【正文】 北京理工大學(xué)遠(yuǎn)程教育 會計(jì)信息系統(tǒng) (2) 管理與經(jīng)濟(jì)學(xué)院 龍 虹 副教授 TEL： 010—68912453 EMAIL： 實(shí)驗(yàn)很重要 第 1部分 小結(jié) 。各章重點(diǎn)如下： 、系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、會計(jì)信息系統(tǒng) “管理信息系統(tǒng)原理與應(yīng)用”課的內(nèi)容 掌握，注意規(guī)范 ：工業(yè)為主 。手工與 IT環(huán)境的異同、流程問題、代碼問題、數(shù)據(jù)存儲問題、憑證與帳簿等。 第六章 采購與應(yīng)付子系統(tǒng) ? 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)是會計(jì)信息系統(tǒng)中重要的子系統(tǒng)之一，本章主要介紹孩子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)，分析手工條件下和計(jì)算機(jī)條件下采購與付款數(shù)據(jù)處理的異同，介紹采購子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，并對系統(tǒng)初始設(shè)置、采購管理、發(fā)票與付款處理、賬表查詢和輸出進(jìn)行詳細(xì)討論。 通過本章學(xué)習(xí)，應(yīng)該掌握： ? 采購與付款子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)； ? 手工采鳳與付款業(yè)務(wù)流程； ? 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采購與付款數(shù)據(jù)處理流程； ? 采購與付款子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結(jié)構(gòu)圖； ? 在計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)從初始化、采購管理、發(fā)票、結(jié)算與付款處理到賬表輸出的全處理的全過程。 第一節(jié) 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述 一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)定義及其范圍確認(rèn) 二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn) （一）與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛 （二）數(shù)據(jù)存儲量大 （三）數(shù)據(jù)變化頻繁 （四）管理要求高 （五）通用難度大 三、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的核算和管理目標(biāo) 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)包括以下幾個(gè)方面： 。 。 。 。 應(yīng)付系統(tǒng)。 第二節(jié) 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析 首先要對采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，主要包括手工與計(jì)算機(jī)條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程的異同分析、數(shù)據(jù)文件分析、編碼分析、功能結(jié)構(gòu)分析等。 一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 （一）手工采購與應(yīng)付系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程 （二）計(jì)算機(jī)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)處理流程 （三）計(jì)算機(jī)與手工條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的區(qū)別 重點(diǎn)掌握用業(yè)務(wù)流圖和數(shù)據(jù)流圖來表述。 。 二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼 (下面只對供應(yīng)商編碼的設(shè)計(jì)討論 ) 為了使計(jì)算機(jī)更好地對供應(yīng)商進(jìn)行管理，必須為每個(gè)供應(yīng)商編碼。工商業(yè)編碼設(shè)計(jì)要求與應(yīng)收賬款子系統(tǒng)中的客戶編碼設(shè)計(jì)相似，通常采用群碼方式 例如，用 12位代表供應(yīng)商編碼，其編碼方案為： ? 