【正文】 第一篇：常用公文的寫作知識機(jī)關(guān)公文及常用文種寫作知識你好！現(xiàn)在我和你一起共同學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)公文以及常用文種的寫作知識。在開始之前，首先說明兩點(diǎn)：一是這次所講的公文主要指行政機(jī)關(guān)公文，黨的機(jī)關(guān)公文的不同點(diǎn)穿插說明；二是希望大家以聽為主，以聯(lián)系工作思考為主，大量的內(nèi)容將發(fā)到局域網(wǎng)，供大家參考。結(jié)合我局實(shí)際，今天我們主要學(xué)習(xí)三個(gè)方面的內(nèi)容：第一講，機(jī)關(guān)公文的格式和行文規(guī)則；第二講，常用公文和文種的寫法；第三講，怎樣寫好機(jī)關(guān)公文。因個(gè)人水平有限，有不正確和不到位的地方，請大家批評指正。第一講 機(jī)關(guān)公文的格式和行文規(guī)則公文在我國歷史上由來已久，新中國成立后，公文的范疇比過去擴(kuò)大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文分為兩大類：一類是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；另一類是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里主要是討論行政機(jī)關(guān)的通用公文處理問題。行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。從這個(gè)定義中，我們可以看出機(jī)關(guān)公文的重要作用。就我局來講，要傳達(dá)貫徹國家礦產(chǎn)資源管理的方針政策、法律法規(guī)，對礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)活動實(shí)施監(jiān)督管理；要組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督地質(zhì)災(zāi)害防治工作；要向上級請示問題、匯報(bào)情況，要答復(fù)礦業(yè)權(quán)人的請求事項(xiàng)等等，都離不開公文這一重要工具?？梢哉f，離開了這個(gè)工具，我們的行政管理和行政執(zhí)法活動將寸步難行。我相信，大家一定有比較深切的體會。那么，行政機(jī)關(guān)的公文具體包括哪些種類呢？根據(jù)國務(wù)院2000年8月發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，共有十三類，十四種。大家可以參照學(xué)習(xí)。黨的機(jī)關(guān)公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、公報(bào)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等14種。在長期的工作實(shí)踐中，為了能用最少的語言，表達(dá)最多的內(nèi)容和信息，機(jī)關(guān)公文逐漸形成了固定的格式和運(yùn)行傳遞的制度，并在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中有明確的規(guī)定。掌握公文的格式和運(yùn)行要求，是做好公文處理工作的一個(gè)基本條件。現(xiàn)在，我們分別進(jìn)行簡要的介紹。一、公文的格式根據(jù)規(guī)定，公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。一份完整的公文，我們通常把它分為文頭、主文、文尾三部分。這里，我們結(jié)合下圖逐項(xiàng)予以說明：（一）文頭部分。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。注意：發(fā)文字號的年份要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整填寫，不能把“1997”寫成“97”，讓人誤解為“1097”或“2097”等；括號要用六角括號“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；機(jī)密以上的公文要印文件份數(shù)序號；一般上行文需要標(biāo)注簽發(fā)人姓名。這里，大家要注意請示的格式：一是上報(bào)公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm，留出的空白供上級機(jī)關(guān)批示文件使用。二是上報(bào)公文需要標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。（二）主文部分。從標(biāo)題一直到印章，都屬于主文部分，是公文最重要的部分。請大家注意的內(nèi)容有：標(biāo)題。除法律法規(guī)外，一般不加書名號，不加標(biāo)點(diǎn)符號。同時(shí)，制作標(biāo)題時(shí)，既要反映文章的主題，文題相符；又要規(guī)范格式，不能把詞組、名稱人為地分行。主送機(jī)關(guān)。普發(fā)性下行文主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱。上行文的主送機(jī)關(guān)一般是一個(gè)。請示、批復(fù)、意見、函的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)。沒有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告等，不寫主送機(jī)關(guān)。正文。內(nèi)容較多時(shí)，分層序碼的規(guī)范順序是：“一”、“（一）”、“”、“（1）”、“ ”。成文時(shí)間。以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。同時(shí)要用漢字而不能用阿拉伯?dāng)?shù)字?！傲恪睂憺椤癘”。印章。務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。（三）文尾部分。這一部分內(nèi)容雖然不多，卻是我們?nèi)菀缀鲆暤牡胤?。主題詞。是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標(biāo)引公文主題內(nèi)容的詞，主要作用是便于電腦存儲和文件檢索。按規(guī)定，公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注主題詞，實(shí)際情況是縣級以下機(jī)關(guān)的公文，對標(biāo)注主題詞未做硬性要求，但上行文要按上級機(jī)關(guān)要求標(biāo)注。具體標(biāo)注中應(yīng)注意掌握選詞原則。一份文件主題詞不能超過5個(gè)。順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不加標(biāo)點(diǎn)。如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，就要先標(biāo)類別詞“水利”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)文種“通知”。另外，主題詞表中沒有的詞，我們叫“自由詞”，在必須標(biāo)注時(shí)，應(yīng)在該詞后加“△”符號。如《關(guān)于張龍之等4名同志任職的通知》，其主題詞為：干部任免 張龍之等△ 通知。附注。主要用于說明其他項(xiàng)目不便說明的事項(xiàng)?？梢越忉屆~術(shù)語，可以說明發(fā)至級別。請示應(yīng)注明聯(lián)系人姓名和電話。附注應(yīng)加括號，位置居左空2格，在成文時(shí)間下一行。（四）公文排版規(guī)格。《辦法》規(guī)定，公文用紙采用A4型紙，幅面尺寸為：210mm297mm。公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm177。1mm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm177。1mm 版心尺寸為：156mm225mm(不含頁碼)排版規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行,每行排28個(gè)字。二、行文規(guī)則公文行文方向有四個(gè)：上行（請示、報(bào)告）、下行（通知、通報(bào)）、平行（函）、泛行（通告、布告）。這里，我們應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示的，應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。所謂特殊情況指：重大緊急事項(xiàng)，不越級請示要誤時(shí)誤事；被直接上級機(jī)關(guān)長期擱置而又急需解決的問題；與直接上級機(jī)關(guān)意見分歧一時(shí)難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而又急于處理的事項(xiàng)。請示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。如果寫幾個(gè)主送機(jī)關(guān)，可能是誰都不批復(fù)，或者是幾個(gè)單位都批復(fù)，但批復(fù)意見又不一致，難以貫徹執(zhí)行。請示應(yīng)一文一事，同時(shí)，不得抄送下級機(jī)關(guān)。報(bào)告中不得帶請示事項(xiàng)，也不得越級報(bào)告。