【正文】 目 錄 第一章 行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責(zé) 1. 辦公室人員架構(gòu)表 2. 辦公室權(quán)力與職責(zé) 辦公室的職責(zé) 辦公室的權(quán)力 3. 崗位職責(zé)表 辦公室主任職責(zé) 行政文員職責(zé) 行政文員職責(zé) 駕駛員職責(zé) 第二章 行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程 1. 辦公室日常事務(wù)列表 2. 主要事務(wù)辦事流程 合理化建議管理流程 文件審批管理流程 辦公用車(chē)使用管理流程 固定資產(chǎn)、行政物品的申購(gòu)流程 辦公用品領(lǐng)用流程 臺(tái)帳印刷流程 第三 章 行政辦公室管理制度及相關(guān)表格 1. 管理制度匯總 合理化建議管理辦法 辦公用品領(lǐng)用制度 員工宿舍管理規(guī)定 圖書(shū)管理規(guī)定 來(lái)客接待分類(lèi)與流程 禮品禮金管理辦法 廢舊物資變賣(mài)管理規(guī)定 辦公物資采購(gòu)管理規(guī)定 會(huì)議管理規(guī)定 計(jì)劃 /總結(jié)管理辦法 公文編寫(xiě)分類(lèi)管理規(guī)范 文件審批管理規(guī)定 證照檔案管理規(guī)定 辦公物資配備標(biāo)準(zhǔn)及管理辦法 工服管理規(guī)定 保密制度 2. 相關(guān)表格匯總 第四章 部門(mén)事項(xiàng)案例庫(kù) 1. 非常規(guī)事件案例及應(yīng)對(duì)預(yù)案表 2. 部門(mén)事故數(shù)據(jù) 第一章 行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責(zé) 1. 辦公室人員架構(gòu)表 2. 辦公室權(quán)力與職責(zé) 辦公室主要負(fù)責(zé) 公司 的日常行政事務(wù)處理，做好組織的內(nèi)部服務(wù)與外部聯(lián)絡(luò)工作 辦公室的職責(zé)： 行政辦公室 辦公室主任 行政文員 行政專(zhuān)員 駕駛員 辦公室的權(quán)力： 職責(zé) 6 負(fù)責(zé)對(duì)辦公區(qū)域安全消防、環(huán)境衛(wèi)生、辦公秩序、設(shè)備設(shè)施、節(jié)電節(jié)水 等的檢查、督促整改。 職責(zé) 5 公司各類(lèi)公文檔案的管理 。 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)商場(chǎng)固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、材料物資、禮品禮金辦公物資的實(shí)物與臺(tái)帳管理，并組織盤(pán)點(diǎn)工作，并負(fù)責(zé)商場(chǎng)的零星辦公物資的價(jià)格復(fù)核和采購(gòu)。 職責(zé) 3 負(fù)責(zé) 公司 行政工作的工作計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)督、控制等管理工作。 職責(zé) 2 負(fù)責(zé)審核 公司 各項(xiàng)行政費(fèi)用支出、執(zhí)行情況，并進(jìn)行相應(yīng)管控。 職責(zé) 1 傳達(dá)和貫徹公司的各項(xiàng)規(guī)章制度及會(huì)議精神。 職責(zé) 8 負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)員工工作績(jī)效進(jìn)行綜合考評(píng)，并提出人事任免、晉級(jí)、獎(jiǎng)懲建議。 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)小車(chē)管理及日常辦公用車(chē)的調(diào)配工作。 職責(zé) 10 員工宿舍、圖書(shū)館等后勤管理。 職責(zé) 9 負(fù)責(zé)商場(chǎng)相關(guān)外聯(lián)資源的建立、維護(hù)、整合與管理 。 3. 