)的競爭已越來越成為基于時間要素的市場競爭。 相關(guān)理論知識體系 這部分內(nèi)容可以在第二章寫。行業(yè)協(xié)會，例如 IAEM（國際展覽管理美國協(xié)會），德國 AUMA（德國展覽委員會）等，不僅進(jìn)行國內(nèi)展覽業(yè)市場研究項目的設(shè)計，同時也與進(jìn)行市場調(diào)研和理論研究的研究機構(gòu)或大學(xué)合作，提供會展認(rèn)證服務(wù)和培訓(xùn)會展專業(yè)人員。 2020 年以來，相關(guān)的實踐總結(jié)和 理論研究也逐漸增多，展覽理論研究也取得了很大進(jìn)展。所謂應(yīng)用理論或者稱之務(wù)實理論的研究，主要是指將有關(guān)經(jīng)營、管理等方面的成熟理論在會展活動中具體應(yīng)用。此外，王曉鳴博士對于會展系統(tǒng)工程的理論也有比較深入的研究。現(xiàn)代會展業(yè)的競爭已越來越成為基于時間要素的市場競爭。第二，從政治體制上觀察，可以認(rèn)為中國會展活動中的種種政府行為和黨政領(lǐng)導(dǎo)人的具體參與，反映出其 政治性、功利性的深層原因。第四，從利益格局上觀察，可以認(rèn)為目前各利益主體之間尚缺乏良性的互動的關(guān)系。甚至可以說其內(nèi)在的有序性、主次性都存在一定的問題。第二個是，關(guān)于對項目管理和展會評估的研究這一子 系統(tǒng)的研究對象主要是展會項目。據(jù)對現(xiàn)實情況的初步了解，關(guān)于對第一個分層次的研究，現(xiàn)在已有石尚平在《中外會展》雜志上連續(xù)發(fā)表的《如何成功組織國際展覽會》的文章。在以上四個分層次的課題中，除了關(guān)于“會展企業(yè)的國際化戰(zhàn)略”的這一部分內(nèi)容外，在馬勇、王春雷教授主編的《會展管理的理論、方法與案例》一書中都有所涉及。 第三部分主要介紹了會展項目時間管理方案，在闡述了時間管理基本概念的基礎(chǔ)上介紹了會展項目時間管理的特點。通 過對現(xiàn)有研究文獻(xiàn)資料的閱讀、整理，并通過對相關(guān)研究資料的分析得出研究結(jié)論的方法。運用該方法，分析北京計算科學(xué)研究中心召開會議情況及問題。會展項目管理是一個綜合性的業(yè)務(wù)過程，策劃和計劃階段、執(zhí)行階段和收尾結(jié)束階段，內(nèi)容覆蓋項目策劃、啟動、規(guī)劃、實施、和收尾等管理過程。從服務(wù)業(yè)的本質(zhì)出發(fā)，要求會展的從業(yè)人員 圍繞人來工作，以人的需求為導(dǎo)向，最終實現(xiàn)顧客的滿意。因此以城市為依托的會展項目的開展，往往關(guān)聯(lián)性地連帶整個城市的治理與建設(shè)，提高城市的綜合競爭力。一個成功的會展項目往往把會議、展覽、和文化、旅游等活動有機結(jié)合起來，一方面吸引大量的參展商參展，豐富展會內(nèi)容，另一方面也增強觀眾的吸引力，擴大參展規(guī)模。 會展的項目特征 會展活動是指在一定的地點和一定的日期和期限里，通過展示達(dá)到產(chǎn)品、服務(wù)、信息交流的一種活動 形式。 （ 1）按性質(zhì)分類 按會展項目性質(zhì)來分類，可以分為貿(mào)易類會展項目和消費類會展項目 貿(mào)易類會展項目是為產(chǎn)業(yè)及制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽活動，展出這和參展者主題都是商人，參展商可以使行業(yè)內(nèi)的制造商、貿(mào)易商、批發(fā)商、經(jīng)銷商、代理商等等相關(guān)單位，參觀者主要是經(jīng)過篩選邀請來的采購商，一般的觀 眾被排除在外。 區(qū)分展覽項目是貿(mào)易性質(zhì)還是消費性質(zhì)，主要標(biāo)準(zhǔn)是觀眾的組成，即觀眾是貿(mào)易商還是一般消費者，而不是以展品，即工業(yè)品或消費品來反映。這類會展項目具有以下特征。會議 和展覽不同，服務(wù)范圍更加全面。