郵件規(guī)范說明(已修改)
2024-10-28 20:29 本頁面
【正文】 第一篇：郵件規(guī)范說明郵件規(guī)范說明一、主題一封郵件只針對一件事情，一個主題，如要多個問題，不能空白?；貜?fù)郵件時，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容調(diào)整主題，不要：RERERE一大串。二、寫信開頭及稱謂（一）郵件開頭分為：（對內(nèi)）上級領(lǐng)導(dǎo)、平級同事、所轄員工、不確定級別：xxxx職位名字您好！例如：xxx副總您好！：xxxx你好！例如：小美你好?。簒xxx你好！：xxxx你好?。▽ν猓┓Q謂xxx先生或者xxx女士、xxx小姐你好?。ǘ╆P(guān)于附件，要在正文里說明。、文件名字。三、郵件內(nèi)容郵件內(nèi)容要簡明扼要、通順、意思表達(dá)清楚。涉及多行要添加編碼。要使用規(guī)范的禮貌用語：請、抱歉、謝謝等。四、郵件落款統(tǒng)一格式公司名字、部門名稱、電話、傳真、手機要求中英文對照格式。五、郵件回復(fù)，不能當(dāng)天回復(fù)的，要郵件說明具體回復(fù)日期和理由！，要設(shè)置成自動回復(fù)，進行告知。，郵件溝通3次以上，說明不能很快有結(jié)果，可以嘗試別的溝通方式。：單獨回復(fù)、全部回復(fù)。、抄送人等情況的區(qū)別。第二篇：郵件規(guī)范電子郵件的禮儀——讓我們高效地溝通現(xiàn)狀問題：1． 主題不明確或缺失或冗長；2． 未針對事件相關(guān)人群發(fā)送，不知何時抄送直屬領(lǐng)導(dǎo)； 3． 內(nèi)容不夠規(guī)范，如：稱呼、開頭語、結(jié)束語； 4． 正文敘述長篇大論，重點/主旨不明確； 5． 對外發(fā)送的附件圖片雜亂、不規(guī)整。工作往來中的電子郵件代表著公司及自身形象，顯示著公司及自身的水平和實力，直接影響到客戶對公司、同事對自己的評估。所以，我們必須重視日常工作中的商務(wù)電子郵件的寫作。結(jié)合我們員工在使用電子郵件時存在的上述幾點問題，本文將簡要敘述電郵格式及應(yīng)遵循的有關(guān)原則。一．標(biāo)題◆不要缺失標(biāo)題，這是最失禮的?！粢环怆娻]盡可能只針對一個主題，不在一封電郵內(nèi)談及多件事情?！粢从赤]件內(nèi)容和重要性，不要使用含糊不清的標(biāo)題，如 “某某收”?！艋貜?fù)郵件時，可根據(jù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要“RE RE”或者“答復(fù) 答復(fù)”一大串?！粽_地標(biāo)題寫法，例如“關(guān)于xx會議的通知”、“xx項目預(yù)警”等。標(biāo)題是收件人了解郵件的第一信息，要使用簡明扼要、意思明確的標(biāo)題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。二．稱呼、開頭語、結(jié)尾語◆開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可稱呼“大家”、或“ALL”等。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x副總”；如果不清楚職務(wù)，則按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但須先搞清性別。◆開頭結(jié)尾最好要有問候語，最簡單的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您順利”、“順頌商祺”等。再尊敬一點的開頭結(jié)尾語，可向?qū)Ψ降乐x或問候，如“感謝您出差期間的關(guān)照”、“好久不見，身體可好”等。俗話說禮多人不怪，禮貌一些總是好的，即便你的郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。三．正文◆寫電子郵件切勿長篇大論，應(yīng)盡量簡單明了地表達(dá)。如果事情確實復(fù)雜，正文最好用4列幾個段落進行清晰明確的說明，如有需要可單獨寫個文件作為附件進行詳細(xì)描述。◆尊重對方，經(jīng)常使用“請”、“謝謝”之類的語句，輕易不要使用表示強烈的標(biāo)點或字眼?！舯M量避免拼寫錯誤和錯別字，發(fā)送前自行檢查，確認(rèn)行文是否通順，拼寫是否無誤，并保證一次郵件交待完整信息?！艉侠硖崾局匾畔ⅲ捎么煮w斜體、顏色字體、加大字號等手段對重要信息進行提示，但不要過多。◆對于與技術(shù)相關(guān)信息的郵件，可利用圖片、表格等形式來輔助闡述?？偟膩碚f，郵件正文應(yīng)遵循五大原則：準(zhǔn)確、簡潔、完整、清楚、禮貌。電子郵件是用于商務(wù)辦公的，切勿使用電子郵件對他人或?qū)λ艘庖娺M行評論。四．附件◆附件文件應(yīng)按文件內(nèi)容準(zhǔn)確命名?！粽闹袘?yīng)提示收件人查看附件，并對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。◆附件為產(chǎn)品、零件圖像時，應(yīng)注意拍攝物整潔、周邊無雜物，對外發(fā)放的圖片信息直接代表公司形象?！舾郊?shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。◆如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。五．結(jié)尾簽名◆末尾加上簽名檔是必要的。這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息，簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多。例如： 六．回復(fù)技巧◆及時回復(fù)Email。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”已收悉。我們正在處理，有結(jié)果立刻回復(fù)”等等?！暨M行針對性回復(fù)。答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案，使問題和解答一目了然?！舨灰屯粏栴}多次反復(fù)討論。如果雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這就說明電郵溝通不暢。此時應(yīng)采用電話等方式及時交流后再做判斷。七．其他 ◆郵件轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)郵件之前，先確認(rèn)該郵件內(nèi)容是否有必要告知所有收件人。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，突出重要信息。不要將RE了N回的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦?！?抄送（CC）帶有重要信息需知會的，匯報事件結(jié)果的，需要部門主管決策的郵件，都應(yīng)發(fā)送或抄送給主管領(lǐng)導(dǎo)。非特殊情況，應(yīng)盡量避免越級匯報。綜上，準(zhǔn)確規(guī)范的郵件，不僅能反應(yīng)發(fā)件人的業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)發(fā)件人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，對內(nèi)有助于建立良好的工作關(guān)系，對外對對最終達(dá)成貿(mào)易起到重要性作用。因此，有必要熟悉電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。第三篇：商務(wù)郵件規(guī)范商界人士在使用電子郵件對外進行
電大資料相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1