崗位職責(zé)表 辦公室 主任職責(zé)： 行政文員職責(zé)： 權(quán)力 1 權(quán)力 3 權(quán)力 4 權(quán)力 5 權(quán)力 6 權(quán)力 7 權(quán)力 8 權(quán)力 9 權(quán)力 2 參與公司經(jīng)營(yíng)管理制度的制定 對(duì)內(nèi)部員工考核的權(quán)力 開(kāi)展內(nèi)部工作的自主權(quán) 要求相關(guān)部門(mén)配合工作的權(quán)力 對(duì)影響辦公室工作的人員提請(qǐng)?zhí)幜P的權(quán)力 向總經(jīng)理提交管理制度和工作流程改進(jìn)計(jì)劃并獲得回復(fù)的權(quán)力 聘用、解雇內(nèi)部員工的建議權(quán) 公司行政后勤管理的權(quán)力 對(duì) 其他 部門(mén)行政事項(xiàng) 監(jiān)督 檢查的權(quán)力 職責(zé) 1 貫徹執(zhí)行集團(tuán)、區(qū)域中心、商場(chǎng)的各項(xiàng)制度， 完善商場(chǎng)制度并督促檢查 職責(zé) 3 參與業(yè)務(wù)管理、現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)和物業(yè)安全的管理，并提出相關(guān)意見(jiàn) 職責(zé) 4 協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的業(yè)務(wù)工作 職責(zé) 5 檢查各部門(mén)計(jì)劃的執(zhí)行情況，隨時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào) 職責(zé) 6 辦公用品的分配和管理工作 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)及時(shí)簽批、 送閱上級(jí)機(jī)關(guān)以及外單位來(lái)文，按照領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見(jiàn)處理回復(fù) 職責(zé) 8 審核以商場(chǎng)名義發(fā)出的文件 職責(zé) 9 做好商場(chǎng)重要來(lái)賓的接待工作 職責(zé) 10 本部門(mén)員工的管理、考核、培養(yǎng) 職責(zé) 2 組織制定各項(xiàng)行政辦公管理制度并監(jiān)督執(zhí)行 職責(zé) 1 負(fù)責(zé)公司每日各類(lèi)通知、便箋和日常相關(guān)公文的處理工作 職責(zé) 3 每天與集團(tuán)、區(qū)域聯(lián)系保證各類(lèi)文件能按時(shí)上傳下達(dá) 職責(zé) 4 會(huì)議記錄工作 職責(zé) 5 公司各類(lèi)總結(jié)、計(jì)劃的編纂工作 職責(zé) 6 檔案以及文件的管理 職責(zé) 7 工作周報(bào)、經(jīng)營(yíng)月報(bào)的制作 職責(zé) 8 合理化建議征集、評(píng)選、公示、后續(xù)跟進(jìn)工作 職責(zé) 9 與各部門(mén)溝通、聯(lián)系，統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息 職責(zé) 10 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作事項(xiàng) 職責(zé) 2 公司 OA 辦公系統(tǒng)的管理 行政專(zhuān)員職責(zé)： 駕駛員職責(zé)： 職責(zé) 1 憑出車(chē)單出車(chē)，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，做到安全駕駛、文明駕駛。 職責(zé) 3 做好車(chē)輛的防火、防凍、防盜，按規(guī)定辦理車(chē)輛的年檢手續(xù)。 職責(zé) 4 不經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，不得將車(chē)輛借與他人。 職責(zé) 5 無(wú)出車(chē)任務(wù)時(shí)，正常在辦公室上班。 職責(zé) 6 完成辦公室主任交代的其他工作。 職責(zé) 2 經(jīng)常檢修保養(yǎng)車(chē)輛，保管好車(chē)上物品，保證車(chē)輛內(nèi)外整潔，性能良好。 職責(zé) 1 行政管理辦公會(huì)會(huì)議決議事項(xiàng)的追蹤 職責(zé) 3 負(fù)責(zé) 5S 檢查工作。 