【正文】 一．設置字體、字形、字號和顏色 二．給文本加下劃線、著重號、邊框和底紋 三．改變字間距，文字效果 四．格式的復制和清除 文檔經(jīng)過編輯、修改成為一篇正確、通順的文章后，還需要進行排版，使之成為一篇圖文并茂，賞心悅目的文章。 值得提醒的是：輸入或編輯一個大文檔時，最好隨時做保存文檔的操作，以免計算機的意外故障引起文檔的丟失。 退出 Word 四種方法 2. “ 文件 ” 菜單中 —— “ 退出 ” 3. 快捷鍵 Alt +F4 欄木上的控制菜單圖標 四． 打開文檔 當我們要查看、修改、編輯或打印已存在的 Word 文檔時，首先應該打開它。文檔保存后，該文檔窗口并沒有關閉，用 戶可以繼續(xù)輸入或編輯該文檔。 三． 保存文檔與新建文檔及退出 word 當文檔輸入完畢后，此文檔的內容還駐留在計算機的內存之中。此位置可以是在另一個文檔上 2．快捷鍵：復制 Ctrl+C 粘貼 Ctrl+V 剪貼 Ctrl+X 3．使用鼠標拖動復制文本：如果所要復制的文本塊比較短小，而且復制的的目標位置就 在同一屏幕中，那么用鼠標拖動復制顯得更為簡捷。以及需要把文本從一個位置移動到另一個位置，Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 8 頁 共 100 頁 叫移動。首先用鼠標 指針單擊選定區(qū)域的開始處，然后按住Shift 鍵，在配合滾動條將文本翻到選定區(qū)域的末尾，單擊選定區(qū)域的末尾，則兩次單擊范圍中所包括的文本就被選定。這樣鼠標拖過的區(qū)域被選定。 在第一行、第一列有一個閃爍的垂直條，稱為插入點。 ? 閱讀版式 —— 這是 2020 獨有的一項，適合閱讀時用。 ? 普通視圖 —— 以通用格式顯示文檔，不顯示頁邊距、頁眉、頁腳，可以方便編輯文檔。同一個文檔可以在不同的視圖下查看，雖然文檔的顯示方式不同，但是文檔的內容是不變的。插入時，插入點右面的字符和文字隨著新的文字的輸入逐一向右移動。當啟動某工作方式時，該方框中的文字即成黑 色。 注：除在窗口中默認出現(xiàn)的 “ 常用 ” 和 “ 格式 ” 工具欄外，還有 “ 繪圖 ”“ 圖片 ”等工具欄，可單擊 “ 視圖 ” 下拉菜單中的 “ 工具欄 ” 級聯(lián)菜單中的相應工具欄名來打開或關閉。這種分組是按照菜單的功能組合的。在同組的這些選項中，只能有一個且必須有一個被選用，被選 用的菜單項前面出現(xiàn) “通過再次選擇該命令項可以刪除此選擇標記，它不再起作用。用灰色字符顯示的菜單命令表示當前情形下此命令無效， 不能選用。對于新建的文檔一般默認是： “ 文檔 1”. 2)菜單欄： 標題欄的下面是菜單欄，菜單欄中有 “ 文件 ”“ 編輯 ” 等 9 個菜單項，對應每個菜Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 5 頁 共 100 頁 單項包含有若干個命令組成的下拉菜單，這些下拉菜單包含了 Word 的各種功能。 ) ? 常規(guī)方法：就是在 Windows 下運行一個應用程序的操作。 Microsoft Office 2020 中包含了以下應用程序： Microsoft Word 2020（文字處理應用軟件）、 Microsoft Excel 2020（電子表格應用軟件）、 Microsoft Outlook 2020（郵件及信息管理軟件）、 Microsoft PowerPoint 2020(幻燈片演示軟件 )、 Microsoft Access 2020（數(shù)據(jù)庫應用軟件）、 Microsoft FrontPage 2020（網(wǎng)站管理應用軟件）、 Microsoft Share point Team Services（群組作業(yè)網(wǎng)站）。也是大家學好后續(xù)課程的一個基礎。Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 1 頁 共 100 頁 Office 辦辦 公公 軟軟 件件 系系 列列 培培 訓訓 手手 冊冊 二 O 一一年八月 Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 2 頁 共 100 頁 第一部分 Word 文字處理軟件 第 1 講 Word 概述 教學目標： 了解 Office 辦公軟件功能，發(fā)展史及軟件組成 掌握新建、保存、打開 word 文檔 掌握復制粘貼，查找替換，插入特殊符號等操作 教學重點： 新建、保存、打開 word 文檔 復制粘貼，查找替換，插入特殊符號等操作 教學難點： 復制粘貼，查找替換，插入特殊符號等操作 第一節(jié) Microsoft Office 辦公軟件概述 一． Office 辦公軟件的功能： Microsoft Office 是微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件，使用 Office 辦公軟件，可以幫助我們更好地完成日常辦公和公司業(yè)務。 二． 簡敘 Offfice 發(fā)展史及組成： Office 辦公軟件的發(fā)展經(jīng)歷了 Office 97 ， Office 98, Office 2020, Office XP、20 2020 等幾代，這一軟件組成從功能、操作、處理及界面風格等多方面均有了明顯的進步。 WORD 2020 是辦公套裝軟件 OFFICE 2020 組件，專門用于文字編輯、排版的軟件，是目前 WINDOWS 環(huán)境下最受歡迎的文字處理軟件之一，功能強大，操作簡單。從 “ 開始菜單 “ 啟動 Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 4 頁 共 100 頁 (2)界面認識 當 Word 啟動后，首先看到的是 Word 的標題屏幕，然后出現(xiàn) Word 窗口并自動創(chuàng)建一個名為 “ 文檔 1” 的新文檔。例如：“ 文件 ” 下拉菜單中包含了有關文件操作的各種命令。例如：編輯菜單中 “ 剪貼，復制 ” （??）的菜單命令：表示選定該命令后，將打開一個相應的對話框，以便進一步輸入某種信息或改變設置參數(shù)。例如： “ 視圖 ” — “ 工具欄 ” ， “ 標尺 ” ?！?記號，如果選中其中一個，則其他選項自動失效。 3)工具欄： a.“ 常用 ” 工具欄：集中了 23 個 Word 操作中常用的命令按鈕，它包含了有關文件管理、文本編輯、視圖操作的一些常用命令。 4)工作區(qū)：進行對文檔的輸入或編輯操作。例如：雙擊 “ 改寫 ”方框，此時 “ 改寫 ” 兩字呈 “ 黑色 ” ，表示輸入處于 “ 改寫 ” 狀態(tài)。 6) “ 任務窗格 ” 面板：將常用命令集中在里面，用戶可以邊使用命令邊工作。 Word 提供了五種視圖方式：普通視圖、 Web 版式視圖、頁面視圖、大綱視圖、閱讀版式。 ? Web 版式 —— 顯示文本，不顯示分頁符，只顯示最小的邊距，文本擴展到整 個窗口，可顯示指定的背景顏色和圖片，適用于閱讀文檔。 打印預覽 —— 顯示一張（多張）打印頁面的圖像，并允許調整頁面設置。 輸入特殊符號：有時候需要輸入一些鍵盤上沒有的符號：如算術符號，版權號等。 B．選定一行：將 “I” 形鼠標指針移到這一行左端的選定區(qū)，當鼠標指針變成向右上方指的箭頭時，單擊一下就可以選定一行文本了。 F．選定不連續(xù)區(qū)域：按 Ctrl。 復制： 三種方法：選定要復制（移動）的內容 1．通過 “ 常用 ” 工具欄上的 “ 復制 ” 和 “ 粘貼 ” 按鈕來實現(xiàn)文本的復制。直接拖動是移動，按住 Ctrl鍵拖動是復制（一般用于文檔內部）。為了永久保存所建立的文檔，在退出 Word 前應將它作 為磁盤文件保存起來。 2）新建文檔 Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 9 頁 共 100 頁 當我們需要做一個新文件，我們就需要新建一個文檔。 打開文檔： “ 文件 ” 菜單 — “ 打開 ” 命令 工具欄上的 “ 打開 ” 按鈕 快捷鍵：Ctrl+O ， 打開文檔后，如果對文檔進行了修改，則需要再保存一次。 用另一文檔名保存文檔：單擊 “ 文件 ” — “ 另存為?? ” 命令把一個文件以另一個不同的文字保存在同一文件夾下，或同保存到不同的文件夾中去。我們主要介紹文字格式的設置，段落的排版，頁面設置等。此外還可以給文字設置顏色、邊框、加下劃、邊框和底紋等。邊框底紋：只能加黑色邊框和灰色底紋。