【正文】 5. 輸出賬表和存貨分析。 通過審核模塊對臨時入庫單、臨時出庫單文件中的單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤后簽字。將手工賬簿上各種存貨的期初余額送入計算機并保存在相應(yīng)的文件中。財會人員根據(jù)自己的需要建立系統(tǒng)應(yīng)用環(huán)境，初始設(shè)置主要包括： ?（ 1）定義業(yè)務(wù)范圍，如企業(yè)存貨核算方式、暫估回沖方式、零出庫成本選擇、資金占用規(guī)劃、是否允許零出庫、無成套件管理、 存貨有無輔助計量單位、啟用會計月份。 （二）計算機存貨子系統(tǒng)處理流程 ?存貨子系統(tǒng)核算內(nèi)容廣泛、核算方法復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理和存儲量大、數(shù)據(jù)變化頻繁、數(shù)據(jù)傳遞涉及的部門比較多。 ?各車間、用料單位提出領(lǐng)料申請，經(jīng)批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)料，倉庫保管員登記相應(yīng)存貨出庫數(shù)量和結(jié)存數(shù)據(jù)，即存貨三級賬，并將相應(yīng)的單據(jù)傳遞到財會部門；銷售部門為銷售存貨開據(jù)提貨單，辦理收款或記賬等手續(xù)后，到倉庫提貸，倉庫發(fā)貨后登記存貨三級賬。 ?在手工條件下，當(dāng) 存貨到達(dá) 企業(yè)并辦理入庫手續(xù)后，除了庫房保管員要登記庫存賬外，財會部門也要根據(jù)各種憑單（如入庫單、發(fā)票、統(tǒng)計結(jié)果等）登記存貨明細(xì)賬，反映存貨增加等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)； ?當(dāng)各部門領(lǐng)用存貨時（如生產(chǎn)車間領(lǐng)用材料用于生產(chǎn)、銷售部門領(lǐng)用產(chǎn)品用于銷售） ,庫房報告人員要登記庫存賬，財會部門又要根據(jù)各種憑單（如出庫單等），登記存貨明細(xì)賬，反映存貨減少等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)； ?定期編制記賬憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)，登記總賬。 。 ? 與此同時，還支持用戶對采購與應(yīng)付等業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。 （三）修改和審核采購訂單 （四）關(guān)閉采購訂單 四、采購入庫處理 （一）采購入庫的類型 （二）采購入庫單錄入方式 。 二、采購類型設(shè)置 三、結(jié)算方式 四、付款條件 五、期初余額 第四節(jié) 采購管理與采購入庫處理重點 采購管理模塊進(jìn)一步劃分為：采購價格管理、請購單處理、采購訂單處理。 。 。 。 。 。 一、供應(yīng)商檔案設(shè)置 （一）基本信息設(shè)置 。采購訂單文件中一張采購訂單只能和一個供應(yīng)商簽訂采購業(yè)務(wù)，一張采購訂單又可以同時包含數(shù)筆不同內(nèi)容的采購業(yè)務(wù)。供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件。 。 一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 （一）手工采購與應(yīng)付系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程 （二）計算機采購與應(yīng)付子系統(tǒng)處理流程 （三）計算機與手工條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的區(qū)別 重點掌握用業(yè)務(wù)流圖和數(shù)據(jù)流圖來表述。 