【正文】 項(xiàng)目運(yùn)作一般流程（ 3） 三、實(shí)施階段 1 采購規(guī)劃 采購規(guī)劃概述 1）采購的定義。采購是從項(xiàng)目系統(tǒng)外部獲得貨物、土建工程和服務(wù)（以下統(tǒng)稱產(chǎn)品）的完整的采辦過程。貨物采購是指購買項(xiàng)目建設(shè)所需的投入物（如機(jī)械、設(shè)備、材料等等）及與之相關(guān)的服務(wù)。土建工程采購是通過招標(biāo)或其他商定的方式選擇工程承包單位及與其相關(guān)的服務(wù)。咨詢服務(wù)采購主要指聘請咨詢公司或咨詢專家。 2）采購方式。采購可以分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。招標(biāo)采購又可以分為無限競爭性的公開招標(biāo)和有限競爭性的邀請招標(biāo)。對受客觀條件限制和不易形成競 爭局面的項(xiàng)目還可以采取協(xié)商議標(biāo)。 非招標(biāo)采購又可以分為詢價(jià)采購、直接采購、定向采購、單一來源采購。 3）采購在項(xiàng)目執(zhí)行中的重要性 采購工作是項(xiàng)目執(zhí)行中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并構(gòu)成項(xiàng)目執(zhí)行的物質(zhì)基礎(chǔ)和主要內(nèi)容；規(guī)范的項(xiàng)目采購要兼顧經(jīng)濟(jì)性和有效性，可以有效的降低項(xiàng)目成本，促進(jìn)項(xiàng)目的順利實(shí)施和按期完成；項(xiàng)目采購必須體現(xiàn)設(shè)計(jì)和計(jì)劃的要求，如果采購的產(chǎn)品不符合設(shè)計(jì)的預(yù)定要求，將直接影響項(xiàng)目質(zhì)量，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目失敗；競爭性招標(biāo)采購有規(guī)范的程序，體現(xiàn)公平公正原則，提高透明度，所以能從制度上防止貪污腐敗和欺詐行為。 采 購規(guī)劃的內(nèi)容 采購規(guī)劃是在考慮了買賣雙方關(guān)系之后，從買者角度制定的。采購規(guī)劃的過程就是識(shí)別哪些項(xiàng)目的需要可以通過從實(shí)施組織外部采購產(chǎn)品和設(shè)備來得到滿足。采購規(guī)劃應(yīng)當(dāng)考慮合同和分包合同（例如，買主經(jīng)常希望對所有分包決策施加某種程度的影響或控制）。采購規(guī)劃一般要對下列事項(xiàng)之一作出決策： 通過一家總承包商采購所有或大部分所需要的貨物和服務(wù)。 向多家承包商采購很大一部分需用的貨物和服務(wù)。 采購需用貨物和服務(wù)的一小部分。 不采購貨物和設(shè)備。 采購規(guī)劃的依據(jù) 1）范圍說明。范圍說明書說明了項(xiàng)目目前 的界限，提供了在采購計(jì)劃過程中必須考慮的項(xiàng)目要求和策略的重要資料。 2）產(chǎn)品說明。項(xiàng)目產(chǎn)品（項(xiàng)目最終成果）的說明，提供了有關(guān)在采購計(jì)劃過程中需要考慮的所有技術(shù)問題或注意事項(xiàng)的重要資料。 3）采購活動(dòng)所需的資源。項(xiàng)目實(shí)施組織若沒有正式的定貨單位，則項(xiàng)目管理班子將不得不自己提供資源和專業(yè)知識(shí)支持項(xiàng)目的各種采購活動(dòng)。 4）市場狀況。采購計(jì)劃過程必須考慮市場上有何種產(chǎn)品可以買到、從何處購買，以及采購的條款和條件是怎樣的。 5）其他計(jì)劃結(jié)果。只要有其他計(jì)劃結(jié)果可供使用（如項(xiàng)目成本初步估算、質(zhì)量管理計(jì)劃等等）， 則在采購計(jì)劃過程中必須加以考慮。 6）制約條件和基本假設(shè)。由于項(xiàng)目采購存在著諸多變化不定的環(huán)境因素，項(xiàng)目實(shí)施組織在實(shí)施采購過程中，面對變化不定的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境所作出的一些合理推斷，就是基本假設(shè)。制約條件和基本假設(shè)的存在，限制了項(xiàng)目組織的選擇范圍。 采購規(guī)劃的技術(shù)和工具 項(xiàng)目實(shí)施組織對需要采購的產(chǎn)品擁有一定的選擇權(quán)，通常運(yùn)用以下技術(shù)進(jìn)行選擇。 1）自制或外購分析。