【正文】 用友 U8 費(fèi)用管理 與費(fèi)用計(jì)提 解決方案 1費(fèi)用管理 系統(tǒng)流程 費(fèi)用，是企業(yè)控本降耗，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要控制指標(biāo)。在 制藥行業(yè) ，費(fèi)用控制比成本控制具有更重要的意義 ，因?yàn)?費(fèi)用大約占到銷售收入的 50%左右，而成本只占銷售收入一般 不足 10%。根據(jù)會(huì)計(jì)學(xué)重要性原則， 顯然在 制藥行業(yè)費(fèi)用控制 遠(yuǎn) 比成本控制重要得多。 費(fèi)用控制 只是費(fèi)用管理的一個(gè)方面 ，費(fèi)用管理的重點(diǎn)不在控制，更在于費(fèi)用的有效投放。提高費(fèi)用的投入產(chǎn)出效果是費(fèi)用管理的重中之重。 《費(fèi)用管理》管理的費(fèi)用范圍包括 銷售費(fèi)用和管理費(fèi)用 。 《費(fèi)用管理》為用戶提供 費(fèi)用預(yù)算的編制，費(fèi)用報(bào)銷的支付， 費(fèi)用報(bào)銷的預(yù)算控制，費(fèi)用的投入產(chǎn)出效果分析 等功能 。 流程說明： ? 編制費(fèi)用預(yù)算，費(fèi)用預(yù)算可以手工錄入，也可以從 excel表中導(dǎo)入，還可根據(jù)純銷或回款直接計(jì)提生成費(fèi)用預(yù)算。費(fèi)用預(yù)算在審批后下發(fā)執(zhí)行。 ? 由業(yè)務(wù)員提出費(fèi)用申請(qǐng)，費(fèi)用申請(qǐng)受費(fèi)用預(yù)算控制，即只能在預(yù)算內(nèi)提出費(fèi)用申請(qǐng)。一般而言，市場(chǎng)費(fèi)用才需要走申請(qǐng)流程，象日常費(fèi)用報(bào)銷多簡(jiǎn)化處理，直接填費(fèi)用報(bào)銷單。 ? 經(jīng)審批后的費(fèi)用申請(qǐng)單，可以參照生成費(fèi)用報(bào)銷單。費(fèi)用報(bào)銷單也可以手工填制。費(fèi)用報(bào)銷單可以支付現(xiàn)金，也可 以沖抵先前的借款。費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)權(quán)責(zé)人審批后傳給會(huì)計(jì)部門編制會(huì)計(jì)憑證，傳入用友總賬模塊。 ? 從費(fèi)用費(fèi)用申請(qǐng)到費(fèi)用報(bào)銷各環(huán)節(jié)，都可以設(shè)置審批流多級(jí)審批?？梢园磮?bào)銷金額大小設(shè)定審批人，可以按超預(yù)算金額大小設(shè)定審批人，可以按預(yù)算項(xiàng)目、費(fèi)用管理類、客戶、部門、報(bào)銷人等多角度設(shè)置審批人。 預(yù)算管理 子系統(tǒng) 預(yù)算項(xiàng)目： 預(yù)算編制和預(yù)算控制的明細(xì)項(xiàng)目。 可以靈活定義預(yù)算項(xiàng)目，可以為不同的預(yù)算項(xiàng)目指定不同的 預(yù)算控制 口 徑 (按部門 +人 員 +客戶 +項(xiàng)目多種組合 )。 比如把預(yù)算項(xiàng)目定義為招待費(fèi)（按人員控制）、差旅費(fèi)（按部門控制）。 費(fèi)用預(yù) 算單 ： 按照預(yù)算項(xiàng)目和預(yù)算口徑定義費(fèi)用預(yù)算的專用單據(jù) ?？梢?手工錄入費(fèi)用預(yù)算單； 也可以 在 excel表中先行編制費(fèi)用預(yù)算再導(dǎo)入到費(fèi)用預(yù)算單中；在純銷實(shí)現(xiàn)時(shí)，按規(guī)則在純銷單中計(jì)提可用費(fèi)用，自動(dòng)生成費(fèi)用預(yù)算單；在回款時(shí)，按規(guī)則在回款提成單中計(jì)提可用費(fèi)用，自動(dòng)生成費(fèi)用預(yù)算單。 支持預(yù)算調(diào)整，可以調(diào)增，也可以調(diào)減。 預(yù)算控制： 可以定義費(fèi)用管理類與預(yù)算項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)關(guān)系?？梢允嵌鄠€(gè)費(fèi)用管理類對(duì)應(yīng)同一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目。比如可以把預(yù)算項(xiàng)目定義為辦事處日常費(fèi)用，費(fèi)用管理類的辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、水電費(fèi)等都對(duì)應(yīng)于辦事處日常費(fèi)用這個(gè)預(yù)算項(xiàng)目。費(fèi) 用報(bào)銷時(shí)，只要錄入費(fèi)用管理類，系統(tǒng)就可以自動(dòng)匹配帶入默認(rèn)的預(yù)算項(xiàng)目。默認(rèn)的預(yù)算項(xiàng)目可以修改，用于調(diào)劑余缺。 