。 第六章 采購與應(yīng)付子系統(tǒng) ? 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)中重要的子系統(tǒng)之一，本章主要介紹孩子系統(tǒng)的特點和目標(biāo)，分析手工條件下和計算機條件下采購與付款數(shù)據(jù)處理的異同，介紹采購子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，并對系統(tǒng)初始設(shè)置、采購管理、發(fā)票與付款處理、賬表查詢和輸出進(jìn)行詳細(xì)討論。北京理工大學(xué)遠(yuǎn)程教育 會計信息系統(tǒng) (2) 管理與經(jīng)濟(jì)學(xué)院 龍 虹 副教授 TEL： 010—68912453 EMAIL： 實驗很重要 第 1部分 小結(jié) 。 通過本章學(xué)習(xí)，應(yīng)該掌握： ? 采購與付款子系統(tǒng)的特點和目標(biāo)； ? 手工采鳳與付款業(yè)務(wù)流程； ? 計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采購與付款數(shù)據(jù)處理流程； ? 采購與付款子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結(jié)構(gòu)圖； ? 在計算機環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)從初始化、采購管理、發(fā)票、結(jié)算與付款處理到賬表輸出的全處理的全過程。 。 。 。 （二）采購訂單文件 重點 。 。 。 。 。 。 。 。 一、采購價格管理 （一）提供采購價格管理屏幕 （二）增加供應(yīng)商采購價格信息 （三）修改采購價格信息 二、處理請購單 （一）錄入請購單 （二）自動獲取請購單 （三）審核請購單 三、采購訂單管理 （一）主要項目說明 （二）如何編制采購訂單 。 。 一、采購與付款子系統(tǒng)賬表輸出方法 （一）設(shè)計報表格式 （二）輸入查詢條件 （三）查看明細(xì)表 （四）查看對應(yīng)的原始單價。 第六章 作業(yè) 第七章 存貨子系統(tǒng) 學(xué)完本章后應(yīng)該重點掌握： ?存貨子系統(tǒng)的特點和目標(biāo) ?手工和計算機條件下存貨數(shù)據(jù)處理的異同 ?存貨子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和存貨代碼設(shè)計 ?存貨子系統(tǒng)的初始設(shè)備 ?出入庫單據(jù)處理 ?單據(jù)記賬與期末處理 ?賬表輸出和 ABC成本分析等 第一節(jié) 存貨子系統(tǒng)概述 一、存貨及其范圍的確認(rèn) ? 存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲存的各種有形資產(chǎn)，包括各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、商品等。 ?此外，還要及時為管理部門提供各種存貨報告，如存貨狀態(tài)報告、再訂點報告、實際存貨報告等。 ?財會部門根據(jù)采購部門、銷售部門、倉庫等送來的出庫單、入庫單等單據(jù)或統(tǒng)計報表，登記相應(yīng)的存貨明細(xì)賬和總賬，即二級、一級賬。 ?在手工條件下，由于人工處理的局限性，同一數(shù)據(jù)由不同人員按照不同的需求轉(zhuǎn)抄在不同的賬簿上，差錯率比較高，經(jīng)常是存貨實物，存貨一級賬、二級賬、三級賬之間賬賬不符、賬物不符，需要花費很多人力和物力核對和更改； ?由于先進(jìn)先出、后進(jìn)先出等先進(jìn)的成本計價方式比較復(fù)雜、工作量大，在手工條件下 ?