【正文】 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 程序文件 聲明： 此程序文件及其內(nèi)容為華策物業(yè)顧問有限公司的特有財產(chǎn)，未經(jīng)許可，任何人不得以任何方式對本程序文件的內(nèi)容進行復制、傳閱和外泄。 程序文件 目錄 文件編號 文件標題 PR01 文件與質(zhì)量記錄管理程序 PR02 管理職責程序 PR03 資源管理 程序 PR04 顧客管理程序 PR05 采購管理程序 PR06 服務過程管理程序 PR07 產(chǎn)品的標識與質(zhì)量狀態(tài)管理程序 PR08 產(chǎn)品防護管理程序 PR09 監(jiān)視與測量裝置管理程序 PR10 服務的監(jiān)視和測量管理程序 PR11 內(nèi)部質(zhì)量體系審核管理程序 PR12 不合格品管理程序 PR13 糾正與預防措施管理程序 PR14 物業(yè)管理方案管理程序 PR15 樓宇接管、入伙管理程序 PR16 房屋裝修管理程序 PR17 員工培訓管理程序 PR18 社區(qū)文化活動管理程序 PR19 數(shù)據(jù)分析管理程序 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 文件與質(zhì)量記錄管理程序 文件編號 PR01 版 本 2 生效日期 20xx年 6月 1日 頁 次 第 1/７頁 １ . 目的 對與質(zhì)量管理有關(guān)的所有文件與資料進行管理。 ２ . 范圍 與質(zhì)量管理體系 有關(guān)的所有文件、資料和質(zhì)量記錄，包含相關(guān)的外來文件。 ３ . 職責 ３ .１行政部 —— 管理所有質(zhì)量管理體系文件，并保存所有文件之原件。 ３ .２質(zhì)管部 —— 對各部門、各管理處質(zhì)量體系文件的管理進行指導和監(jiān)控。 ３ .３相關(guān)部門 —— 制定相關(guān)作業(yè)指導書等質(zhì)量體系文件并保存有效文件。 ４ .定義 ４ .１文件：信息及其承載媒體。 ４ .２質(zhì)量手冊：規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件。 ４ .３程序文件：為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑的文件。 ４ .４記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。 ４ .５體系（系統(tǒng)）：相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一 組要素。 ５ .作業(yè)程序 ５ .１文件與資料的分類、編寫、審查、批準及分發(fā)層次： ○ 1 一級文件：質(zhì)量手冊（ QM） ○ 2 二級文件：程序文件（ PR） ○ 3 三級文件：指導作業(yè)書 /工作手冊（ WI） ○ 4 四級文件：表單記錄 （ QR） ○ 5 外來文件：相關(guān)國家 /行業(yè)標準、法律法規(guī)要求、顧客提供或其他與質(zhì)量管理有關(guān)的外來文件與資料。 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批 準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 文件與質(zhì)量記錄管理程序 文件編號 PR01 版 本 2 生效日期 20xx年 6月 1日 頁 次 第 2/７頁 文件類別 編 寫 審 核 批 準 分發(fā)部門 質(zhì)量手冊 質(zhì)量管理部 管理者代表 總經(jīng)理 各部門、管理處 程序文件 質(zhì)量管理部 管理者代表 總經(jīng)理 各部門、管理處 工作手冊 各部門、管理處 管理者代表 主管副總經(jīng)理 相關(guān)部門 表單記錄 各部門、管理處 行政部 相關(guān)部門 外來文件 相關(guān)部門 文件編號原則 質(zhì)量手冊的編號 HCPM —— QM （表示華策物業(yè)） （表示質(zhì)量手冊） 程序文件的編號 ： PR —— （表示程序文件） （表示同類文件流水號 0199） 作業(yè)指導書的編號： WI —— —— (表示作業(yè)指導書 ) （指工作手冊代號） （表示同 類文件流水號 0199） 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 文件與質(zhì)量記錄管理程序 文件編號 PR01 版 本 2 生效日期 20xx年 6月 1日 頁 次 第 3/７頁 手冊名稱 代號 手冊名稱 代號 人事工作手冊 RS 管理處工作手冊 GL 綜治工作手冊 ZZ 清潔工作手冊 QJ 綠化工作手冊 LH 消防工作手冊 XF 維修工作手冊 WX 設備工作手冊 SB 電梯工作手冊 DT 樓宇接管、入伙工作手冊 JG 裝修管理工作手冊 ZX 機電設備部工作手冊 JD 質(zhì)量記錄表單的編號： QR —— （表示質(zhì)量記錄表單） （表示同類文件流水號 0199） 外來文件：沿用該外來文件原來的文件編號。 文件的版本 第一次制定為第 1 版，文件經(jīng)修改后有所改動的所有章節(jié)須更改版本，如第一次經(jīng)過修改后成為第 2 版第二次經(jīng)過修改成為第三版，以此類推。 文件的發(fā)放 所有編寫完成或收集回來的文件和資料（如：質(zhì)量手 冊、程序文件、作業(yè)指導書等）經(jīng)先關(guān)部門審核和批準后交行政部統(tǒng)一管理與發(fā)放。 質(zhì)量手冊和程序文件的發(fā)放部門由總經(jīng)理確定，作業(yè)指導書和記錄單的發(fā)放部門由質(zhì)量管理部門確定。 