【正文】 北京安丹靈民爆系統(tǒng)科技有限公司行政管理制度 北京安丹靈民爆系統(tǒng)科技有限公司 行政管理制度 （ 20xx年 1月修訂版） 北京安丹靈民爆系統(tǒng)科技有限公司 行政部 20xx年 1月 北京安丹靈民爆系統(tǒng)科技有限公司行政管理制度 目錄 一、行政事務(wù)管理制度 （一）、辦公管理規(guī)定 （二）、辦公用品管理規(guī)定 （三）、收發(fā)傳真管理規(guī)定 （四）、公文、信函的管理規(guī)定 （五）、內(nèi)部資料備份的規(guī)定 （六）、傳閱文件的管理規(guī)定 （七）、保密管理規(guī)定 （八）、網(wǎng)站信息發(fā)布的管理規(guī)定 （九）、公用設(shè)備借用管理 規(guī)定 （十）、員工購(gòu)買辦公電腦的管理規(guī)定 （十一）、印章、證照使用規(guī)定 （十二）、書籍管理規(guī)定 （十三）、其他行政事務(wù)管理規(guī)定 二、車輛管理制度 三、員工宿舍管理制度 四、關(guān)于出差人員入住服務(wù)站的管理制度 五、服務(wù)站辦公用房租賃制度 六、網(wǎng)絡(luò)管理制度 七、固定資產(chǎn)管理制度 八、檔案管理制度 九、會(huì)議管理制度 十、公司視頻會(huì)議系統(tǒng)使用管理制度 十一、服務(wù)人員定期溝通和交流制度 十二、月度工作計(jì)劃管理制度 十三、合同管理制度 北京安丹靈民爆系統(tǒng)科技有限公司行政管理制度 行政事務(wù)管理制度 （一）辦公管理 規(guī)定 第一章總則 第一條為了培養(yǎng)公司員工健康向上的工作觀、道德觀和價(jià)值觀，提高每位員工的綜合素質(zhì)， 塑造良好的企業(yè)形象，特制定本制度。 第二條本制度包括：職業(yè)規(guī)范、安全防范、待客規(guī)范、辦公環(huán)境管理和一般行為管理。 第二章具體管理辦法 第三條職業(yè)規(guī)范： 一、員工必須嚴(yán)格遵守國(guó)家頒發(fā)的各項(xiàng)法律、法規(guī)； 二、員工必須遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度及保密制度，按照要求完成本職工作任務(wù)； 三、員工應(yīng)恪盡職守，盡職盡責(zé)，高效率、高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作； 四、員工必須愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，愛惜各種辦公設(shè)備及物品； 五、員工有義務(wù)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn) 策，提出合理化建議，為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)； 六、員工在外出辦事（出差、談判、培訓(xùn)、服務(wù)等）過程中，要舉止得體、不卑不亢，充分 體現(xiàn)良好的企業(yè)形象和公司員工的精神面貌； 七、員工在公司內(nèi)應(yīng)建立良好的人際關(guān)系，在工作中要相互配合，相互支持，相互理解，發(fā) 揚(yáng)團(tuán)隊(duì)合作精神。 第四條安全規(guī)范： 一、員工不得泄露或傳播公司商業(yè)機(jī)密及相關(guān)文件，如有因個(gè)人利益出賣或泄露公司機(jī)密者， 一經(jīng)查實(shí)立即辭退，情節(jié)嚴(yán)重的將追究當(dāng)事人法律責(zé)任； 二、員工下班前必須關(guān)閉本部門門窗及電源；為預(yù)防火災(zāi)，電腦上禁止放紙張；員工禁止在 公 共辦公區(qū)內(nèi)、庫(kù)房、機(jī)房等重地吸煙。吸煙者不得隨意亂扔煙頭 ,如果因員工個(gè)人過 失，引起失竊或火災(zāi)發(fā)生，當(dāng)事人應(yīng)承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失；此外，部門經(jīng)理要負(fù)瀆職的連帶責(zé) 任，給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰； 三、員工不得使用公司證照、場(chǎng)地、電話、文件等進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；未經(jīng)公司批準(zhǔn)的 ,員工不 得擅自攜帶公司財(cái)物外出，如有違反者給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的追究其法律責(zé) 任； 四、員工應(yīng)妥善保管好自己的重要資料及公司配備筆記本電腦、臺(tái)式電腦、 U盤、移動(dòng)硬盤、 手機(jī)、刻錄機(jī)等物品，如有丟失損壞，由個(gè)人承擔(dān)相關(guān)賠償責(zé)任。 