【正文】 決策的時(shí)機(jī)，充分利用，使信息提供者盡量提供準(zhǔn)確可靠的資料供決策者使用。 ? 會(huì)議中嚴(yán)格按照會(huì)議議題進(jìn)行，偏離后要及時(shí)返回，對(duì)會(huì)議實(shí)施組織和控制，不允許閑談和其他與會(huì)議無關(guān)的活動(dòng)。 ? 沒有規(guī)定會(huì)議時(shí)間和各個(gè)議題的時(shí)間分配，屬于自由論壇，時(shí)間拖得很長而沒有實(shí)際內(nèi)容。 ? 根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)人員狀況等選定合適的地點(diǎn)和時(shí)間、相應(yīng)的會(huì)議設(shè)備等，會(huì)議通知要全面，包括與會(huì)者要準(zhǔn)備的材料、會(huì)議的議題、預(yù)期的建議、時(shí)間、地點(diǎn)、具體要求等。 ? 開會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)選擇不當(dāng)，與會(huì)者與會(huì)議內(nèi)容關(guān)聯(lián)很少或無關(guān)聯(lián)，會(huì)議通知不全面。 ? 室外有明確的標(biāo)志及指示，杜絕次類現(xiàn)象的發(fā)生。 ? 各部門或下屬人員職責(zé)不清，辦公室設(shè)置職責(zé)沖突，導(dǎo)致相互影響和干擾。 ? 實(shí)行開門辦公，招致順路來訪者增多，公司或部門已經(jīng)養(yǎng)成隨時(shí)訪談習(xí)慣。 ? 制訂躲避和拒絕計(jì)劃，用適當(dāng)?shù)姆绞奖３中畔贤ǎ淖兪率逻^問的不良習(xí)慣。 ? 無法結(jié)束來訪，不切實(shí)際的時(shí)間估算，會(huì)談經(jīng)常跑題，抓不住關(guān)鍵。 方法之二：消除不速之客 原因分析 ? 來者不拒、經(jīng)常被打擾，不能認(rèn)識(shí)到其嚴(yán)重的后果，所以處理來訪無計(jì)劃。不需要?jiǎng)t自己擬定處理電話的計(jì)劃，按照上述有關(guān)方法加以改進(jìn)。 ? 落后的電話系統(tǒng)。 ? 阻擋電話無效。 ? 培養(yǎng)和鍛煉下屬的能力，分配其職責(zé)，實(shí)施有效的授權(quán)，適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和幫助是有其一定限制的，不是無限的。 改進(jìn)方法 ? 首先做一次電話記錄，記下電話來源、內(nèi)容、接聽時(shí)間等，分析電話的重要性及其對(duì)正在做的事情的影響，正確對(duì)待電話和做出處理計(jì)劃。 ? 喜歡與下屬或公司各部門進(jìn)行電話交往，電話多表示自己不可缺少和繁忙 ? 總想與下屬或上司及時(shí)溝通，對(duì)細(xì)節(jié)或小事感興趣。 ? 缺乏有效的授權(quán)，下屬依賴性太強(qiáng)，總是不斷的請(qǐng)示和匯報(bào)，不厭其煩地請(qǐng)求指導(dǎo)和幫助。 ? 客觀看待電話的作用和自己的地位，有些電話對(duì)工作沒有任何意義。 ? 著手制訂電話計(jì)劃，對(duì)時(shí)間、需要事實(shí)、討論項(xiàng)目、談話內(nèi)容的范圍、答復(fù)的方式等做出嚴(yán)格的規(guī)定并執(zhí)行。 ? 沒有秘書。 ? 明確秘書或助手的職責(zé)，提醒需要注意的重要事項(xiàng)、終止無效的電話、訓(xùn)練秘書等接聽并過濾電話。 ? 配備人員名單及相關(guān)的電話號(hào)碼本，規(guī)定電話的時(shí)間和各相關(guān)人員的職責(zé)和答復(fù)方式，說明自己接聽電話和解決問題的范圍。 ? 過高估計(jì)自己的作用、愛熱鬧、喜交往，有較強(qiáng)烈的會(huì)客欲望。 ? 不愿意說訪談結(jié)束或拒絕之類的話。 ? 有效授權(quán)，不把持過多的權(quán)利，培養(yǎng)提高下屬處理問題的能力，簡化工作程序，防止下屬的反授權(quán)。 ? 助手或秘書阻擋來訪無效。 ? 開門辦公不是真正的打開門使不速之客隨意來訪，重新頒布公司或部門勞動(dòng)紀(jì)律，不允許隨便訪談。 ? 明晰下屬及部門之間的職責(zé)、管轄范圍，辦公室設(shè)置要合理、分清職責(zé)，減少人為制造的訪談干擾的障礙。 ? 召集會(huì)議過多或過濫，或會(huì)議缺乏有效溝通，與會(huì)者三但兩兩進(jìn)場。 ? 適當(dāng)減少會(huì)議次數(shù)，精簡會(huì)議內(nèi)容；有效的會(huì)議不僅起到?jīng)Q策的作用、還是正式溝通的一種有效方式，并重申開會(huì)紀(jì)律，懲罰遲到者。 ? 要求不相關(guān)的人陪會(huì)。 ? 不允許會(huì)議期間任何的內(nèi)在和外來干擾，重申會(huì)議紀(jì)律、嚴(yán)格會(huì)議管理，提高與灰者的積極性。 ? 在規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束會(huì)議，控制表現(xiàn)力強(qiáng)的人，進(jìn)行會(huì)議總結(jié)和記錄并保存，以便隨時(shí)查找和對(duì)比、檢查實(shí)施等功效，重申會(huì)議任務(wù)、期限、人員。 ? 當(dāng)天發(fā)放會(huì)議記錄，明確與會(huì)者的職責(zé)、完成的期限等。 ? 沒有制定和形成一套計(jì)劃的系統(tǒng)。 改進(jìn)方法 ? 周全的計(jì)劃不僅僅節(jié)省時(shí)間，還能使工作圓滿、優(yōu)質(zhì)地被完成，良好的計(jì)劃是成功的一半。 ? 對(duì)自己的事業(yè)和能力充滿信心，敢于承諾和保證，也才能知道自己的事業(yè)到底能做到多大。擬定計(jì)劃沒有用，或幾天就可以完成的任務(wù)沒有必要擬計(jì)劃。 ? 每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危機(jī)、偶然事件等，針對(duì)短期的行為做計(jì)劃也是必要的，這些都會(huì)減少經(jīng)濟(jì)的損失以及時(shí)間的損失。 方法之五：克服條理不清 原因分析 ? 從不整理和思考自己的思路，沒有認(rèn)識(shí)到條理的重要性。喜歡隨意、無拘束，并總以危機(jī)出現(xiàn)為理由。 ? 重新對(duì)工作和需要的時(shí)間進(jìn)行目標(biāo)、優(yōu)先順序、每日計(jì)劃等的整理和思考。 ? 改變麻木 的行動(dòng)，定期整理思路和規(guī)劃工作內(nèi)容有萬利無一弊。 ? 外部干擾太大，不能理清思路，包括電話、客人、下屬的不停打擾。 ? 找到外部干擾的根源，排除干擾，制訂排除方案和控制管理技巧。 ? 缺乏救火的計(jì)劃和策略，一旦救火只是應(yīng)急處理，從不預(yù)測(cè)和估算未來可能出現(xiàn)的火災(zāi)，盲目處理，往往容易留下后患。 改進(jìn)方法 ? 搞清救火與預(yù)防的區(qū)別，對(duì)比救火與預(yù)防的不同之處，分析產(chǎn)生原因、嚴(yán)重程度、后果、不可控因素等。 ? 每日定時(shí)定量地完成你計(jì)劃之內(nèi)的事項(xiàng)，不要無故拖延，不做合理的時(shí)間估算，不要把重大的、不急迫的工作拖延成救火對(duì)象。 ? 下屬提供信息不準(zhǔn)確和過時(shí)、下屬對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，報(bào)喜不報(bào)憂，導(dǎo)致工作出現(xiàn)錯(cuò)誤和無可挽回的損失，你承擔(dān)責(zé)任和后果。 ? 嚴(yán)格下屬對(duì)工作的負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，要求信息準(zhǔn)確和及時(shí)，及時(shí)指出工作中的隱患并及時(shí)清除，明確下屬的責(zé)任，不要為下屬背黑鍋。 ? 害怕下屬超過自己，喪失對(duì)下屬的控制，害怕自己的權(quán)力轉(zhuǎn)移和推動(dòng)，過分仰仗權(quán)力的威望，對(duì)自己沒有信心。 ? 培養(yǎng)能干的下屬、授權(quán)予得力的助手。 ? 授權(quán)以后又對(duì)下屬的工作控制過度，注重細(xì)節(jié)和不斷過問，使下屬無法開展工作。 ? 授權(quán)之后必須采取相對(duì)應(yīng)的控制、反饋、追蹤等措施，并與下屬達(dá)成共識(shí)。 ? 明確授權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)、完成期限等，給下屬適當(dāng)?shù)牟倬?、培?xùn)機(jī)會(huì)和時(shí)間來提高水平，適應(yīng)授權(quán)和開展工作。 ? 愿意替上司做不屬于自己的事，讓上司感到自己能干，能擔(dān)上司的各種事務(wù)。 ? 消除各種干擾，預(yù)防、留出一定時(shí)間處理緊急事件，對(duì)自己的工作進(jìn)行適當(dāng)控制。 ? 別人來求幫忙辦事不愿意說“不”以免得罪同事，并顯示自己的威信及權(quán)力。 ? 機(jī)器設(shè)備造成工作拖延。 ? 與上司商談或增派人手，或把不屬于本部門的事務(wù)歸還給其他部門，使之職責(zé)分明。 ? 溝通的時(shí)間和地點(diǎn)或時(shí)機(jī)選擇不當(dāng)，使共同雙方感到緊張有壓力。 ? 明確每一次溝通的目的，對(duì)溝通的內(nèi)容做出計(jì)劃、時(shí)間、地點(diǎn)等的安排。 ? 下屬對(duì)溝通缺乏接受能力，產(chǎn)生抵制、怨恨、不滿等消極情緒。 ? 溝通時(shí)容易走向生活化。 ? 溝通前要了解溝通方的背景資料，理解和認(rèn)可對(duì)方的價(jià)值觀，盡量化解雙方的曲解、歧義等障礙。 方法之十：克服拖延 原因分析 ? 經(jīng)常拖延工作而沒有認(rèn)識(shí)到其嚴(yán)重后果，抓不住優(yōu)先次序和制訂計(jì)劃。 ? 怕把事情搞砸或追求完美，做事小心翼翼，結(jié)火是時(shí)間比預(yù)計(jì)的估算要長，導(dǎo)致重要的工作被延遲。 ? 制訂工作優(yōu)先次序和計(jì)劃，首先保重做最重要的事情，把應(yīng)授權(quán)的工作交給下屬去做，不要只做熟悉的事務(wù)性工作。 ? 機(jī)器設(shè)備等的使用和配置不合理，缺乏現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，沒有使設(shè)施等得到完全、高效的利用。 ? 對(duì)公司設(shè)備儀器進(jìn)行檢修，配備現(xiàn)代化的設(shè)備，最高效地使設(shè)備被利用。 ? 沒有把自己的職責(zé)與個(gè)人目標(biāo)、公司、部門發(fā)展掛鉤，認(rèn)識(shí)不到職責(zé)不清的危害性。不為下屬做事、不過多替上司承擔(dān)工作。 ? 用組織圖明確公司、部門的權(quán)力關(guān)系，使每一個(gè)人都準(zhǔn)確了解和知道自己的職責(zé)和權(quán)限，并在實(shí)際中貫徹實(shí)施。 ? 公司擴(kuò)大，部門業(yè)務(wù)量增多，導(dǎo)致工作內(nèi)容增加，卻沒有相應(yīng)建立起擴(kuò)大的職責(zé)范圍。 ? 及時(shí)調(diào)整職責(zé)范圍擴(kuò)大權(quán)限，并及時(shí)劃分和區(qū)別擴(kuò)大后的職責(zé)范圍