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 文件與質(zhì)量記錄管理程序 文件編號 PR01 版 本 2 生效日期 20xx年 6月 1日 頁 次 第 4/７頁 行政部要在《文件分發(fā)回收記錄表》上記錄應發(fā)部門和應發(fā)數(shù)量并進行文件分發(fā)，簽收人員核對內(nèi)容和數(shù)量無誤后簽名簽收 。 分發(fā)到各部門的 3 級文件須由行政部在每一頁正面加蓋“受控文件”章，保存在行政部的原稿不必蓋此章。 不得在受控文件上書寫任何文字和符號，不得遺失、損壞和復印受控文件，并保持文件的清晰。 文件的更改 文件需要更改時，由提出部門填寫《文件更改補發(fā)申請表》說明更改原因； 文件更改的審核和批準，應由原審批人員進行，當原審批人員不在職時，可由接替其崗位的人員審批。 文件的更改后，由行政部門按本程序 分發(fā)，同時回收舊版文件。 文件的回收和作廢 回收舊版文件時，行政部 需 檢查文件的完整性，并在《文件分發(fā)回收記錄表》中簽收； 回收的舊版文件由行政部加蓋“廢止文件”章以示作廢或報經(jīng)總經(jīng)理批準后銷毀； 舊版文件的原稿由行政部加蓋“廢止文件”章后保存，以便查詢。 文件的管理 所有受控文件和資料由行政部門列入《文件與資料清單》中列表管理 ； 文件的使用者發(fā)現(xiàn)文件少頁、損壞或丟失時，填寫《文件更改補發(fā)申請表》經(jīng)原審批人批準后請行政部按本程序分發(fā)。 公司質(zhì)量體系文件由行政部負責管理，各管理處由資料員負責管理。 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 文件與質(zhì)量記錄管理程序 文件編號 PR01 版 本 2 生效日期 20xx年 6月 1日 頁 次 第 5/７頁 外來文件的管理 相關(guān)國家 /行業(yè)標準、法律法規(guī)要求、顧客提供或其他與質(zhì)量管理有關(guān)的外來文件與 資料 ，必須由行政部列入《文件與資料清單》，轉(zhuǎn)為本公司受控的質(zhì)量管理體系文件，加蓋《受控文件》章，具體按 、 、 的要求進行發(fā)放、回收、作廢。 質(zhì)量記錄的管理 對質(zhì)量記錄進 行標識、編號、歸檔和保存，以提供質(zhì)量管理體系符合要求和有效運行的證據(jù)。 所有表單行政部需 收集一份，因工作需要修改表單時，修改人員必須填制《文件更改補發(fā)申請表》并交一份最新的表單格式到行政部；表單格式無需加蓋“受控文件”章，可以復印和印刷使用。 行政部把各部門的質(zhì)量記錄表單登錄于《質(zhì)量記錄清單》，其內(nèi)容包括記錄名稱、編號和保存期。 質(zhì)量記錄必須清晰，不得任意涂改，如需更改。須在更改處簽名。 所有質(zhì)量記錄由各部門自行歸檔，專人負責保管，存檔形式可視需要采用紙、硬盤、軟盤等 。保管方式應便于存取和檢索，儲存要 提供相宜的環(huán)境，注意防火、防潮、防止損壞、變質(zhì)和丟失。 銷毀：由各部門資料管理人員對過期或已不適用的質(zhì)量記錄進行登記并填制《質(zhì)量記錄銷毀申請表》呈送行政部。由行政部報總經(jīng)理批準后，申請部門方可進行銷毀。 質(zhì)量管理部有責任監(jiān)控文件的管理情況，對違反規(guī)定的現(xiàn)象應予以糾正。各部門不得以任何借口拒絕執(zhí)行。 所有的最新受控文件，行政部在分發(fā)時都必須發(fā)放一份到質(zhì)量管理部。 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公 司 文件名稱 文件與質(zhì)量記錄管理程序 文件編號 PR01 版 本 2 生效日期 20xx年 6月 1日 頁 次 第 6/７頁 無。 7．附件 文件分發(fā)回收記錄表 文件更改補發(fā)申請表 文件與資料清單 質(zhì)量記錄銷毀申請單 質(zhì)量記錄清單 印章格式 受控文件 廢止文件 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 文件與質(zhì)量記錄管理程序 文件編號 PR01 版 本 2 生效日期 20xx年 6月 1日 頁 次 第 7/７頁 文件管理流程圖 文件編制 批準 外來文件 文件標識 發(fā)放 評審 、更改 作廢 保管 回收 保留 銷毀 制定 吳遠征 審核 吳遠征 批準 王劍輝 珠海市華策物業(yè)顧問有限公司 文件名稱 管理職責程序 文件編號 PR02 版 本 2 生效日期 20xx年 7月 6日 頁 次 第 1/18 頁 １ . 目的 通過建立 本程序以明確本公司各部門的主要職責，充分發(fā)揮 組織的功能，確保為業(yè)主（住、用戶）長期提供優(yōu)質(zhì)服務。 ２ . 范圍 本公司所有部門及人員都應遵守。 ３ . 職責 總經(jīng)理 —— 負責批準管理評審計劃，主持管理評審會議及審批管理評審報告； 管理者代表 —— 負責編制管理評審計劃，協(xié)助總經(jīng)理做好管理評審工作； 行政部 —— 負責做好管理評審會議記錄； 各部門負責人 —— 參與管理評審活動，提供與本部門有關(guān)的管理評審所需的信息和材料； 公司所有員工 —— 熟悉自己和自己所在部門的崗位職責，了解其他各部門的崗位職責。 質(zhì)量：一組固有特性滿足要求 的程度。 產(chǎn)品：過程的結(jié)果。 過程：一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動。 質(zhì)量方針：由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。 質(zhì)量目標：在質(zhì)量方面所追求的目的。 組織：職責、權(quán)限和相互關(guān)系得到安排的一組人員及設施。 制定 吳遠征 審核 吳遠