第五條待客規(guī) 范： 一、接待來訪： 客人來訪時(shí)，接待人員要主動(dòng)熱情地打招呼，使用“您好”、“歡迎您”等禮貌用語(yǔ)，問 清訪客所訪部門，客人到會(huì)客室等候并敬茶； 與客人談話時(shí)必須大方得體、舉止文明、談吐文雅； 訪客結(jié)束訪問時(shí)，被訪問人應(yīng)送客人到門口； 公司專職接待員應(yīng)做好相關(guān)的接待工作，服務(wù)熱情周到，保證客戶的滿意； 公司在接待客戶時(shí)，應(yīng)充分體現(xiàn)和樹立公司的良好企業(yè)形象。 北京安丹靈民爆系統(tǒng)科技有限公司行政管理制度 二、接聽電話： 公司所有員工在接聽電話時(shí)，必須以“您好，安丹靈 公司！”開始，如需要轉(zhuǎn)接的以“請(qǐng) 稍等”給予準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接，掛機(jī)時(shí)，要說：“再見”結(jié)束； 如果對(duì)方所找的人不在，一定要問清對(duì)方的姓名、單位及聯(lián)系方式，并代為轉(zhuǎn)達(dá)； 員工在接聽業(yè)務(wù)熱線電話或服務(wù)熱線電話時(shí)，應(yīng)做好記錄，并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門； 與客戶電話交流或技術(shù)服務(wù)時(shí)，要熱情，不能生硬或不耐煩。 三、交往禮儀： 員工遇到客人時(shí)要主動(dòng)友好示意，與客人同行時(shí)，應(yīng)讓客人先行； 員工對(duì)上級(jí)必須稱呼職位；員工間也應(yīng)稱呼姓名或尊稱，不得使用其他稱呼（例如：“哥”、 “姐”等）； 公司 員工之間在樓道或辦公區(qū)及其他場(chǎng)所，應(yīng)相互主動(dòng)打招呼，相互問候； 進(jìn)入其他辦公室時(shí)，必須先敲門聽到“請(qǐng)進(jìn)”后再進(jìn)入，不能私自進(jìn)入他人辦公室。 第六條辦公環(huán)境管理： 一、嚴(yán)格執(zhí)行公司鑰匙管理規(guī)定，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)做好開門、鎖門的日常登記和管理工作，保 障公司財(cái)物安全； 二、前臺(tái)接待區(qū)、辦公室、會(huì)議室、會(huì)客室、樓道等場(chǎng)所要保持整潔，員工要自覺維護(hù)公用 空間的整潔； 三、辦公區(qū)內(nèi)要保持無煙頭、無積水，不亂堆放雜物；個(gè)人物品（如衣物、背包等）不得隨 意擺放，應(yīng)放于指定區(qū)域； 四、所有員工的辦公桌面要求文件擺 放整齊，不能堆放雜物和與工作無關(guān)的用品； 五、所有員工禁止在非吸煙區(qū)內(nèi)吸煙，吸煙時(shí)不能隨意彈煙灰和亂扔煙頭； 六、各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)每日對(duì)本部門電源、門窗及辦公環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行監(jiān)督檢查。 第七條一般行為管理： 一、儀表規(guī)范： 員工工作時(shí)間必須穿著正裝，不得穿著休閑類服裝或奇裝異服，著裝整潔大方，有特殊 活動(dòng)應(yīng)按要求著裝；（女員工不許穿拖鞋、無袖衫、吊帶裝、超短裙；男員工不允許穿短 褲、背心、圓領(lǐng)衫、拖鞋、涼鞋）； 員工要注重儀容、儀表，不得留怪發(fā)及濃妝； 員工工作時(shí)間必須按照公司要求佩帶員 工胸卡； 員工平時(shí)要坐立端正，不得前仰后合或依靠他物； 員工應(yīng)注意自己的言談，不說臟話、怪話； 員工要保證良好的精神面貌，保持良好的工作熱情。 二、電話管理： 員工在上班時(shí)間打私人電話要簡(jiǎn)短，不可電話閑聊； 員工不得用辦公電話私自撥號(hào)上網(wǎng)或撥打娛樂、聲訊等服務(wù)臺(tái)； 員工因工作需要撥打長(zhǎng)途電話的，按照公司統(tǒng)一要求，使用時(shí)應(yīng)當(dāng)盡量簡(jiǎn)短談話時(shí)間、 簡(jiǎn)明扼要，如違反規(guī)定的，所產(chǎn)生相關(guān)費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)； 電話通訊錄由行政部門前臺(tái)負(fù)責(zé)隨時(shí)登記和更新，及時(shí)傳送各個(gè)部門，并公布 在網(wǎng)站上， 以便查找和聯(lián)絡(luò)。 