【正文】 第一篇：30462文書檔案管理秘書文檔管理緒論一.“秘書文檔管理”的內涵基于“文書學”和“檔案管理學”整合，緣由：，需要精簡學習二.“秘書文檔管理”的研究對象與主要內容（一）“秘書文檔管理”的研究對象：文書、文書工作、檔案、檔案工作。（二）“秘書文檔管理”的主要內容：基礎知識和工作流程（一）文書、檔案工作是國家管理的重要手段（二）文書、檔案工作是秘書工作重要的組成部分（三）文書、檔案工作是其他秘書工作的重要輔助手段四.“秘書文檔管理”與相關課程的關系第一章 文書和檔案第一節(jié) 文書和檔案的含義和關系（一）文書的含義 、書信的制作，處理和管理的工作人員。、管理事物、交流情況，依照一定的體式制作的具有現(xiàn)實效用的文字材料。文書包含以下含義：（1）文書的作者是從事社會活動的人（2）文書具有實用性（3）文書的記錄方式為文字（4）文書的載體形式多種多樣（5）文書具有廣泛的社會作用（6）文書是一個類別名詞，一般指一類文字材料（二）文書、公文和文件之間的關系 廣義文件＞文書＞公文＞狹義文件（三）檔案的含義定義：是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保持價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。包含幾個要素：檔案的本質屬性、檔案的來源、檔案形式的多樣性，具有相同的來源。菲利普?布魯克斯 “文件生命周期”概念 謝倫伯格 “雙重價值鑒定”第二節(jié) 文書和檔案的種類和作用（一）文書的種類：通用公文、專用公文：下行文、平行文、上行文 ：外發(fā)文件、收來文件、內部文件：法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、知照性公文、報請性公文、批答性公文、獎懲性公文：緊急公文、普通公文 ：機密公文、普通公文（二）檔案的種類：古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案：文書檔案、科技檔案、專門檔案、人物檔案 ：甲骨等：國家檔案、集體檔案、個人檔案 ：公文、日記、電稿等（一）規(guī)范作用（二）指導作用（三）聯(lián)絡作用（四）憑證作用（五）參考作用是社會組織工作、科學研究、生產活動重要參考（六）教育作用第二章 文書工作和檔案工作第一節(jié) 文書工作 、文書辦理、文書管理 （一）及時原則（二）準確原則（三）安全原則（四）精簡原則（一）文書工作組織機構分為：中心機構、專門機構、分支機構（二）文書工作組織方式 ：集中形式、分散形式（兩種工作方法：按工作環(huán)節(jié)分工、按文件性質分工）1）社會組織內部機構設臵的層次和數(shù)量 2）社會組織形成和使用的文件數(shù)量 3）社會組織各內部機構空間距離的遠近4）工作人員的配備情況（三）文書工作的組織領導1）就全國而言，黨、政、軍系統(tǒng)的文書工作分別由中共中央辦公廳、國務院辦公廳、中央軍委辦公廳負責指導。2）就社會組織而言，上級社會組織的辦公廳對下級指導，黨政指導其他部門。3）就一個社會組織而言，其文書工作由本組織的秘書長或辦公室主任負責領導。4）就文書工作同檔案工作的關系而言，各級檔案部門對同級社會組織及其下屬機構、部門的文書立卷歸檔工作負有檢查、監(jiān)督和指導責任。第二節(jié) 檔案工作 廣義：檔案事業(yè)工作 狹義：檔案業(yè)務工作 管理性、服務性、政治性也分廣義、狹義（8工作環(huán)節(jié)）（一）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案 、分專業(yè)負責地進行指導和監(jiān)督（二）維護檔案的完整與安全（三）便于社會各方面的利用（一）社會組織檔案部門 一般包含以下幾種類型：機關檔案室、科技檔案室、影片唱片錄音檔案室、人事檔案室、綜合檔案室（二）檔案館（三）檔案事業(yè)管理機關（四）檔案工作機構之間的關系 無隸屬關系，只有協(xié)作關系 （一）文書工作與檔案工作的聯(lián)系 ?！耙惑w化”狀態(tài)。歷史上合多分少，統(tǒng)一管理是趨勢（二）文書工作和檔案工作的區(qū)別 4工作機構不同第三章 文書制作第一節(jié) 文書制作概述含義：文書形成主體為了一定的目的，以特定的文體格式與載體形式表達主體意識的行為。（一）制作階段 交擬是組織的負責人將擬稿任務交給起草人員的辦文環(huán)節(jié)。把握意圖 擬稿是擬稿人根據(jù)組織的負責人的意圖，在發(fā)文稿紙上起草文件。1）一看是否需要行文。2）二看文稿內容。3）三看文稿的文字表達。4）四看公文體式。正簽：職權范圍內的簽發(fā) 代簽：根據(jù)授權或委托，代主要負責人簽發(fā)。核簽：又叫加簽，由部門領導簽字后再送主管領導簽發(fā)。會簽：兩個以上社會組織聯(lián)合發(fā)文時，各組織的負責人共同簽發(fā)。簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期 （二）制發(fā)階段 1）以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，忠實于原稿。2）版面設計要美觀大方，嚴格按照文件格式進行排版。3）打印排版要建立相應的登記制度。 1）以組織負責人簽發(fā)為準，組織負責人未簽字的文件，不得用印。2）與文件制發(fā)組織一致。3）清晰端正，上不壓正文，下要騎年月蓋章。