【正文】 咸陽中環(huán)制水有限公司 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全 程序文件匯編 （依據(jù) GB/T19001－ 20xx/ISO9001:20xx、 GB/T24001－20xx/ISO14001:20xx 和 GB/T28001－ 20xx 標準編制） 分發(fā)號 ： 文件名稱 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全 程序文件 文件編號 XYZS/CX20xx 版本修訂狀態(tài) A/0 擬 定 人 張菊元、秦志林 審 核 人 黃 克 批 準 人 胡文捷 批 準 日 期 20xx0525 生效日期 20xx066 受 控 狀 態(tài) 受控 文件控制程序 XYZS/CX01 目的： 對公 司一體化 管理體系所要求的 文件予以控制， 確保各相關(guān)部門使用文件為有效版本。 范圍： 適用于與 公司一體化 管理體系有關(guān)的所有文件，包括外來文件。 職責(zé)： 總經(jīng)理對所有 一體化 管理體系文件的充分性和適宜性負責(zé)； 管理者代表負責(zé)組織體系文件的編制和修訂工作，負責(zé)組織相關(guān)文件的評審及檢查工作； 行政人事部為 公司 一體化 管理體系文件的歸口管理 部門 ； 各部門負責(zé)本部門文件的日常管理，并確保使 用適用文件的有效版本。 工作程序： 文件控制流程圖見附錄 文件的分類 公司的 一體化 管理體系包括或涉及以下類別的文件： 公司編制的內(nèi)部 文件： a) 第一層次： 一體化 手冊； b) 第二層次：程序文件 ；依據(jù)三體系 標準所要求的程序文件， （包括質(zhì)量 體系要求的六個程序文件）以及 公司為確保各過程的有效策劃、運行和控制而編制的程序文件）； c） 第三層次：支持性文件 ； 支持文件包括管理性文件：如：公司各 項管理制度、規(guī)定、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、準則等。 d) 第四層次 ： 證實性文件包括 記錄（表格、匯報、總結(jié)等） 。 記 錄是一種特殊的文件。 記錄格式編制及修改按本程序進行控制，一般隨相關(guān)文件一同審批。記錄 的 格式 及 填寫 要求 ，依據(jù)《記錄控制程序》進行管理。 外來文件 的控制 ： 公司 相關(guān)的外來文件，主要包括： a) 有關(guān)法律、法規(guī) 、條例、規(guī)范等 ； b) 上級或平級單位的文件 c） 其它適用的外來文件； 與公司策劃和運行 一體化 管理體系有關(guān)的外來文件雖不屬 公司 編制，但 公司 各部門均應(yīng)對其進行有效控制， 包括對外來文件的識別、轉(zhuǎn)發(fā)前的審核批準、分發(fā)、保管保留等均按內(nèi)部文件進行處置 。 文件的形式主要 是書面和電子版兩種， 公司 應(yīng)對各種媒體形式的文件進行有效控制。 文件的編制和審批 文件編制和審批的權(quán)限 公司 的 一體化 方針、 一體化 目標由總經(jīng)理主持制定并批準發(fā)布 。 一體化 手冊、程序文件由 行政人事部 組織 相關(guān)部門共同編寫，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布； 其他部門支持性文件由職能部門編寫，經(jīng) 主管領(lǐng)導(dǎo) 審核，總經(jīng)理批準后發(fā)布； 記錄格式隨相關(guān)文件一同審批。 負責(zé)文件審批的人員，應(yīng)對文件的符合性、充 分性、適宜性以及文件間的協(xié)調(diào)性負責(zé)，審 批時填寫《文件審批表》， 作為審批的證據(jù)。文件審批時，同時確定文件的發(fā)放范圍。 (如果文件審批人在文件上手簽批準時，不再填寫文件審批表 )。 文件的編號規(guī)則 公司體系文件編號： 一體化 管理 手冊： 公司代碼 /SC（手冊拼音縮寫） 手冊頒布年份 程序文件： 公司代碼 /CX（程序拼音縮寫） 順序號 手冊頒布年份 支持性文件： 公司代碼 /ZC（支持拼音縮寫） 順序號 手冊頒布年份 記錄編號： R(英文 縮寫 )加部門 縮寫 加 順序號 公司 外來 文件編號 : 所有接收到的外來文件一律加在原編號或編號前加 英文大寫字母 W,.