三、辦公紀(jì)律： 員工必須遵守公司考勤制度，不遲到、不早退、不曠工； 員工外出辦事、出差必須按照公司規(guī)定辦理手續(xù)； 工作時(shí)間員工不得隨意離崗、串崗、聊天； 北京安丹靈民爆系統(tǒng)科技有限公司行政管理制度 工作時(shí)間不允許看與工作無關(guān)的讀物、玩電腦游戲、睡覺、或做與工作無關(guān)的事情； 員工未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入其它辦公室，更不得隨意翻閱他人桌上的文件資料； 員工在工作時(shí)間禁止飲酒，禁止上班時(shí)間在辦公區(qū)域內(nèi)吃零食； 在辦公區(qū)域及樓道內(nèi)不得 高聲喧嘩、嬉戲打鬧，工作時(shí)間不得擅自播放音樂； 接待來訪客戶、業(yè)務(wù)洽談或個(gè)人親朋時(shí)，應(yīng)在會(huì)議室或接待室進(jìn)行，未經(jīng)允許不得進(jìn)入 辦公區(qū)域內(nèi)； 員工飲水應(yīng)自備水杯，盡量不要使用公司一次性紙杯，一次性紙杯只提供客戶使用。 第八條例行檢查和處罰規(guī)定： 一、由行政部組織不定期的例行檢查每月至少一次對(duì)違反者按規(guī)定給予處罰； 二、處罰規(guī)定：違反以上管理規(guī)定者一次通報(bào)批評(píng)、兩次以上每次將給予 50元罰款處理； 三、部門員工有違反規(guī)定的，部門經(jīng)理負(fù)有管理責(zé)任，并納入其考核項(xiàng)目中。 （二）辦公用品管理規(guī)定 一、辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放： 公司行政部前臺(tái)文秘匯總各部門提交的《辦公用品需求申請(qǐng)單》，根據(jù)辦公用品需求及 人員增加情況進(jìn)行審核，預(yù)算范圍內(nèi)的由部門經(jīng)理審批可以購(gòu)買； 行政部根據(jù)各類辦公用品采購(gòu)明細(xì)，首先對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，質(zhì)量、價(jià)格控制 在合理范圍內(nèi)，部門經(jīng)理審批后進(jìn)行采購(gòu)，費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)； 辦公用品采購(gòu)后首先辦理入庫(kù)和檢驗(yàn)手續(xù)，包括：品名、型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量等內(nèi)容，并 將入庫(kù)單、購(gòu)買發(fā)票及明細(xì)單一并提交行政部和財(cái)務(wù)審核簽字后，按照費(fèi)用審批規(guī)定審 批后，辦理報(bào)銷； 各部門員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，必須填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，到行政部前臺(tái)文秘處領(lǐng)?。? 公司各地服務(wù)站購(gòu)買辦公用品，根據(jù)實(shí)際工作需要和各地預(yù)算費(fèi)用額度在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行購(gòu)買， 購(gòu)買后將發(fā)票、物品明細(xì)一并郵寄公司，由行政部進(jìn)行審核后提交財(cái)務(wù)報(bào)銷； 員工培訓(xùn)需要大宗領(lǐng)用辦公用品的，需要在每月 5日前填寫本月的《辦公用品領(lǐng)用單》， 并附上具體的領(lǐng)用明細(xì)和具體領(lǐng)用站點(diǎn)名稱，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，由行政經(jīng)理審核，提 前購(gòu)買，及時(shí)給予發(fā)放； 新上崗員工辦公用品領(lǐng)用，由行政部根據(jù)新上崗人員的名單，負(fù)責(zé)為其配齊， 以保證新 員工的正常使用； 行政部負(fù)責(zé)建立辦公用品的管理臺(tái)賬，辦好入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)； 辦公用品管理人員必須做到品種齊全、庫(kù)存合理，開支適當(dāng)、用品保管好，注意安全、 防火、防盜，嚴(yán)格按照規(guī)定發(fā)放，合理控制，杜絕浪費(fèi)； 行政部定期檢查物品采購(gòu)、庫(kù)存、發(fā)放的使用情況，如發(fā)現(xiàn)物品丟失或未按照管理規(guī) 定辦理的由保管人員承擔(dān)相關(guān)責(zé)任； 1公司離職員工必須歸回領(lǐng)用的辦公用品 (耐用品 )，由行政部驗(yàn)收并簽字確認(rèn)，如有損壞 和丟失的應(yīng)該照價(jià)給予賠償。 