【正文】 第一篇：信息溝通控制程序1． 目的對本公司質(zhì)量、環(huán)境、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系所要求的外部、內(nèi)部信息溝通予以控制，以確保各類信息正確、方便、及時、高效地傳遞，充分和有效的與相關方溝通，以滿足質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運行的需要及顧客的需要。2． 適用范圍本程序適用于公司內(nèi)部和與公司外部相關方的信息溝通。4． 職責 市場部負責建立信息網(wǎng)絡，向營銷總經(jīng)理、事業(yè)部及時正確反饋收集到的產(chǎn)品信息和市場動向。 事業(yè)部商務人員負責合同開始執(zhí)行前與顧客和其他外部單位的信息溝通。 項目經(jīng)理負責合同開始執(zhí)行至產(chǎn)品交付后與顧客和其他外部單位的信息溝通。 證券辦負責與上級相關部門的溝通和準備對股民披露的信息。 各相關部門在信息溝通中，按各自的職責范圍落實信息的傳遞、分析、處理和反饋。5． 工作程序，但“不限于”a）國家政策、法律、法規(guī)和標準類信息，如國家法律、質(zhì)量標準、產(chǎn)品標準、環(huán)境標準等； b）鋼結構產(chǎn)品市場信息；c）顧客問詢、招標書、合同或訂單及其更改信息；d）相關方反饋意見，特別是相關方的抱怨；e）顧客滿意程度調(diào)查表；f）外部審核報告。，但“不限于”a）質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全目標實施情況、內(nèi)審報告、管理評審報告、質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的運行記錄。b）會議紀要、口頭指示、談話、書面?zhèn)髡?、告示、杭蕭雜志、意見箱、接待來訪、網(wǎng)絡版員工意見與建議等。、事業(yè)部通過促銷等形式正確收集、反饋產(chǎn)品市場動向、發(fā)展趨勢為公司進行市場規(guī)劃、市場開發(fā)提供可靠依據(jù)；在合同簽訂后還應對重要的顧客進行信息跟蹤。市場部負責發(fā)出和及時收回“顧客滿意程度調(diào)查表”，及時向質(zhì)管部、事業(yè)部等有關部門傳遞與催辦、檢查、處理顧客意見和投訴，確保顧客滿意。 事業(yè)部負責與顧客對產(chǎn)品標書、合同、訂單的落實處理進行溝通。 事業(yè)部負責合同開始執(zhí)行后有關的外部溝通，在出現(xiàn)不符合合同規(guī)定或任何方提出合同更改時，負責按《與顧客有關的過程控制程序》規(guī)定，與外部相關單位進行聯(lián)系處理；在竣工驗收時協(xié)助市場部做好顧客滿意度調(diào)查，及時處理顧客意見和投訴，確保顧客滿意。 采購部、執(zhí)行部按《采購控制程序》規(guī)定，對原材料、外協(xié)相關方進行信息溝通。 事業(yè)部、采購部和其他各部門必須識別相關方提供的產(chǎn)品和服務中的環(huán)境因素和風險，并把運行控制的要求通知相關方；在公司或施工現(xiàn)場從事涉及重大環(huán)境因素的相關方的工作人員應按《人力資源控制程序》實施培訓。 證券辦、總經(jīng)辦主動進行與政府、新聞等單位的信息溝通。 總經(jīng)辦是環(huán)境、職業(yè)健康安全信息與政府和周遍單位交流溝通的歸口部門： 按政府部門和法規(guī)要求負責整理、遞交、保存申報資料； 接受政府部門和周遍單位的通知、要求、投訴等，及時在內(nèi)部傳遞和處理，并根據(jù)要求回復，對于涉及重大環(huán)境因素的溝通過程和結果應予以記錄，保持“對外重大環(huán)境信息溝通登記表”。 會議溝通，是指召開部門、工段、班組的執(zhí)行性、專題性的工作會議。用以下達任務、貫徹決議、落實工作計劃、通報信息、統(tǒng)一認識、協(xié)調(diào)行動、作出決策和部署貫徹等，使上情及時下達，下情準確上報，確保質(zhì)量、環(huán)境、健康安全管理體系活動的順利展開。 會前，會議主辦部門應確定會議目的和預期要達到的效果：a）首先應擬定會議方案，包括會議主題、開會日期、時間、地點、與會人員、發(fā)言安排、文件準備和會務分工等。b）其次，要安排具體的議題，包括有關領導提出的議題、反映下級要求的議題和應提交會議研究的議題，一次會議主要議題不宜過多，重大議題應一會一題。c）最后，擬發(fā)會議通知。重要會議，發(fā)書面通知；一般會議，直接電話或口頭通知。通知發(fā)出后，應對被通知人是否收到、能否如期參加會議進行查詢落實。 會上，會議主持人要掌握會議的進展：a）重要的工作會議，主辦部門應做好會議點名（簽到）工作；b）掌握會議進展情況，防止發(fā)言脫離會議主題，討論內(nèi)容應有決議；c）指定專人做好會議記錄。重大決定，要記錄清楚，并請領導過目；一般會議，采用摘記； d）控制會議時間不要過長，保證會議的效率和效果。 會后，會議主辦部門要落實會議決議：a）做好需要編寫的會議紀要、決定、報告等文字工作，并及時送發(fā)有關部門執(zhí)行；b）進行會后執(zhí)行情況的檢查催辦與信息反饋的收集工作；c）公司級會議和其他重要會議的紀要和會議文件，應立卷歸檔。 文件溝通，是指通過上級書面文件的發(fā)放和流轉(zhuǎn)，使下級部門及時接到上級的決定和要求，保證上級決定的有效貫徹，以及部門間工作的協(xié)調(diào)配合。 總經(jīng)辦接受上級文件，并根據(jù)總經(jīng)理及相關主要領導批示，送有關部門閱辦，閱辦部門負責人根據(jù)文件要求，指定專人承辦。，準確領會批示精神，迅速確定執(zhí)行的具體措施，并組織力量落實文件的全部辦理要求。承辦人將文件辦理情況書面告知總經(jīng)辦，總經(jīng)辦應在“文件處理單”上注明辦理結果。 信息溝通，是指部、處室、工段和班組管理工作和日常業(yè)務工作情況的反映和溝通，它包括對信息的收集、傳遞