【正文】 ）內(nèi)部文件的含義和特點 實用性、保密性、多樣性（二）內(nèi)部文件的分類日常事務類、原始記錄類、核心信息類、規(guī)范制度類（一）制發(fā)與傳遞（二）整理與分類（三）保存與保護（四）利用與查詢第五章 文書管理 第一節(jié) 文書管理概述 （一）文書管理的含義指通過嚴格規(guī)范的制度和科學有效的方法對文書的數(shù)量、質(zhì)量和運作進行的監(jiān)控和掌管。（二）文書管理的意義 統(tǒng)一管理原則、分類管理原則、安全保密原則、方便利用原則第二節(jié) 文書管理的內(nèi)容 （一）文書保管的含義文書從生成或收到開始到歸檔或銷毀之前，在組織內(nèi)的保存和管理 時間：次年6月份（二）文書保管的方法 第一，暫存文件的分類要與組織文件分類方案相一致。第二，無論采用什么樣的分類方法，都必須注意區(qū)分歸檔范圍。 （三）文書保管制度（一）借閱制度借閱范圍、借閱登記、借閱后的退還（二）閱文室的建設和管理 1）便于領(lǐng)導和相關(guān)人員安排閱讀時間2）提高文件周轉(zhuǎn)速度3）有利于文件的安全和保密 4）有利于提高文書的工作效率 、轉(zhuǎn)發(fā)和匯編（一）文書的翻印和轉(zhuǎn)發(fā)（二）文書的匯編（一）保密范圍（二）保密措施（三）獎懲嚴明（一）文書的清退 涉密文件需要清退（二）文書的清理 注意：1）經(jīng)常將文件實物和文件登記薄對照，做到文賬相符； 2）認真抓落實，做到該承辦的件件有措施，該回復的件件有回應；3）做好交接工作，文書工作人員調(diào)離工作或離職時，要把文件交接清楚。第六章 文書工作與檔案工作的銜接 第一節(jié) 文書終結(jié)處理與檔案工作的開端 （一）文書終結(jié)處理的含義對已經(jīng)辦理完畢的文書進行價值鑒定，以確定文書是否具有繼續(xù)保存價值，并將沒有保存價值的文書予以銷毀，將有價值的文書經(jīng)過整理變成檔案長久保存的工作。（二）文書終結(jié)處理的主要內(nèi)容 、案卷 （一）檔案收集 1）收集是檔案工作的起點2）收集工作是貫徹檔案工作基本原則的首要措施3）收集工作直接關(guān)系著檔案工作的信譽問題（二）檔案價值鑒定 鑒定檔案的真?zhèn)魏蛢r值 1）便于發(fā)揮檔案的作用 2）便于檔案的安全保管 3）便于應付突然事變（一）推行文書處理部門立卷歸檔制度的有關(guān)法規(guī)（二）文書處理部門立卷的好處1）便于發(fā)揮文書處理部門熟悉業(yè)務和文書處理過程的優(yōu)點，可以維護機關(guān)活動的歷史面貌，提高案卷質(zhì)量和工作效率。2）由文書部門暫時保存當年的文件，方便承辦人員隨時調(diào)閱，減少了歸檔和調(diào)卷的手續(xù)。3）由文書部門隨時集中立卷，可以防止文件散失，有利于保證文件齊全及保護黨和國家機密的安全。4）有利于檔案室專門從事檔案的整理、保管、利用等工作，改變機關(guān)檔案部門“一年工作，八個月立卷”的被動局面。5）有利于溝通文書部門和檔案部門的聯(lián)系，共同研究文書處理和檔案中的有關(guān)問題，提高機關(guān)工作水平。第二節(jié) 確定歸檔范圍 《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》1.《規(guī)定》將原來的兩份文件合二為一，其中的附件《文書檔案保管期限表》既是對文書檔案保管期限的具體劃分，也是機關(guān)文書材料應歸檔范圍，具有一表兩用的功能。原有現(xiàn)在永久、長期、短期；永久、定期、定期中短期115年、長期再實行標時制，一般1650年； 分30年、10年 ，體現(xiàn)了“以我為主”的思想。，充實了新領(lǐng)域的文件材料。，對一些檔案的保管期限作了適當調(diào)整。，由“備案制”改為“審批制”。