【正文】 第二章 會(huì)展策劃管理流程和可行性分析 第二章 會(huì)展管理流程和可行性分析 一 .教學(xué)要求： 掌握會(huì)展管理流程、 掌握展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃管理、掌握展會(huì) SWOT分析管理 二 .教學(xué)內(nèi)容 會(huì)展管理和運(yùn)作流程 知識(shí)要點(diǎn)： 會(huì)展管理流程、會(huì)議運(yùn)作流程管理、展覽會(huì)運(yùn)作流程管理、展會(huì)項(xiàng)目管理的 wbs圖 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃管理 知識(shí)要點(diǎn)：展會(huì)名稱、舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、辦展時(shí)間、展品范圍、辦展頻率、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位 市場環(huán)境分析（ SWOT分析）管理 知識(shí)要點(diǎn)： SWOT分析過程管理 展會(huì)項(xiàng)目生命力分析 知識(shí)要點(diǎn)：項(xiàng)目發(fā)展空間、項(xiàng)目競爭力、辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢(shì)分析 展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析管理 知識(shí)要點(diǎn)：展會(huì)成本收入預(yù)算表、盈虧平衡分析 會(huì)展策劃概述 第一節(jié) 一、會(huì)展策劃的概念、特點(diǎn)及作用 ?策劃是指與計(jì)謀相關(guān)的一種行為過程和方法系統(tǒng)。 ?從英文辭源看，策劃一次發(fā)源于戰(zhàn)略中的計(jì)劃 “ strategy” ,以后又演變?yōu)椤?strategy”和“ plan”的結(jié)合，也有人將之翻譯為“企劃”，它與“策劃”概念相同。 ?策劃是具有多重選擇的活動(dòng) ?策劃是一項(xiàng)理性的活動(dòng) ?策劃是創(chuàng)意性的活動(dòng) ?策劃是具有明確目的性的活動(dòng) ?策劃是具有風(fēng)險(xiǎn)性的活動(dòng) ?會(huì)展策劃是對(duì)會(huì)展進(jìn)行管理和決策的一種程序，它是一種對(duì)會(huì)展活動(dòng)的進(jìn)程以及會(huì)展活動(dòng)的總體戰(zhàn)略進(jìn)行前瞻性規(guī)劃的活動(dòng)。 ?會(huì)展策劃具有針對(duì)性、系統(tǒng)性、變異性、可行性等特點(diǎn)。 ? ? ? ? ? 二、 會(huì)展策劃的基本原則 三 、會(huì)展策劃的內(nèi)容和基本流程 ? ?一般情況下市場調(diào)查要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽條件為特點(diǎn)，圍繞市場進(jìn)行調(diào)查。市場調(diào)查的主要內(nèi)容包括會(huì)戰(zhàn)環(huán)境的調(diào)查、會(huì)展企業(yè)情況的調(diào)查、會(huì)展項(xiàng)目情況的調(diào)查、會(huì)展市場競爭情況的調(diào)查以及參展商、支持協(xié)助單位等情況的調(diào)查。只有在充分了解市場潛力、市場限制以及市場動(dòng)態(tài)信息的基礎(chǔ)上，才能有的放矢地進(jìn)行策劃 ? ?做會(huì)展決定是一個(gè)決策的過程，應(yīng)該掌握一定的決策策略。影響會(huì)戰(zhàn)決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等，會(huì)展的決策與計(jì)劃應(yīng)從分析決策的要素入手，確定會(huì)展的基本目標(biāo)、集體目標(biāo)和管理目標(biāo)，然后決定展覽的戰(zhàn)略安排、市場安排、方式安排。 ? ?會(huì)展的中心環(huán)節(jié)，也是會(huì)展策劃的重心所在。包括廣告宣傳工作、組織招展工作、會(huì)展設(shè)計(jì)工作以及會(huì)戰(zhàn)相關(guān)活動(dòng)策劃等具體安排會(huì)展的工作方案。 ? ? 會(huì)展的宣傳的主要方式包括媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告（包括專業(yè)媒體，如報(bào)紙、雜志、網(wǎng)站等）；除此之外，還可通過新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式來傳播會(huì)展信息。