【正文】 工程項(xiàng)目 信息管理 第一節(jié) 概述 第二節(jié) 工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng) 第三節(jié) 工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng) 第四節(jié) 工程項(xiàng)目文檔管理 第五節(jié) 計(jì)算機(jī)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用 一般了解：工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目文檔管理、項(xiàng)目管理軟件的主要功能。 一般理解： 重點(diǎn)掌握： to 第一節(jié) 概述 一、項(xiàng)目中的信息流 二、項(xiàng)目中的信息 三、項(xiàng)目信息管理的任務(wù) 四、現(xiàn)代信息科學(xué)帶來的問題 to 一、項(xiàng)目中的信息流 1． 工作流 。 2． 物流 。 3． 資金流 。 4． 信息流 。 這四種流動(dòng)過程之間相互聯(lián)系 ， 相互依賴又相互影響 ， 共同構(gòu)成了項(xiàng)目實(shí)施和管理的總過程 。 在這四種流動(dòng)過程中 ， 信息流將項(xiàng)目的工作流 、 物流 、 資金流 ，將各個(gè)管理職能 、 項(xiàng)目組織 ， 將項(xiàng)目與環(huán)境結(jié)合在一起 。 它不僅反映 ， 而且控制 ， 指揮著其他三種流 。 項(xiàng)目中的信息流包括兩個(gè)最主要的信息交換過程： 1． 項(xiàng)目與外界的信息交換 。 項(xiàng)目作為一個(gè)開放系統(tǒng) ， 它與外界有大量的信息交換 。 2． 項(xiàng)目內(nèi)部的信息交換 ， 即項(xiàng)目實(shí)施過程中項(xiàng)目組織者因進(jìn)行溝通而產(chǎn)生的大量的信息 。 return 二、項(xiàng)目中的信息 (一 )信息的種類： 1，項(xiàng)目基本狀況的信息。 2．現(xiàn)場實(shí)際工程信息， 3．各種指令、決策方面的信息。 4．其它信息。 (二 )信息的基本要求： 1．專業(yè)對口。 2．反映實(shí)際情況。 3．及時(shí)提供。 4．簡單，便于理解。 (三 )信息的基本特征 1． 信息載體通常有： (l)紙張 ， 如各種圖紙 、 各種說明書 、 合同 、 信件 、 表格等； (2)磁盤 、 磁帶 ， 以及其他電子文件； (3)照片 ， 微型膠片 ， X光片； (4)其它 ， 如錄相帶 、 電視唱片 、 光盤等； return (三 )信息的基本特征 2．選用信息載體，受如下幾方面因素的影響： (l) 不同的載體有不同的介質(zhì)技術(shù)和信息存取技術(shù)要求。 (2)項(xiàng)目信息系統(tǒng)運(yùn)行成本的限制。 (3)信息系統(tǒng)運(yùn)行速度要求。 (4)特殊要求。 (5)信息處理和傳遞技術(shù)和費(fèi)用的限制。 3．信息的使用有如下說明： (l)有效期 (2)使用的目的 (3)信息的權(quán)限 4． 信息的存檔方式 。 return 三、項(xiàng)目信息管理的任務(wù) 1．組織項(xiàng)目基本情況的信息，并系統(tǒng)化，編制項(xiàng)目手冊。 2．項(xiàng)目報(bào)告及各種資料的規(guī)定。 3． 按照項(xiàng)目實(shí)施 、 項(xiàng)目組織 、 項(xiàng)目管理工作過程建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)流程 ， 在實(shí)際工作中保證這個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)行 ， 并控制信息流 。 4． 文檔管理工作 。 return 四、現(xiàn)代信息科學(xué)帶來的問題 現(xiàn)代信息技術(shù) ， 特別是計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng) 、 電子信箱 、 Inte網(wǎng)的使用 ， 造成了信息高度網(wǎng)絡(luò)化的流通 。 這不僅表現(xiàn)在項(xiàng)目內(nèi)部 ，而且還表現(xiàn)在項(xiàng)目和企業(yè)及企業(yè)各職能部門之間 。 