（一）應歸檔的文件材料（二）不歸檔的文件材料第三節(jié) 劃分保管期限 （一）檔案價值鑒定的原則從國家和人民的利于出發(fā)，用全面的、歷史的、辯證的觀點來判斷和預測檔案的價值。（二）檔案價值鑒定的方法 直接鑒定法要注意：區(qū)別對待、以本單位為主、綜合分析（三）檔案室檔案價值鑒定的程序《歸檔文件范圍》和《檔案保管期限表》等文件，剔除沒有保存價值的文件，由文書處理部門或業(yè)務部門保存一二年后加以銷毀或作為參考資料使用?！稒n案保管期限表》確定文件的保管期限。（一）永久保管的文書檔案（二）定期保管的文書檔案（一）檔案保管期限表的作用 ，統(tǒng)一標準，提高工作效率 （二）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)（三）檔案保管期限表的類型 第四節(jié) 文書立卷與歸檔文件整理 （一）文書立卷的要求1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整； 2）正確反映本組織工作的歷史面貌； 3）要區(qū)分文件材料的保持價值； 4）要方便保管、檢索和利用；（二）文書立卷的步驟 類：按問題分、按機關(guān)組織機構(gòu)分 目：號：大流水編號法、分類編號法 注意：準備文件夾、及時歸卷、定期檢查和調(diào)整。 注意：作者的擬寫、問題的擬寫、文種擬寫、時間的擬寫、通訊者、涉及地區(qū)的擬寫。 卷內(nèi)目錄內(nèi)容順序號、文號、責任者、題號、文件內(nèi)容、日期、頁號、備注 全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件頁數(shù)、檔號 （三）立卷的方法根據(jù)問題特征、按時間特征、按文種特征、按作者特征、按通訊者特征、按地區(qū)特征立卷；1）可以按照文件的不同類型，采用不同的特征立卷；2）可以抓住主要特征結(jié)合其他特征立卷； 3）要注意有直接聯(lián)系的文件材料不能分開立卷；4）應考慮文件材料的保持價值； 5）分清卷與卷之間的界線；（一）歸檔文件整理與立卷的差別，不需要將文件立為案卷，免除了組卷不合理、案卷題名不規(guī)范、一人一個標準的繁瑣、復雜的文件組卷過程。、保管期限、機構(gòu)三種，各單位視具體情況組合及簡化分類層次?！凹睘閱挝?，裝訂材料只要符合檔案保護要求，不做統(tǒng)一規(guī)定，裝訂方法也不限于傳統(tǒng)的“三孔一線”要求。，結(jié)合時間、重要程度等參考因素，并可根據(jù)實際情況選用。，只要在 首頁上端空白處皆可；歸檔章項目只保留檢索必備內(nèi)容。，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。，只需要在歸檔文件目錄中填寫“頁數(shù)”。，只需填寫檔案盒盒脊項目。（二）歸檔文件整理的意義，提高工作效率； ，推動檔案工作現(xiàn)代化；，兼容既往管理模式。（三）歸檔文件整理過程和方法 1）確定每份文件有無保存價值，凡有保存價值的文件才屬于應歸檔的文件，納入歸檔文件整理范疇； 2）對有價值的歸檔文件分別確定保管期限； 年度分類法、保管期限分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法 按不同事由形成時間的先后順序排列 按事由的重要程度排列按事由具有的共同屬性分別集中排列 全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu) 件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注 文件裝盒、填制案盒、填備考表第五節(jié) 文書歸檔 （一）歸檔時間（二）歸檔要求（三）歸檔手續(xù)（四）編制歸檔說明 第七章 檔案的整理與保管 第一節(jié) 檔案整理 將處于零亂狀態(tài)的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，組成一個有序體系的工作。 