原來有編號的用原編號 ,無編號的以接收到的時間為順序做記錄 (如果 主控部門 同一時 間 收到兩個部門以上文件 ,應(yīng)以部門簡稱加以區(qū)別 ,如果同一部門 同一時間收 到兩個以上文件應(yīng)以順序號加以區(qū)別 .. 公司管理層及 部門 名稱 及拼寫縮寫 如下 : 總經(jīng)理 、 管理者代表 、 生產(chǎn)廠長 、 財務(wù)總監(jiān) 、 行政人事部 XZ、 生產(chǎn)運營部 YY、 生產(chǎn)管理科 SC、 維修車間 WX、 水質(zhì)分 析室SF、 中控室 ZK。 文件的版本及修訂狀態(tài) 版本號的管理： 文件換版后，該文件的版本號應(yīng)更新。 公司 一體化 管理體系 文件的版本號以英文字母 A、 B、 C?表示， A 為第一版， B 為第二版，依次類推； 修訂狀態(tài)的管理： 文件作了修改但未換版時，應(yīng)標識修訂狀態(tài)。修訂狀態(tài)的序號以阿拉伯?dāng)?shù)字0、 2??表示， 0 為原版未修訂， l 為第一次修訂，依次類推。 文件的發(fā)放與管理 經(jīng)批準后的文件，由 行政人事部 列入 公司 《受控文件清單》，并對文件進行動態(tài)管理。 行政人事部 對審批后的文件統(tǒng)一印制， 審批件或原件歸辦公室檔案館保存，存入計算機的文件均留備份。 文件發(fā)放前， 行政人事部 根據(jù)確定的發(fā)放范圍標明發(fā)放號和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受 控”和“非受控”兩種，由 行政人事部 蓋“受控文件”章 ,任何受控文件均應(yīng)確保其為有效版本。 文件發(fā)放時， 行政人事部 填寫《文件收發(fā)及回收銷毀清單》，履行發(fā)放手續(xù)，領(lǐng)用人簽字后方可領(lǐng)取。文件的發(fā)放，應(yīng)確保使用處能獲得適用文件的有效版本。 外來文件的發(fā)放與管理 與公司策劃運行 一體化 管理體系有關(guān)的法律法規(guī)（如：中華人民共和國產(chǎn)品 一體化 法、消費者權(quán)益保護法等）， 由 行政人事部 進行識別和獲取， 建立《外來文件清單》并及時 更新。 各部門使用的外來文件（國標、行業(yè)標準等），由使用部門 及時識別獲取，并 建立部門《外來文件清單》。每年一月份部門《外來文件清單》交 行人事部 備案。 上級主管部門下達的文件，由 行政人事部負責(zé) 接收。并確保及時傳遞到有關(guān)部門。 各部門文件的持有者，應(yīng)妥善保管所持有的文件，不得丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等情況影響使用時，應(yīng)報 行政人事部 重新辦理補發(fā)手續(xù)。 電子文件的管理 a) 電子文件應(yīng)標識清晰，以免新舊版本混用。 b) 電子文件由 行政人事部 負責(zé)修改，其它部門只能使用，不能更改。 一般 采用 PDF 格式進行管理 . c) 行政人事部 負責(zé)打印 一體化 管理體系文件，其 它部門不能擅自打印 復(fù)制 。 d) 不論哪個部門編制 形成 的體系文件，其電子版均應(yīng)及時報 行政人事部 備 案，任何更改均應(yīng)報 行政人事部 認可，并對備份文件進行更新，并以此作為有效版本。 行政人事部 應(yīng)由專人按類別設(shè)計文件夾，以有效管理各類文件。 e) 對其它電子媒體形式（如影像資料、軟盤、光盤）的文件，各部門進行 分類管理，做好防磁、防潮、防劃傷、防磕碰 、防病毒 ，以免損壞、丟失。 文件的借閱和復(fù)制： 文件借閱， 應(yīng)履行正常的借閱手續(xù)，相關(guān)人員應(yīng)做好登記 填寫《文件借閱登記》 表 ，并 按時 歸還。 為確保整 個 公司 所有文件的有效管理，文件不能擅自復(fù)印，任何文件復(fù)印均由 行政人事部 負責(zé)，應(yīng)履行文件發(fā)放手續(xù)，并 填寫 《文件 發(fā)放回收記錄 》。 文件的目視化管理 對于 必 須在生產(chǎn)現(xiàn)場使用獲得 的文件， 公司 應(yīng)采取上墻、 公示于設(shè)備、設(shè)施可視處，文件采用 塑封 、廣告牌 等 形式 ，以便于操作人員方便使用。 