【導(dǎo)讀】代碼問題、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問題、憑證與帳簿等。查詢和輸出進(jìn)行詳細(xì)討論。手工采鳳與付款業(yè)務(wù)流程；采購與付款子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能。在計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)從初。理到賬表輸出的全處理的全過程。重點(diǎn)掌握用業(yè)務(wù)流圖和數(shù)據(jù)流圖來表述。進(jìn)行管理，必須為每個(gè)供應(yīng)商編碼。0311，常熟05221，太和05688；第八到十二位表示供應(yīng)商序號(hào)，可以用電話號(hào)碼的其中幾位數(shù)表示，商編碼建立索引文件。采購訂單文件中一張采。含數(shù)筆不同內(nèi)容的采購業(yè)務(wù)。可以采用一年一個(gè)文件。提供比較全面的初始設(shè)置功能.設(shè)置、期初余額處理等功能模塊。戶在計(jì)算機(jī)上輸入和審核采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在發(fā)標(biāo)文件中。與此同時(shí)，還支持用戶對(duì)采購與應(yīng)。付等業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（四）查看對(duì)應(yīng)的原始單價(jià)。單據(jù)記賬與期末處理。存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中為銷。存貨范圍的確認(rèn)，應(yīng)以企業(yè)對(duì)存貨是。品，不論其存放何處或處于何種狀態(tài)，

　　

【正文】 流程 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理從原始數(shù)據(jù)的輸入開始。 ?對(duì)于輸入的銷售合同和客戶資料直接進(jìn)入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。 ?輸入的銷售發(fā)票、收票單據(jù)和退貨單暫時(shí)存放于臨時(shí)憑證文件中，待審核確認(rèn)后由系統(tǒng)由自動(dòng)更新產(chǎn)品銷售和應(yīng)收賬款主文件。 ?在處理銷售業(yè)務(wù)時(shí)如果需要，可以調(diào)取存貨管理系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù)。 ?一筆銷售業(yè)務(wù)處理完畢，系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)置自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證存放于記賬憑證文件中，以備輸送到賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行必要的賬務(wù)處理和更新存貨管理系統(tǒng)的庫存數(shù)據(jù)。 ?期末或在必要時(shí)，系統(tǒng)可以根據(jù)產(chǎn)品銷售主文件、應(yīng)收賬款主文件和客戶資料文件，輸出用戶需要的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 ?用戶還可以對(duì)產(chǎn)品銷售主文件和銷售計(jì)劃文件記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比、分析，以便得到相應(yīng)的銷售統(tǒng)計(jì)分析和銷售預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)。 ?銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程 P236如圖 82所示。 三、銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)主要的數(shù)據(jù)文件有三類，它們是： ?存放銷售及結(jié)算業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的銷售主文件和應(yīng)收賬款主文件； ?存放管理和分析輔助信息的銷售合同文件、客戶資料文件和銷售計(jì)劃文件； ?存放解決核算需要的記賬憑證文件。 ?除此而外，還有一些存放價(jià)格政策、結(jié)算方式、交易方式、付款條件和稅率等基礎(chǔ)設(shè)置的數(shù)據(jù)文件。 ： （ 1）銷售主文件用來存放每一筆銷售業(yè)務(wù)的詳細(xì)數(shù)據(jù)，這個(gè)數(shù)據(jù)文件通常包括如下內(nèi)容： 產(chǎn)品名稱、銷售日期、合同號(hào)、 發(fā)票號(hào)、客戶單位、銷售部門、銷售人員、銷售方式、結(jié)算方式、銷售單價(jià)、銷售數(shù)量、總金額、銷售費(fèi)用、 稅率、應(yīng)稅金額、代墊費(fèi)用、付款條件、實(shí)收金額 （ 2）應(yīng)收賬款主文件。