會議洽談型項目與前幾種展覽項目不同，與會人員一定的人數(shù)限制。從最廣義的角度來講，項目是一個需要在特定時間完成的具體而又明確的任務(wù)，項目是作為系統(tǒng)地被管理對象的單次任務(wù)，是單次性活動的一種組織管理模式。 項目管理是指項目管理者為了實現(xiàn)其目標(biāo)，按照客觀規(guī)律的要求，運用系統(tǒng)工程的觀點、理論和方法，對執(zhí)行中項目的發(fā)展周期的各階段工作進(jìn)行計劃、組織、控制、溝通和激勵，已取得良好效益的各項活動的總稱。項目發(fā)展過程中的全部工作。經(jīng)典管理學(xué)中 的計劃、組織、控制、溝通與激勵的職能在項目運轉(zhuǎn)過程中的應(yīng)用將會有效保證項目目標(biāo)的實現(xiàn)。也被稱為工作范圍，指為了實現(xiàn)項目目標(biāo)必須完成的所有工作。后一點非常重要，如果沒有工作范圍的定義，項目就可能永遠(yuǎn)做不完。項目中的活動根據(jù)工作范圍確定，在確定活動的開始和結(jié)束的時間時還要考慮它們之間的依賴性。特別值得注意的是，在會展項目中場租成本和營銷成本占到很大比列，而工作量又難以估計，因而制定成本預(yù)算難度很大。另外，有時還可能對項目的過程有明確的要求，比如規(guī)定過程中應(yīng)該 遵循的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并提供這些工程得以有效執(zhí)行的證據(jù)。但是這四者之間是相互聯(lián)系、相互依賴的，提高其中的一個指標(biāo)會降低另一個指標(biāo)，實際上這種理想的情況很難達(dá)到。 時間、質(zhì)量、成本這三個要素簡稱 TQC。在這一過程中 如果通過科學(xué)有效的時間管理，能夠提高會展的運作效率，降低項目風(fēng)險和項目成本，取得有效的會展成果，無論從經(jīng)濟效益還是社會效應(yīng)都有著極大的促進(jìn)作用。 項目時間管理，是為了確保項目最終的按時完成的一系列管理過程包括具體活動的界定，活動的排序，時間估計，進(jìn)度安排以及時間控制等工作。 會展項目的時間管理一般分為三個基本步驟 :第一，目標(biāo)選擇。第三，動態(tài)控制。招展是展會策劃和籌備的核心工作，能否 在預(yù)定的時間里順利完成招展任務(wù)是展會能否成功舉辦的關(guān)鍵，如果招展不成功，展會勢必難以順利地如期舉行。招展方要將有關(guān)目標(biāo)參展商的名單一一列出，將每次與各目標(biāo)參展商的聯(lián)系及對方的信息反饋情況記錄在案；并繪制“展位分布平面圖”，將已經(jīng)被參展商租用的展位用不同的顏色標(biāo)出，標(biāo)明租用該展位參展商的名稱。招商工作的主要任務(wù)是吸引觀眾，并使展會開幕后有足夠數(shù) 量的目標(biāo)觀眾到會參觀。以國際展會為例，由于國外觀眾對于參觀異國展會有很多情況不熟悉，在很多方面需要展會的幫助，他們往往會提前進(jìn)行參觀申請登記，所以對于國外招商就可以按觀眾申請登記情況進(jìn)行監(jiān)控。會展宣傳推廣的三大主要任務(wù)是促進(jìn)展會招展、促進(jìn)展會招商和建立展會良好的品牌形象。 第四，會展服務(wù)的時間管理。會展服務(wù)時間管理，就是要在時間上合理安排展會的展前、展中和展后各個環(huán)節(jié)的全過程服務(wù)，并在時間上對他們進(jìn)行有效管理。布展和撤展時間的長短直接關(guān)系到展會租用展覽場地時間的長短，而這又關(guān)系到展會舉辦成本的高低。展會可以在《參展商手冊》或布展（撤展）通知中注明，或用專函通知，還可以在展會現(xiàn)場以廣播的形式對參展商加以提醒。如果展會現(xiàn)場秩序混亂，各參展商互相影響，他們的布、撤展工作進(jìn)程必將受影響，整體 進(jìn)度必將被拖延。通過合理地安排項目時間是項目管理中一項關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最大工作效率。