第一，系統(tǒng)排列和編制案卷目錄或歸檔文件排列；第二，對整理不善的檔案進行局部調(diào)整。第三，對一些零散檔案或機關(guān)、個人委托整理的檔案，檔案室還要按照立卷整理流程或歸檔文件整理 進行全過程的整理工作。（一）全宗全宗是一個有機整體；全宗是在一定的歷史活動中形成的；全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。（二）立檔單位及其構(gòu)成條件 第一，可以獨立行使職權(quán)；第二，是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位； 第三，設有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)；（一）區(qū)分全宗的含義（二）按全宗整理檔案的意義（三）設立全宗的基本原則（四）零散文件區(qū)分全宗的特殊方法第一，可以從發(fā)文和內(nèi)部文件的特征判定； 第二，可以從收文的實際收受者判定； 第三，對于全宗混淆情況嚴重的檔案，可以從文件的各種標記去判斷，或利用機關(guān)收發(fā)文簿等材料判斷，或從文件的外形等特征去判定。（五）全宗的種類獨立全宗、聯(lián)合全宗、人物全宗（一）年度分類法（二）組織機構(gòu)分類法（三）問題分類法1）應該按照文件內(nèi)容中最基本的問題來設臵類別，如實地反映出立檔單位的主要面貌； 2）類目體系力求簡明，必須合乎邏輯，類目的設臵應根據(jù)全宗的大小、立檔單位工作任務繁簡和文件的多少來決定。3）按文件的主要內(nèi)容準確地歸類；（四）分類方法的結(jié)合運用和選擇 —組織機構(gòu)分類法 —年度分類法 —問題分類法 —年度分類法、編目與檔案盒的排架（一）案卷的排列與編目（二）檔案盒的排架第二節(jié) 檔案的保管 （一）檔案保管工作的意義（二）影響檔案壽命的因素 內(nèi)部因素：來源于檔案本身 外部因素：人為因素：由于政治斗爭、戰(zhàn)爭及其他各種原因，某些檔案文件遭到有計劃有意識的破壞，導致該歷史時期或事件無法被完整或真實地記錄下來；由于檔案工作人員或利用檔案、接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，或玩忽職守，或不遵守規(guī)章，或缺乏檔案管理知識等導致管理或使用不當；檔案在日常管理和利用過程中，難以避免地發(fā)生檔案材料的老化和磨損現(xiàn)象。自然因素：溫度、濕度、有害氣體、光線、自然災害、毒菌、有害生物、灰塵、磁場（三）檔案保管工作的任務 ； ； ；（四）檔案保管工作的基本原則 ，防治結(jié)合；； ，以利用為目的； ，兼顧一般； ，勤儉節(jié)約； （一）檔案庫房、檔案裝具及包裝材料（二）檔案庫房編號和排架 要求：1）排列一致，橫豎成行； 2）有窗庫房的架、柜排列，應與窗戶垂直，以避免強烈陽光直射；無窗庫房架、柜的排列，縱橫均可，但應注意不要有礙通風； 3）架、柜的排放，不宜太緊或太松，既要注意最大限度地利用庫房面積，又要便于檔案的搬運和取放。（三）檔案上架與存放（一）控制庫房溫濕度（二）保衛(wèi)和保密（三）防火（四）防光與防塵（五）防磁（六）檔案在搬動中的保護（七）檔案的安全檢查第八章 檔案的檢索與利用 第一節(jié) 檔案檢索 （一）檔案檢索的主要內(nèi)容 檔案信息、檔案檢索技術(shù)設備、檔案檢索語言與方法 存儲、查找（二）檔案檢索的地位和作用 （三）檔案檢索的策略與效率 查全率=（檢索出檔案/全部檔案）（一）檔案著錄與標引概述 作用、依據(jù)（二）檔案著錄與標引工作（一）檔案檢索工具的作用 橋梁作用、交流作用、管理作用（