二、辦公用品具體領(lǐng)用規(guī)定： 消耗品（ 筆、本、橡皮、大頭針、曲別針、口曲紙、訂書針、紙杯、膠帶等）要節(jié)省控 制，杜絕浪費(fèi)； 為了節(jié)約辦公費(fèi)用，各部門使用聯(lián)網(wǎng)打印機(jī)和傳真機(jī)時(shí)，盡可能用紙背面打印，打印前 必須檢查好排版，復(fù)印時(shí)要自覺作好登記，杜絕打印和復(fù)印的紙張浪費(fèi)； 耐用品（計(jì)算器、訂書器、電話機(jī)、剪刀、裁紙刀、文具尺、文件夾、文件架、 北京安丹靈民爆系統(tǒng)科技有限公司行政管理制度 支票夾等）曾經(jīng)領(lǐng)用過的一律不再給予發(fā)放，丟失由個(gè)人賠償，損壞的以舊換新；員工 因工作調(diào)換或離職后耐用辦公用品必須辦理交接手續(xù)，由行政部負(fù)責(zé)交接領(lǐng)用 的辦公用 品，驗(yàn)收后入庫(kù)保管； 圓珠筆、簽字筆要求每 2個(gè)月只許領(lǐng)用一次、只限每人一支，記事本每 3個(gè)月只許領(lǐng)用 一次，只限每人一本，如工作需要大宗領(lǐng)用的，要提前申報(bào)經(jīng)各部門經(jīng)理、行政部審批 后方可領(lǐng)用； 光盤按各部門實(shí)際使用數(shù)量給予發(fā)放，如有大宗領(lǐng)用的必須經(jīng)部門經(jīng)理審核、行政部審 批后，給予購(gòu)買和發(fā)放； （三）收發(fā)傳真管理規(guī)定 為了進(jìn)一步規(guī)范管理收發(fā)傳真文件，并進(jìn)行統(tǒng)一、嚴(yán)格管理，特制訂本制度： 第一條收發(fā)傳真的管理： 公司的收發(fā)傳真統(tǒng)一由行政部前臺(tái)文秘辦理，并嚴(yán)格按照管 理規(guī)定執(zhí)行。 對(duì)于收發(fā)的傳真件必須進(jìn)行存檔，并按照公司文書檔案規(guī)定，進(jìn)行分類、編號(hào)、存檔。 無法確定收件人的，統(tǒng)一交于行政部經(jīng)理處理。 第二條發(fā)送傳真規(guī)定： 各部門對(duì)外發(fā)送傳真時(shí)，由公司起草的傳真文件的，應(yīng)使用公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)傳真格式，并 填寫清楚完整。 發(fā)送傳真時(shí)，必須由本人填寫登記單后，由前臺(tái)文秘發(fā)送。 前臺(tái)文秘需及時(shí)準(zhǔn)確的發(fā)送傳真，傳真發(fā)出后應(yīng)即時(shí)與對(duì)方進(jìn)行確認(rèn)，同時(shí)通知發(fā)件部 門的發(fā)件人。 工作時(shí)間以外，各部門有急需發(fā)出的傳真件，由本人進(jìn)行登記后發(fā)送，次日必須及時(shí) 補(bǔ) 辦審批手續(xù)。 第三條接收傳真規(guī)定： 接收外部傳真后，應(yīng)仔細(xì)檢查傳真的內(nèi)容、頁(yè)數(shù)和接收部門或人員，如果不清楚或是不 完整的，及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系進(jìn)行確認(rèn)。 前臺(tái)文秘對(duì)接收傳真件的內(nèi)容進(jìn)行分類，必須登記并留復(fù)印件編號(hào)、存檔，并及時(shí)通知 相關(guān)部門，由收件人簽收后領(lǐng)取。 前臺(tái)文秘必須保證傳真登記單完整無遺漏，并妥善保管隨時(shí)提供查閱。 第四條發(fā)送傳真的審批規(guī)定： 一般的范本文件、空白定單、開票信息、匯款信息、確認(rèn)函、經(jīng)審批后蓋有合同章合同、 蓋有公章的文件等傳真件，可以由前臺(tái)文秘直接發(fā)送 。 其他一般業(yè)務(wù)如：租房協(xié)議、備品備件、客戶回訪、信息核對(duì)單等由部門主管或經(jīng)理審 批可以發(fā)送。 各部門對(duì)外重要文件如：有關(guān)客戶問題答復(fù)、技術(shù)解決方案等，由部門經(jīng)理審核，副總 或總經(jīng)理審批后，可以發(fā)送。 公司所有的機(jī)密文件如：各類存檔合同、報(bào)表、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案 等，必須由部門經(jīng)理、主管副總審核，總