戶外廣告，是利用人流量較大的公共場所，以海報(bào)、燈箱、廣告牌、宣傳布告、彩旗等形式，進(jìn)行宣傳。 ? 組織招展工作要求充分宣傳、認(rèn)真選擇。在招展的準(zhǔn)備階段，需要建立潛在客戶名單，設(shè)計(jì)并發(fā)放參展說明書，熟悉參展中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題。 ? 展覽工作籌劃的步驟一般為：一，按實(shí)際需求將工作分為招展組團(tuán)、設(shè)計(jì)施工、展品運(yùn)輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、行政后勤、展臺(tái)工作、后續(xù)工作等幾大類；二，在各大類之下詳細(xì)列明具體事項(xiàng)；三，弄清工作之間的關(guān)系；四，定期檢查工作進(jìn)度和質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，以保證整體工作協(xié)調(diào)正常運(yùn)作。 ? ?計(jì)劃、實(shí)施、評(píng)估，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個(gè)步驟。 ?會(huì)展評(píng)估工作一般分為兩個(gè)方面：一是對(duì)展覽環(huán)境、對(duì)展覽籌辦工作以及展覽后臺(tái)工作進(jìn)行評(píng)估，這一部分在展覽會(huì)結(jié)束時(shí)完成；二是對(duì)展臺(tái)工作及展覽前臺(tái)工作進(jìn)行評(píng)估，這一部分比較復(fù)雜，先在展覽會(huì)結(jié)束時(shí)針對(duì)展臺(tái)工作進(jìn)行評(píng)估，然后在展覽的后續(xù)工作過程中，跟蹤評(píng)估。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?（ 1）業(yè)務(wù)主管 ?（ 2）策劃人員 ?（ 3）文案撰寫人員 ?（ 4）美術(shù)設(shè)計(jì)人員 ?（ 5）市場調(diào)查人員 ?（ 6）媒體聯(lián)絡(luò)人員 ?（ 7）公關(guān)人員 ? ? 市場調(diào)查是以科學(xué)的方法，有系統(tǒng)、有計(jì)劃、有組織的收集、調(diào)查、記錄、整理、分析有關(guān)產(chǎn)品或勞務(wù)市場等信息，客觀的測(cè)定與評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)各種事實(shí)，用以協(xié)助解決有關(guān)營銷的問題，并作為各種營銷決策的依據(jù)。 ? 以一次展會(huì)為例，主辦者需將市場調(diào)研的重點(diǎn)放在以下四個(gè)方面： ? （ 1）市場前景分析 ? （ 2）同類展銷會(huì)的競爭能力分析 ? （ 3）本次展覽會(huì)的優(yōu)勢(shì)條件分析 ? （ 4）潛在客戶需求調(diào)查 ? ? 一般情況下，會(huì)展決策者應(yīng)考慮營銷需求、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等因素。 ? 以展覽會(huì)為例，組織者對(duì)目標(biāo)市場定位時(shí)需考慮以下因素： ? （ 1）展覽會(huì)的類型 ? （ 2）產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn) ? （ 3）地理細(xì)分 ? （ 4）行為細(xì)分 ? 決定會(huì)展策略應(yīng)在充分掌握現(xiàn)有相關(guān)資料的基礎(chǔ)上進(jìn)行，如宏觀政策、企業(yè)經(jīng)營實(shí)力、會(huì)展市場競爭狀況、顧客滿意程度等。 ? ?在制定具體的媒體策略時(shí)，必須分析媒體在會(huì)展活動(dòng)中的成長策略。一展覽活動(dòng)為例，在制定策略上，要綜合考慮媒體在宣傳活動(dòng)中、在聯(lián)系活動(dòng)中以及在提升展覽企業(yè)形象活動(dòng)中的成長策略等。 ? ?商業(yè)展覽展示設(shè)計(jì)師以傳達(dá)展覽信息、吸引參觀者為主要技能的有目的、有計(jì)劃的環(huán)境、展臺(tái)、展品設(shè)計(jì)。好的設(shè)計(jì)能提高展會(huì)的品位，吸引參展商、參觀者，對(duì)產(chǎn)品營銷也起著潛移默化的作用。 ? ? 