【正文】 秘書實訓指導書一 會議方案制訂（一）實訓目標 通過訓練，熟悉會前的籌劃準備工作，掌握會議方案的制作以及會議文書的擬寫。 （二）實訓情景 中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一，去年實現(xiàn)銷售額8億元人民幣，產品30％出口海外，并不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業(yè)的先進水平。為適應生產規(guī)模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了1萬平方米廠房，增加了3條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了100萬臺。 產量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定8月8日一10日在福州市召開一次全國代理商會議，由公司總經理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景；研發(fā)部經理介紹、演示新產品的性能、核心技術及測試結果；生產部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產能力及生產情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產品的銷售情況；公司主管副總經理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業(yè)，利用一個晚上的時間舉辦一場聯(lián)歡晚會，安排代表游覽福州市內的幾個景點。 為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在（福州）香格里拉大酒店，食宿也在香格里拉大酒店。同時各部門抽調10人組成大會籌備處，由張副經理負責，具體工作包括準備會議所需文件、材料，寄發(fā)會議通知，接待，安排食宿，布置會場，聯(lián)系香格里拉大酒店及旅游景點，預訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會，購置禮品等?？偨浝磉€特別強調，要在保證會議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。 根據(jù)公司領導的意見，張副經理立即從各部門抽調了10位同志成立了大會籌備處，并召開了會務工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。 （三）實訓內容 為中迅顯示器有限公司總經理擬寫發(fā)言稿。 為中迅顯示器有限公司代理商會議擬定一份會議方案。 根據(jù)會議的規(guī)模、層次和主題，會議籌備處應具體劃分哪幾個小組展開準備工作。 以籌備處的名義提交一份本次會議經費預算方案報總經理審批。 請根據(jù)會議的內容制作一份會議日程表(要有日期、時間、內容安排、地點、參加人、負責人、備注等項)。 請根據(jù)會議內容擬寫一份會議通知。 制作一份會議簽到單。 （四）實訓要求 本實訓學生分組討論操作。 本項目主要為文字寫作，教師可規(guī)定學生完成的時間。 會議方案設計要合理、完整，總經理發(fā)言稿要得體、熱情，會議通知要符合規(guī)范，會議簽到單要美觀、實用。 （五）實訓考核 對學生完成的每一項進行單獨打分，七項實訓內容所占分值分別為20％、20％、10％、20％、10％、10％、10％，最后綜合評定小組成績。二 會場布置 （一）實訓目標 通過實訓，了解會場布置的基本要求，掌握會場布置的基本方法，能夠根據(jù)會議的性質、規(guī)格、規(guī)模的因素設置主席臺、排列座位、裝飾會場。 （二）實訓情景 菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國有老企業(yè)，年產200萬噸“龍”牌系列全價飼料，工藝設 備先進，技術力量雄厚，飼料產品系列配套，特別是公司采用國際先進配方后，生產的“龍” 牌系列全價飼料含有畜禽生長所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營養(yǎng)素，具有營養(yǎng)全、飼料省、長得快、防疾病等特點，為不同品種、不同生長階段的畜禽提供充足的營養(yǎng)物質。產品經公司下屬的大壯豬場試驗飼養(yǎng)，外貿出口豬優(yōu)良品質率名列全國前茅，產品還被認定為全國優(yōu)質產品。 再過一個月，就是企業(yè)成立50周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀念活動，一方面回顧總結企業(yè)50年來走過的歷程，繼承和發(fā)揚當年艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和精神，另一方面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展機遇。 在系列紀念活動中，安排了4次會議： (1)慶典大會。邀請市領導、行業(yè)協(xié)會領導、新聞記者、有關專家、客戶代表、退休老職工，以及企業(yè)員工代表約300人出席。根據(jù)會議方案，主席臺將安排3位市領導、2位行業(yè)領導、2位專家、1位客戶代表、1位退休老職工和企業(yè)總經理、副總經理共11人就座。 (2)報告會。請2位專家講授飼料行業(yè)的發(fā)展狀況、新技術及國外發(fā)展現(xiàn)狀等。會議規(guī)模為100人。 (3)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會。邀請研究院所、高等院校及行業(yè)機構的專家、學者以及金融界人士20人與15名企業(yè)中層以上領導干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰(zhàn)略，請專家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開出處方。 (4)勞動模范座談會。擬邀請企業(yè)內各級勞動模范11人，與企業(yè)4位黨政領導及工會主席進行座談，回顧創(chuàng)業(yè)歷程，聽取勞模對企業(yè)發(fā)展的意見和建議。 本著節(jié)儉辦會的原則，根據(jù)公司的安排，4次會議的會場布置均由公司秘書小武負責。 （三）實訓內容根據(jù)案例，完成 布置慶典大會會場。 布置報告會會場。 布置研討會會場。 布置座談會會場。 （四）實訓要求實訓分小組進行，每個小組確定一名負責人。 每個小組在四個會場中任選一個會場進行仿真布置。 會場布置的基本要求是莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議的主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質、規(guī)格、規(guī)模等因素。 會場的裝飾應講究藝術性。根據(jù)會議的需要，應做好主席臺的裝飾、會場背景的裝飾和色調的選擇。 （五）實訓考核 由各組互評，最后綜合評定成績。 相關鏈接：會議座位安排：一、長條桌+B+zynH!IC0 unispace2WDp5Oa
dj注：A為上級領導或外賓席，B為主方席t:I$_6e)c
Y6?1GU Dz0當A為外賓時，A3與B3分別為客方與主方譯員