【正文】 目 錄 第一章 行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責(zé) 1. 辦公室人員架構(gòu)表 2. 辦公室權(quán)力與職責(zé) 辦公室的職責(zé) 辦公室的權(quán)力 3. 崗位職責(zé)表 辦公室主任職責(zé) 行政文員職責(zé) 行政文員職責(zé) 駕駛員職責(zé) 第二章 行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程 1. 辦公室日常事務(wù)列表 2. 主要事務(wù)辦事流程 合理化建議管理流程 文件審批管理流程 辦公用車使用管理流程 固定資產(chǎn)、行政物品的申購流程 辦公用品領(lǐng)用流程 臺帳印刷流程 第三 章 行政辦公室管理制度及相關(guān)表格 1. 管理制度匯總 合理化建議管理辦法 辦公用品領(lǐng)用制度 員工宿舍管理規(guī)定 圖書管理規(guī)定 來客接待分類與流程 禮品禮金管理辦法 廢舊物資變賣管理規(guī)定 辦公物資采購管理規(guī)定 會議管理規(guī)定 計劃 /總結(jié)管理辦法 公文編寫分類管理規(guī)范 文件審批管理規(guī)定 證照檔案管理規(guī)定 辦公物資配備標(biāo)準(zhǔn)及管理辦法 工服管理規(guī)定 保密制度 2. 相關(guān)表格匯總 第四章 部門事項案例庫 1. 非常規(guī)事件案例及應(yīng)對預(yù)案表 2. 部門事故數(shù)據(jù) 第一章 行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責(zé) 1. 辦公室人員架構(gòu)表 2. 辦公室權(quán)力與職責(zé) 辦公室主要負(fù)責(zé) 公司 的日常行政事務(wù)處理，做好組織的內(nèi)部服務(wù)與外部聯(lián)絡(luò)工作 辦公室的職責(zé)： 行政辦公室 辦公室主任 行政文員 行政專員 駕駛員 辦公室的權(quán)力： 職責(zé) 6 負(fù)責(zé)對辦公區(qū)域安全消防、環(huán)境衛(wèi)生、辦公秩序、設(shè)備設(shè)施、節(jié)電節(jié)水 等的檢查、督促整改。 職責(zé) 5 公司各類公文檔案的管理 。 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)商場固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、材料物資、禮品禮金辦公物資的實物與臺帳管理，并組織盤點工作，并負(fù)責(zé)商場的零星辦公物資的價格復(fù)核和采購。 職責(zé) 3 負(fù)責(zé) 公司 行政工作的工作計劃、實施、監(jiān)督、控制等管理工作。 職責(zé) 2 負(fù)責(zé)審核 公司 各項行政費用支出、執(zhí)行情況，并進(jìn)行相應(yīng)管控。 職責(zé) 1 傳達(dá)和貫徹公司的各項規(guī)章制度及會議精神。 職責(zé) 8 負(fù)責(zé)對本部門員工工作績效進(jìn)行綜合考評，并提出人事任免、晉級、獎懲建議。 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)小車管理及日常辦公用車的調(diào)配工作。 職責(zé) 10 員工宿舍、圖書館等后勤管理。 職責(zé) 9 負(fù)責(zé)商場相關(guān)外聯(lián)資源的建立、維護(hù)、整合與管理 。 3. 崗位職責(zé)表 辦公室 主任職責(zé)： 行政文員職責(zé)： 權(quán)力 1 權(quán)力 3 權(quán)力 4 權(quán)力 5 權(quán)力 6 權(quán)力 7 權(quán)力 8 權(quán)力 9 權(quán)力 2 參與公司經(jīng)營管理制度的制定 對內(nèi)部員工考核的權(quán)力 開展內(nèi)部工作的自主權(quán) 要求相關(guān)部門配合工作的權(quán)力 對影響辦公室工作的人員提請?zhí)幜P的權(quán)力 向總經(jīng)理提交管理制度和工作流程改進(jìn)計劃并獲得回復(fù)的權(quán)力 聘用、解雇內(nèi)部員工的建議權(quán) 公司行政后勤管理的權(quán)力 對 其他 部門行政事項 監(jiān)督 檢查的權(quán)力 職責(zé) 1 貫徹執(zhí)行集團(tuán)、區(qū)域中心、商場的各項制度， 完善商場制度并督促檢查 職責(zé) 3 參與業(yè)務(wù)管理、現(xiàn)場經(jīng)營和物業(yè)安全的管理，并提出相關(guān)意見 職責(zé) 4 協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門之間的業(yè)務(wù)工作 