文件的評審、更改、回收及作廢 文件的評審 公司 每年結(jié)合內(nèi)部審核對 一體化 管理體系文件評審一次，文件評審工作 由管理者代表組織 ， 行政人事部 及內(nèi)審組 成員參加 評審，評審結(jié)果在《文件評審記錄》中體現(xiàn)。 特殊情況時，可隨時組織相關(guān)部門對某些文件進行評審。 評審務(wù)必考慮 公司 組織機構(gòu)、 職能調(diào)整和 崗位變化等內(nèi)部因素 對文件充分 性 適用性的影響，同時也要考慮到法律法規(guī)、相關(guān)標準、顧客要求的變化、市場需求等外部因素。 文件的修改： 當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件的規(guī)定不充分或不適宜時，可組織相關(guān)人員對文件進行修改。 相關(guān)人員 填制《文件更改申請單》，明確更改原因、具體更改內(nèi)容，并經(jīng)原文件的審批人進行審核、批準后，由 行政人事部 實施更改。 更改方式可包括杠改、換頁和換版。 a) 一個 頁面修改不超過四處 ， 字數(shù)少于五個字時 可采取杠改方式，但應(yīng)在 文件中注明日期并簽字； b) 當(dāng)頁面 修改超過四處且五字以上 時， 應(yīng)換 頁，并做好標識。在發(fā)放新頁 時，應(yīng)收回作廢頁，以確保文件受控有效。 c） 體系文件進行復(fù)雜的更改、或篇幅較大、涉及機構(gòu)調(diào)整等，或體系標準更換版本時應(yīng)進行換版。 并做好版本 標識。在發(fā)放新版時，收回 舊版 文件 。 一體化 手冊和程序文件更改后， 行政人事部 在本部門文件的修改而作好記錄。 其它部門持有的相關(guān)文件修改欄中 可不做 記錄。 文件的作廢及銷毀 文件 換版后應(yīng)對作廢文件 進行標識。 原版文件作廢。 作廢文件需要銷毀， 行政人事部 填寫《 文件銷毀申請單 》，由管理者代表簽字同意后 ，由 行政人事部 統(tǒng)一銷毀。 并填寫文件銷毀清單一般情況下應(yīng)有兩人以上進行監(jiān)銷。 如果出于某種目的而保留作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并加蓋“作廢保留”章以示區(qū)別。 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 相關(guān)記錄 《受控文件清單》 《文件審批表》 《文件發(fā)放回收記錄 》 《文件更改申請單》 《 文件借閱 /復(fù)制登記表 》 《外來文件清單》 《文件評審記錄》 《文件銷毀申請單》 附錄： 文件控制流程圖 N Y 換版 /頁 時 Y N N Y 文件編制 審 批 發(fā)放與登記 更改審批 更改申請 作廢 是否適用 評 審 實施與管理 標 識 標 識 是否批準 外來文件 識別 實施更改 是否保留 獲取 舊版 /頁 銷 毀 記錄控制程序 XYZS/CX02 目的 對與一體化管理體系要求的記錄標識、貯存、保護、檢索、保留和處置予以控制，以提供符合要求和確保一體化管理體系有效運行的客觀證據(jù)，并為采取糾正措施和預(yù)防措施、保持和改進一體化管理體系提供信息。 范圍 適用于公司與一體化管理體系運行有關(guān)的所有記錄，包括來自相關(guān)方的記錄及電子媒體記錄等。 職責(zé) ； 負責(zé)公司記錄的歸口管理 ，做好記錄清單及各類表樣模板的管理 ； 、整理、保管 及分析利用 。 保存期超過三年的記錄，交行政人事部檔案室保存。 工作程序 文件控制流程圖見附錄 記錄的格式 各部門的記錄格式，由各部門負責(zé)人組織設(shè) 計 ， 經(jīng)審批后的 樣表 模板由行政人事部 備案。 各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式的修改，執(zhí)行《文件控制程序》。 行政人事部 建立公司的《記錄清單》及樣表 模板匯總 ， 當(dāng) 各部門 的 記錄發(fā)生增減時，應(yīng)及時更新《記錄清 單》。 記錄的 標識 記錄按《文件控制程序》的要求進行統(tǒng)一編號，編號印制在表格頁眉的右上角；外來的記錄可執(zhí)行其原編號，必要時重新編號。 記錄的填寫 記錄填寫要及時 、 真實 、 內(nèi)容完整 、 字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng) 劃杠 ； 凡有簽名要求的 記錄 ，有關(guān)人員 必須簽 全