第二講 常用公文和文種的寫法基層常用的公文有通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、意見、函、會議紀(jì)要。其他文種有：述職報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。現(xiàn)結(jié)合我局實(shí)際，主要講以下幾種：一、決定的寫法1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項(xiàng)簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項(xiàng)，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實(shí)、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。3．關(guān)于重大行動或重要事項(xiàng)的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項(xiàng)，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。變更或撤消性決定。如：《關(guān)于撤消XX廠“文明單位”稱號的決定》。二、通知的寫法通知是使用得比較多的一種公文。大多是下行文，有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。大部分都遵循的要求是：依據(jù)—目的—文種承啟語—事項(xiàng)—要求。按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時(shí)存在這樣幾個(gè)問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個(gè)“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個(gè)介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃要點(diǎn)的通知》。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個(gè)新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計(jì)委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計(jì)委?關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計(jì)委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜日報(bào)＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知?的通知”，如果改寫為：市計(jì)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計(jì)委辦公廳批轉(zhuǎn)《日報(bào)》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價(jià)、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的補(bǔ)充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。5．任免通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。三、通報(bào)的寫法：通報(bào)可分為表揚(yáng)性通報(bào)、批評性通報(bào)、情況通報(bào)等。（一）表揚(yáng)性通報(bào)：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。先進(jìn)事跡是這類通報(bào)的主要內(nèi)容。在直述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容直接在通報(bào)中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報(bào)的附件中，就不必再重?cái)⑹鱿冗M(jìn)事跡了，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。直述式通報(bào)在介紹先進(jìn)事跡時(shí)，應(yīng)做到：第一，要把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實(shí)事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點(diǎn)突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報(bào)中心的，就把事實(shí)寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，是通報(bào)的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報(bào)，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定，它通常寫在通報(bào)的末尾部分。希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時(shí)代精神，針對當(dāng)時(shí)形勢需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律?！保ǘ┡u性通報(bào)：這類通報(bào)的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報(bào)的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。這類通報(bào)，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些。正文包括錯誤事實(shí)、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。（三）情況通報(bào)：分為敘述情況；分析情況，闡明意義；提出意見和要求。情況通報(bào)也是我們在工作中使用較多的一種通報(bào)種類。如《關(guān)于2004年度探礦權(quán)年檢有關(guān)情況的通報(bào)》。四、報(bào)告的寫法報(bào)告種類多種多樣，大致可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件的報(bào)告（如《關(guān)于上報(bào)年度會計(jì)報(bào)表的報(bào)告》）等。1．工作報(bào)告。這是用于匯報(bào)工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、反映工作問題、提出工作意見的報(bào)告。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗(yàn)體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項(xiàng)寫，或列出小標(biāo)題來寫。根據(jù)需要，工作報(bào)告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。綜合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)?？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)部門的全面工作。如《XX局XX年工作總結(jié)》專題性的工作報(bào)告強(qiáng)調(diào)專一性，它是就某一項(xiàng)或某一方面的工作向上級機(jī)關(guān)所作的報(bào)告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的專題工作報(bào)告和研究工作的專題工作報(bào)告。前一類就是呈報(bào)上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實(shí)、開展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項(xiàng)工作向上級作的專題報(bào)告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時(shí)寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。如《關(guān)于X省清理整頓公司工作的報(bào)告》以及我局地質(zhì)災(zāi)害現(xiàn)場會經(jīng)驗(yàn)材料。2．情況報(bào)告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報(bào)告，也屬這一類。如《XX市商業(yè)局關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》。3．答復(fù)報(bào)告。這是答復(fù)上級機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報(bào)執(zhí)行上級機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果的報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。如《XX市財(cái)政局關(guān)于市民政干部學(xué)校有關(guān)情況的報(bào)告》。