【正文】 第一篇：公文處理辦法公文處理辦法第一章 總則第一條 為使建業(yè)住宅集團（中國）有限公司（以下簡稱“集團”）的公文處理規(guī)范化、制度化，結(jié)合集團實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于集團總部及下屬子公司的公文管理。第二章 公文的種類第三條 集團的通用公文種類有：一、請示請上級指示和批準，用“請示”；二、報告向上級部門匯報工作、反映情況，用“報告”；三、決定對集團重要事項或者重大活動做出安排，用“決定”。四、決議經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。五、批復上級答復下級請示事項，用“批復”；六、通告在集團范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項，用“通告”；七、通知傳達、批轉(zhuǎn)上級、同級、不相屬部門的公文，傳達要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項，發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項，用“通知”；八、通報 表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”；九、函對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題，請有關(guān)部門批準等詢問和答復問題，用“函”；十、會議紀要傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。第四條 集團的專用公文有：備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事。第三章 公文格式第五條 公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。一、公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。二、向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。三、發(fā)文時間，以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。四、公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。五、公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。六、收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。第六條 用紙格式： 公文紙一般為A4型；“通告”等用紙大小，根據(jù)實際需要確定行文關(guān)系。第七條 印裝格式：一、公文均采用橫書橫排；二、單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂；三、裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。第四章 公文行文原則第八條 對政府及政府各級行政部門的公文，用集團或子公司名義行文；與不相隸屬的業(yè)務單位協(xié)商工作等，可用集團、集團各中心或子公司名義行文。第九條 內(nèi)部行文，可按業(yè)務的種類和性質(zhì)，用子公司或中心名義行文。子公司、各中心不得聯(lián)合行文，集團各中心之間不允許用發(fā)文形式解決一般性的問題。第十條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。第十一條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不得直接送達領(lǐng)導者個人(領(lǐng)導直接交辦除外)；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第十二條 按照分層管理的原則，集團行文原則上只發(fā)到各子公司和各中心。第十三條 發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。第五章公文處理第十四條 收文處理收文處理一般包括簽收、批辦、催辦、結(jié)辦等程序。一、簽收，分發(fā)集團總部一切外來公文、重要郵件、電報、傳真，統(tǒng)一由秘書處填寫登記在收件登記簿上，并按不同類別進行分類處理，分發(fā)至相應中心或秘書處簽收。集團內(nèi)部各單位凡需報集團總裁處理的公文，必須說明上報事宜的處理思路及過程，交秘書處簽收。子公司的公文的簽收由其相應部門統(tǒng)一處理。二、批辦各單位收到公文后，一般應在3個工作日內(nèi)予以明確答復，最遲不能超過十個工作日。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復，給予明確的批復期限。超期未能批復的，上報單位可視為認同，由此產(chǎn)生的一切后果由受文單位承擔責任。三、催辦集團各單位對已收到的的公文及本單位發(fā)出的公文，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各單位對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。催辦可采用發(fā)函，打電話等方式。四、結(jié)辦。文件處理完畢，已答復發(fā)文單位，有處理意見的文件，均視為結(jié)辦。結(jié)辦的公文應及時歸檔處理。第十五條 發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。一、草擬公文的要求：要符合國家的方針、政策、法律、法令和集團的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。引用的公文要寫明發(fā)文單位、公文編號、標題和發(fā)文時間。草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“１”，第四為“(1)”。不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要簡稱。二、公文審核集團的文稿在簽發(fā)之前，應由起草文件的單位負責人審核，審核的重點包括：是否需要行文；是否符合國家相關(guān)的政策法規(guī)及集團的有關(guān)規(guī)定；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。三、公文簽發(fā) 集團行政文件，由負責起草文件單位的總經(jīng)理簽署意見后，由集團總裁簽發(fā)。業(yè)務性文件，由主管業(yè)務的總經(jīng)理簽發(fā)，涉及集團重大決策或重大利益的文件，由集團總裁簽發(fā)。四、公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。五、簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。六、公文簽發(fā)后，由起草單位負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。七、公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負責；校對后，沒有改正的，由負責打印的人員負責。八、蓋章、發(fā)文登記校對完畢無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印； ２、填寫《文件處理簽》； ３、填寫登記簿，然后分發(fā)。第六章 公文的管理第十六條 各單位必須安排專人負責公文的處理工作，要求嚴格遵守相應的管理制度，同時加強對相關(guān)人員的保密紀律教育。第十七條 集團文件應在結(jié)辦后3天內(nèi)，要送交集團信息文檔部整理、立卷、歸檔，個人不得私自保存應存檔的文件。集團信息文檔部也應當于每月底向集團各中心催交公文的歸檔工作。集團員工凡外出參加會議或培訓帶回的文件，應及時交信息文檔部登記保管，調(diào)離集團的員工應將文件和記錄本清理移交。