【正文】 1 民營(yíng)企業(yè)檔案管理 石河子市檔案局 彭新華 2 主講內(nèi)容 ?企業(yè)管理檔案 ?經(jīng)濟(jì)合同管理檔案 3 企業(yè)管理檔案 4 ?企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷(xiāo)售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。 企業(yè)檔案的含義 5 民營(yíng)企業(yè)檔案的分類(lèi) 序號(hào) 內(nèi) 容 代號(hào) 0 黨群工作類(lèi) 1 行政管理類(lèi) 2 經(jīng)營(yíng)管理類(lèi) 3 生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi) 4 產(chǎn)品類(lèi) 6 5 科學(xué)技術(shù)研究類(lèi) 6 基本建設(shè)類(lèi) 7 設(shè)備儀器類(lèi) 8 會(huì)計(jì)類(lèi) 9 勞動(dòng)人事類(lèi) 7 ?企業(yè)檔案分類(lèi)原則： ?以全部檔案為對(duì)象 ?依據(jù)企業(yè)管理職能 ? 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn) 生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi) ?歸檔內(nèi)容： 指生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作、質(zhì)量管理、檢測(cè)、控制工作，能源管理，科技管理、生產(chǎn)安全 8 9 ?保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系 ?方便管理與利用 ?協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動(dòng) 10 二、件的含義 ?單份文件，每份文件為一件； ?各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書(shū)刊、會(huì)議記錄等，一冊(cè)（本）為一件； 11 ?正本與定稿為一件； ?正件與附件為一件； ?正文與文件處理單為一件； ?原件與復(fù)制件為一件； ?轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件； 12 ?來(lái)文與復(fù)文、去文與復(fù)文（具體包括請(qǐng)示與批等）可作為組合件，或各為一件。 ? “為一件”是指文件實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。 歸檔文件整理原則 ? ： 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 ?民營(yíng)企業(yè)檔案分類(lèi)及歸檔類(lèi)目 14 0 黨群工作類(lèi) ?歸檔類(lèi)目 ： 指黨務(wù)、黨的組織、宣傳、紀(jì)檢等方面，工會(huì)、共青團(tuán)、職代會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)等群眾團(tuán)體工作中形的各種文件材料。 15 1 行政管理類(lèi) ?歸檔類(lèi)目： 企業(yè)行政事務(wù)、安全保衛(wèi)、法律事務(wù)、教育培訓(xùn)、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、后勤、房地產(chǎn)、審計(jì)、處理糾紛、信訪、外事活動(dòng)、重要會(huì)議等工作中形的各種文件材料。 16 2 經(jīng)營(yíng)管理類(lèi) ? 歸檔類(lèi)目： 指企業(yè)董事會(huì)（或辦公會(huì)議）對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要決策、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃（計(jì)劃）、企業(yè)改革改制、企業(yè)綜合統(tǒng)計(jì)分析，產(chǎn)品銷(xiāo)售、招商引資、物資供應(yīng)和管理、財(cái)務(wù)管理、考核獎(jiǎng)懲、合同管理、房地產(chǎn)及設(shè)備租賃、市場(chǎng)信息和預(yù)測(cè)，企業(yè)商標(biāo)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、廣告及用戶(hù)反映等方面的文件材料。 17 3 生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi) ? 歸檔類(lèi)目： 生產(chǎn)準(zhǔn)備、組織、調(diào)度工作，質(zhì)量管理、檢測(cè)、控制工作、能源管理，科技管理，生產(chǎn)安全，消防工作，環(huán)境保護(hù)、檢測(cè)與控制，計(jì)量工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作等 18 4 產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)類(lèi) ? 歸檔類(lèi)目： 產(chǎn)品設(shè)計(jì)協(xié)議書(shū)、任務(wù)書(shū)、合同、設(shè)計(jì)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品鑒定書(shū)、產(chǎn)品照片、說(shuō)明書(shū)和全套底圖、藍(lán)圖等；產(chǎn)品制造工藝，各種配方、技術(shù)訣竅、工藝流程、工裝、操作規(guī)程、工時(shí)和材料定額等；產(chǎn)品檢測(cè)和管理等方面形成的文件材料，名、優(yōu)、特產(chǎn)品及獲獎(jiǎng)產(chǎn)品的有關(guān)文件和資料。 