【正文】 秘書實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書一 會(huì)議方案制訂（一）實(shí)訓(xùn)目標(biāo) 通過訓(xùn)練，熟悉會(huì)前的籌劃準(zhǔn)備工作，掌握會(huì)議方案的制作以及會(huì)議文書的擬寫。 （二）實(shí)訓(xùn)情景 中迅顯示器有限公司是我國(guó)主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實(shí)現(xiàn)銷售額8億元人民幣，產(chǎn)品30％出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢(shì)頭，質(zhì)量管理也達(dá)到了同行業(yè)的先進(jìn)水平。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，去年底，該公司又?jǐn)U建了1萬平方米廠房，增加了3條國(guó)際先進(jìn)的生產(chǎn)流水線，使顯示器年生產(chǎn)能力達(dá)到了100萬臺(tái)。 產(chǎn)量增加了，銷售必須跟進(jìn)。目前，中迅顯示器有限公司在全國(guó)設(shè)有300多個(gè)代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時(shí)展示其即將推向市場(chǎng)的新產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)及性能，研究如何擴(kuò)大產(chǎn)品銷售等問題，公司領(lǐng)導(dǎo)決定8月8日一10日在福州市召開一次全國(guó)代理商會(huì)議，由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠(yuǎn)景；研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測(cè)試結(jié)果；生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況；公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競(jìng)賽評(píng)比等事項(xiàng)做專題發(fā)言。同時(shí)，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗(yàn)，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會(huì)議期間，還要組織與會(huì)代表參觀企業(yè)，利用一個(gè)晚上的時(shí)間舉辦一場(chǎng)聯(lián)歡晚會(huì)，安排代表游覽福州市內(nèi)的幾個(gè)景點(diǎn)。 為保證會(huì)議的成功舉辦，公司還決定會(huì)議地點(diǎn)安排在（福州）香格里拉大酒店，食宿也在香格里拉大酒店。同時(shí)各部門抽調(diào)10人組成大會(huì)籌備處，由張副經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體工作包括準(zhǔn)備會(huì)議所需文件、材料，寄發(fā)會(huì)議通知，接待，安排食宿，布置會(huì)場(chǎng)，聯(lián)系香格里拉大酒店及旅游景點(diǎn)，預(yù)訂返程車、船、機(jī)票，邀請(qǐng)新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會(huì)，購(gòu)置禮品等。總經(jīng)理還特別強(qiáng)調(diào)，要在保證會(huì)議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見，張副經(jīng)理立即從各部門抽調(diào)了10位同志成立了大會(huì)籌備處，并召開了會(huì)務(wù)工作會(huì)議，對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行了部署和分工。 （三）實(shí)訓(xùn)內(nèi)容 為中迅顯示器有限公司總經(jīng)理擬寫發(fā)言稿。 為中迅顯示器有限公司代理商會(huì)議擬定一份會(huì)議方案。 根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、層次和主題，會(huì)議籌備處應(yīng)具體劃分哪幾個(gè)小組展開準(zhǔn)備工作。 以籌備處的名義提交一份本次會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案報(bào)總經(jīng)理審批。 請(qǐng)根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容制作一份會(huì)議日程表(要有日期、時(shí)間、內(nèi)容安排、地點(diǎn)、參加人、負(fù)責(zé)人、備注等項(xiàng))。 請(qǐng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容擬寫一份會(huì)議通知。 制作一份會(huì)議簽到單。 （四）實(shí)訓(xùn)要求 本實(shí)訓(xùn)學(xué)生分組討論操作。 本項(xiàng)目主要為文字寫作，教師可規(guī)定學(xué)生完成的時(shí)間。 會(huì)議方案設(shè)計(jì)要合理、完整，總經(jīng)理發(fā)言稿要得體、熱情，會(huì)議通知要符合規(guī)范，會(huì)議簽到單要美觀、實(shí)用。 （五）實(shí)訓(xùn)考核 對(duì)學(xué)生完成的每一項(xiàng)進(jìn)行單獨(dú)打分，七項(xiàng)實(shí)訓(xùn)內(nèi)容所占分值分別為20％、20％、10％、20％、10％、10％、10％，最后綜合評(píng)定小組成績(jī)。