【正文】 審 工作程序：申請經(jīng)費 —— 主管領(lǐng)導(dǎo)審批 —— 財務(wù)部審批 —— 財務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫支票 —— 經(jīng)費支出 —— 審核會議經(jīng)費支出 注意事項 相關(guān)鏈接 （ 1）網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布宣傳的經(jīng)費預(yù)算 （ 2）會議收款的方法和時機： 有些會議需要與會代表向主辦方支付一些必要的費用。 ⑤ 使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極有益的批評和建議。 第二節(jié) 會中服務(wù) 一、提示會議按計劃進行 相關(guān)知識 （ 1）推進會議進程應(yīng)遵循的原則： ① 認真傾聽。 （ 7）會議值班要制度健全，人員要堅守崗位。 （ 3）醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患。 ② 出現(xiàn)問題時負責(zé)解決的會議工作人員。 ④ 考慮會議成員的 特長愛好，發(fā)揮每個人的積極性。 （ 7）將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)。 （ 3）確定溝通的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。 ② 會中階段。（ 06 年 11 月） 四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議的有關(guān)事宜 相關(guān)知識 （ 1）相關(guān)知識 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的意義 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則： ① 時間性原則② 及時性原則③ 全面性原則 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的方法 ① 定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報告。 ③ 審核會議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調(diào)查研究，是否與實際相符。 ③ 在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準備。 （ 3） 要有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過于籠統(tǒng)。 工作程序 （ 1）開會檢查的程序。 （ 06 年 11 月） 會議保衛(wèi)工作的檢查。 會議期間能否排除各種干擾。 相關(guān)鏈接 （ 1）會議籌備方案與會議籌劃方案的區(qū)別與聯(lián)系； （ 2）會議座次安排的方法（書上 11 頁的圖形）； （ 3）主席臺座次安排： ① 依職務(wù)：職務(wù)最高者居中， 然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。 （ 4）方案擬定后要交上司審核，再行具體安排與部署。 ③ 加強協(xié)調(diào)，定期溝通。 ⑥ 采用先集中后分散的形式。 工作要求： ① 發(fā)出開會信息； ② 分發(fā)文件信息資料。 ⑤ 互相通報出席情況。 ★ 電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式 ，無法實現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發(fā)工作。 ③ 為提高效率，可以搭配使用其他通信方式。 確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位。 確定會議經(jīng)費預(yù)算。 確定會議時間和地點。 工作程序： （ 1）電子檔案的收集積累；（ 2）電子檔案的歸檔；（ 3）保管；（ 4）利用。 工作程序： （ 1）確定參考資料的種類； （ 06 年 11 月） （ 2）收集檔案材料；（ 3）進行編寫。（ 06 年 11 月） 要求： （ 1）依法開展利用工作； （ 2）主動、及時開展利用工作； （ 3）不斷完善檔案服務(wù)方式和手段； （ 4）掌握本單位近期 的重點工作、重大活動、據(jù)此開展檔案利用。 工作程序： （ 1）確定催辦的范圍；（ 2）確定催辦的方法；（ 3）進行催辦。 要求： （ 1）認真領(lǐng)會擬辦、批辦意見； （ 2）文書的承辦要區(qū)分輕重緩急； 2020 年 — 2020 年秘書三級真題 5 （ 3）來文內(nèi)容涉及以前的收文，要查找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考； （ 4）對于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書，應(yīng)及時清理 ，并將有關(guān)情況及時說明； （ 5）要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。 工作程序： （ 1）明確擬辦范圍；（ 2）閱讀文書內(nèi)容；（ 3）提出擬辦意見。 工作程序： 工作程序： （ 1）明確審核范圍； （ 2）確定是否需要行文； （ 3）審核文書內(nèi)容； （ 4）檢查文字表述； （ 5）檢查文件體式； （ 6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備。 