一般來說，制定一份會(huì)展預(yù)算至少包括以下幾方面內(nèi)容： ? （ 1）歷史數(shù)據(jù) ? （ 2）行政管理費(fèi) ? （ 3）收益 ? （ 4）固定費(fèi)用 ? （ 5）可變費(fèi)用 ? （ 6）詳細(xì)開列的項(xiàng)目 ? （ 7）調(diào)整控制 ? 在會(huì)展中，為了衡量一個(gè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)成果，必須設(shè)置一個(gè)用于實(shí)現(xiàn)既定財(cái)務(wù)目標(biāo)的預(yù)算開支。預(yù)算采用的方式，可視具體情況而定。 ? ?包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷，一直到擬定策略、方案的實(shí)施、事后的追蹤與評(píng)估過程。廣義的會(huì)展策劃案可涵蓋經(jīng)市場調(diào)查產(chǎn)生的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書以及廣告策劃方案、宣傳手冊(cè)等，包括圍繞某次會(huì)戰(zhàn)的展前、展期、展后所有的策劃方案 ? ?包括展覽工作評(píng)估和展覽效果評(píng)估。 小結(jié) ?（１）現(xiàn)代策劃的概念 ?（２）會(huì)展策劃的概念 ?（３）會(huì)展策劃的特點(diǎn) ?（４）會(huì)展策劃的作用 ?（５）會(huì)展策劃的基本原則 ?（６）會(huì)展策劃的內(nèi)容和基本流程 ?一、項(xiàng)目及項(xiàng)目管理 ? ?項(xiàng)目 就是指一項(xiàng)獨(dú)特的主題性工作，即遵照某種規(guī)范及應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)去導(dǎo)入或生產(chǎn)某種新產(chǎn)品或新服務(wù)。 ?這種工作應(yīng)在限定的時(shí)間、成本費(fèi)用、人力資源等各項(xiàng)參數(shù)的預(yù)算內(nèi)完成。 ?按項(xiàng)目的結(jié)果分類，可分為 產(chǎn)品和服務(wù) 兩類。 ?按行業(yè)分類，可分為農(nóng)業(yè)項(xiàng)目、工業(yè)項(xiàng)目會(huì)展項(xiàng)目等。 第二節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目管理的基本流程 ? ?項(xiàng)目管理是為完成某一預(yù)定的目標(biāo)，而對(duì)任務(wù)和資源進(jìn)行規(guī)劃、組織和管理的程序的總稱。通常需要配合時(shí)間、資源或成本方面的限制條件。 ?使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下， 實(shí)現(xiàn)或超過 設(shè)定的需求和期望 。 二、 會(huì)展項(xiàng)目管理的具體內(nèi)容 人力資源管理 合同管理 營銷管理 危機(jī)管理 信息管理 服務(wù)管理 財(cái)務(wù)管理 物流管理 廣告宣傳管理 場館管理 會(huì)展保密管理 三、會(huì)展項(xiàng)目管理的基本流程 項(xiàng)目 啟動(dòng)階段 起點(diǎn) 項(xiàng)目 規(guī)劃階段 項(xiàng)目 執(zhí)行階段 項(xiàng)目 結(jié)束階段 市場調(diào)研 項(xiàng)目構(gòu)思 可行性論證 會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng) 會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo) 工作分析結(jié)構(gòu) （ WBS） 責(zé)任矩陣 具體的活動(dòng)清單 項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化 過程控制 項(xiàng)目要素的 調(diào)整 質(zhì)量驗(yàn)收 費(fèi)用決算 合同終結(jié) 展后總結(jié) 后續(xù)工作 項(xiàng)目分解 ? 目的 ：明確項(xiàng)目所包含的各項(xiàng)工作 ? 內(nèi)容 ：項(xiàng)目分解就是先把復(fù)雜的項(xiàng)目逐步分解成一層一層的要素 （ 工作 ） ， 直到具體明確為止 ． ? 工具： 項(xiàng)目分解的工具是工作分解結(jié)構(gòu) ＷＢＳ原理 ， 它是一個(gè)分級(jí)的樹型結(jié)構(gòu) ， 是一個(gè)對(duì)項(xiàng)目工作由粗到細(xì)的分解過程 ． 工作分解結(jié)構(gòu)（ WBS） ? WBS(Work Breakdown Structure)主要是將一個(gè)項(xiàng)