職責(zé) 5 檢查各部門計劃的執(zhí)行情況，隨時向總經(jīng)理匯報 職責(zé) 6 辦公用品的分配和管理工作 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)及時簽批、 送閱上級機(jī)關(guān)以及外單位來文，按照領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見處理回復(fù) 職責(zé) 8 審核以商場名義發(fā)出的文件 職責(zé) 9 做好商場重要來賓的接待工作 職責(zé) 10 本部門員工的管理、考核、培養(yǎng) 職責(zé) 2 組織制定各項行政辦公管理制度并監(jiān)督執(zhí)行 職責(zé) 1 負(fù)責(zé)公司每日各類通知、便箋和日常相關(guān)公文的處理工作 職責(zé) 3 每天與集團(tuán)、區(qū)域聯(lián)系保證各類文件能按時上傳下達(dá) 職責(zé) 4 會議記錄工作 職責(zé) 5 公司各類總結(jié)、計劃的編纂工作 職責(zé) 6 檔案以及文件的管理 職責(zé) 7 工作周報、經(jīng)營月報的制作 職責(zé) 8 合理化建議征集、評選、公示、后續(xù)跟進(jìn)工作 職責(zé) 9 與各部門溝通、聯(lián)系，統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)信息 職責(zé) 10 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作事項 職責(zé) 2 公司 OA 辦公系統(tǒng)的管理 行政專員職責(zé)： 駕駛員職責(zé)： 職責(zé) 1 憑出車單出車，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，做到安全駕駛、文明駕駛。 職責(zé) 3 做好車輛的防火、防凍、防盜，按規(guī)定辦理車輛的年檢手續(xù)。 職責(zé) 4 不經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，不得將車輛借與他人。 職責(zé) 5 無出車任務(wù)時，正常在辦公室上班。 職責(zé) 6 完成辦公室主任交代的其他工作。 職責(zé) 2 經(jīng)常檢修保養(yǎng)車輛，保管好車上物品，保證車輛內(nèi)外整潔，性能良好。 職責(zé) 1 行政管理辦公會會議決議事項的追蹤 職責(zé) 3 負(fù)責(zé) 5S 檢查工作。 職責(zé) 4 員工名片、工作服、工號牌的管理 職責(zé) 5 信件、報刊雜志等的接受分發(fā)工作 職責(zé) 6 外來人員的接待工作 職責(zé) 7 辦公物資的采購以及物品領(lǐng)用工作 職責(zé) 8 出差人員的旅程安排工作 職責(zé) 9 行政管理看板的管理，信息的公示 職責(zé) 10 每日與小車駕駛員溝通，了解 車輛情況，保證合理安排車輛的使用 職責(zé) 2 各類會議、活動的組織工作 第 二 章 行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程 1. 辦公室日常事務(wù)列表 部門 辦公室 負(fù)責(zé)人 辦公室主任 主要事務(wù) 文檔管理 公司各類通知及日常公文的規(guī)范處理工作 制度的建設(shè)與執(zhí)行 與集團(tuán)、區(qū)域的聯(lián)系，保證各類文件的及時上傳下達(dá) 會議記錄管理 檔案管理 公文管理 公司各類總結(jié)、計劃的編纂工作 OA 管理 物資管理 小車管理，辦公用車調(diào)度 固定資產(chǎn)的申購與管理 辦公物品的領(lǐng)用 辦公物品的采購 行政事務(wù) 員工名片、工作服、工號牌的訂做 各類會議的組織工作 合理化建議征集、評選、公示、后續(xù)跟進(jìn)工作 工作周報 、經(jīng)營月報的制作 臺帳印刷 行政管理看板的管理，信息的公示 信件、報刊雜志等的接受分發(fā)工作 5S 管理 每月一線員工會議的組織工作 辦公區(qū)域的日常管理 1廉政臺帳管理 外聯(lián)工作 外來人員的接待 出差人員的旅程安排 預(yù)定酒店、旅館 其他事務(wù) 圖書館管理 宿舍管理 各類活動的組織工作 員工通訊錄的更新，生日蛋糕的定制發(fā)送 2. 主要事務(wù)工作流程 合理化建議管理流程 圖 21 合理化建議 管理流程圖 開 始結(jié) 束員 工 提 交 建 議 ①部 門 研 究 反 饋 ④建 議 人 簽 字落 實 完 成 ⑤晨 會 紅 單 獎 勵評 優(yōu) ③評 審 ②辦 公 室 匯 總 整 理結(jié) 果 檢 查 ⑥未 完 成 表 21 合理化建議管理流程圖說明表 序號 事 項 說 明 ① 員工提交建議 月底前 可個人提交、也可部門匯總后統(tǒng)一交予辦公室。 ② 評 審 次月 5日前由公司決策委員會進(jìn)行。 ③ 評 優(yōu) 評出優(yōu)秀、最佳兩個獎勵級別，分別給予行政加分 1和 2分的獎勵。 ④ 部門研究反饋 部門研究決定是否采納，并于晨會上反饋完成期限或不采納原因。 ⑤ 落實完成 必 須按期、保質(zhì)完成。 ⑥ 結(jié)果檢查 由辦公室、建議人分別檢查完成情況，并分情況反饋給相關(guān)部門。 注： 合理化建議是指任何員工個人或部門，對公司經(jīng)營管理和發(fā)展的任何環(huán)節(jié)所提出的，具有可操作性的改進(jìn)方法和措施。 文件審批管理流程 圖 22 文件審批管理流程圖 開 始結(jié) 束接 收 上 級 發(fā) 文 ① 商 場 部 門 發(fā) 文看 板 公 示 O A 系 統(tǒng) 公 示上 報 審 核 ② 未 通 過 表 22 文件審批流程圖說明表 序號 事 項 說 明 ① 接收上級發(fā)文 每日查看部門郵箱，查看 是否由上級發(fā)文 。 ② 上報審批 在發(fā)文上附上發(fā)文審批單報總經(jīng)理室審批 。 “一線員工會議”組織工作流程 圖 23“一線員工會議”組織工作 流程圖 開 始結(jié) 束發(fā) 布 通 知 ①統(tǒng) 計 報 名 人 員 ②會 場 車 輛 安 排 ④會 議 記 錄 ⑤審 核 ③ 表 23“一線員工會議”組織工作流程圖說明表 序號 事 項 說 明 ① 發(fā)布通知 月初晨會通知召開“一線員工會議”的通知，發(fā)動基層員工參與。 ② 統(tǒng)計報名人員 由辦公室統(tǒng)計報名人員，控制在 6~7人 。 ③ 審核 名單報總經(jīng)理審核，要求參與者為公司最基層員工 。 ④ 會場、車輛安排 與總經(jīng)理室確定時間、地點，安排酒店、車輛 。 ⑤ 會議記錄 安排好會議的記錄工作，做好文字、圖像記錄 。 名片印制流程 圖 24 名片印制 流程圖 開 始結(jié) 束申 請 ①填 寫 名 片 內(nèi) 容 單 ②聯(lián) 系 印 制 單 位 印 制 ③取 回 發(fā) 至 申 請 人 表 24 名片印制流程圖說明表 序號 事 項 說 明 ① 申請 申請印制名片的員工填寫名片印制申請單交至辦公室。 ② 填名片內(nèi)容單 辦公室根據(jù)申請單按照固定格式打印出名片內(nèi)容單 。 ③ 聯(lián)系單位 聯(lián)系印刷單位，將名片內(nèi)容單傳真予印刷單位并確定取回的時間 。 辦公用品領(lǐng)用流程 圖 25 辦公用品領(lǐng)用 流程圖 開 始結(jié) 束提 出 申 請?zhí)?寫 領(lǐng) 料 單部 門 負(fù) 責(zé) 人 簽 字符 合 標(biāo) 準(zhǔn)辦 公 室 審 核領(lǐng) 用 物 品不 符 合 標(biāo) 準(zhǔn) 表 25 辦公用品領(lǐng)用流程圖說明表 序號 事 項 說 明 ① 提出申請 領(lǐng)料單交至辦公室領(lǐng)用物品。 ② 辦公室審核 辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)為一般員工每人每月不 超過 5元，部門主管不超過 10元。 注： 每周二、周六為物品領(lǐng)用時間，其他時間不得領(lǐng)用。 臺帳印刷流程 圖 26 臺帳印刷 流程圖 開 始結(jié) 束提 報填 寫 工 作 聯(lián) 系 單辦 公 室 審 批聯(lián) 系 印 刷 廠 印 刷領(lǐng) 用 第 三 章 行政辦公室管理制度及相關(guān)表格 1. 管理制度匯總 合理化建議管理辦法 目的 建立公司合理化建議 的 提出、采納和獎勵程序，以確保公司的持續(xù)改進(jìn)。 適用范圍 適用于 無錫紅星美凱龍 任何員工或集體對公司 經(jīng)營管理 和發(fā)展所提出的建議。 名詞解釋 合理 化建議是指任何員工個人或 部門 對公司經(jīng)營管理 和發(fā)展 的任何環(huán)節(jié)所提出的、超出其職責(zé)范圍以外的、具有可操作性的改進(jìn)方法和措施。 職責(zé) 辦公室 負(fù)責(zé)合理化建議的收集整理工作 ，客服中心負(fù)責(zé)顧客意見的收集整理工作。 公司決策委員會負(fù)責(zé) 對合理化建議進(jìn)行評審 ；客服中心經(jīng)理參與決策委員會進(jìn)行顧客意見的評審 。 各 部門 、各店、超市 負(fù)責(zé) 相關(guān) 合理化建議 的反饋、 實施。 合理化建議提報渠道 /流程 建議 /意見箱： 合理化建議 /意見箱 ，置于會議室外。員工可完整填寫《合理化建議單》投入 信箱，合理化建議箱由辦公室進(jìn)行管理，定期開啟，收集員工建議及意見。 設(shè)置顧客意見箱，置于各店入口合適位置，顧客可在“陸萍服