【正文】 第一篇：信息溝通控制程序1． 目的對本公司質(zhì)量、環(huán)境、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系所要求的外部、內(nèi)部信息溝通予以控制，以確保各類信息正確、方便、及時(shí)、高效地傳遞，充分和有效的與相關(guān)方溝通，以滿足質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行的需要及顧客的需要。2． 適用范圍本程序適用于公司內(nèi)部和與公司外部相關(guān)方的信息溝通。4． 職責(zé) 市場部負(fù)責(zé)建立信息網(wǎng)絡(luò)，向營銷總經(jīng)理、事業(yè)部及時(shí)正確反饋收集到的產(chǎn)品信息和市場動(dòng)向。 事業(yè)部商務(wù)人員負(fù)責(zé)合同開始執(zhí)行前與顧客和其他外部單位的信息溝通。 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)合同開始執(zhí)行至產(chǎn)品交付后與顧客和其他外部單位的信息溝通。 證券辦負(fù)責(zé)與上級相關(guān)部門的溝通和準(zhǔn)備對股民披露的信息。 各相關(guān)部門在信息溝通中，按各自的職責(zé)范圍落實(shí)信息的傳遞、分析、處理和反饋。5． 工作程序，但“不限于”a）國家政策、法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)類信息，如國家法律、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)等； b）鋼結(jié)構(gòu)產(chǎn)品市場信息；c）顧客問詢、招標(biāo)書、合同或訂單及其更改信息；d）相關(guān)方反饋意見，特別是相關(guān)方的抱怨；e）顧客滿意程度調(diào)查表；f）外部審核報(bào)告。，但“不限于”a）質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全目標(biāo)實(shí)施情況、內(nèi)審報(bào)告、管理評審報(bào)告、質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的運(yùn)行記錄。b）會(huì)議紀(jì)要、口頭指示、談話、書面?zhèn)髡?、告示、杭蕭雜志、意見箱、接待來訪、網(wǎng)絡(luò)版員工意見與建議等。、事業(yè)部通過促銷等形式正確收集、反饋產(chǎn)品市場動(dòng)向、發(fā)展趨勢為公司進(jìn)行市場規(guī)劃、市場開發(fā)提供可靠依據(jù)；在合同簽訂后還應(yīng)對重要的顧客進(jìn)行信息跟蹤。市場部負(fù)責(zé)發(fā)出和及時(shí)收回“顧客滿意程度調(diào)查表”，及時(shí)向質(zhì)管部、事業(yè)部等有關(guān)部門傳遞與催辦、檢查、處理顧客意見和投訴，確保顧客滿意。 事業(yè)部負(fù)責(zé)與顧客對產(chǎn)品標(biāo)書、合同、訂單的落實(shí)處理進(jìn)行溝通。 事業(yè)部負(fù)責(zé)合同開始執(zhí)行后有關(guān)的外部溝通，在出現(xiàn)不符合合同規(guī)定或任何方提出合同更改時(shí)，負(fù)責(zé)按《與顧客有關(guān)的過程控制程序》規(guī)定，與外部相關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系處理；在竣工驗(yàn)收時(shí)協(xié)助市場部做好顧客滿意度調(diào)查，及時(shí)處理顧客意見和投訴，確保顧客滿意。 采購部、執(zhí)行部按《采購控制程序》規(guī)定，對原材料、外協(xié)相關(guān)方進(jìn)行信息溝通。 事業(yè)部、采購部和其他各部門必須識(shí)別相關(guān)方提供的產(chǎn)品和服務(wù)中的環(huán)境因素和風(fēng)險(xiǎn)，并把運(yùn)行控制的要求通知相關(guān)方；在公司或施工現(xiàn)場從事涉及重大環(huán)境因素的相關(guān)方的工作人員應(yīng)按《人力資源控制程序》實(shí)施培訓(xùn)。 