二 會(huì)場(chǎng)布置 （一）實(shí)訓(xùn)目標(biāo) 通過實(shí)訓(xùn)，了解會(huì)場(chǎng)布置的基本要求，掌握會(huì)場(chǎng)布置的基本方法，能夠根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模的因素設(shè)置主席臺(tái)、排列座位、裝飾會(huì)場(chǎng)。 （二）實(shí)訓(xùn)情景 菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國(guó)有老企業(yè)，年產(chǎn)200萬噸“龍”牌系列全價(jià)飼料，工藝設(shè) 備先進(jìn)，技術(shù)力量雄厚，飼料產(chǎn)品系列配套，特別是公司采用國(guó)際先進(jìn)配方后，生產(chǎn)的“龍” 牌系列全價(jià)飼料含有畜禽生長(zhǎng)所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營(yíng)養(yǎng)素，具有營(yíng)養(yǎng)全、飼料省、長(zhǎng)得快、防疾病等特點(diǎn)，為不同品種、不同生長(zhǎng)階段的畜禽提供充足的營(yíng)養(yǎng)物質(zhì)。產(chǎn)品經(jīng)公司下屬的大壯豬場(chǎng)試驗(yàn)飼養(yǎng)，外貿(mào)出口豬優(yōu)良品質(zhì)率名列全國(guó)前茅，產(chǎn)品還被認(rèn)定為全國(guó)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。 再過一個(gè)月，就是企業(yè)成立50周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀(jì)念活動(dòng)，一方面回顧總結(jié)企業(yè)50年來走過的歷程，繼承和發(fā)揚(yáng)當(dāng)年艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和精神，另一方面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展機(jī)遇。 在系列紀(jì)念活動(dòng)中，安排了4次會(huì)議： (1)慶典大會(huì)。邀請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、新聞?dòng)浾?、有關(guān)專家、客戶代表、退休老職工，以及企業(yè)員工代表約300人出席。根據(jù)會(huì)議方案，主席臺(tái)將安排3位市領(lǐng)導(dǎo)、2位行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、2位專家、1位客戶代表、1位退休老職工和企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理共11人就座。 (2)報(bào)告會(huì)。請(qǐng)2位專家講授飼料行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、新技術(shù)及國(guó)外發(fā)展現(xiàn)狀等。會(huì)議規(guī)模為100人。 (3)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)。邀請(qǐng)研究院所、高等院校及行業(yè)機(jī)構(gòu)的專家、學(xué)者以及金融界人士20人與15名企業(yè)中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰(zhàn)略，請(qǐng)專家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開出處方。 (4)勞動(dòng)模范座談會(huì)。擬邀請(qǐng)企業(yè)內(nèi)各級(jí)勞動(dòng)模范11人，與企業(yè)4位黨政領(lǐng)導(dǎo)及工會(huì)主席進(jìn)行座談，回顧創(chuàng)業(yè)歷程，聽取勞模對(duì)企業(yè)發(fā)展的意見和建議。 本著節(jié)儉辦會(huì)的原則，根據(jù)公司的安排，4次會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置均由公司秘書小武負(fù)責(zé)。 （三）實(shí)訓(xùn)內(nèi)容根據(jù)案例，完成 布置慶典大會(huì)會(huì)場(chǎng)。 布置報(bào)告會(huì)會(huì)場(chǎng)。 布置研討會(huì)會(huì)場(chǎng)。 布置座談會(huì)會(huì)場(chǎng)。 （四）實(shí)訓(xùn)要求實(shí)訓(xùn)分小組進(jìn)行，每個(gè)小組確定一名負(fù)責(zé)人。 每個(gè)小組在四個(gè)會(huì)場(chǎng)中任選一個(gè)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行仿真布置。 會(huì)場(chǎng)布置的基本要求是莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議的主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。 會(huì)場(chǎng)的裝飾應(yīng)講究藝術(shù)性。根據(jù)會(huì)議的需要，應(yīng)做好主席臺(tái)的裝飾、會(huì)場(chǎng)背景的裝飾和色調(diào)的選擇。 （五）實(shí)訓(xùn)考核 由各組互評(píng)，最后綜合評(píng)定成績(jī)。 相關(guān)鏈接：會(huì)議座位安排：一、長(zhǎng)條桌+B+zynH!IC0 unispace2WDp5Oa
dj注：A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或外賓席，B為主方席t:I$_6e)c
Y6?1GU Dz0當(dāng)A為外賓時(shí)，A3與B3分別為客方與主方譯員