19 5 科學(xué)技術(shù)研究類(lèi) ? 歸檔類(lèi)目 ： 科研項(xiàng)目的調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)、研究、實(shí)驗(yàn)，總結(jié)、鑒定，報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用的方面的文件材料。 20 6 基本建設(shè)類(lèi) ? 歸檔類(lèi)目： 征用土地、協(xié)議及批準(zhǔn)文件；工程項(xiàng)目的可行性研究，工程建設(shè)合同、計(jì)劃任務(wù)書(shū)，審批文件；勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及有關(guān)維修、改建、擴(kuò)建等方面的文件、資料、圖紙。 21 7 設(shè)備儀器管理類(lèi) ?歸檔類(lèi)目： 設(shè)備儀器全套隨機(jī)文件、資料、開(kāi)箱記錄；安裝調(diào)試、檢查維修記錄及改裝、報(bào)廢的文件材料、工藝工裝圖紙、使用說(shuō)明書(shū)及檢查維修記錄及設(shè)備臺(tái)帳的文件材料。 22 8 會(huì)計(jì)工作類(lèi) ?歸檔類(lèi)目： 會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。 23 9 勞動(dòng)人事管理類(lèi) ?歸檔類(lèi)目： 勞動(dòng)工資、勞保福利、職稱(chēng)評(píng)定、獎(jiǎng)懲情況、個(gè)人履歷等。 24 其它具有保存價(jià)值的不同載體的文件材料 ?凡歸檔的文件材料，應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水的耐久的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)，做到字跡工整、簽字手續(xù)完備，不應(yīng)使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。 25 文件材料的歸檔時(shí)間 ? 黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、工作形成的文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的 第二年上半年歸檔 ； ? 產(chǎn)品生產(chǎn)文件材料一般應(yīng)在產(chǎn)品研制成功， 通過(guò)鑒定后歸檔 ； ? 基建檔案應(yīng)在 工程竣工驗(yàn)收后歸檔 ； ? 科研文件材料在 科研成果評(píng)審、鑒定后歸檔； 26 ? 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)整理立卷， 保管一年后向企業(yè)檔案室移交歸檔； ? 職工個(gè)人的材料，由形成職工材料的部門(mén)，在 形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi) ， 按要求把應(yīng)歸檔的材料移交職工檔案管理部門(mén)歸檔。 27 ?歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，要能夠完整、準(zhǔn)確反映本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的歷史面貌。 ?歸檔的電子文件，應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 28 29 A 企業(yè)管理性檔案 一、檔案與文件的區(qū)別 ?尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書(shū)處理過(guò)程中的文件，都不能歸檔。 ?對(duì)日后沒(méi)有查考價(jià)值的文件不是檔案 。 30 三、歸檔的主要步驟和要求 文件材料歸檔可分為 11個(gè)步驟： 1 收集文件 7 文件編號(hào) 2 歸檔與否 8 文件著錄 3 區(qū)分年度 9 填備考表 4 劃分期限 10 文件裝盒 5 文件裝訂 11 打印目錄 6 文件排列 12 入庫(kù)裝箱柜 31 收集文件 ?把反映本單位主要活動(dòng)的，應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全、完整。（見(jiàn)歸檔范圍） 32 ?對(duì)不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除。 ?要注意“帳外”文件的收集，特別是各種上報(bào)圖表、花名冊(cè)、本單位出版的書(shū)刊和外出開(kāi)會(huì)帶回的會(huì)議文件等。 33 區(qū)分年度 根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開(kāi)。 34 ?一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。 ?計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度。 35 ?長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年。 ?多年的總結(jié)、報(bào)告，放在文件針對(duì)的最后一年。 36 ?跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。 ?跨年度的會(huì)議，放在閉幕年。 37 劃分期限 ?準(zhǔn)確地判定每一份文件和每一組文件的價(jià)值，保管期限分別定為永久（