設置好的格式，如果覺得不滿意，那么也可以清除它。 一．段落的左右邊界的設置 首先選定要設置段落左右邊界的段落。顯然這是一種不得已的辦法。可以適當減少行距。 四． 給段落添加邊框和底紋 有時，對文章的某些重要段落或文字加上邊框和底紋，使其更為突出和醒目。 五．設置項目符號和編號 編排文檔的時候，在某些段落前加上編號或某種特殊符號，這樣會使用文章層次分明、容易閱讀，可以提高文檔的可讀性，手工輸入段落編號或項目符號不僅效率不高，而且在增加，刪除段落時還需要修改編號順序，容易出錯。 六．制表位的設定 制表位的設定初學者往往用插入空格的辦法來達到各行文本之間的列對齊。 1. 單擊水平標尺最左端的 “ 左對 齊式制表符 ” ，直到它更改為所需制表符類型：“ 左對齊式制表符 ” 、 “ 右對齊式制表符 ” 、 “ 居中式制表符 ” 、 “ 小數(shù)點對齊式制表符 ” 或 “ 豎線對齊式制表符 ” 。）的現(xiàn)有制表位。因為頁面紙 張的大小、頁邊距的寬窄、以及版面的設置都會直接地影響到文檔外觀和打印結果。它不是隨著文本輸入的，而是通過命令設置的。頁眉和頁腳只能在頁面視圖和打印預覽方式下可以看見。 在設置好頁眉和頁腳以后，它們并不是一成不變的：您始終可以通過打開 “ 頁眉和Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 15 頁 共 100 頁 頁腳 ” 工具欄來對其進行更改。 您還可以改變頁眉區(qū)和頁腳區(qū)的位置。 （ 5）提高：創(chuàng)建精致頁眉頁腳 1） 在首頁上放置不同的頁眉或頁腳，或不放置頁眉或頁腳 您可以通過設計令人印象深刻的、帶有不同頁眉和頁腳（或根本不帶頁眉和頁腳）的標題頁，使文檔具備專業(yè)水準。 文檔的首頁頁眉區(qū)和頁腳區(qū)現(xiàn)在將包含下列文字： “ 首頁頁眉 ” 和 “ 首頁頁腳 ” 。既然首頁具有不同的頁眉和頁腳，您可以繼續(xù)為該頁創(chuàng)建一些特殊的內容。 您將再次使用 “ 頁面設置 ” 按鈕。 但奇數(shù)頁和偶數(shù)頁頁眉和頁腳適用于整個文檔，那么如果您具有不同的章節(jié)或節(jié)，將會怎樣？請繼續(xù)閱讀以便找到答案。在不同節(jié)中使用不同的頁眉和頁腳不僅漂亮，而且還使讀者可以更輕松地瀏覽文檔。需要從 “ 插入 ” 菜單（ “ 分隔符 ” 命令）完成此操作。 Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 17 頁 共 100 頁 “ 鏈接到前一節(jié) ” 按鈕。 盡管您已經(jīng)將文檔分為多個節(jié)，但頁眉和頁腳仍然都相同。這個按鈕的名稱很讓人迷惑：您不僅可以單擊該按鈕使一個節(jié)與上一個節(jié)相同，還可以單擊它使一個節(jié)與上一個節(jié) “ 不 ” 同。 注意 僅在將文檔劃分為多個節(jié)時， “ 鏈接到前一節(jié) ” 按鈕才可用。您可以使用 “ 顯示前一項 ” 和 “ 顯示下一項 ” 按鈕在文檔不同節(jié)中的頁眉和頁腳之間迅速移動。 三．插入頁碼 步驟如下： “ 插入 ” 菜單 — “ 頁碼 ” ，在 “ 位置 ” 選擇頁碼位置，設置 “ 對齊方式 ” ， “ 格式 ”項設置頁碼格式。 第二節(jié) 高級格式設置 一．注釋設置 二．格式設置 三．檢查，校對及保護 四．文檔的打印預覽 一．注釋設置 在編寫文章的時候，常常需要對一些名詞或事件加注釋。 注意：只有在頁面視圖和打印預覽下，才能顯示分欄效果。包括行，段，頁數(shù)等。 使用 “ 保護文檔 ” 任務窗格，可以保護文檔免受意外或未經(jīng)授權的更改，包括修訂（顯示文檔中被修訂的地方的可視標記）和批注。 在 “ 工具 ” 菜單上，單擊 “ 保護文檔 ” 。實際上，我們下面將從選項 2 開始。選擇此 選項以使文檔成為只讀文檔時，將顯示一個 “ 例外項 ” 區(qū)域，您可以在此選擇允許其對文檔進行處理的用戶。Office 辦公軟件系列培訓手冊 作者：劉圣連 單位：南京公交教育培訓中心 電話： 13814510941 第 21 頁 共 100 頁 其他用戶無法關閉修訂，也無法接受或拒絕修訂。 注意 為您方便起見，您可以通過單擊任務窗格底部的 “ 限制權限