應(yīng)收賬款主文件用來存放貨款結(jié)算情況的詳細(xì)數(shù)據(jù)。這個(gè)數(shù)據(jù)文件通常包括如下內(nèi)容： 客戶單位、合同號(hào)、產(chǎn)品名稱、合同收款日期、應(yīng)收金額、實(shí)收金額、收款時(shí)期 另外，與銷售主文件和應(yīng)收賬款主文件相關(guān)的是臨時(shí)憑證文件。 ?銷售業(yè)務(wù)的處理既涉及錢也涉及物，為了保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，對(duì)發(fā)生的銷售業(yè)務(wù)的有關(guān)憑證需要經(jīng)過審核確認(rèn)才能作為正式記錄存入銷售主文件和應(yīng)收賬款主文件。 臨時(shí)憑證文件就是為了這一目的而設(shè)立的，它的結(jié)構(gòu)與銷售主文件的結(jié)構(gòu)基本相同。 。輔助數(shù)據(jù)文件主要用來存放銷售管理和進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)所需要的輔助信息。在銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)中輔助數(shù)據(jù)文件主要有客戶資料文件和銷售計(jì)劃文件。 。該文件與賬務(wù)系統(tǒng)的憑證文件的結(jié)構(gòu)相同，該文件中的記錄是由系統(tǒng)根據(jù)銷售業(yè)務(wù)處理有關(guān)單據(jù)自動(dòng)生成的。 。銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)還有一些存放價(jià)格政策、結(jié)算方式、銷售方式、付款條件和稅率等基礎(chǔ)設(shè)置的數(shù)據(jù)文件。 四、銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的編碼 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的最 主要的編碼是客戶代碼?？蛻舸a一般采用群碼方式進(jìn)行編碼， 以便根據(jù)用戶管理和提供各種銷售信息的需要進(jìn)行分類、匯總等處理。例如客戶代碼一般應(yīng)該包括客戶所屬國(guó)家、地區(qū)、客戶單位性質(zhì)等部分。 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)使用的 另一個(gè)基本代碼是庫存產(chǎn)品代碼。 由于代碼是庫存管理系統(tǒng)的基本代碼，因此庫存產(chǎn)品代碼一般在庫存管理系統(tǒng)設(shè)置，銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)需要使用產(chǎn)品代碼時(shí)從庫存管理系統(tǒng)調(diào)用以便保證代碼的一致性 。 五、銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu) 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)一般設(shè)置：系統(tǒng)初始設(shè)置、銷售業(yè)務(wù)處理、查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出、轉(zhuǎn)賬處理和系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊。 各功能模塊的基本作用介紹如下： 1. 系統(tǒng)初始設(shè)置。初始設(shè)置的主要作用是建立客戶資料和設(shè)置與銷售業(yè)務(wù)有關(guān)的公共碼表。 2. 銷售業(yè)務(wù)處理。主要是銷售定單、銷售發(fā)票款單的錄入和貨款結(jié)算及退貨處理。 3. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表。輸出用戶需要的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 ： 轉(zhuǎn)賬處理功能的基本目的是根據(jù)輸入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成記賬憑證，以便進(jìn)行有關(guān)的賬務(wù)處理。 由于銷售與應(yīng)收的會(huì)計(jì)核算科目與結(jié)算和交易方式有明確的對(duì)應(yīng)關(guān)系，因此記賬憑證設(shè)置一般在結(jié)算方式、交易方式中設(shè)置對(duì)應(yīng)科目來完成 ； 記賬憑證生成一般在業(yè)務(wù)確認(rèn)處理中自動(dòng)生成并進(jìn)行確認(rèn)；在與賬務(wù)系統(tǒng)集成運(yùn)行時(shí)，生成的記賬憑證一般是實(shí)時(shí)傳送到賬務(wù)系統(tǒng) 。 