【正文】 第一篇：公文知識與公文寫作一、什么是公文公文是公務(wù)文件的簡稱，所指的是機(jī)關(guān)辦公時(shí)使用的各種收發(fā)文件、電報(bào)、報(bào)表、會議文件、調(diào)查材料以及各種記錄、登記表冊等。公文的定義：定義一：公文是法定機(jī)關(guān)與組織按照特定的體式，經(jīng)過一定處理程序制成的書面文字材料，作為傳達(dá)意圖、辦理公務(wù)與記載工作活動(dòng)的一種工具。定義二：《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中指出：黨的機(jī)關(guān)公文是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理業(yè)務(wù)的具有特定效力和規(guī)范各式的文書。對這段定義的四點(diǎn)說明：（一）公文是各類機(jī)關(guān)與組織在其工作活動(dòng)中普遍使用的一種工具。“各類機(jī)關(guān)與組織”不僅包括各級政府機(jī)關(guān)及其各個(gè)部門，也包括黨的機(jī)關(guān)以及各種團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在內(nèi)。（二）公文是一種記錄和傳遞信息的書面文字。各類載體和傳遞形式的文書，都是一種記錄信息的書面文字，這是文書與其它信息記錄的區(qū)別。除了書面文字外，還有用聲音、圖象等記錄的材料，如照片、錄音帶、光盤等等，這些又叫聲相記錄。無論聲相記錄反映的內(nèi)容是否屬于公務(wù)活動(dòng)，它們都不屬于公務(wù)文書的范圍，因?yàn)樗鼈儾痪哂泄牡男再|(zhì)和特點(diǎn)。有時(shí)可能作為公文的附件。（三）公文是按照特定的體式和一定的處理程序制成的書面材料。公文同一般文章、作品、新聞報(bào)道等有所不同，它有規(guī)定的體式，并且要經(jīng)過一定的處理程序。（四）公文是黨和國家機(jī)關(guān)具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)，機(jī)關(guān)與組織處理工作的一種工具。通過公文制定發(fā)布政策、法令，傳達(dá)貫徹方針政策，部署指導(dǎo)工作，交流工作情況與經(jīng)驗(yàn)，記載工作活動(dòng)情況等。二、公文的特點(diǎn)（一）鮮明的政治性。內(nèi)容必須具有明確的政治意圖，這是公文最本質(zhì)的特征。（二）法定的權(quán)威性和效用。來源和出處上與其它文章、作品不同，不是誰都可以寫的。必須是“法定的作者”，指的是依據(jù)法律的有關(guān)條例、章則、決定成立的，并且能以自己的名義行使法定的職能、權(quán)力和擔(dān)負(fù)一定任務(wù)、義務(wù)的組織。（黨的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等都可依據(jù)自己的職能權(quán)限發(fā)文，都是法定的組織）用領(lǐng)導(dǎo)人名義作為文件的作者，也是代表所在機(jī)關(guān)的身份來發(fā)文的，是行使自己法定職權(quán)的一種表現(xiàn)。對每一份具體文件來說，都有它的特定效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)賦予它的作用。這種效用具有一定的時(shí)間性，但時(shí)間長短不等。（三）嚴(yán)格的程式性。是指公文的撰寫和辦理具有一系列的原則、方法、程度和格式。公文一般具有標(biāo)題、正文、簽發(fā)機(jī)關(guān)等基本組成部分，每個(gè)部分又有各自的行文格式、寫法和要求，任何機(jī)關(guān)部門不能自行其是，更不允許隨意“創(chuàng)造”，自搞一套。（四）語言的簡明性。一是內(nèi)容集中，力戒空話套話，避免不必要的旁征博引；二是造詞用句精煉，概括力強(qiáng)，行文力求用較少的詞語表達(dá)較多的思想內(nèi)容。明快就是開門見山，直敘其事，一目了然；避免使用意義含蓄、模棱兩可的詞語，也不宜用文學(xué)作品中的比喻、夸張和雙關(guān)等修辭方法。三、公文的作用（一）制訂政策與發(fā)布法規(guī)的作用（二）管理與指導(dǎo)的作用（三）聯(lián)系公務(wù)的作用（四）宣傳教育的作用（五）憑證與史料的作用四、公文的分類（一）按性質(zhì)和作用劃分指令性公文。