例如：企業(yè)財(cái)務(wù)部門直 接可以通過計(jì)算機(jī)查閱 項(xiàng)目的 成本和支出 ， 查閱項(xiàng)目 采購訂貨單；子項(xiàng)目負(fù) 責(zé)人可直接查閱庫存材 料狀況；子項(xiàng)目或工作 包負(fù)責(zé)人也許還可以查 閱業(yè)主已經(jīng)作出的但尚 未推行 (詳細(xì)安排 )的信 息 ， 則形成了如圖 18l 所示的信息流通 。 圖1 8 1 部門2部門1 部門5部門3 部門4 （ 一 ） 現(xiàn)代信息技術(shù)對現(xiàn)代項(xiàng)目管的促進(jìn)作用 1． 現(xiàn)代信息技術(shù)加決了項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的信息 反饋速度和系統(tǒng)的反應(yīng)速度 ， 人們能夠及時(shí)查 詢工程的進(jìn)展情況的信息 ， 進(jìn)而能及時(shí)地發(fā)現(xiàn) 問題 ， 及時(shí)作出決策 。 2． 信息的可靠性 、 項(xiàng)目的透明度增加 ， 人們能夠了解企業(yè)和項(xiàng)目的全貌 。 3．總目標(biāo)容易貫徹，項(xiàng)目經(jīng)理和上層領(lǐng)導(dǎo)容易發(fā)現(xiàn)問題。 4. 信息的可靠性增加。 5．比較傳統(tǒng)的信息處理和傳輸方法，現(xiàn)代信息技術(shù)有更大的信息容量。 6．使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的能力和水平大為提高。 7．現(xiàn)代信息技術(shù)使人們更科學(xué)，更方便地進(jìn)行如下類型的項(xiàng)目的管理 。 return 需要有效的管理系統(tǒng)和管理的規(guī)范化； 無法獲得的 軟信息 ； 較少的人性化。 (二 ) 可能帶來的問題 第二節(jié) 工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng) 一、工程項(xiàng)目中報(bào)告的種類 二、報(bào)告的作用 三、報(bào)告的要求 四、報(bào)告系統(tǒng) to 一、工程項(xiàng)目中報(bào)告的種類 ? 按時(shí)間可分為日報(bào) 、 周報(bào) 、 月報(bào) 、 年報(bào)； ? 針對項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的報(bào)告 ， 如工作包 、 單位工程 單項(xiàng)工程 、 整個(gè)項(xiàng)目報(bào)告； ? 專門的內(nèi)容的報(bào)告 ， 如質(zhì)量報(bào)告 、 成本報(bào)告 、 工期報(bào)告； ? 特殊情況的報(bào)告 ， 如風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告 、 總結(jié)報(bào)告 、 特別事件報(bào)告等； ? 狀態(tài)報(bào)告 ， 比較報(bào)告等 。 return 二、報(bào)告的作用 1． 作為決策的依據(jù) 。 2． 用來評價(jià)項(xiàng)目 ， 評價(jià)過去的工作以及階段成果 。 3． 總結(jié)經(jīng)驗(yàn) ， 分析項(xiàng)目中的問題 。 4． 通過報(bào)告去激勵(lì)各參加者 ， 讓大家了解項(xiàng)目成就 。 5． 提出問題 ， 解決問題 ， 安排后期的計(jì)劃 。 6． 預(yù)測將來情況 ， 提供預(yù)警信息 。 7． 作為證據(jù)和工程資料 。 return 三、報(bào)告的要求 1． 與目標(biāo)一致 。 2． 符合特定的要求 。 3． 規(guī)范化 、 系統(tǒng)化 。 4． 處理簡單化 ， 內(nèi)容清楚 ， 各種人都能理解 ， 避免造成理解和傳輸過程中的錯(cuò)誤 。 5． 報(bào)告的側(cè)重點(diǎn)要求 。 return 東南大學(xué)遠(yuǎn)程教育 工程項(xiàng)目管理 第四十五 講 主講教師： 成 虎 四、報(bào)告系統(tǒng) 在項(xiàng)目初期 ， 在建立項(xiàng)目管理系統(tǒng)中必須包括 項(xiàng)目的報(bào)告系統(tǒng) 。 這要解決兩個(gè)問題： 1． 羅列項(xiàng)目過程中應(yīng)有的各種報(bào)告 ， 并系統(tǒng)化； 2， 確定各種報(bào)告的形式 、 結(jié)構(gòu) 、 內(nèi)容 、 數(shù)據(jù) 、 采頹和處理方式 ， 并標(biāo)準(zhǔn)化 。 報(bào)告的設(shè)計(jì)事先應(yīng)給各層次的人們列表提問：