證券辦、總經(jīng)辦主動(dòng)進(jìn)行與政府、新聞等單位的信息溝通。 總經(jīng)辦是環(huán)境、職業(yè)健康安全信息與政府和周遍單位交流溝通的歸口部門： 按政府部門和法規(guī)要求負(fù)責(zé)整理、遞交、保存申報(bào)資料； 接受政府部門和周遍單位的通知、要求、投訴等，及時(shí)在內(nèi)部傳遞和處理，并根據(jù)要求回復(fù)，對于涉及重大環(huán)境因素的溝通過程和結(jié)果應(yīng)予以記錄，保持“對外重大環(huán)境信息溝通登記表”。 會(huì)議溝通，是指召開部門、工段、班組的執(zhí)行性、專題性的工作會(huì)議。用以下達(dá)任務(wù)、貫徹決議、落實(shí)工作計(jì)劃、通報(bào)信息、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、協(xié)調(diào)行動(dòng)、作出決策和部署貫徹等，使上情及時(shí)下達(dá)，下情準(zhǔn)確上報(bào)，確保質(zhì)量、環(huán)境、健康安全管理體系活動(dòng)的順利展開。 會(huì)前，會(huì)議主辦部門應(yīng)確定會(huì)議目的和預(yù)期要達(dá)到的效果：a）首先應(yīng)擬定會(huì)議方案，包括會(huì)議主題、開會(huì)日期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、發(fā)言安排、文件準(zhǔn)備和會(huì)務(wù)分工等。b）其次，要安排具體的議題，包括有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出的議題、反映下級要求的議題和應(yīng)提交會(huì)議研究的議題，一次會(huì)議主要議題不宜過多，重大議題應(yīng)一會(huì)一題。c）最后，擬發(fā)會(huì)議通知。重要會(huì)議，發(fā)書面通知；一般會(huì)議，直接電話或口頭通知。通知發(fā)出后，應(yīng)對被通知人是否收到、能否如期參加會(huì)議進(jìn)行查詢落實(shí)。 會(huì)上，會(huì)議主持人要掌握會(huì)議的進(jìn)展：a）重要的工作會(huì)議，主辦部門應(yīng)做好會(huì)議點(diǎn)名（簽到）工作；b）掌握會(huì)議進(jìn)展情況，防止發(fā)言脫離會(huì)議主題，討論內(nèi)容應(yīng)有決議；c）指定專人做好會(huì)議記錄。重大決定，要記錄清楚，并請領(lǐng)導(dǎo)過目；一般會(huì)議，采用摘記； d）控制會(huì)議時(shí)間不要過長，保證會(huì)議的效率和效果。 會(huì)后，會(huì)議主辦部門要落實(shí)會(huì)議決議：a）做好需要編寫的會(huì)議紀(jì)要、決定、報(bào)告等文字工作，并及時(shí)送發(fā)有關(guān)部門執(zhí)行；b）進(jìn)行會(huì)后執(zhí)行情況的檢查催辦與信息反饋的收集工作；c）公司級會(huì)議和其他重要會(huì)議的紀(jì)要和會(huì)議文件，應(yīng)立卷歸檔。 文件溝通，是指通過上級書面文件的發(fā)放和流轉(zhuǎn)，使下級部門及時(shí)接到上級的決定和要求，保證上級決定的有效貫徹，以及部門間工作的協(xié)調(diào)配合。 總經(jīng)辦接受上級文件，并根據(jù)總經(jīng)理及相關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批示，送有關(guān)部門閱辦，閱辦部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文件要求，指定專人承辦。，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)批示精神，迅速確定執(zhí)行的具體措施，并組織力量落實(shí)文件的全部辦理要求。承辦人將文件辦理情況書面告知總經(jīng)辦，總經(jīng)辦應(yīng)在“文件處理單”上注明辦理結(jié)果。 信息溝通，是指部、處室、工段和班組管理工作和日常業(yè)務(wù)工作情況的反映和溝通，它包括對信息的收集、傳遞