【正文】 咸陽(yáng)中環(huán)制水有限公司 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全 程序文件匯編 （依據(jù) GB/T19001－ 20xx/ISO9001:20xx、 GB/T24001－20xx/ISO14001:20xx 和 GB/T28001－ 20xx 標(biāo)準(zhǔn)編制） 分發(fā)號(hào) ： 文件名稱(chēng) 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全 程序文件 文件編號(hào) XYZS/CX20xx 版本修訂狀態(tài) A/0 擬 定 人 張菊元、秦志林 審 核 人 黃 克 批 準(zhǔn) 人 胡文捷 批 準(zhǔn) 日 期 20xx0525 生效日期 20xx066 受 控 狀 態(tài) 受控 文件控制程序 XYZS/CX01 目的： 對(duì)公 司一體化 管理體系所要求的 文件予以控制， 確保各相關(guān)部門(mén)使用文件為有效版本。 范圍： 適用于與 公司一體化 管理體系有關(guān)的所有文件，包括外來(lái)文件。 職責(zé)： 總經(jīng)理對(duì)所有 一體化 管理體系文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé)； 管理者代表負(fù)責(zé)組織體系文件的編制和修訂工作，負(fù)責(zé)組織相關(guān)文件的評(píng)審及檢查工作； 行政人事部為 公司 一體化 管理體系文件的歸口管理 部門(mén) ； 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的日常管理，并確保使 用適用文件的有效版本。 工作程序： 文件控制流程圖見(jiàn)附錄 文件的分類(lèi) 公司的 一體化 管理體系包括或涉及以下類(lèi)別的文件： 公司編制的內(nèi)部 文件： a) 第一層次： 一體化 手冊(cè)； b) 第二層次：程序文件 ；依據(jù)三體系 標(biāo)準(zhǔn)所要求的程序文件， （包括質(zhì)量 體系要求的六個(gè)程序文件）以及 公司為確保各過(guò)程的有效策劃、運(yùn)行和控制而編制的程序文件）； c） 第三層次：支持性文件 ； 支持文件包括管理性文件：如：公司各 項(xiàng)管理制度、規(guī)定、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、準(zhǔn)則等。 d) 第四層次 ： 證實(shí)性文件包括 記錄（表格、匯報(bào)、總結(jié)等） 。 記 錄是一種特殊的文件。 記錄格式編制及修改按本程序進(jìn)行控制，一般隨相關(guān)文件一同審批。記錄 的 格式 及 填寫(xiě) 要求 ，依據(jù)《記錄控制程序》進(jìn)行管理。 外來(lái)文件 的控制 ： 公司 相關(guān)的外來(lái)文件，主要包括： a) 有關(guān)法律、法規(guī) 、條例、規(guī)范等 ； b) 上級(jí)或平級(jí)單位的文件 c） 其它適用的外來(lái)文件； 與公司策劃和運(yùn)行 一體化 管理體系有關(guān)的外來(lái)文件雖不屬 公司 編制，但 公司 各部門(mén)均應(yīng)對(duì)其進(jìn)行有效控制， 包括對(duì)外來(lái)文件的識(shí)別、轉(zhuǎn)發(fā)前的審核批準(zhǔn)、分發(fā)、保管保留等均按內(nèi)部文件進(jìn)行處置 。 文件的形式主要 是書(shū)面和電子版兩種， 公司 應(yīng)對(duì)各種媒體形式的文件進(jìn)行有效控制。 文件的編制和審批 文件編制和審批的權(quán)限 公司 的 一體化 方針、 一體化 目標(biāo)由總經(jīng)理主持制定并批準(zhǔn)發(fā)布 。 一體化 手冊(cè)、程序文件由 行政人事部 組織 相關(guān)部門(mén)共同編寫(xiě)，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布； 其他部門(mén)支持性文件由職能部門(mén)編寫(xiě)，經(jīng) 主管領(lǐng)導(dǎo) 審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布； 記錄格式隨相關(guān)文件一同審批。 負(fù)責(zé)文件審批的人員，應(yīng)對(duì)文件的符合性、充 分性、適宜性以及文件間的協(xié)調(diào)性負(fù)責(zé)，審 批時(shí)填寫(xiě)《文件審批表》， 作為審批的證據(jù)。