【正文】 1 民營企業(yè)檔案管理 石河子市檔案局 彭新華 2 主講內(nèi)容 ?企業(yè)管理檔案 ?經(jīng)濟合同管理檔案 3 企業(yè)管理檔案 4 ?企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。 企業(yè)檔案的含義 5 民營企業(yè)檔案的分類 序號 內(nèi) 容 代號 0 黨群工作類 1 行政管理類 2 經(jīng)營管理類 3 生產(chǎn)技術(shù)管理類 4 產(chǎn)品類 6 5 科學技術(shù)研究類 6 基本建設(shè)類 7 設(shè)備儀器類 8 會計類 9 勞動人事類 7 ?企業(yè)檔案分類原則： ?以全部檔案為對象 ?依據(jù)企業(yè)管理職能 ? 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點 生產(chǎn)技術(shù)管理類 ?歸檔內(nèi)容： 指生產(chǎn)準備、組織、調(diào)度工作、質(zhì)量管理、檢測、控制工作，能源管理，科技管理、生產(chǎn)安全 8 9 ?保持檔案材料的內(nèi)部有機聯(lián)系 ?方便管理與利用 ?協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動 10 二、件的含義 ?單份文件，每份文件為一件； ?各種報表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等，一冊（本）為一件； 11 ?正本與定稿為一件； ?正件與附件為一件； ?正文與文件處理單為一件； ?原件與復制件為一件； ?轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件； 12 ?來文與復文、去文與復文（具體包括請示與批等）可作為組合件，或各為一件。 ? “為一件”是指文件實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。 歸檔文件整理原則 ? ： 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 ?民營企業(yè)檔案分類及歸檔類目 14 0 黨群工作類 ?歸檔類目 ： 指黨務、黨的組織、宣傳、紀檢等方面，工會、共青團、職代會、行業(yè)協(xié)會、學會等群眾團體工作中形的各種文件材料。 15 1 行政管理類 ?歸檔類目： 企業(yè)行政事務、安全保衛(wèi)、法律事務、教育培訓、醫(yī)療衛(wèi)生、計劃生育、后勤、房地產(chǎn)、審計、處理糾紛、信訪、外事活動、重要會議等工作中形的各種文件材料。 16 2 經(jīng)營管理類 ? 歸檔類目： 指企業(yè)董事會（或辦公會議）對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要決策、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃（計劃）、企業(yè)改革改制、企業(yè)綜合統(tǒng)計分析，產(chǎn)品銷售、招商引資、物資供應和管理、財務管理、考核獎懲、合同管理、房地產(chǎn)及設(shè)備租賃、市場信息和預測，企業(yè)商標、知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、廣告及用戶反映等方面的文件材料。 17 3 生產(chǎn)技術(shù)管理類 ? 歸檔類目： 生產(chǎn)準備、組織、調(diào)度工作，質(zhì)量管理、檢測、控制工作、能源管理，科技管理，生產(chǎn)安全，消防工作，環(huán)境保護、檢測與控制，計量工作，標準化工作等 18 4 產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務開發(fā)類 ? 歸檔類目： 產(chǎn)品設(shè)計協(xié)議書、任務書、合同、設(shè)計方案、實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品鑒定書、產(chǎn)品照片、說明書和全套底圖、藍圖等；產(chǎn)品制造工藝，各種配方、技術(shù)訣竅、工藝流程、工裝、操作規(guī)程、工時和材料定額等；產(chǎn)品檢測和管理等方面形成的文件材料，名、優(yōu)、特產(chǎn)品及獲獎產(chǎn)品的有關(guān)文件和資料。 19 5 科學技術(shù)研究類 ? 歸檔類目 ： 科研項目的調(diào)研、申報立項、研究、實驗，總結(jié)、鑒定，報獎、推廣應用的方面的文件材料。 20 6 基本建設(shè)類 ? 歸檔類目： 征用土地、協(xié)議及批準文件；工程項目的可行性研究，工程建設(shè)合同、計劃任務書，審批文件；勘測設(shè)計、施工、工程監(jiān)理、竣工驗收及有關(guān)維修、改建、擴建等方面的文件、資料、圖紙。 21 7 設(shè)備儀器管理類 ?歸檔類目： 設(shè)備儀器全套隨機文件、資料、開箱記錄；安裝調(diào)試、檢查維修記錄及改裝、報廢的文件材料、工藝工裝圖紙、使用說明書及檢查維修記錄及設(shè)備臺帳的文件材料。 22 8 會計工作類 ?歸檔類目： 會計憑證、賬簿、報表等。 23 9 勞動人事管理類 ?歸檔類目： 勞動工資、勞保福利、職稱評定、獎懲情況、個人履歷等。 24 其它具有保存價值的不同載體的文件材料 ?凡歸檔的文件材料，應使用碳素墨水、藍黑墨水的耐久的書寫材料書寫，做到字跡工整、簽字手續(xù)完備，不應使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫。 25 文件材料的歸檔時間 ? 黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、工作形成的文件材料一般應在辦理完畢后的 第二年上半年歸檔 ； ? 產(chǎn)品生產(chǎn)文件材料一般應在產(chǎn)品研制成功， 通過鑒定后歸檔 ； ? 基建檔案應在 工程竣工驗收后歸檔 ； ? 科研文件材料在 科研成果評審、鑒定后歸檔； 26 ? 會計檔案由財務部門整理立卷， 保管一年后向企業(yè)檔案室移交歸檔； ? 職工個人的材料，由形成職工材料的部門，在 形成正式材料后的一個月內(nèi) ， 按要求把應歸檔的材料移交職工檔案管理部門歸檔。 27 ?歸檔文件材料應齊全完整，要能夠完整、準確反映本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的歷史面貌。 ?歸檔的電子文件，應與相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 28 29 A 企業(yè)管理性檔案 一、檔案與文件的區(qū)別 ?尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。 ?對日后沒有查考價值的文件不是檔案 。 30 三、歸檔的主要步驟和要求 文件材料歸檔可分為 11個步驟： 1 收集文件 7 文件編號 2 歸檔與否 8 文件著錄 3 區(qū)分年度 9 填備考表 4 劃分期限 10 文件裝盒 5 文件裝訂 11 打印目錄 6 文件排列 12 入庫裝箱柜 31 收集文件 ?把反映本單位主要活動的，應該歸檔的文件材料收集齊全、完整。（見歸檔范圍） 32 ?對不需歸檔的文件要進行剔除。 ?要注意“帳外”文件的收集，特別是各種上報圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會帶回的會議文件等。 33 區(qū)分年度 根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。 34 ?一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。 ?計劃、預決算、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。 35 ?長遠規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。 ?多年的總結(jié)、報告，放在文件針對的最后一年。 36 ?跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。 ?跨年度的會議，放在閉幕年。 37 劃分期限 ?準確地判定每一份文件和每一組文件的價值，保管期限分別定為永久（