第二節(jié) 文書體式 文體與格式《公家行政機關公文格式》 《辦法》、《處理意見》（一）《公文格式》的總體規(guī)定 紙張定量：6080g/m 紙張白度：85%90% 橫向耐折度≥15次 不透明度≥85% 國際標準A4紙：210mm297mm 各裁邊允許誤差為177。3mm 公文版心：156mm225mm公文頁邊：公文上下左右各頁邊尺寸： 天頭37mm177。1mm，地腳35mm177。1mm。訂口28mm177。1mm，翻口26mm177。1mm。圖文顏色：除標識，印章，均為黑色。排版規(guī)格：3號字高度加其7/8倍的距離，正體：3號仿宋，小標題：3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。制版要求：誤差不超過1mm 印刷要求：誤差不超過2mm，黑色油墨達到色譜BL100%，紅色油墨達到色譜Y80%，M80%。裝訂要求：頁碼之間誤差不超過4mm，訂位距書芯上下各1/4處，允許誤差177。4mm，平釘釘距與書脊間的距離為3mm5mm，裁切誤差不超過177。1mm，四角成90176。（二）《公文格式》的要素規(guī)定 眉首、主體、版記 眉首：紅色反線以上主體：紅色反線以下至主題詞 版記：主題詞以下 （1）公文份數(shù)序號用于絕密、機密文件；便于核對、查找、銷毀；位數(shù)最少為2位。（2）秘密等級和保密期限黑色三號字體，首頁版心右上角 絕密≥機密≥秘密未標保密期限，按照絕密事項三十年、機密事項二十年、秘密事項十年認定。（3）緊急程度（4）發(fā)文機關標識上行文應多空出80mm供批閱發(fā)文機關標識：小標宋體字，字體＜國務院字體（22mm高15mm寬）聯(lián)合發(fā)文按照黨、政、軍、群的順序（5）發(fā)文字號在發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋字體，居中排布。只能注明一個機關的發(fā)文字號。發(fā)文代字：一層是機關、一層是發(fā)文機關主辦文件的部門代字。年份序號：用全稱，用﹝﹞，序號不編虛位、不加“第”字。（6）簽發(fā)人 （1）公文標題由發(fā)文機關名稱、事由、文種構成，在紅色反線之下空2行，用2號小標宋題字。（2）主送機關標題下空1行，頂格用3號仿宋字體，全角冒號。（3）公文正文 正文用3號仿宋字（4）附件附件于正文下空1行，左空2字，3號仿宋字體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。（5）成文日期零：用計算機符號○（6）公文生效標識 用印章（上套、下套）（7）附注用3號仿宋字，以圓括號括入，左空2字標識在成文時間的下一行。（1）主題詞不超過5個，先標類別詞，再標類屬詞；3號黑體字；后標全角冒號；詞目用3號小宋字體；（2）抄送機關主題詞下1行；左右各空1字；3號仿宋；全角冒號；逗號隔開；（3）印發(fā)機關和印發(fā)日期 抄送下1行，3號仿宋，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。 （1）信函式格式是平行文或下行文；不標識“文件”二字；字體、距離區(qū)別；武文線；（2）命令格式是國家機關發(fā)文的最高形式；發(fā)文機關名稱全；37mm+20mm=57mm；發(fā)文機關下空2行標識令號；居中，黑色字體，有第字；（3）會議紀要格式距上邊緣25mm；紅色小標宋體；不加蓋印章。（一）黨的機關公文格式（二）專用公文文本格式第三節(jié) 文書稿本 稿本：文稿與文本的合稱。草稿、定稿；正本、副本、存本。（一）草稿（二）定稿 （一）正本 、試行本 注明修訂日期；自修訂本生效之日起，原有的文件即行廢止。 主要是語言區(qū)別（二）副本（三）存本第四章 文書辦理第一節(jié) 文書辦理概述（一）含義廣義：包含文書制作、文書處理和文書管理在內的所有文書工作。狹義：按照國家相關規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、傳遞、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理。（二）特點 （一）文件的擬制階段（二）文件的處理階段（三）文件的執(zhí)行階段（四）文件暫時保管階段 整理、保管、提供利用、處臵、移交、銷毀。第二節(jié) 行文制度行文三要素：行文關系、行文方式、行文規(guī)則。（一）組織關系的類別 領導與被領導關系、業(yè)務指導與被指導關系、平行關系、不相隸屬關系。（二）行文關系類別 上行、平行、下行（一）逐級行文（二）多級行文（三）直達行文（四）越級行文（五）直接行文（六）聯(lián)合行文（一）行文要尊重社會組織的隸屬關系（二）行文要尊重組織職權 （三）行文要考慮是否確有必要（四）行文要明確發(fā)文權限（五）同級社會組織可聯(lián)合發(fā)文（六）經批準公開發(fā)布的公文同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力第三節(jié) 收文辦理 （一）文件收進階段：清點、檢查、簽字 ：預判、拆開：簿冊式登記、卡片式登記、聯(lián)單式登記、計算機登記 （二）文件閱辦階段 擬辦意見和簽署 批示意見和簽署 傳閱、傳達、擬稿 第四節(jié) 發(fā)文辦理 主要指制發(fā)階段 1）清點：內回執(zhí)、發(fā)文通知單、外回執(zhí)、簽收簿 2）寫封 3）裝封 4）封口 郵局、機要通信傳遞、機要交通傳遞、電信傳遞、文件交換 第五節(jié) 內部文件管理 （一