內(nèi)容要明確，格式要規(guī)范，行政約束力極強(qiáng)，下級必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。指示性公文。指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)工作，闡明工作原則、方法和措施，是下級機(jī)關(guān)開展工作的依據(jù)。主要文種有：指示、批復(fù)、通知、函等。呈請性公文。下級向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，請求批準(zhǔn)答復(fù)時(shí)使用的文件。主要有報(bào)告、請示等。決策性公文。對于重大問題，重要事項(xiàng)作出決斷性的結(jié)論和安排，下級機(jī)關(guān)受文后必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。主要有決定和決議。公布性公文。向群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)。布告、公告、通告。記錄性公文。會議紀(jì)要?！尽浚ǘ┌匆年P(guān)系劃分下行公文。是指上級機(jī)關(guān)向下級所屬機(jī)關(guān)發(fā)送的各種公文。如命令、指令、指示和批復(fù)等。上行公文。下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)呈送的各類公文。如請示、工作報(bào)告和上行函等。平行公文。同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)之間來往的文件。如公函、通知等。（三）從文件的來源劃分兩大類：一類是由外機(jī)關(guān)發(fā)送到本機(jī)關(guān)的文件，叫收文。另一類是由本機(jī)關(guān)制成的文件，叫發(fā)文。（包括內(nèi)部使用的文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等）（四）從文件的制發(fā)機(jī)關(guān)及其性質(zhì)劃分三類：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件（五）從文件的閱讀范圍和機(jī)密程度劃分三類：公布文件、機(jī)密文件、內(nèi)部文件五、公文的格式公文的格式，是指公文的各組成部分在文面上所占的位置，相互的關(guān)系及排列的規(guī)定。包括用紙規(guī)格、印刷格式、書面格式等。書面格式，主要包括：文件頭部分、正文部分和文件尾部分。（一）文件頭部分。位于公文首頁上端，一般約占16開公文用紙的三分之一面積，印有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、印數(shù)編號和上行文簽發(fā)人等。（二）正文部分標(biāo)題標(biāo)題是公文的基本組成部分。一般由行文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和文件種類三部分組成。如《國務(wù)院關(guān)于重組和加強(qiáng)農(nóng)村工作的指示》。從語法結(jié)構(gòu)上看，公文標(biāo)題是一個(gè)以文種為中心詞，以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文事由為限制成分的較為復(fù)雜的編正詞組，其中事由部分一般是由介詞“關(guān)于”組成的介詞結(jié)構(gòu)。標(biāo)題中不使用逗號，標(biāo)題的最后也不加句號，僅在并例的詞或詞組中間加頓號或書名號。另外按慣例，有些文種的標(biāo)題結(jié)構(gòu)只有兩部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等專業(yè)學(xué)校招生簡章》，這個(gè)標(biāo)題只有事由和文種兩部分。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)是北京市教育局，后面的“簡章”是文種，也就是章程。又如：《中華人民共和國全國人民代表大會公告》，這個(gè)標(biāo)題只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種。公告一般不標(biāo)出事由。