。 第三節(jié) 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)初始設(shè)置 一、初始建賬 是為系統(tǒng)建立各種已清空的數(shù)據(jù)庫文件和對(duì)系統(tǒng)需要進(jìn)行的客戶代碼等代碼設(shè)置設(shè)定編碼規(guī)則。如果銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)和賬務(wù)、存貨管理子系統(tǒng)等集成運(yùn)行，則這些系統(tǒng)所在的路徑也在這一功能中進(jìn)行設(shè)置。該功能只能只在系統(tǒng)首次使用時(shí)調(diào)用一次。 二、客戶資料管理 用來對(duì)購貨的客戶建立客戶檔案，最主要的設(shè)置是客戶代碼和客戶單位名稱，客戶的銀行賬號(hào)、電話、郵政編碼等客戶資料也是設(shè)置的內(nèi)容。一般來說，客戶代碼一經(jīng)設(shè)置并使用應(yīng)該即不允許刪除也不允許修改，只允許增加新的客戶單位。 三 、 銷售部門和銷售人員設(shè)置 銷售部門和銷售人員設(shè)置是對(duì)獨(dú)立完成銷售業(yè)務(wù)的企業(yè)各部門和個(gè)人進(jìn)行編碼 ， 為了保證數(shù)據(jù)的一致性 ， 銷售部門和銷售人員的編碼一旦設(shè)定并被使用 ， 應(yīng)該既不允許刪除也不允許修改 ， 除編碼以外的其他內(nèi)容應(yīng)該允許修改 。 四 、 交易方式設(shè)置 ? 交易方式設(shè)置主要是對(duì)銷售 、 退貨等銷售過程可能出現(xiàn)的各種情況進(jìn)行設(shè)置 。該設(shè)置的本質(zhì)是設(shè)置每種交易方式的記賬憑證模板 。 ?交易方式設(shè)置包括該交易方式適用交易類型 ， 如用于生成銷售發(fā)票還是退貨單 ，也包括對(duì)應(yīng)記賬憑證的類型 、 憑證摘要及對(duì)應(yīng)科目等處理銷售過程中的各種費(fèi)用 ， 一般將銷售過程中 經(jīng)常發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi) 、 包裝費(fèi)等設(shè)置成非存貨銷售方式 ，并設(shè)置相應(yīng)的憑證類型 、 憑證摘要及對(duì)應(yīng)科目 ， 以便系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證 。 五 、 結(jié)算方式設(shè)置 企業(yè)銷售貨款結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金、支票、匯兌、銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票托收承付和委托收款等。不同的結(jié)算方式管理要求不同，對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目也可能不同，因此在設(shè)置每種結(jié)算方式時(shí)需要設(shè)置對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，以便系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證。 六 、 付款條件設(shè)置 付款條件主要設(shè)置折扣有效期限 、 對(duì)應(yīng)折 扣率和應(yīng)收賬款的到期天數(shù) 。 七 、 稅率設(shè)置 不同的產(chǎn)品應(yīng)交增值稅 ——銷項(xiàng)稅的稅率不同 ， 需要根據(jù)企業(yè)銷售產(chǎn)品的納稅要求設(shè)置所適應(yīng)的稅率 。 八 、 價(jià)格政策設(shè)置 所謂價(jià)格政策 ， 是指企業(yè)為了促進(jìn)銷售對(duì)不同的客戶和不同的購買數(shù)量采取不同的定價(jià) ，一般可以分成零售價(jià) 、 優(yōu)惠價(jià) 、 批發(fā)價(jià)等 。 企業(yè)的交易方式 、 結(jié)算方式 、 價(jià)格政策等 ， 方式有限且有確定的模式 。 每種方式的業(yè)務(wù)處理和記賬憑證的生成一般需要一個(gè)憑證模板與之對(duì)應(yīng) 。 第四節(jié) 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的輸入和輸出 一、銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的輸入 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類： ?一類是初始設(shè)置數(shù)據(jù)的輸入， ?一類是從其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)， ?