第二節(jié) 收發(fā)文處理 一、文書的審核 含義：對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。 特點：針對性、求實性、合約性 2020 年 — 2020 年秘書三級真題 4 擬寫要點： （ 1）標題：“投標項目名稱 +文種”或“投標單位名稱 +文種”構(gòu)成。 擬寫要點： （ 1）標題：“招標項目名稱 +文種”或“招標單位名稱 +文種”構(gòu)成。 擬寫要點： （ 1）標題： ① 單標題 ② 正副題 （ 2）前言：調(diào)查的目的，對象、 范圍，經(jīng)過和方法，也可以概括全文的主要內(nèi)容和觀點。 （ 2）主體 十、市場調(diào)查報告 概念：對市場調(diào)查所獲得的信息資料，進行整理、得出結(jié)論，提出采取行動的合理建議之后撰寫的書面報告。 特點：個人性、 真實性、通俗性 （ 06 年 11 月） 擬寫要點 （ 1）標題： ① 述職人 +時限 +文種 ② 述職 人 +文種 ③ 正副標題 ④ 直接用文體做標題 2020 年 — 2020 年秘書三級真題 3 正文：開頭 +主體 +結(jié)尾 九、講話稿 概念：講話者在公共場合就某一問題發(fā)表自己的見解或闡明某種而事先寫成的文稿。 （ 3）按時間分：長期、短期、年度、季度、月計劃、周計劃等。 擬寫要點： （ 1）標題： ① 發(fā)文機關(guān) +事由 +文種 ② 事由 +文種 ③ 發(fā)文機關(guān) +事由 +去（復(fù)）函機關(guān) +文種 （ 2）正文：發(fā)文緣由 +函事項 +尾語 六、計劃 概念：各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人對未來一定時間內(nèi)的活動擬定出實現(xiàn)目標、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書。 （ 06 年 11 月） 擬寫要點： （ 1）標題： ① 發(fā)文機關(guān) +事由 +文種 ② 事 由 +文種 （ 2）主送機關(guān)：應(yīng)為下級機關(guān)，有時可以免寫 （ 3）正文：發(fā)文緣由 +決定事項 +要求 （ 4）附件 （ 5）落款 2020 年 — 2020 年秘書三級真題 2 （ 6）成文日期： ① 屬領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決定，成文日期通常置于落款的下方，書寫時右空 4 字； ② 屬領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決定，成文日期也可以加括號后置于標題下，書寫時位置居中； ③ 屬會議通過的決定，通過日期在加括號后置于標題下方，常用格式是： X 年 X 月 X 日 XXX會議通過。 擬寫要點： （ 1）標題： ① 發(fā)文機關(guān) +事由 +文種 ② 事由 +文種 （ 2）主送機關(guān)：應(yīng)為 下級機關(guān)，可以是一個，也可以是多個。 類型：制約性、告知性。2020 年 — 2020 年秘書三級真題 1 第一章 文書擬寫與處理 第一節(jié) 文書擬寫 一、通告 （ 06 年 11 月工作實務(wù)） 概念：公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者眾所周知的事項的公文。 擬寫要點： （ 1）標題： ① 發(fā)文機關(guān) +事由 +文種 ② 發(fā)文機關(guān) +文種 ③ 事由 +文種 ④ 文種 （ 2）正文：發(fā)文緣由 +通告事項 +尾語 （ 3）落款：應(yīng)具發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱 （ 4）成文日期：大多列于文末，但有時也書寫于標題下 二、通報 三、概念：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況的公文。 （ 3）正文：發(fā)文緣由 +通報事項 +分析 +（決定） +號召要求 4 、通知和通報的區(qū)別：通知帶有一定的指令性，其事項具體，是上級機關(guān)下達至下級機關(guān)的公文；而通報重在傳達重要精神或者情況，以使有關(guān)單位和公眾知曉，一般不具有指令性。 注意事項： （ 1）不可用文種“決定”做標題； （ 2）慎用“決定”。 特點：針對性、預(yù)見性。 （ 4）按性質(zhì)和作用：綜合性、專題性、指令性、 指導(dǎo)性。 特點： （ 1）內(nèi)容針對性強；（ 2）語言平易通俗；（ 3）交流具有互動性。 特點：針對性、真實性、典型性、時效性。 （ 3）正文：情況部分、預(yù)測部分、建議部分 （ 4）尾部 十一、招標書 概念：是招標人利用投標者之間的競爭從而達到優(yōu)選投標人的一種告知性文書，是招標人為了征招承包者或合作者而對招標的有關(guān)事項和要求所作的解釋和說明。 （ 2）正文： 前言：招標單位的基本情況和招標的目的； 主體：文件編號、招標項目名稱、招標范圍、招標、投標辦法、招標時限、招標地點。 （ 2）正文：送達單位 +引 言 +主體 +結(jié)尾 （ 3）尾部：附件名稱、落款、成文日期、附件原文 （ 06 年 11 月） （ 4）注意事項： ① 明確招標要求。 （ 06 年 11 月） 要求： （ 1）審核中發(fā)現(xiàn)的問題必須逐一糾正。 注意事件： （ 1）書寫不工整或改動過多的文書，應(yīng)重新謄錄； （ 2）審核中發(fā)現(xiàn)問題必須及時解決。 