文件審批時(shí)，同時(shí)確定文件的發(fā)放范圍。 (如果文件審批人在文件上手簽批準(zhǔn)時(shí)，不再填寫(xiě)文件審批表 )。 文件的編號(hào)規(guī)則 公司體系文件編號(hào)： 一體化 管理 手冊(cè)： 公司代碼 /SC（手冊(cè)拼音縮寫(xiě)） 手冊(cè)頒布年份 程序文件： 公司代碼 /CX（程序拼音縮寫(xiě)） 順序號(hào) 手冊(cè)頒布年份 支持性文件： 公司代碼 /ZC（支持拼音縮寫(xiě)） 順序號(hào) 手冊(cè)頒布年份 記錄編號(hào)： R(英文 縮寫(xiě) )加部門(mén) 縮寫(xiě) 加 順序號(hào) 公司 外來(lái) 文件編號(hào) : 所有接收到的外來(lái)文件一律加在原編號(hào)或編號(hào)前加 英文大寫(xiě)字母 W,.原來(lái)有編號(hào)的用原編號(hào) ,無(wú)編號(hào)的以接收到的時(shí)間為順序做記錄 (如果 主控部門(mén) 同一時(shí) 間 收到兩個(gè)部門(mén)以上文件 ,應(yīng)以部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)加以區(qū)別 ,如果同一部門(mén) 同一時(shí)間收 到兩個(gè)以上文件應(yīng)以順序號(hào)加以區(qū)別 .. 公司管理層及 部門(mén) 名稱(chēng) 及拼寫(xiě)縮寫(xiě) 如下 : 總經(jīng)理 、 管理者代表 、 生產(chǎn)廠長(zhǎng) 、 財(cái)務(wù)總監(jiān) 、 行政人事部 XZ、 生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部 YY、 生產(chǎn)管理科 SC、 維修車(chē)間 WX、 水質(zhì)分 析室SF、 中控室 ZK。 文件的版本及修訂狀態(tài) 版本號(hào)的管理： 文件換版后，該文件的版本號(hào)應(yīng)更新。 公司 一體化 管理體系 文件的版本號(hào)以英文字母 A、 B、 C?表示， A 為第一版， B 為第二版，依次類(lèi)推； 修訂狀態(tài)的管理： 文件作了修改但未換版時(shí)，應(yīng)標(biāo)識(shí)修訂狀態(tài)。修訂狀態(tài)的序號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字0、 2??表示， 0 為原版未修訂， l 為第一次修訂，依次類(lèi)推。 文件的發(fā)放與管理 經(jīng)批準(zhǔn)后的文件，由 行政人事部 列入 公司 《受控文件清單》，并對(duì)文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。 行政人事部 對(duì)審批后的文件統(tǒng)一印制， 審批件或原件歸辦公室檔案館保存，存入計(jì)算機(jī)的文件均留備份。 文件發(fā)放前， 行政人事部 根據(jù)確定的發(fā)放范圍標(biāo)明發(fā)放號(hào)和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受 控”和“非受控”兩種，由 行政人事部 蓋“受控文件”章 ,任何受控文件均應(yīng)確保其為有效版本。 文件發(fā)放時(shí)， 行政人事部 填寫(xiě)《文件收發(fā)及回收銷(xiāo)毀清單》，履行發(fā)放手續(xù)，領(lǐng)用人簽字后方可領(lǐng)取。文件的發(fā)放，應(yīng)確保使用處能獲得適用文件的有效版本。 外來(lái)文件的發(fā)放與管理 與公司策劃運(yùn)行 一體化 管理體系有關(guān)的法律法規(guī)（如：中華人民共和國(guó)產(chǎn)品 一體化 法、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法等）， 由 行政人事部 進(jìn)行識(shí)別和獲取， 建立《外來(lái)文件清單》并及時(shí) 更新。 各部門(mén)使用的外來(lái)文件（國(guó)標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等），由使用部門(mén) 及時(shí)識(shí)別獲取，并 建立部門(mén)《外來(lái)文件清單》。每年一月份部門(mén)《外來(lái)文件清單》交 行人事部 備案。 上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的文件，由 行政人事部負(fù)責(zé) 接收。