再如法院的《布告》和機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)性的《通知》，通常只標(biāo)出文種。為了醒目，使人從遠(yuǎn)處即可看到。撰寫公文標(biāo)題要注意以下幾個(gè)問題：（1）標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、扼要、明快地揭示出全文核心內(nèi)容和主要目的。特別是發(fā)文事由部分，應(yīng)有極強(qiáng)的凝練性，能把全文的核心內(nèi)容集中到一點(diǎn)上，不宜過長，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青縣糧食局關(guān)于提請上級部門積極解決我縣增加建設(shè)糧食供應(yīng)點(diǎn)需用資金的請示》，事由羅索、冗長，應(yīng)壓縮成《高青縣糧食局關(guān)于增建糧食供應(yīng)點(diǎn)需用資金的請示》。（2）要避免轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)文稱重疊的現(xiàn)象。公文文種名稱雖已固定化、規(guī)范化，但不能一級一級地套用。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，在被轉(zhuǎn)發(fā)的文件標(biāo)題前加上“轉(zhuǎn)發(fā)”二字即可，不必再加上“通知”文稱，盡量避免“通知的通知”這類現(xiàn)象。（3）標(biāo)題排列組合要美觀、勻稱。盡量照顧閱讀時(shí)醒目，排列整齊美觀。字體宜稍大些。排列格式有七種：兩行等長、上短下長、上長下短、倒梯形、上下短中間長、上下長中間短、正梯形正文正文是公文的主體部分，是公文最基本最重要的內(nèi)容。正文一般由開頭、主體和結(jié)語三方面構(gòu)成、但文種不同，寫法各異。附件附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒有說明，其效用與正件相同。主要作用：使正件的內(nèi)容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補(bǔ)充說明的依據(jù)材料和參考材料。（1）附件應(yīng)在正文末尾另起一行空兩格注明,標(biāo)題要具體明確，不得隨意簡化，也不能標(biāo)書名號，末尾一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。如：附件：二○○五年各類產(chǎn)品出口計(jì)劃二○○六年技術(shù)改造安排（2）正文已注明的附件名稱，文尾可不標(biāo)出。（3）附件本件放在正文末頁之后。公文簽發(fā)機(jī)關(guān)即公文成文機(jī)關(guān)名稱。落款時(shí)要寫機(jī)關(guān)全稱，不得濫用簡稱。如“山東省計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會”不能寫成“山東計(jì)經(jīng)委”。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，主辦機(jī)關(guān)在先，其它機(jī)關(guān)按公文內(nèi)容涉及面大小依次排列。如黨政機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，黨的機(jī)關(guān)在先。有固定文件版頭的情況下，正文之末可不寫簽發(fā)機(jī)關(guān)名稱，直接落發(fā)文日期蓋章即可。發(fā)文日期即成文的具體年月日。無論哪種書寫形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用漢字書寫，一般不用阿拉伯?dāng)?shù)字。所落日期，凡一般性公文，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準(zhǔn)；會議通過的文件，以會議通過之日為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準(zhǔn)。印章公文必須加蓋簽發(fā)機(jī)關(guān)印章，這是證明公文合法性的憑證。印章要蓋在公文末尾發(fā)文日期處，以印章的下部邊緣騎年壓月，上大下小。聯(lián)合發(fā)文的排列順序應(yīng)與文件頭上的排列順利一致，可不壓年蓋月。附注公文如要附加說明發(fā)至范圍，可否登報(bào)等，要用圓括號注明，頂格標(biāo)在發(fā)文日期的左下端。