前臺(tái)文員工作匯總(已修改)
2024-10-25 16:09 本頁面
【正文】 第一篇：前臺(tái)文員工作匯總廣州市軒轅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司人力資源與行政部內(nèi)部流程行政工作指導(dǎo)書目錄前臺(tái)工作流程..............1執(zhí)行行政管理制度..........2文檔管理...........2辦公用品管理..............3飲用水管理................3辦公設(shè)備管理..............4辦公室日常事務(wù)管理...............4員工活動(dòng)組織..............5其它工作...........5一、前臺(tái)工作流程:接聽來電(您好!軒轅)—詢問找訪誰—轉(zhuǎn)給相應(yīng)的人(ICM分機(jī)號TRFR。當(dāng)來電要找的人不在公司時(shí)，需要將來電人的聯(lián)系方式記錄在《來電登記表》中，并盡快通知相關(guān)人員回復(fù)。：拿起話柄按ICM—按“8”“0”—廣播內(nèi)容：帶來賓進(jìn)等候室并詢問拜訪誰通知相關(guān)人員接待（對于一些與公司確實(shí)沒有業(yè)務(wù)來往或公司不想見的人員來訪，應(yīng)盡量打發(fā)他們。）：根據(jù)來賓人數(shù)準(zhǔn)備相應(yīng)的飲料（目前公司供應(yīng)的是小瓶礦泉水）、水果洗好擺好，歡迎牌放于公司大門位置（大廈大堂是否需要放歡迎牌須根據(jù)實(shí)際來決定）。（傳真件）登記：在《傳真簽收表》進(jìn)行登記通知相關(guān)人員簽收：投寄人填寫好快遞單，將投寄物包裝好，聯(lián)系速遞公司在每天兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)：（10：30）、（17：00）到公司收件。公司現(xiàn)使用的速遞公司是順豐快遞，月結(jié)號：02011540825。電話：4008111111）二、執(zhí)行行政管理制度，對于執(zhí)行得不好的制度加于強(qiáng)調(diào)。，總結(jié)中反映發(fā)現(xiàn)的問題及對問題進(jìn)行分析。：每天早上上班后，打開考勤軟件，檢查員工是否準(zhǔn)時(shí)打卡上班，對于無考勤記錄的人員，查問去處，記錄于《出勤登記表》中，在09：00前提交給主管審閱。：遲到、休假、出差、加班，統(tǒng)計(jì)好后，制度成電子版提交給行政總監(jiān)及抄送一份給財(cái)務(wù)總監(jiān)。三、文檔管理：一般文檔一年一存檔（一年一獨(dú)立文件盒），重要文件如租賃合同等則隨時(shí)存檔（同一文件盒可以使用多年），文件盒貼好標(biāo)識，方便查找。建立《文件借閱一覽表》，對于重要的文件借閱應(yīng)登記借閱表中，以保障重要文件的安全。：1）ISO質(zhì)量體系認(rèn)證證書（中英）；2）高級項(xiàng)目經(jīng)理證書；3）項(xiàng)目經(jīng)理證書；4）華為網(wǎng)絡(luò)工程師認(rèn)證證書；5）ITIL認(rèn)證證書。四、辦公用品管理，完成辦公用品，辦公設(shè)備消耗的采購工作，并對采購、使用進(jìn)行登記：辦公用品采購：找固定的供應(yīng)商，價(jià)格和服務(wù)都對公司比較有利。：員工可以領(lǐng)用辦公用品：1）計(jì)算器一個(gè)（一般業(yè)務(wù)才用）2）名片本一個(gè)（一般業(yè)務(wù)才用）3）筆一支4）筆記本一本5）鉛筆一支6）膠水一瓶7）告示貼一本以上標(biāo)準(zhǔn)隨員工在公司服務(wù)時(shí)間可重復(fù)領(lǐng)用（計(jì)算器和名片本除外）。—領(lǐng)用登記—拿領(lǐng)用品“領(lǐng)用登記簿”上登記并簽字。五、飲用水管理：水質(zhì)保證可以通過其營業(yè)執(zhí)照、水質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告等資料來確診。對于剛開始合作的公司，第一次試用不應(yīng)簽太多數(shù)量，經(jīng)過使用后，在質(zhì)量、服務(wù)及價(jià)格方面覺得都不錯(cuò)了，再簽一定的數(shù)量。即使已建立了誠信的合作了，在合同簽定后，也不能一 次把所有水票購買，應(yīng)分期購買，用完一批再
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