并確保及時(shí)傳遞到有關(guān)部門(mén)。 各部門(mén)文件的持有者，應(yīng)妥善保管所持有的文件，不得丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等情況影響使用時(shí)，應(yīng)報(bào) 行政人事部 重新辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。 電子文件的管理 a) 電子文件應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，以免新舊版本混用。 b) 電子文件由 行政人事部 負(fù)責(zé)修改，其它部門(mén)只能使用，不能更改。 一般 采用 PDF 格式進(jìn)行管理 . c) 行政人事部 負(fù)責(zé)打印 一體化 管理體系文件，其 它部門(mén)不能擅自打印 復(fù)制 。 d) 不論哪個(gè)部門(mén)編制 形成 的體系文件，其電子版均應(yīng)及時(shí)報(bào) 行政人事部 備 案，任何更改均應(yīng)報(bào) 行政人事部 認(rèn)可，并對(duì)備份文件進(jìn)行更新，并以此作為有效版本。 行政人事部 應(yīng)由專(zhuān)人按類(lèi)別設(shè)計(jì)文件夾，以有效管理各類(lèi)文件。 e) 對(duì)其它電子媒體形式（如影像資料、軟盤(pán)、光盤(pán)）的文件，各部門(mén)進(jìn)行 分類(lèi)管理，做好防磁、防潮、防劃傷、防磕碰 、防病毒 ，以免損壞、丟失。 文件的借閱和復(fù)制： 文件借閱， 應(yīng)履行正常的借閱手續(xù)，相關(guān)人員應(yīng)做好登記 填寫(xiě)《文件借閱登記》 表 ，并 按時(shí) 歸還。 為確保整 個(gè) 公司 所有文件的有效管理，文件不能擅自復(fù)印，任何文件復(fù)印均由 行政人事部 負(fù)責(zé)，應(yīng)履行文件發(fā)放手續(xù)，并 填寫(xiě) 《文件 發(fā)放回收記錄 》。 文件的目視化管理 對(duì)于 必 須在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)使用獲得 的文件， 公司 應(yīng)采取上墻、 公示于設(shè)備、設(shè)施可視處，文件采用 塑封 、廣告牌 等 形式 ，以便于操作人員方便使用。 文件的評(píng)審、更改、回收及作廢 文件的評(píng)審 公司 每年結(jié)合內(nèi)部審核對(duì) 一體化 管理體系文件評(píng)審一次，文件評(píng)審工作 由管理者代表組織 ， 行政人事部 及內(nèi)審組 成員參加 評(píng)審，評(píng)審結(jié)果在《文件評(píng)審記錄》中體現(xiàn)。 特殊情況時(shí)，可隨時(shí)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)某些文件進(jìn)行評(píng)審。 評(píng)審務(wù)必考慮 公司 組織機(jī)構(gòu)、 職能調(diào)整和 崗位變化等內(nèi)部因素 對(duì)文件充分 性 適用性的影響，同時(shí)也要考慮到法律法規(guī)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、顧客要求的變化、市場(chǎng)需求等外部因素。 文件的修改： 當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件的規(guī)定不充分或不適宜時(shí)，可組織相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行修改。 相關(guān)人員 填制《文件更改申請(qǐng)單》，明確更改原因、具體更改內(nèi)容，并經(jīng)原文件的審批人進(jìn)行審核、批準(zhǔn)后，由 行政人事部 實(shí)施更改。 更改方式可包括杠改、換頁(yè)和換版。 a) 一個(gè) 頁(yè)面修改不超過(guò)四處 ， 字?jǐn)?shù)少于五個(gè)字時(shí) 可采取杠改方式，但應(yīng)在 文件中注明日期并簽字； b) 當(dāng)頁(yè)面 修改超過(guò)四處且五字以上 時(shí)， 應(yīng)換 頁(yè)，并做好標(biāo)識(shí)。在發(fā)放新頁(yè) 時(shí)，應(yīng)收回作廢頁(yè)，以確保文件受控有效。 