利用轉(zhuǎn)折點(diǎn)分析法進(jìn)行自制或外購選擇決策分析，這是一種普遍采用的管理技術(shù)，可以用來確定某種具體的產(chǎn)品是否可由實(shí)施組織自己生產(chǎn)出來，而且成 本又很節(jié)省。 2）短期租賃或長期租賃分析。決定是短期還是長期租賃，通常取決于財(cái)務(wù)上的考慮。根據(jù)項(xiàng)目對某租賃品的預(yù)計(jì)使用時(shí)間、租金大小來分析短期長期租賃的成本轉(zhuǎn)折點(diǎn)。 3）采購專家的介入。采購專家就是具有專門知識(shí)或經(jīng)過訓(xùn)練的單位和個(gè)人。咨詢公司、行業(yè)團(tuán)體、有發(fā)展前景的承包商以及項(xiàng)目實(shí)施組織內(nèi)部的其他單位（如果有專門從事采購的職能部門，例如，采購部）可能都具備用于采購的專門知識(shí)。項(xiàng)目組織可以聘請采購專家作為顧問，甚至邀請他們直接參加采購過程。 4）經(jīng)濟(jì)采購批量分析。按照采購管理的目的，需要通過合理的進(jìn)貨批 量和進(jìn)貨時(shí)間，使存貨的總成本最低，這個(gè)批量叫做經(jīng)濟(jì)訂貨量或經(jīng)濟(jì)批量。有了經(jīng)濟(jì)訂貨量，可以很容易地找出最適宜的進(jìn)貨時(shí)間。 1）采購管理計(jì)劃。采購管理計(jì)劃應(yīng)當(dāng)說明其余的采購過程將如何進(jìn)行管理。包括： l 應(yīng)當(dāng)使用何種類型的合同？ l 是否需要有獨(dú)立的估算作為評估標(biāo)準(zhǔn)，由誰負(fù)責(zé)，以及何時(shí)編制這些估算？ l 項(xiàng)目實(shí)施組織是否有采購部門，項(xiàng)目管理組織在采購過程中自己能采取何種行動(dòng)？ l 是否需要使用標(biāo)準(zhǔn)的采購文件，從哪里找到這些標(biāo)準(zhǔn)文件。 根據(jù)項(xiàng)目的具體要求，采購管理計(jì)劃可以是正 式的，也可以是非正式的；可以非常詳細(xì)，也可以很粗略。此計(jì)劃是整體項(xiàng)目計(jì)劃的補(bǔ)充部分。 2）工程說明。工程說明，也叫要求說明，它相當(dāng)詳細(xì)地說明了采購項(xiàng)目，以便潛在的承包商確定他們是否能夠提供該采購項(xiàng)目的貨物或服務(wù)。工程說明的詳細(xì)程度可以視采購項(xiàng)目的性質(zhì)、買主的要求或者預(yù)計(jì)的合同形式而異。 工程說明在采購過程中可能被修改和細(xì)化，例如潛在的承包商可能建議使用比原來規(guī)定的效率更高的方法或成本更低的產(chǎn)品。每一個(gè)單獨(dú)的采購項(xiàng)目都要求有單獨(dú)的工程說明。但是，多種產(chǎn)品或服務(wù)可以組成一個(gè)采購項(xiàng)目，使用一個(gè)工程說明。 工 程說明應(yīng)盡可能清晰、完整、簡潔。其中包括對所有要求的附屬服務(wù)的說明（例如，承包商報(bào)告及對采購來的設(shè)備給予項(xiàng)目完成后的運(yùn)行支持）。在某些應(yīng)用領(lǐng)域，對于工程說明的內(nèi)容和格式已有具體的規(guī)定，比如各種形式的政府訂貨。 2 招標(biāo)采購的實(shí)施 1）招標(biāo)投標(biāo)的內(nèi)涵與特征。招標(biāo)投標(biāo)是一種由招標(biāo)人和投標(biāo)人經(jīng)過要約、承諾、擇優(yōu)選定，最終形成協(xié)議和合同關(guān)系的、平等主體之間的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程，是 法人 之間諾成有償、具有約束力的法律行為。 招標(biāo)投標(biāo)具有平等性、競爭性、開放性的基本特征。 2）招標(biāo)投標(biāo)的一般程 序。招標(biāo)投標(biāo)的活動(dòng)一般分為四個(gè)階段，現(xiàn)以建設(shè)工程施工項(xiàng)目為例進(jìn)行分析。 l 招標(biāo)準(zhǔn)備階段?；痉譃橐韵聨讉€(gè)步驟：具有招標(biāo)條件的單位填寫《建設(shè)工程招標(biāo)申請書》，報(bào)有關(guān)部門審批；獲準(zhǔn)后，組織招標(biāo)班子和評標(biāo)委員會(huì)，編制招標(biāo)文件和標(biāo)底，發(fā)布招標(biāo)公告。審定投標(biāo)單位，發(fā)放招標(biāo)文件，組織招標(biāo)會(huì)議和現(xiàn)場勘察，接受投標(biāo)文件。 