（三）文件尾部分文件尾部分在公文末頁下部，用間隔橫紅與正文部分加以區(qū)別。主要包括主題詞，抄送機(jī)關(guān)，印發(fā)機(jī)關(guān)和印刷份數(shù)等。主題詞。公文主題的核心內(nèi)容，但又不是完全為了表現(xiàn)主題而確立的，可以從全文的整體中篩選、提煉。書寫排列一般不用考慮語法結(jié)構(gòu)，不一定表達(dá)完整的意思。其位置在文件尾部分橫線之上，由左向右排列。詞與詞之間空一格，不用標(biāo)點(diǎn)符號。一般由三至五個(gè)詞或詞組構(gòu)成，準(zhǔn)確地反映出全文的內(nèi)容特征和歸屬類別。如《關(guān)于調(diào)整中有關(guān)規(guī)定的通知》一文的主題詞：調(diào)整教育費(fèi)附加通知“調(diào)整”—高度概括了全文內(nèi)容實(shí)質(zhì)；“教育費(fèi)附加”—點(diǎn)明了此文屬于“教育經(jīng)費(fèi)”類；“通知”—顯示出公文種類。抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)是送達(dá)的平行機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)。印刷份數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明“共印份”并用圓括號括上。標(biāo)準(zhǔn)體式：編號：特急國務(wù)院文件國發(fā)〔2001〕號〔絕密〕國務(wù)院關(guān)于的決定各省、自治區(qū)、直轄市人民政府、國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：。附件：中華人民共和國國務(wù)院二○○一年三月二日（此件不登報(bào)）主題詞：抄送：國務(wù)院辦公廳秘書局二○○一年三月十一日印發(fā)（共印份）六、公文寫作發(fā)文首先要撰稿，撰寫文件叫公文寫作，指的是文件的起草和修改工作，它是文書處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)比文件收發(fā)、登記、傳閱、催辦、打印、校對等工作環(huán)節(jié)難度要高。它要求掌握有關(guān)政策精神與熟悉本機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)，并經(jīng)過周密慎重地思考，針對具體工作問題提出處理方案。尤其是起草重要的領(lǐng)導(dǎo)性文件及方針政策性文件，更是一種艱苦細(xì)致的高水平腦力勞動(dòng)。發(fā)文的效果好與不好，不僅在于文字的表達(dá)是否清楚準(zhǔn)確，更重要的還在于文件的思想內(nèi)容，在于提出的決策與措施等的水平高低。撰寫文件的構(gòu)思過程，主要是對于工作問題的調(diào)查研究，做出決策性的處理意見過程，其次才是對于文字表達(dá)方面的考慮和選擇。因此，撰寫公文是一項(xiàng)政策性、思想性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅細(xì)致的文字工作。（一）怎樣提高公文寫作的能力寫文章一種綜合能力，要有正確的觀點(diǎn)，掌握豐富的實(shí)際材料，還要有相當(dāng)?shù)奈淖直磉_(dá)能力。公文是一種應(yīng)用文，要把公文寫好，就要從各方面加強(qiáng)修養(yǎng)，練好基本功，提高撰寫文件的能力。第一，要努力學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)與研究政策法規(guī)，提高政策思想水平。政治理論是指導(dǎo)實(shí)際工作的指南。政治理論和政治覺悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正確的政治理論作指導(dǎo)，有清醒的政治頭腦，才能保證在起草公文時(shí)不迷失方向。同時(shí)必須注意學(xué)習(xí)黨的政策法規(guī)，認(rèn)清形勢，積極地貫徹執(zhí)行國家的方針政策。第二，要學(xué)習(xí)和熟練掌握本機(jī)關(guān)、本部門的業(yè)務(wù)。機(jī)關(guān)各部室都有本職業(yè)務(wù)，政工部門雖屬于“大政工”的系列，但工作性質(zhì)和職能各有不同。