會(huì)議服務(wù)工作流程(已修改)
2025-08-17 02:26 本頁面
【正文】 會(huì)議服務(wù)工作流程一、會(huì)議中心服務(wù)員的迎送工作會(huì)議中心承擔(dān)著召開國(guó)內(nèi)外重大會(huì)議的任務(wù)，需要接待來自不同地區(qū)的參加會(huì)議者，因此這一類服務(wù)工作的“善始善終”往往表現(xiàn)在車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭的迎送環(huán)節(jié)上。迎送工作的有關(guān)事項(xiàng)如下：（1）認(rèn)真研究客人的基本資料。準(zhǔn)確了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的話)，弄清楚客人的身份、來訪目的、與本組織的關(guān)系性質(zhì)和程度，以及其他背景材料。（2）確定迎送規(guī)格。根據(jù)以上資料，結(jié)合本組織的具體情況，確定迎送規(guī)格。對(duì)較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對(duì)口的人士出面迎送；亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副職、助理出面。對(duì)于一般客人，由公關(guān)部派員迎送即可。（3）做好迎送準(zhǔn)備工作。比如，與有關(guān)交通部門聯(lián)系，核實(shí)客人的班機(jī)或車船班次、時(shí)間；安排好迎送車輛；預(yù)先為客人準(zhǔn)備好客房及膳食；如果對(duì)所迎接的客人不熟悉，需要準(zhǔn)備一塊迎客牌子，寫上“歡迎先生(小姐、女士)”以及本組織的名稱；如需要，可準(zhǔn)備好鮮花等。（4）嚴(yán)格掌握和遵守時(shí)間。無論迎送，均需提前到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站或碼頭，不可遲到。要考慮到中途交通與天氣原因。如送行時(shí)客人需辦理托運(yùn)或登機(jī)手續(xù)，可由公關(guān)部派員提前前往代辦。（5）迎接與介紹。接到客人后，即表示歡迎或慰問，然后相互介紹。通常先將前來歡迎的人員介紹給來賓；或自我介紹，并遞上名片?？腿顺醯揭话爿^拘謹(jǐn)，應(yīng)主動(dòng)與客人寒暄，話題宜輕松自然，如客人的旅途情況，當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、氣候特點(diǎn)、旅游特色，客人來訪的活動(dòng)安排、籌備情況、有關(guān)建議，以及客人可能關(guān)心的其他問題。除客人自提的隨身小件行李外，應(yīng)主動(dòng)幫助客人提行李。（6）妥善安排?？腿说诌_(dá)住地后，盡可能妥善安排，使客人感到賓至如歸。如向客人提供活動(dòng)的日程計(jì)劃表、本地地圖和旅游指南；向客人介紹餐廳用膳時(shí)間及主要的接待安排，了解客人的健康情況及特殊需要(如回程機(jī)、車、船票)；到達(dá)后不要馬上安排活動(dòng)，迎接人員不必久留，以便讓客人更衣、休息和處理個(gè)人事務(wù)；分手前應(yīng)該約好下次見面的時(shí)間及聯(lián)系方法等。二、會(huì)議服務(wù)基本環(huán)節(jié)的操作細(xì)則會(huì)議的種類很多，服務(wù)的環(huán)節(jié)要根據(jù)會(huì)議種類而確定。1．會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)前準(zhǔn)備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會(huì)議服務(wù)人員做好充分的思想準(zhǔn)備和完善的物質(zhì)準(zhǔn)備。（1）了解會(huì)議基本情況。服務(wù)員接到召開會(huì)議的通知單后，首先要掌握以下情況：出席會(huì)議的人數(shù)；會(huì)議類型、名稱；主辦單位；會(huì)議日程安排；會(huì)議的賓主身份；會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)；會(huì)議的特殊要求及與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣。
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