根據(jù)選項(xiàng)，當(dāng)月的預(yù)算結(jié)余或預(yù)算透支可以轉(zhuǎn)入下月。 預(yù)算控制力度分為超預(yù)算時(shí)提醒，超預(yù)算時(shí)強(qiáng)制終止，不控制等選項(xiàng)。絕大多數(shù)企業(yè)，都是超預(yù)算時(shí)不容許保存單據(jù)，但也有少數(shù)用戶要求超預(yù)算走審批流審批使用， U8 費(fèi)用管理軟件同時(shí)支持這兩種模式。 預(yù)算超支可以走審批流進(jìn)行審批。等待審批的信息可以通過短信、郵件、 U8 平臺(tái)消息通知審批人，提請(qǐng)審批。審批時(shí)可以輸入審批意見。審批意見可以通過短信、郵件、 U8 平臺(tái)消息反饋給提 交人，提請(qǐng)按審批意見修改。 借款管理 子系統(tǒng) 借款單 ： 是處理備用金借款、市場(chǎng)開發(fā)借款、市場(chǎng)活動(dòng)借款等員工各種借款的專用單據(jù)?？梢远嘟嵌扔涗浗杩钣猛?，包括借款用于的費(fèi)用管理類、費(fèi)用會(huì)計(jì)類、客戶、存貨、項(xiàng)目 (如某項(xiàng)市場(chǎng)活動(dòng)，進(jìn)院開發(fā) )、客戶聯(lián)系人 (如某醫(yī)生、醫(yī)院庫房主管 )等。 還款單： 用于記錄借款歸還的專用單據(jù)。 可 以直接選擇借款單還款，支持多次還款，支持一個(gè)員工替另一個(gè)員工還款。 可以在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)選擇借款結(jié)算生成還款單。 可以根據(jù)活動(dòng)申請(qǐng)單、醫(yī)院開發(fā)申請(qǐng)單向業(yè)務(wù)員借款。 借款明細(xì)表，詳細(xì)反映員工借款和還款情況 。 費(fèi)用 報(bào)銷子系統(tǒng) 費(fèi)用申請(qǐng)單 ： 是業(yè)務(wù)代表提交費(fèi)用的使用申請(qǐng)，以及費(fèi)用申請(qǐng)的多級(jí)審批的專用單據(jù)。 應(yīng)用場(chǎng)景：業(yè)務(wù)代表要在某個(gè)藥店 (或超市 )舉辦市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，先提出費(fèi)用使用申請(qǐng)，申請(qǐng)金額 20xx 元，按照申請(qǐng)金額的大小由相應(yīng)的權(quán)責(zé)人 (辦事處經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理、銷售付總、總經(jīng)理 )審批后，申請(qǐng)可以付諸實(shí)行。 費(fèi)用申請(qǐng)?zhí)岢鰰r(shí)占用預(yù)算額度，根據(jù)選項(xiàng)，超預(yù)算時(shí)單據(jù)不能保存，或超預(yù)算時(shí)可以走審批流申請(qǐng)審批。 費(fèi)用報(bào)銷單 ： 是用于記錄營(yíng)銷活動(dòng)或企業(yè)管理活動(dòng)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用的專用單據(jù)。費(fèi)用報(bào)銷的結(jié)算對(duì)象可以是業(yè)務(wù)員也 可以是客戶。比如報(bào)銷的差旅費(fèi)、招待費(fèi)等結(jié)算對(duì)象是業(yè)務(wù)員，報(bào)銷的市場(chǎng)支持費(fèi)用結(jié)算對(duì)象是客戶 (比如藥店、超市 )。 費(fèi)用管理模塊為費(fèi)用提供兩種分類方法：一是費(fèi)用管理類，只用于內(nèi)部管理，不對(duì)外，二是費(fèi)用會(huì)計(jì)類，用于編制會(huì)計(jì)憑證。用戶可將費(fèi)用管理類分作如：學(xué)術(shù)推廣費(fèi)、臨床試驗(yàn)費(fèi)、商業(yè)咨詢費(fèi)、市場(chǎng)開發(fā)費(fèi)等；將費(fèi)用會(huì)計(jì)類分作如差旅費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。 費(fèi)用管理類與會(huì)計(jì)類經(jīng)緯結(jié)合，既真實(shí)記錄灰色支出，又有效抹平灰色支出痕跡，將灰色支出有效隔絕于外部審計(jì)視線之外。 比如：臨床費(fèi)是一種敏感的費(fèi)用，但在藥品銷售中卻又必不可少。 臨床費(fèi)付給醫(yī)生是無法取得任何合法的商事票據(jù)的，但這些費(fèi)用還得想法報(bào)銷入賬，實(shí)踐中多變通為會(huì)務(wù)費(fèi)、學(xué)術(shù)研討費(fèi)、招待費(fèi)等報(bào)賬。雖然會(huì)計(jì)上已按票據(jù)記載的內(nèi)容把臨床費(fèi)分解成會(huì)務(wù)費(fèi)、學(xué)術(shù)研討費(fèi)、招待費(fèi)入賬，但管理上卻還要能統(tǒng)計(jì)出臨床費(fèi)實(shí)際支付了多少。 用戶可以根據(jù)管理的實(shí)際需要，按部門 +業(yè)務(wù)員 +客戶 +預(yù)算項(xiàng)目 設(shè)定