最后還必須進(jìn)行有效的進(jìn)度控制，跟蹤會展設(shè)計項目的執(zhí)行情況，及時做出反應(yīng)。充分了解和認(rèn)識參展商會展設(shè)計項目的特點和性質(zhì)，明確其設(shè)計難度和目標(biāo)要求，事先做到心中有數(shù)，及早防范。重 視對設(shè)計難點和重點問題的管理。預(yù)留緩沖的時間，以防萬一時間拖延。項目管理者應(yīng)該安排專人監(jiān)督項目的進(jìn)度完成工作，對于發(fā)生的問 題及時作出調(diào)整和應(yīng)對。個人有了歸屬感刁 愿意為這個組織獻(xiàn)計獻(xiàn)策，被尊重才愿意表達(dá)自己的真實想法，而一旦設(shè)計者的創(chuàng)意被采納則是對設(shè)計者最高的獎賞。 第四，通過一系列的力一法來達(dá)到加快設(shè)計進(jìn)程。集中力量攻克技術(shù)上難關(guān) 。會展項目由于其項目所具有的獨特性及時間的重要性，它對時間的管理更為嚴(yán)格、細(xì)致。 會展項目時間管理步驟 首先需要界定和確認(rèn)會展項目中各項活動及活動內(nèi)容。再次需要估算工期 (活動持續(xù) 時間 )。最后控制項目具體進(jìn)度。在對項目活動進(jìn)行排序這一工作中，非常重要的是明確項目各項活動間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，找出最為關(guān)鍵的活動并將其確立為該項目的里程碑。根據(jù)項目資源分配情況、人員的能力因素以及活動的難易程度，可以對每個活動進(jìn)行工期估算。由于項目進(jìn)展受內(nèi)外因素影響較多，項目進(jìn)度變化較大，所以，據(jù)項目進(jìn)展情況不斷修訂項目進(jìn)度計劃表是不斷重復(fù)的過程。 （ 5）項目進(jìn)度控制 “進(jìn)度控制是監(jiān)督項目狀態(tài)以更新項目進(jìn)展、管理進(jìn)度基準(zhǔn)變更的過程”。第二，對造成進(jìn)度變化的因素施加影響，即對影響到展會按期實現(xiàn)的各種因素進(jìn)行分析、研究、歸納，并制定出 解決措施并責(zé)任到人?？傮w來說，一個展會的時間管理分為幾個基本的階段和環(huán)節(jié)，包括計劃階段、執(zhí)行和監(jiān)控階段以及結(jié)尾階段。通過對各個目標(biāo)設(shè)定時間內(nèi)進(jìn)行監(jiān)控，以確保整個過程和流程能夠盡可能快地完成，進(jìn)行優(yōu)化選擇，確保會展的有序進(jìn)行。招展時間的安排非常重要，可以從以下幾個方面體現(xiàn)出招展時間工作的重要性： ①要根據(jù)展會所涉及到的具體行業(yè)，根據(jù)行業(yè)產(chǎn)品的特性和營銷時間，對展會時間進(jìn)行合理的安排，確定最佳的時間，以便達(dá)到做好的展會效果； ②招展作為整個展會的第一個環(huán)節(jié)，其啟動時間也要合理安排，萬事開頭難，啟動時間安排好了，就可以開一 個好頭； ③招展是一個系統(tǒng)的過程，不是一兩天就可以完成的工作，因此，整個招展時間就要充分體現(xiàn)出展會的優(yōu)勢，這就需要有充足的招展時間作保障； ④為確保招展時間的科學(xué)性，就要對整個招展過程進(jìn)行全程的監(jiān)控，密切關(guān)注整個招展流程的進(jìn)展，隨時解決各種突發(fā)問題，確保招展活動順利完成。當(dāng)然，上述兩者是難以完全分開進(jìn)行的，可以在綜合的基礎(chǔ)上進(jìn)行區(qū)別對待，相互結(jié)合，才能有更好的效果。為參展商提供明確清晰的參展日程安排，并且讓他們明白這個時間是固定不變的，沒有更改和變動的可能性，在此前提下，可以對參展商給予一定的幫助，讓他們制定最適合自己的時間安排和計劃，通過科學(xué)安排籌展工作的時間，讓參展商對時間更加重視。因此，對于展會的招商工作，也具有非常明確和具體的時間方面的要求： ①統(tǒng)籌