第一、二位表示供應(yīng)商所在的城市或地區(qū)的區(qū)號，可以采用國家統(tǒng)一規(guī)定的區(qū)號，如北京 010，石家莊0311，常熟 05221，太和 05688； ? 第八到十二位表示供應(yīng)商序號，可以用電話號碼的其中幾位數(shù)表示，也可以用郵政編碼的其中幾位數(shù)表示 三、數(shù)據(jù)文件 （一）供應(yīng)商檔案文件 。 。 。供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件，可以采用一年一個(gè)文件。 。供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件。 （二）采購訂單文件 重點(diǎn) 。采購訂單文件用來存儲各種采購訂單 。 。采購訂單文件中一張采購訂單只能和一個(gè)供應(yīng)商簽訂采購業(yè)務(wù)，一張采購訂單又可以同時(shí)包含數(shù)筆不同內(nèi)容的采購業(yè)務(wù)。 。可以采用一年一個(gè)文件。 四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖 第三節(jié) 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始設(shè)置 為了使該子系統(tǒng)既可單獨(dú)使用，又可與其他系統(tǒng)集成使用，一般來說提供比較全面的初始設(shè)置功能 . 主要包括：存貨檔案設(shè)置、供應(yīng)商檔案設(shè)置、采購類型設(shè)置、付款條件設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)計(jì)置、增值稅率設(shè)置、期初余額處理等功能模塊。 一、供應(yīng)商檔案設(shè)置 （一）基本信息設(shè)置 。 。 。 。 。 。 （二）聯(lián)系信息 。 。 。 。 （三）信用信息 。 。 。 。 。 。 。 。 。 （四）其他信息 。 。 。 。 。 二、采購類型設(shè)置 三、結(jié)算方式 四、付款條件 五、期初余額 第四節(jié) 采購管理與采購入庫處理重點(diǎn) 采購管理模塊進(jìn)一步劃分為：采購價(jià)格管理、請購單處理、采購訂單處理。 一、采購價(jià)格管理 （一）提供采購價(jià)格管理屏幕 （二）增加供應(yīng)商采購價(jià)格信息 （三）修改采購價(jià)格信息 二、處理請購單 （一）錄入請購單 （二）自動獲取請購單 （三）審核請購單 三、采購訂單管理 （一）主要項(xiàng)目說明 （二）如何編制采購訂單 。 。 。 （三）修改和審核采購訂單 （四）關(guān)閉采購訂單 四、采購入庫處理 （一）采購入庫的類型 （二）采購入庫單錄入方式 。 。 （三）采購入庫單的入口 第五節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與應(yīng)付款處理 一、采購發(fā)票編制 采購發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計(jì)算機(jī)上輸入和審核采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在發(fā)標(biāo)文件中。 （一）采購發(fā)票分類 （二）采購發(fā)票格式 （三）主要項(xiàng)目說明 二、采購結(jié)算 重點(diǎn) （一）自動采購結(jié)算 （二）手工輔助采購結(jié)算 三、應(yīng)付款處理 （一）準(zhǔn)備付款通知書 （二）付款 第六節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析 ? 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析模塊的功能包括查詢采購、入庫、付款等業(yè)務(wù)的各種賬表，并從打印機(jī)、屏幕輸出。 ? 與此同時(shí)，還支持用戶對采購與應(yīng)付等業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。 一、采購與付款子系統(tǒng)賬表輸出方法 （一）設(shè)計(jì)報(bào)表格式 （二）輸入查詢條件 （三）查看明細(xì)表 （四）查看對應(yīng)的原始單價(jià)。 （五）輸出和保存報(bào)表 二、采購與付款子系統(tǒng)主要報(bào)表及分析 （一）采購訂單執(zhí)行表及分析 （二）暫估明細(xì)表 （三）在途明細(xì)表 （四）采購綜合統(tǒng)計(jì)表 （五）應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)分析 應(yīng)付賬款賬齡統(tǒng)計(jì)分析包括以下： 。 。 。 第六章 作業(yè) 第七章 存貨子系統(tǒng) 學(xué)完本章后應(yīng)該重點(diǎn)掌握： ?