不能真正得以實施，大部分企業(yè)都使用 最簡單的加權(quán)平均法 進(jìn)行成本計算；由于采用加權(quán)平均法進(jìn)行核算，發(fā)出存貨的成本實際上月底才能計算出來，因此不利用及時、準(zhǔn)確、高效地提供成本費用信息，存貨控制和存貨管理都受到相應(yīng)的影響。 ?（ 2）定義代碼檔案，如部門檔案、供應(yīng)商檔案、存貨檔案、倉庫目錄等。 2. 出入庫單處理。 。從存貨檔案文件、存貨結(jié)存文件、入庫單文件、出庫單文件等文件提取數(shù)據(jù)，進(jìn)行加工生成并輸出各種賬表，如存貨總賬、明細(xì)賬、超儲短缺一覽表等。 （三）計算機與手工條件下存貨處理的區(qū)別 境并保證存貨子系統(tǒng)的安全運行。 ?如根據(jù)存貨類別、存貨編碼、存貨計價方式系統(tǒng)能夠自動進(jìn)行單句匯總、計帳、計算存貨成本、帳表輸出等； ?根據(jù)是否容許零出庫設(shè)置系統(tǒng)能夠自動控制存貨出庫業(yè)務(wù)； ?根據(jù)存貨科目、對方科目、費用分配標(biāo)準(zhǔn)等，系統(tǒng)能夠自動生成存貨轉(zhuǎn)賬憑證； ?根據(jù)定義的資金占用規(guī)劃、存貨分類等，系統(tǒng)能夠自動進(jìn)行庫存資金占用規(guī)劃分析、ABC成本分析、超儲缺貨分析等。 。 二、存貨子系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼 存貨子系統(tǒng)涉及的數(shù)據(jù)編碼比較多，如存貨編碼、存貨類別編碼、倉庫代碼等。 例如：某企業(yè)設(shè)存貨編碼為三位，那么 102020： 材料 ——合金鋼 —低合金鋼 類別下存貨編碼為： 類別編碼 存貨編碼 存貨名稱 102020 001 A3鋼 102020 002 20號鋼 102020 003 25號鋼 102020 004 35號鋼 …… 有些企業(yè) 多采用群碼的代碼方式 ，存貨編碼中包含存貨類別編碼和存貨編碼。 2. 存貨檔案文件結(jié)構(gòu) P205表 71 3. 存儲策略。 （二）存貨結(jié)存文件 1. 存貨結(jié)存文件的作用。 存貨結(jié)存文件是比較復(fù)雜的文件，它的設(shè)計要考慮到企業(yè)所采用的存貨成本核算方法。 加權(quán)平均計價方式是在期末將本月收入數(shù)和期初結(jié)存數(shù)加權(quán)平均的計算方法。采用移動加權(quán)平均計價方式， 每購進(jìn)一批存貨 ，就要重新計算一次結(jié)存單價： ? 結(jié)存單價 =本次入庫前結(jié)存金額 +本次入庫前結(jié)存數(shù)量 +本次入庫數(shù)量 每領(lǐng)用一次存貨 ， 也要按當(dāng)時的結(jié)存單價計算發(fā)出存貨的實際成本 。 （ 3）先進(jìn)先出計價方式。 因此，一個存貨可能有多條記錄。 ?入庫時，如果入庫的二批、三批存貨價格不同，則要用二個或三個單價計價，即逐筆登記存貨結(jié)存單價、結(jié)存數(shù)量和結(jié)存金額； ?出庫時，按照后進(jìn)先出的原則，逐筆登記存貨的發(fā)出和結(jié)存單價、數(shù)量和金額。這樣， 每批存貨的代碼應(yīng)不同，以便確認(rèn)入庫的批次 。入庫單位文件分為臨時入庫單文件和入庫單文件。 。入庫單文件既可一個月一個文件，也可以一年采用一個文件。 。 第三節(jié) 存貨子系統(tǒng)初始設(shè)置 一般來說初始設(shè)置模塊主要包括 ?存貨分類設(shè)置、 ?存貨檔案設(shè)置、 ?倉庫目錄設(shè)置、 ?費用統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、 ?部門檔案設(shè)置、 ?收發(fā)類別設(shè)置、 ?期初余額錄入等基本功能模塊。 。指該存貨的增值稅稅率。根據(jù)核算和管理需要將存貨屬性大致分為 7類： （ 1） 銷售。開在采購專用發(fā)票、普通發(fā)票、運費發(fā)票等票據(jù)上的采購費用，也應(yīng)設(shè)置為外購屬性，否則開據(jù)采購發(fā)票時無法參照。 （ 4）自制。指開據(jù)在采購發(fā)票上的運費費用、包裝費等采購費用或開據(jù)在銷售發(fā)票或發(fā)貨單上的應(yīng)稅勞務(wù)、非應(yīng)稅勞動等。計劃價核算的工業(yè)企業(yè)或售價核算的商業(yè)企業(yè)，才能輸入存貨的計劃價或售價。 。 。 。 。 為每個倉庫選擇一種計價方式。 。 下面以存貨日常業(yè)務(wù)中主要原始單據(jù)之一的采購入庫單為例討論入庫單錄入模塊的功能。 。方式一，輸入倉庫庫代碼；方式二，通過功能鍵激活倉庫編碼對照表，選擇倉庫。方式一，輸入部門代碼；方式二，通過功能鍵激活編碼對照表，選擇部門。 。 、金額。對于工業(yè)企業(yè)，采購入庫單一般指采購原材料驗收入庫時，所填制的入庫單據(jù)； 對于商業(yè)企業(yè)，一般指商品進(jìn)貨入庫時，填制的入庫單。 在該模塊中既可輸入正常產(chǎn)品入庫單，也可以輸入已經(jīng)入庫的不合格產(chǎn)品紅字退回的單據(jù)。 二、出庫單錄入 企業(yè)日常錄入的出庫單主要包括 ?銷售出庫單、 ?材料出庫單、 ?其他出庫單等。 （一）出庫單錄入格式 材料出庫單是指工業(yè)企業(yè)領(lǐng)用材料時所填制的出庫單據(jù)，是工業(yè)企業(yè)出庫單據(jù)的主要部分，一般出庫單錄入模塊提供錄入正常情況下領(lǐng)用材料的出庫單及退庫單格式 P211如圖 77所示。 。 （ 1）對于按計劃成本核算的存貨單價和金額的處理。 （ 3）對于按后進(jìn)先出法進(jìn)行核算的存貨單價和金額的處理。 則計算機自動從存貨結(jié)存文件中查詢出該存貨的結(jié)存單價，將其填入單價欄目中，并自動計算出相應(yīng)的金額 。 （ 6）對于藍(lán)字出庫單，存貨的金額必須大于等于零；對于紅字出庫單，存貨的金額必須小于等于零；紅字出庫單如果有對應(yīng)的原出庫單，單價和金額，用戶不能輸入，系統(tǒng)自動根據(jù)原出庫單的單價、金額計算。 。 三、調(diào)整單錄入 提供對各種入庫調(diào)整單、出庫調(diào)整單進(jìn)行錄入。 四、單據(jù)審核 對臨時入庫單、臨時出庫單文件中 的單據(jù)進(jìn)行審核，直到全部簽字。此外，自動生成各種轉(zhuǎn)賬憑證，并傳遞到其他子系統(tǒng)中。 文件進(jìn)行不同的處理： ?如果計價方式 =“加權(quán)平均”，那么將臨時入庫單上的數(shù)量和金額累加到存貨結(jié)存文件的本月收數(shù)量字段、本月收金額字段；取出結(jié)存金額、結(jié)存數(shù)量，并按下列公式計算出結(jié)存單價： 結(jié)存單價 =（結(jié)存金額 +入庫金額） /（結(jié)存數(shù)量 +入庫數(shù)量） 存入本月結(jié)存單價字段；將臨時入庫單上的數(shù)量累加到存貨結(jié)存文件的本月結(jié)存數(shù)量字段；按下列公式計算出結(jié)存金額： 結(jié)存金額 =結(jié)存數(shù)量 結(jié)存單價 并將其存入本月結(jié)存金額字段 ? 如果計價方式 =“先進(jìn)先出”或“后進(jìn)先出”，那么將臨時入庫單上的數(shù)量和金額累加到存貨結(jié)存文件的本月收數(shù)量字段、本月收金額字段；如果臨時入庫單上的單價不等于存貨結(jié)存文件中本月結(jié)存單價 字段中的最后一個單價，那么增加一條新的本月結(jié)存數(shù)量、本月結(jié)存單價、本月結(jié)存金額。 5．將臨時入庫單中該存貨記錄的處理標(biāo)志字段內(nèi)賦值“ T”。 貨檔案文件中找到該存貨的計價方式，再按此查找鍵在相應(yīng)月份的存貨結(jié)存文件中找到該存貨記錄。 ? 如果計價方式 =“后進(jìn)先出”，那么將臨時出庫單上的數(shù)量和金額累加到存貨結(jié)存文件的本月發(fā)數(shù)量字段、本月發(fā)金額字段；并根據(jù)臨時出庫單上的數(shù)量、單價、金額（可能有幾種單價