c） 體系文件進(jìn)行復(fù)雜的更改、或篇幅較大、涉及機(jī)構(gòu)調(diào)整等，或體系標(biāo)準(zhǔn)更換版本時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。 并做好版本 標(biāo)識(shí)。在發(fā)放新版時(shí)，收回 舊版 文件 。 一體化 手冊(cè)和程序文件更改后， 行政人事部 在本部門(mén)文件的修改而作好記錄。 其它部門(mén)持有的相關(guān)文件修改欄中 可不做 記錄。 文件的作廢及銷(xiāo)毀 文件 換版后應(yīng)對(duì)作廢文件 進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 原版文件作廢。 作廢文件需要銷(xiāo)毀， 行政人事部 填寫(xiě)《 文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單 》，由管理者代表簽字同意后 ，由 行政人事部 統(tǒng)一銷(xiāo)毀。 并填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀清單一般情況下應(yīng)有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。 如果出于某種目的而保留作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并加蓋“作廢保留”章以示區(qū)別。 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 相關(guān)記錄 《受控文件清單》 《文件審批表》 《文件發(fā)放回收記錄 》 《文件更改申請(qǐng)單》 《 文件借閱 /復(fù)制登記表 》 《外來(lái)文件清單》 《文件評(píng)審記錄》 《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》 附錄： 文件控制流程圖 N Y 換版 /頁(yè) 時(shí) Y N N Y 文件編制 審 批 發(fā)放與登記 更改審批 更改申請(qǐng) 作廢 是否適用 評(píng) 審 實(shí)施與管理 標(biāo) 識(shí) 標(biāo) 識(shí) 是否批準(zhǔn) 外來(lái)文件 識(shí)別 實(shí)施更改 是否保留 獲取 舊版 /頁(yè) 銷(xiāo) 毀 記錄控制程序 XYZS/CX02 目的 對(duì)與一體化管理體系要求的記錄標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保留和處置予以控制，以提供符合要求和確保一體化管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù)，并為采取糾正措施和預(yù)防措施、保持和改進(jìn)一體化管理體系提供信息。 范圍 適用于公司與一體化管理體系運(yùn)行有關(guān)的所有記錄，包括來(lái)自相關(guān)方的記錄及電子媒體記錄等。 職責(zé) ； 負(fù)責(zé)公司記錄的歸口管理 ，做好記錄清單及各類(lèi)表樣模板的管理 ； 、整理、保管 及分析利用 。 保存期超過(guò)三年的記錄，交行政人事部檔案室保存。 工作程序 文件控制流程圖見(jiàn)附錄 記錄的格式 各部門(mén)的記錄格式，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人組織設(shè) 計(jì) ， 經(jīng)審批后的 樣表 模板由行政人事部 備案。 各相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要提出記錄格式的修改，執(zhí)行《文件控制程序》。 行政人事部 建立公司的《記錄清單》及樣表 模板匯總 ， 當(dāng) 各部門(mén) 的 記錄發(fā)生增減時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新《記錄清 單》。 記錄的 標(biāo)識(shí) 記錄按《文件控制程序》的要求進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)印制在表格頁(yè)眉的右上角；外來(lái)的記錄可執(zhí)行其原編號(hào)，必要時(shí)重新編號(hào)。 記錄的填寫(xiě) 記錄填寫(xiě)要及時(shí) 、 真實(shí) 、 內(nèi)容完整 、 字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng) 劃杠 ； 凡有簽名要求的 記錄 ，有關(guān)人員 必須簽 全