注意事項： （ 1）擬辦意見要明確具體； （ 2）應(yīng)寫明要對文書進行閱示的領(lǐng)導(dǎo)或文書承辦部門。 工作程序： （ 1）了解文書的內(nèi)容；（ 2）研究批辦意見；（ 3）進行具體辦理。 注意事項：對領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注、緊急文書要進行重點催辦。 工作程序： （ 1）熟悉庫藏；（ 2）分析利用需求； （ 3）選擇利用方式； （ 06 年 11 月） （ 4）獲取檔案；（ 5）提供檔案。 三、電子檔案的管理 電子檔案的含義：在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會的原始記錄。 第二章 會議管理 第一節(jié) 會前籌備 一、會議籌備方案的擬定 相關(guān)知識 2020 年 — 2020 年秘書三級真題 6 （ 1）會議籌備方案的內(nèi)容 確定會議的主體與議題； 確定會議主題的要素：要有切實的依據(jù)；要結(jié)合本單位的實際；要有明確的目的。 確定會議所需設(shè)備和工具。 確定會議住宿和餐飲安排。 確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。 ④ 適用于分公司不遠，規(guī)模不大的企業(yè)。（ 06 年 11 月） ③ 合理安排會場信息傳輸設(shè)備。 ⑥ 做好會議記錄。 2020 年 — 2020 年秘書三級真題 7 ③ 布置會場。 ⑦ 匯總情況信息。 工作程序 （ 1）組建籌備委員會。 注意事項 （ 1）電話會議語言使用的注意事項：講話內(nèi)容要集中、準確地體現(xiàn) 會議的主題；盡可能進行講話演練并做好時間估算，保證講話能按照規(guī)定的時間進行和結(jié)束；為保證與會人員能夠清楚、準確地接受講話人所講述的內(nèi)容，講話內(nèi)容要簡明易懂，盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句，以免與會人員理解有誤。 ② 會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。 環(huán)境條件與用品準備。 檢查的其他內(nèi)容。（ 2）現(xiàn)場檢查的程序。 （ 4）對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正。 （ 06 年 11 月） ④ 責(zé)任到人，抓緊落實，并及時將 糾偏的結(jié)果進行通報。 ④ 提交會議討論的文件涉及有關(guān)單位和部門事先是否進行了會商，廣泛征求了意見，并取得了一致的意見。 ② 有會議負責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報會議的情況。 ③ 會后階段。 （ 4）檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。 相關(guān)鏈接 （ 1）分配會議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素： ① 成員工作經(jīng)驗的多少。 ⑤ 組織會議共同討論如分配成員工作，公開化討論時分配工作更合理、更公平。 （ 2）會議應(yīng)急方案的作用 （ 3）處理會議突發(fā)事件的方法：處理人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全問題、行為問題。 （ 4）交通保障應(yīng)落實到位。 相關(guān)鏈接 （ 1）會議應(yīng)急方案特點： ① 有的放矢 ② 預(yù)防為主 ③ 留有余地 （ 2）會議應(yīng)急方案實施的原則： ① 思想上要充分重視。 ② 樹立自信心。 工作程序： （ 1）了解議題和議程。應(yīng)在會議通知或預(yù)定表格中，詳細注明收費的標準和方法。 工作程序：向領(lǐng)導(dǎo)報告 —— 啟動會議應(yīng)急方案 —— 實施應(yīng)急方案 —— 必要時向公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援 —— 善后工作 注意事項： 突發(fā)事件與規(guī)章制度： 應(yīng)急方案的定期檢查制度； 突發(fā)事件的第一時間報告制度； 各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護制度； 值班工作責(zé)任到人制度。 （ 4）獎懲相關(guān)人員，并要妥善解決會議的遺留問題。 二、會議 評估工作的內(nèi)容和要求 會議評估工作的內(nèi)容： （ 1）構(gòu)成有效會議的要素 （ 2）影響會議效率的主要因素： 會議的必要性 會議前期準備工作的質(zhì)量 會議責(zé)任分工 評估的標準： （ 1）目標 （ 2）時間 （ 3）與會人員參與會議的狀態(tài)與收獲 （ 4）會議服務(wù) （ 5）會議實際費用支出、會議的成本評估 （ 6）再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進與維持的事項 ３、程序：分析影響會議效果的主要因素 — 設(shè)計會議效果評估表 — 匯總評估結(jié)果。 （ 3）依照來賓抵達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列。（ 06 年 11 月） （ 3）善始善終 著裝要求：鄭重，正裝 工作程序：確定迎候人員 — 準備迎賓的物品 — 見面講究禮節(jié) — 送行前的拜訪 — 安排送行儀式。 ★ 準備工作（ 06 年 11 月）