存貨子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo) ?手工和計(jì)算機(jī)條件下存貨數(shù)據(jù)處理的異同 ?存貨子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和存貨代碼設(shè)計(jì) ?存貨子系統(tǒng)的初始設(shè)備 ?出入庫單據(jù)處理 ?單據(jù)記賬與期末處理 ?賬表輸出和 ABC成本分析等 第一節(jié) 存貨子系統(tǒng)概述 一、存貨及其范圍的確認(rèn) ? 存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為銷售或耗用而儲存的各種有形資產(chǎn)，包括各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、商品等。 ?存貨范圍的確認(rèn)，應(yīng)以企業(yè)對存貨是否 具有法定所有權(quán)為依據(jù) ，凡在盤存日期、法定所有權(quán)屬于企業(yè)的一切物品，不論其存放何處或處于何種狀態(tài)，都應(yīng)作為企業(yè)的存貨。 二、存貨子系統(tǒng)的特點(diǎn) （一）數(shù)據(jù)存儲量大 （二）數(shù)據(jù)變化頻繁 （三）核算內(nèi)容廣泛 （四）核算方法復(fù)雜 （五）與其他子系統(tǒng)有較多的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系 （六）管理要求高 三、存貨子系統(tǒng)的核算和管理目標(biāo) 存貨系統(tǒng)核算和管理目標(biāo)包括以下幾個(gè)方面 : （一）支持按計(jì)劃成本核算和實(shí)際成本核算 （二）正確反映出入庫情況 （三）正確計(jì)算期末存貨結(jié)存信息 （四）反映和監(jiān)督各生產(chǎn)單位材料的耗用 （五）提供完整的存貨賬簿 （六）提供存貨管理和分析功能 （七）與其他子系統(tǒng)建立標(biāo)準(zhǔn)接口 第二節(jié) 存貨子系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析 一、手工與計(jì)算機(jī)存貨處理流程分析 （一）手工存貨子系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程 ? 存貨包括對原材料、包裝物、低值易耗品、自制半成品、產(chǎn)成品。 ?在手工條件下，當(dāng) 存貨到達(dá) 企業(yè)并辦理入庫手續(xù)后，除了庫房保管員要登記庫存賬外，財(cái)會部門也要根據(jù)各種憑單（如入庫單、發(fā)票、統(tǒng)計(jì)結(jié)果等）登記存貨明細(xì)賬，反映存貨增加等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)； ?當(dāng)各部門領(lǐng)用存貨時(shí)（如生產(chǎn)車間領(lǐng)用材料用于生產(chǎn)、銷售部門領(lǐng)用產(chǎn)品用于銷售） ,庫房報(bào)告人員要登記庫存賬，財(cái)會部門又要根據(jù)各種憑單（如出庫單等），登記存貨明細(xì)賬，反映存貨減少等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)； ?定期編制記賬憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)，登記總賬。 ?此外，還要及時(shí)為管理部門提供各種存貨報(bào)告，如存貨狀態(tài)報(bào)告、再訂點(diǎn)報(bào)告、實(shí)際存貨報(bào)告等。具體數(shù)據(jù)處理過程 P199如圖 71所示。 ?倉庫收到外購存貨后，驗(yàn)收、核對、整理后，入庫，倉庫保管員登記相應(yīng)存貨的入庫數(shù)量和結(jié)存數(shù)據(jù)，即存貨三級賬，將相應(yīng)的單據(jù)傳遞到財(cái)會部門。 ?各車間、用料單位提出領(lǐng)料申請，經(jīng)批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)料，倉庫保管員登記相應(yīng)存貨出庫數(shù)量和結(jié)存數(shù)據(jù)，即存貨三級賬，并將相應(yīng)的單據(jù)傳遞到財(cái)會部門；銷售部門為銷售存貨開據(jù)提貨單，辦理收款或記賬等手續(xù)后，到倉庫提貸，倉庫發(fā)貨后登記存貨三級賬。 ?財(cái)會部門根據(jù)采購部門、銷售部門、倉庫等送來的出庫單、入庫單等單據(jù)或統(tǒng)計(jì)報(bào)表，登記相應(yīng)的存貨明細(xì)賬和總賬，即二級、一級賬。 ? 由于存貨種類繁多，數(shù)量大，收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁，存貨成本計(jì)算比較復(fù)雜，為了滿足不同企業(yè)對核算的需要，存貨可以按計(jì)劃成本計(jì)價(jià)，也可按實(shí)際成本計(jì)價(jià)。 ?按實(shí)際成本計(jì)價(jià)時(shí)，存貨成本可以按照加權(quán)平均、移動加權(quán)平均、先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、和個(gè)別計(jì)價(jià)等方法進(jìn)行計(jì)算 4. 期末處理 ?期末對存貨進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，編制盤盈盤虧表，經(jīng)審批后通知倉庫、財(cái)會部門修改相應(yīng)的存貨一級、二級、以及三級賬； ?根據(jù)入庫單、出庫單編制出入庫匯總表； ?根據(jù)存貨賬簿等編制超儲和積壓一覽表； ?此外，對應(yīng)不同的計(jì)價(jià)核算，分別要完成計(jì)算存貨成本差異、發(fā)出存貨成本、結(jié)帳等工作。 （二）計(jì)算機(jī)存貨子系統(tǒng)處理流程 ?存貨子系統(tǒng)核算內(nèi)容廣泛、核算方法復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理和存儲量大、數(shù)據(jù)變化頻繁、數(shù)據(jù)傳遞涉及的部門比較多。 ?在手工條件下，由于人工處理的局限性，同一數(shù)據(jù)由不同人員按照不同的需求轉(zhuǎn)抄在不同的賬簿上，差錯(cuò)率比較高，經(jīng)常是存貨實(shí)物，存貨一級賬、二級賬、三級賬之間賬賬不符、賬物不符，需要花費(fèi)很多人力和物力核對和更改； ?由于先進(jìn)先出、后進(jìn)先出等先進(jìn)的成本計(jì)價(jià)方式比較復(fù)雜、工作量大，在手工條件下 ?不能真正得以實(shí)施，大部分企業(yè)都使用 最簡單的加權(quán)平均法 進(jìn)行成本計(jì)算；由于采用加權(quán)平均法進(jìn)行核算，發(fā)出存貨的成本實(shí)際上月底才能計(jì)算出來，因此不利用及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地提供成本費(fèi)用信息，存貨控制和存貨管理都受到相應(yīng)的影響。 計(jì)算機(jī)條件下存貨子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程圖 P200如圖 72所示。 。財(cái)會人員根據(jù)自己的需要建立系統(tǒng)應(yīng)用環(huán)境，初始設(shè)置主要包括： ?（ 1）定義業(yè)務(wù)范圍，如企業(yè)存貨核算方式、暫估回沖方式、零出庫成本選擇、資金占用規(guī)劃、是否允許零出庫、無成套件管理、 存貨有無輔助計(jì)量單位、啟用會計(jì)月份。 ?（ 2）定義代碼檔案，如部門檔案、供應(yīng)商檔案、存貨檔案、倉庫目錄等。 ?（ 3）其他設(shè)置，如為了實(shí)現(xiàn)子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞和共享，定義存貨科目、出庫和入庫分錄的對方科目、費(fèi)用分配科目等。 ?（ 4）期初余額設(shè)置。將手工賬簿上各種存貨的期初余額送入計(jì)算機(jī)并保存在相應(yīng)的文件中。 2. 出入庫單處理。將各種入庫單、出庫單通過錄入模塊送入計(jì)算機(jī)（在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中出入庫單 可以通過數(shù)據(jù)傳遞直接傳入存貨子系統(tǒng)而無需錄入 ） ，并保存在臨時(shí)入庫單、臨時(shí)出庫單文件中。 在輸入出入庫單過程中： ?需要獲取采購子系統(tǒng)采購合同文件中的數(shù)據(jù)，如供應(yīng)商代碼、結(jié)算方式、訂貨數(shù)量等數(shù)據(jù)； ?需要從存貨檔案文件中獲取存貨的計(jì)價(jià)方式（如先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、移動加權(quán)平均等）， ?從存貨結(jié)存文件中獲取相應(yīng)的結(jié)存單價(jià)，從而決定出庫存貨的成本和數(shù)量； ?需要從費(fèi)用統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)文件和倉庫文件中獲取數(shù)據(jù)，決定領(lǐng)用存貨的部門代碼和用途代碼等 。 通過審核模塊對臨時(shí)入庫單、臨時(shí)出庫單文件中的單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤后簽字。 。 用臨時(shí)入庫單、臨時(shí)出庫單文件更新存貨結(jié)存文件、入庫單文件、出庫單文件。 記賬時(shí)可以根據(jù)存貨檔案文件中設(shè)置的每種存貨核算方式（計(jì)劃成本、實(shí)際成本）、每種存貨的成本計(jì)價(jià)方式（先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、加權(quán)平