毛澤東同志有段名言：“不論做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性質(zhì)，它和它以外的事情的關(guān)聯(lián)，就不知道那件事情的規(guī)律，就不知道如何去做，就不能做好那件事?！边@段話講得是做什么就要學(xué)什么，鉆研什么。一個(gè)對本部室業(yè)務(wù)生疏的外行，不可能寫出指導(dǎo)工作的高質(zhì)量的文件。由于業(yè)務(wù)上似通非通，似懂非懂，寫出來的文件很容易出現(xiàn)這樣或那樣的毛病。比如，寫反映工作情況的報(bào)告，抓不著要害和重點(diǎn)，胡子眉毛一把抓，輕重不分，廢話連篇；寫指導(dǎo)工作和解決問題的文件，抓不住癥結(jié)和關(guān)鍵，提出的措施和辦法行不通，讓人無法下手工作，甚至造成工作上的失誤等等。因此，必須熟悉和鉆研本職業(yè)務(wù)，為公文寫作打好基礎(chǔ)。第三，要研究文章（公文）寫作知識，不斷提高寫作水平。有了理論指導(dǎo)，掌握方針政策、業(yè)務(wù)知識和實(shí)際工作情況，就可以研究解決問題的關(guān)鍵，明確需要制發(fā)的文件應(yīng)該寫什么內(nèi)容。但是，要把意圖表達(dá)出來，還要靠一定的文字表達(dá)能力。因此，要學(xué)習(xí)有關(guān)寫作知識，包括形式邏輯、語法修辭，避免文理不通，要懂得如何確立觀點(diǎn)、選擇材料、安排結(jié)構(gòu)。學(xué)習(xí)寫作知識，關(guān)鍵在于能夠熟練掌握運(yùn)用，還要在多讀常寫上下功夫。自己擬寫的文稿經(jīng)過別人修改的地方，一定要認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。要經(jīng)常練習(xí)，可先從公函、通知等篇幅小的文件寫起，再逐步寫較長的重要文件。文筆是磨煉出來的，必須在實(shí)踐中不斷總結(jié)，逐步提高撰寫文件的技能。（二）撰寫公文的基本要求公文的寫作有一些特殊要求：準(zhǔn)確、實(shí)際公文是辦事的工具，要用它指導(dǎo)工作和處理問題，這個(gè)根本性質(zhì)要求撰寫公文必須實(shí)事求是，一就是一，二就是二，不能憑主觀想象，把事實(shí)夸大或縮小，或說假話空話。否則，由于脫離實(shí)際，不是一紙空文難以實(shí)行，就是干擾工作，甚至?xí)斐晒ぷ鲹p失和影響。要文字樸實(shí)，注意用詞分寸。引用和涉及的事實(shí)、數(shù)字、人名、地名等，必須認(rèn)真核對，避免差錯(cuò)和出入。生動(dòng)、及時(shí)生動(dòng)：一是能夠生動(dòng)地指導(dǎo)實(shí)際工作。運(yùn)用文件指導(dǎo)和推動(dòng)工作，既要堅(jiān)決遵循上級精神，又要善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造本單位典型經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作和創(chuàng)新局面。不要照抄照轉(zhuǎn)上級指示，千篇一律地轉(zhuǎn)發(fā)通知，只起到收發(fā)室、運(yùn)轉(zhuǎn)站的作用，不能因地制宜創(chuàng)造性地加以貫徹。二是使用的語言和選用的材料也要生動(dòng)活潑，吸引人閱讀并具有說服力。文件的語言注重樸實(shí)、精確，不使用華麗的詞藻，不運(yùn)用過多的形容和描述。但并不等于寫得呆板枯燥。特別是寫工作簡報(bào)、講話稿、工作報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體數(shù)字、事例和思想反映，選用一些適當(dāng)?shù)谋扔?、群眾的語言等。使敘述的語言適當(dāng)形象化，有感情、有趣味，生動(dòng)真實(shí)，具有說服力，使人讀后留下深刻的印象。及時(shí)：文件的時(shí)間性很強(qiáng)，發(fā)文及時(shí)與否關(guān)系到文件的效用。無論反映情況還是指導(dǎo)工作的文件，都要發(fā)得及時(shí)，否則變成“馬后炮”。比如，當(dāng)年的計(jì)劃遲到第二季度才寫出來；一份工作指示到了面上的工作已經(jīng)進(jìn)入收尾階段才發(fā)出去；總結(jié)在工作結(jié)束半年后才著手寫等等。行文拖拉，就會貽誤時(shí)機(jī)，造成工作被動(dòng)。簡練、明確公文便于閱讀和處理，需寫得簡練。比如一份工作報(bào)告不能象報(bào)告