還有一類是日常業(yè)務(wù)處理的原始數(shù)據(jù)。 （一）銷售定單的輸入 對(duì)于需要組織生產(chǎn)或批量較大的銷售業(yè)務(wù)， 一般是從簽訂銷售合同，輸入銷售定單開始的 。 ?銷售定單應(yīng)該包括銷售業(yè)務(wù)所應(yīng)有的全部基本數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包括 原始單據(jù)號(hào)、定貨日期、收款條件、銷售部門、銷售人員、客戶單位、貨品名稱、數(shù)量、單位、單價(jià)和稅率等 。 （二）銷售發(fā)票的輸入 ?銷售發(fā)票是供售出單位內(nèi)部確認(rèn)銷售實(shí)現(xiàn)的依據(jù)，系統(tǒng)將依據(jù)銷售發(fā)票的記錄生成記賬憑證和銷售有關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。 ?銷售發(fā)票上除了銷售定單的內(nèi)容外還需要輸入： 應(yīng)收款日期或?qū)嵤肇浛罱痤~、結(jié)算方式、交易方式及抵扣預(yù)收款金額等貨款的支付情況 。 需要注意的是，這里所說的銷售發(fā)票與銷售過程開給客戶發(fā)票，是不同的兩種憑證。 （三）收款單的輸入 ? 收款單是確認(rèn)收到貨款的憑證。系統(tǒng)將根據(jù)收款單自動(dòng)生成記賬憑證。 ?在輸入收款單時(shí)，用戶只要輸入銷售憑證號(hào)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)將銷售發(fā)票中的數(shù)據(jù)復(fù)制到收款單中并顯示尚欠金額，然后直接輸入收款金額、折扣或減免金額等數(shù)據(jù)即可。 ? 收款單的輸入主要用于處理延期付款或分期付款的業(yè)務(wù) ， 對(duì)于銷售時(shí)即已錢貨兩清的銷售業(yè)務(wù) ， 系統(tǒng)可以直接根據(jù)銷售發(fā)票生成收款單 。 （四）退貨單的輸入 退貨單是確認(rèn)退貨發(fā)生的憑證。 ?為了保證退貨單數(shù)據(jù)與原銷售發(fā)票的數(shù)據(jù)一致，輸入退貨單時(shí)首先 輸入原銷售發(fā)票號(hào) ，由系統(tǒng)自動(dòng)將原銷售發(fā)票的客戶、貨品名稱、 單位、單價(jià)、稅率等數(shù)據(jù)自動(dòng)復(fù)制到退貨單中，用戶只需要輸入退貨數(shù)量即可。 二、銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的輸出 ?銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的輸出主要是各種有關(guān)統(tǒng)計(jì)、分析報(bào)表和向庫存管理和賬務(wù)系統(tǒng)輸出記賬憑證。 ?輸出記賬憑證是為了由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成庫存產(chǎn)品、銷售收入、銷售費(fèi)用等明細(xì)賬。 ? 統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表按其作用和格式可以分成兩類： ?一類是各單位常規(guī)管理所需要的各種報(bào)表，如銷售日?qǐng)?bào)表、銷售費(fèi)用日?qǐng)?bào)表、應(yīng)收賬款結(jié)算情況統(tǒng)計(jì)表、賬齡分析表等，這些報(bào)表作用明確、格式也相對(duì)固定，基本上與現(xiàn)有的手工報(bào)表的格式?jīng)]有什么太大的區(qū)別，因此一般由系統(tǒng)提供相應(yīng)模板由用戶根據(jù)需要控制生成； ?還有一類是企業(yè)銷售管理所需要的各種報(bào)表，這些報(bào)表由于不同企業(yè)有不同的管理要求因此也就有各種不同的格式要求，這些報(bào)表是企業(yè)管理的重要依據(jù) 第五節(jié) 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理 一、銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入處理 從日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入可以看出，銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)目較多，輸入的工作量較大，輸入出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性也大。 ，減少因使用習(xí)慣差異帶來的錯(cuò)誤。 。在銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)中銷售定單、銷售發(fā)票和收款單是互相關(guān)聯(lián)的一組憑證。為了保證數(shù)據(jù)的一致性，一般采用根據(jù)銷售定單自動(dòng)生成銷售發(fā)票、根據(jù)銷售發(fā)票自動(dòng)生成收款單。 ，如產(chǎn)品名稱、客戶單位、銷售方式、結(jié)算方式、稅率、價(jià)格政策等項(xiàng)目，在輸入的用戶界面對(duì)應(yīng)項(xiàng)目中設(shè)置操作鍵，用以調(diào)出設(shè)置內(nèi)容供用戶選擇輸入，從而減少輸入工作量，保證輸入的正確。 ，如總金額、應(yīng)稅金額等，采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)計(jì)算并填入對(duì)應(yīng)項(xiàng)目，供用戶進(jìn)行檢驗(yàn)。 ， 應(yīng)該經(jīng)過 確認(rèn) 。 二、生成記賬憑證的處理 ? 在銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)中， 記賬憑證的生成是通過交易方式和結(jié)算方式設(shè)置中設(shè)置的憑證模板， 在銷售業(yè)務(wù)處理的同時(shí)根據(jù)輸入的有關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成的。 ?由于每種交易方式對(duì)應(yīng)一個(gè)憑證模板，因此在輸入銷售發(fā)票并確認(rèn)后，根據(jù)銷售發(fā)票記錄的產(chǎn)品名稱即可以從庫存管理系統(tǒng)得到庫存產(chǎn)品的成本，從而得到銷售成本并生成分錄如下的記賬憑證： 借：銷售成本 貸：庫存產(chǎn)品 —— 產(chǎn)品 ?根據(jù)輸入并得到確認(rèn)的收款單上記錄的結(jié)算方式可以得到該結(jié)算方式 對(duì)應(yīng)的記賬憑證模板（包括憑證摘要、對(duì)應(yīng)科目） 。根據(jù)收款單記錄的數(shù)量、單價(jià)、付款金額、稅率和客戶單位等資料，即可得到相應(yīng)金額和應(yīng)收賬款的明細(xì)科目。從而生成分錄為： 借：現(xiàn)金（或銀行存款、應(yīng)收賬款） 貸：產(chǎn)品銷售收入 —— 產(chǎn)品 應(yīng)交稅金 ——應(yīng)交增值稅 ——銷項(xiàng)稅 的記賬憑證。 為了用戶使用的方便，在銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)中，無論是輸入銷售 發(fā)票還是輸入收款單，都應(yīng)該允許用戶選擇自動(dòng)生成或不生成記賬憑證。 ?如用戶選擇生成記賬憑證，系統(tǒng)按模板設(shè)定的模板自動(dòng)生成記賬憑證。 ?如果用戶選擇不生成記賬憑證，則在對(duì)應(yīng)單據(jù)上記錄未編制記賬憑證，記賬憑證由用戶在記賬憑證設(shè)置功能中另外進(jìn)行處理。 三、應(yīng)收賬款核銷和發(fā)票管理的處理 在銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)中一般不單獨(dú)設(shè)置應(yīng)收賬款的核銷功能，核銷的處理在輸入收款單時(shí)進(jìn)行。具體的處理方法是： ?在銷售確認(rèn)后收款時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)輸入的銷售發(fā)票號(hào)調(diào)取銷售發(fā)票數(shù)據(jù)自動(dòng)生成收款單； ?當(dāng)輸入收款金額后系統(tǒng)顯示應(yīng)收金額、已收金額及尚欠金額； ?若該筆銷售業(yè)務(wù)已結(jié)清，則系統(tǒng)提示貨款已清并不再生成收款單，因此只要列出未結(jié)清銷售發(fā)票清單即可得到應(yīng)收賬款的明細(xì)清單。 三、應(yīng)收賬款核銷和發(fā)票管理的處理 ?這種方式無論對(duì)預(yù)收貨款、錢貨兩清還是延期付款、分期付款業(yè)務(wù)的處理都很方便，應(yīng)該說是一種較為理想的處理方式。 作為處理銷售業(yè)務(wù)的子系統(tǒng)，應(yīng)該具有對(duì)發(fā)票尤其是對(duì)開出的增值稅發(fā)票的管理功能。發(fā)票管理的處理和與應(yīng)收賬款核銷的處理方法類似。 ?系統(tǒng)每生成并確認(rèn)一張收款單，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)收款單的實(shí)收貨款金額，增值稅稅率和由此計(jì)算出的應(yīng)交增值稅金額生成發(fā)票并按規(guī)定格式打印。 ?由于目前制度規(guī)定不能使用打印的發(fā)票，因此目前這張打印的發(fā)票只能作為準(zhǔn)開發(fā)票的依據(jù)，稱其為 發(fā)票準(zhǔn)開單 。有關(guān)人員依據(jù)準(zhǔn)開單開出手工發(fā)票。 系統(tǒng)輸出的處理在上節(jié)銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)的輸出中已作了較為詳盡的說明，此處不再贅述。 [本章小結(jié) ] 銷售與應(yīng)收子系統(tǒng)是一個(gè)集銷售業(yè)務(wù)處