職責(zé) 4 員工名片、工作服、工號(hào)牌的管理 職責(zé) 5 信件、報(bào)刊雜志等的接受分發(fā)工作 職責(zé) 6 外來(lái)人員的接待工作 職責(zé) 7 辦公物資的采購(gòu)以及物品領(lǐng)用工作 職責(zé) 8 出差人員的旅程安排工作 職責(zé) 9 行政管理看板的管理，信息的公示 職責(zé) 10 每日與小車(chē)駕駛員溝通，了解 車(chē)輛情況，保證合理安排車(chē)輛的使用 職責(zé) 2 各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)的組織工作 第 二 章 行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程 1. 辦公室日常事務(wù)列表 部門(mén) 辦公室 負(fù)責(zé)人 辦公室主任 主要事務(wù) 文檔管理 公司各類(lèi)通知及日常公文的規(guī)范處理工作 制度的建設(shè)與執(zhí)行 與集團(tuán)、區(qū)域的聯(lián)系，保證各類(lèi)文件的及時(shí)上傳下達(dá) 會(huì)議記錄管理 檔案管理 公文管理 公司各類(lèi)總結(jié)、計(jì)劃的編纂工作 OA 管理 物資管理 小車(chē)管理，辦公用車(chē)調(diào)度 固定資產(chǎn)的申購(gòu)與管理 辦公物品的領(lǐng)用 辦公物品的采購(gòu) 行政事務(wù) 員工名片、工作服、工號(hào)牌的訂做 各類(lèi)會(huì)議的組織工作 合理化建議征集、評(píng)選、公示、后續(xù)跟進(jìn)工作 工作周報(bào) 、經(jīng)營(yíng)月報(bào)的制作 臺(tái)帳印刷 行政管理看板的管理，信息的公示 信件、報(bào)刊雜志等的接受分發(fā)工作 5S 管理 每月一線員工會(huì)議的組織工作 辦公區(qū)域的日常管理 1廉政臺(tái)帳管理 外聯(lián)工作 外來(lái)人員的接待 出差人員的旅程安排 預(yù)定酒店、旅館 其他事務(wù) 圖書(shū)館管理 宿舍管理 各類(lèi)活動(dòng)的組織工作 員工通訊錄的更新，生日蛋糕的定制發(fā)送 2. 主要事務(wù)工作流程 合理化建議管理流程 圖 21 合理化建議 管理流程圖 開(kāi) 始結(jié) 束員 工 提 交 建 議 ①部 門(mén) 研 究 反 饋 ④建 議 人 簽 字落 實(shí) 完 成 ⑤晨 會(huì) 紅 單 獎(jiǎng) 勵(lì)評(píng) 優(yōu) ③評(píng) 審 ②辦 公 室 匯 總 整 理結(jié) 果 檢 查 ⑥未 完 成 表 21 合理化建議管理流程圖說(shuō)明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說(shuō) 明 ① 員工提交建議 月底前 可個(gè)人提交、也可部門(mén)匯總后統(tǒng)一交予辦公室。 ② 評(píng) 審 次月 5日前由公司決策委員會(huì)進(jìn)行。 ③ 評(píng) 優(yōu) 評(píng)出優(yōu)秀、最佳兩個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)級(jí)別，分別給予行政加分 1和 2分的獎(jiǎng)勵(lì)。 ④ 部門(mén)研究反饋 部門(mén)研究決定是否采納，并于晨會(huì)上反饋完成期限或不采納原因。 ⑤ 落實(shí)完成 必 須按期、保質(zhì)完成。 ⑥ 結(jié)果檢查 由辦公室、建議人分別檢查完成情況，并分情況反饋給相關(guān)部門(mén)。 注： 合理化建議是指任何員工個(gè)人或部門(mén)，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展的任何環(huán)節(jié)所提出的，具有可操作性的改進(jìn)方法和措施。 文件審批管理流程 圖 22 文件審批管理流程圖 開(kāi) 始結(jié) 束接 收 上 級(jí) 發(fā) 文 ① 商 場(chǎng) 部 門(mén) 發(fā) 文看 板 公 示 O A 系 統(tǒng) 公 示上 報(bào) 審 核 ② 未 通 過(guò) 表 22 文件審批流程圖說(shuō)明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說(shuō) 明 ① 接收上級(jí)發(fā)文 每日查看部門(mén)郵箱，查看 是否由上級(jí)發(fā)文 。 ② 上報(bào)審批 在發(fā)文上附上發(fā)文審批單報(bào)總經(jīng)理室審批 。 “一線員工會(huì)議”組織工作流程 圖 23“一線員工會(huì)議”組織工作 流程圖 開(kāi) 始結(jié) 束發(fā) 布 通 知 ①統(tǒng) 計(jì) 報(bào) 名 人 員 ②會(huì) 場(chǎng) 車(chē) 輛 安 排 ④會(huì) 議 記 錄 ⑤審 核 ③ 表 23“一線員工會(huì)議”組織工作流程圖說(shuō)明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說(shuō) 明 ① 發(fā)布通知 月初晨會(huì)通知召開(kāi)“一線員工會(huì)議”的通知，發(fā)動(dòng)基層員工參與。 ② 統(tǒng)計(jì)報(bào)名人員 由辦公室統(tǒng)計(jì)報(bào)名人員，控制在 6~7人 。 ③ 審核 名單報(bào)總經(jīng)理審核，要求參與者為公司最基層員工 。 ④ 會(huì)場(chǎng)、車(chē)輛安排 與總經(jīng)理室確定時(shí)間、地點(diǎn)，安排酒店、車(chē)輛 。 ⑤ 會(huì)議記錄 安排好會(huì)議的記錄工作，做好文字、圖像記錄 。 名片印制流程 圖 24 名片印制 流程圖 開(kāi) 始結(jié) 束申 請(qǐng) ①填 寫(xiě) 名 片 內(nèi) 容 單 ②聯(lián) 系 印 制 單 位 印 制 ③取 回 發(fā) 至 申 請(qǐng) 人 表 24 名片印制流程圖說(shuō)明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說(shuō) 明 ① 申請(qǐng) 申請(qǐng)印制名片的員工填寫(xiě)名片印制申請(qǐng)單交至辦公室。 ② 填名片內(nèi)容單 辦公室根據(jù)申請(qǐng)單按照固定格式打印出名片內(nèi)容單 。 ③ 聯(lián)系單位 聯(lián)系印刷單位，將名片內(nèi)容單傳真予印刷單位并確定取回的時(shí)間 。 辦公用品領(lǐng)用流程 圖 25 辦公用品領(lǐng)用 流程圖 開(kāi) 始結(jié) 束提 出 申 請(qǐng)?zhí)?寫(xiě) 領(lǐng) 料 單部 門(mén) 負(fù) 責(zé) 人 簽 字符 合 標(biāo) 準(zhǔn)辦 公 室 審 核領(lǐng) 用 物 品不 符 合 標(biāo) 準(zhǔn) 表 25 辦公用品領(lǐng)用流程圖說(shuō)明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說(shuō) 明 ① 提出申請(qǐng) 領(lǐng)料單交至辦公室領(lǐng)用物品。 ② 辦公室審核 辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)為一般員工每人每月不 超過(guò) 5元，部門(mén)主管不超過(guò) 10元。 注： 每周二、周六為物品領(lǐng)用時(shí)間，其他時(shí)間不得領(lǐng)用。 臺(tái)帳印刷流程 圖 26 臺(tái)帳印刷 流程圖 開(kāi) 始結(jié) 束提 報(bào)填 寫(xiě) 工 作 聯(lián) 系 單辦 公 室 審 批聯(lián) 系 印 刷 廠 印 刷領(lǐng) 用 第 三 章 行政辦公室管理制度及相關(guān)表格 1. 管理制度匯總 合理化建議管理辦法 目的 建立公司合理化建議 的 提出、采納和獎(jiǎng)勵(lì)程序，以確保公司的持續(xù)改進(jìn)。 適用范圍 適用于 無(wú)錫紅星美凱龍 任何員工或集體對(duì)公司 經(jīng)營(yíng)管理 和發(fā)展所提出的建議。 名詞解釋 合理 化建議是指任何員工個(gè)人或 部門(mén) 對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理 和發(fā)展 的任何環(huán)節(jié)所提出的、超出其職責(zé)范圍以外的、具有可操作性的改進(jìn)方法和措施。 職責(zé) 辦公室 負(fù)責(zé)合理化建議的收集整理工作 ，客服中心負(fù)責(zé)顧客意見(jiàn)的收集整理工作。 公司決策委員會(huì)負(fù)責(zé) 對(duì)合理化建議進(jìn)行評(píng)審 ；客服中心經(jīng)理參與決策委員會(huì)進(jìn)行顧客意見(jiàn)的評(píng)審 。 各 部門(mén) 、各店、超市 負(fù)責(zé) 相關(guān) 合理化建議 的反饋、 實(shí)施。 合理化建議提報(bào)渠道 /流程 建議 /意見(jiàn)箱： 合理化建議 /意見(jiàn)箱 ，置于會(huì)議室外。員工可完整填寫(xiě)《合理化建議單》投入 信箱，合理化建議箱由辦公室進(jìn)行管理，定期開(kāi)啟，收集員工建議及意見(jiàn)。 設(shè)置顧客意見(jiàn)箱，置于各店入口合適位置，顧客可在“陸萍服