第十八條 公文在傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。第十九條各子公司工作中形成的公文，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由本單位專人負責收集齊全，分類整理，并每季度向集團管理中心信息文檔部移交歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。第二十條 沒有存檔價值和存查必要的公文，由集團管理中心信息文檔部鑒別、逐件登記后報集團領(lǐng)導批準銷毀。第七章 附則第二十一條 集團管理中心根據(jù)集團信息化建設的具體情況，可以適時加以修訂。第二十二條 本辦法經(jīng)總裁辦公會審議批準后頒布執(zhí)行，以往有關(guān)公文處理的規(guī)定同時廢止。第二篇：公文處理辦法公文處理辦法第一章總則第一條為保證公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學化，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條公司發(fā)公文（包括電報和簽報，下同）是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是依法進行公務活動的重要工具。第三條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第四條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。第五條各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。第六條綜合部是公司公文處理的管理和執(zhí)行機構(gòu)，同時負責指導各部門的公文處理工作。第七條專兼職公文處理人員應當認真學習掌握公文處理辦法，對公文辦理做到應知應會。第二章公文主要種類第八條公司公文種類主要包括：（一）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（二）通告適用于公布公司范圍內(nèi)應當遵守或者周知的事項。（三）通知適用于發(fā)布規(guī)章、制度，下達任務，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的文件，傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項等。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（五）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。（六）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（七）批復適用于答復下級單位的請示事項。（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（十）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章公文格式第九條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標準、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限。（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文單位標識應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。（五）上行文應當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章、書籍、報刊名稱加書名號外，一般不用標點符號。（七）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。（九）印章是公文生效的標志，應當加蓋印章。（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。（十二）公文應當標注主題詞。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）印發(fā)單位為綜合部，印發(fā)日期以公文付印的日期為準。（十五）會議紀要應在標題之下注明通過日期，通過日期以會議結(jié)束的日期為準?！俺瓐蟆薄ⅰ胺炙汀?、“抄送”標注在公文版記中的主題詞之下。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。第十條公文中各組成部分的標識規(guī)則和公文繕印要求，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十一條公文用紙一般采用國際標準 A4 型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第十二條根據(jù)公司的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，公司公文主要有三種行文關(guān)系，即上行文、平行文、下行文。（一）上行文：向上級主管部門及業(yè)務司局報送的各類請示、報告、意見等上報文件。（二）平行文：向同級或不相隸屬機關(guān)、單位呈送的各類文件。（三）下行文：向各部門下發(fā)的各類文件。第十三條用公司名義行文的主要內(nèi)容：（一）向上級主管部門及業(yè)務司局請示、報告工作。（二）與路內(nèi)外有關(guān)單位聯(lián)系工作，商洽問題。（三）轉(zhuǎn)發(fā)鐵路總公司（原鐵道部）及鐵路局有關(guān)文件，并據(jù)此制訂、提出具體實施辦法。（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。（五）公司內(nèi)重要的機構(gòu)變動、人員調(diào)整及通報、表彰、獎懲事項。（六）下達和調(diào)整各類計劃。（七）答復各單位重要的請示事項。（八）其它需要以公司名義行文的事項。第十四條行文應當確有必要，注重效用?？砂l(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；對必須印發(fā)的公文應嚴格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍。凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。第十五條公司內(nèi)各單位之間一般不行文，有事當面商洽解決。公司各部門向公司領(lǐng)導請示工作并需批復的重要事項，以“簽報”形式報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導，一般只送主管組領(lǐng)導，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項要會簽；“簽報”不蓋章，由部門負責人親筆簽署姓名。第十六條重要的下行文，應同時抄送直接上級主管單位。第十七條以公司名義下發(fā)的公文，凡內(nèi)容涉及其它相關(guān)單位的職權(quán)范圍時，行文前對有關(guān)問題必須協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權(quán)責令糾正或撤銷。第十八條各單位不得越級行文。除直接交辦的事項外，不得向上級領(lǐng)導個人行文。第十九條“請示”應當一文一事；只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送，但不得同時抄送下級單位；“報告”中不得夾帶請示事項。第二十條除直接交辦的事項外，各部門原則上不得以本部門名義向局領(lǐng)導和各處室報送“請示”、“意見”和“報告”。第五章發(fā)文辦理第二十一條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、登記、復核、繕印、用印、分發(fā)等程序。第二十二條公司發(fā)公文稿應使用統(tǒng)一的公司發(fā)文稿紙抄寫，并認真填寫首頁的文件撰制欄目，尤其是文件標題