l 投標(biāo)準(zhǔn)備階段。根據(jù)招標(biāo)公告或招標(biāo)單位的邀請，選擇符合本單位實(shí)施能力的工程，向招標(biāo)單位提交投標(biāo)意向，并提供資格證明文件和資料；資格預(yù)審?fù)ㄟ^后，組織投標(biāo)班子，跟蹤投標(biāo)項(xiàng)目，購買招標(biāo)文件，參加招標(biāo)會(huì)議 和現(xiàn)場勘察，編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送給投標(biāo)單位。 l 開標(biāo)評標(biāo)階段。按照招標(biāo)公告規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)，由招標(biāo)投標(biāo)方派代表并有公正人在場的情況下，當(dāng)眾開標(biāo)；招標(biāo)方對投標(biāo)者作資格后審、詢標(biāo)、評標(biāo)；投標(biāo)方作好詢標(biāo)解答準(zhǔn)備，接受詢標(biāo)質(zhì)疑，等待評標(biāo)決標(biāo)。 l 決標(biāo)簽約階段。評標(biāo)委員會(huì)提出批評意見，報(bào)送決定單位確定，根據(jù)決標(biāo)內(nèi)容向中標(biāo)單位發(fā)出《中標(biāo)通知書》；中標(biāo)單位接到通知書后，在規(guī)定的期限內(nèi)與招標(biāo)單位簽定合同。 招標(biāo)準(zhǔn)備階段的工作要點(diǎn)和技術(shù) 1）招標(biāo)工作班子的組建 l 有建設(shè)單位法人代表或其委托 的代理人； l 有與工程規(guī)模相適應(yīng)的技術(shù)、預(yù)算、財(cái)務(wù)和工程管理人員； l 有對投標(biāo)企業(yè)進(jìn)行資格評審的能力。 不具備上述條件的建設(shè)單位，可由其上級主管部門、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)銀行或投資金融單位及有關(guān)專家組成招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組。 開展國際競爭性招標(biāo)，必須委托具有資格的招標(biāo)公司或具有招標(biāo)能力的外貿(mào)公司代理招標(biāo)。 2）編制招標(biāo)文件和標(biāo)底。招標(biāo)文件一般都包括以下幾個(gè)部分： l 招標(biāo)邀請書，投標(biāo)人須知； l 合同的通用條款、專用條款； l 業(yè)主對貨物、工程與服務(wù)方面的要求一覽表格式、技術(shù)規(guī)格（規(guī)范）、圖 紙； l 投標(biāo)書格式、資格審查需要的報(bào)表、工程清單、報(bào)價(jià)一覽表、投標(biāo)保證金格式及其他補(bǔ)充資料表； l 雙方簽署的協(xié)議書格式，履約保證金格式，預(yù)付款保函格式等。 3）擬寫并發(fā)布招標(biāo)公告。招標(biāo)公告和投標(biāo)邀請通知的主要內(nèi)容：項(xiàng)目名稱，項(xiàng)目建設(shè)地點(diǎn)，項(xiàng)目內(nèi)容概述，投資來源，招標(biāo)內(nèi)容和數(shù)量，工期要求，發(fā)放招標(biāo)文件的日期和地點(diǎn)，招標(biāo)文件的價(jià)格，投標(biāo)地點(diǎn)，投標(biāo)截止日期（必須具體到年、月、日、時(shí)）和開標(biāo)時(shí)間（一般與投標(biāo)截止日期只相差一二個(gè)小時(shí)，最多不超過24小時(shí)），招標(biāo)單位的地址、電話號(hào)碼、郵編、傳真、電子郵箱等。 4）投標(biāo)者資格預(yù)審，資格預(yù)審是對申請投標(biāo)的單位進(jìn)行事先資質(zhì)審查。資格預(yù)審的主要內(nèi)容有：投標(biāo)者的法人地位，資產(chǎn)財(cái)務(wù)狀況，人員素質(zhì)、各類技術(shù)力量及技術(shù)裝備狀況，企業(yè)信譽(yù)和業(yè)績等。 5）組織現(xiàn)場勘察和文件答疑 ● 勘察現(xiàn)場。業(yè)主在招標(biāo)文件中要注明投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場勘察的時(shí)間和地點(diǎn)。并照國際慣例，投標(biāo)人提出的標(biāo)價(jià)一般被認(rèn)為是審核招標(biāo)文件后并在現(xiàn)場勘察的基礎(chǔ)上編制