【正文】 檔案整理基本知識(shí) 成都市檔案局 楊 瓊 提綱 ? 檔案工作概述 ? 文書檔案管理的基本內(nèi)容 ? 如何劃分文書檔案保管期限 ? 歸檔文件整理規(guī)則 ? 國(guó)家檔案局 9號(hào)令 ? 全宗卷的編寫 ? 照片檔案的收集與整理 ? 檔案工作概述 一、檔案的定義及含義 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人 從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接 形成的， 對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 檔案工作概述 檔案的含義 檔案的形成者（來源） —— 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人； 檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域 從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng) 。 檔案的形式 —— 各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄 檔案 工作概述 二 、 檔案工作與檔案管理 檔案工作：是指管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng) ， 包括 檔案室工作 、 檔案館工作 、 檔案行政管理工作 、 檔案教 育工作 、 檔案科學(xué)研究工作和檔案出版工作等 。 檔案管理：是指檔案的收集 、 整理 、 保管 、 鑒定 、 統(tǒng)計(jì)和提供利用等的活動(dòng) 。 檔案工作概述 ? ? 三、單位檔案工作管理體制 ? ? ? ? 4. 建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系 檔案工作概述 ? 四、建立檔案工作管理制度 ? 。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。 ? 。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn) (出 )庫(kù)要求、庫(kù)房管理要求和庫(kù)房管理員職責(zé)。 ? 。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。 ? 。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。 檔案工作概述 ? 。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查 (借 )閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借 )閱檔案的要求。 ? 。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。 ? 。應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。 ? 。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。 檔案工作概述 ? ? 五、檔案部門職責(zé) ? 《 檔案法 》 等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本單位文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度； 、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作； 、積累、整理和歸檔工作； 。 文書檔案管理基本內(nèi)容 ? ? 一 、檔案收集工作 ? （一）建立歸檔制度 ? 歸檔制度主要內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)。 ? 明確歸檔范圍，制定保管期限表 明確歸檔時(shí)間 明確歸檔文件的質(zhì)量要求 完善歸檔手續(xù) ? 文書檔案管理基本內(nèi)容 （ 二 ） 做好歸檔的組織工作 ? （ 三）確保檔案材料收集齊全完整的措施辦法 ? (1)辦理完畢隨時(shí)收 (2)會(huì)議文件及時(shí)收 ? (3)人員變動(dòng)提前收 (4)蓋章之時(shí)立即收 ? (5)制度約束按照收 (6)責(zé)任到人督促收 ? (7)整理之前全面收 (8)發(fā)現(xiàn)不齊反復(fù)收 文書檔案管理基本內(nèi)容 ? 二、檔案的整理 ? 檔案的整理就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。 ? 機(jī)關(guān)檔案的整理工作，主要包括機(jī)關(guān)文件的平時(shí)歸卷與調(diào)整、文件組卷、排列、目錄的編制、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項(xiàng)工作內(nèi)容。 文書檔案管理基本內(nèi)容 ? 三、檔案鑒定工作 ? 檔案鑒定工作的內(nèi)容和任務(wù) ? ◇按照國(guó)家檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定，制定檔案保管期限表 ? ◇確定需要保存的檔案，并劃分保管期限 ? ◇ 定期審查超過保管期限的檔案，對(duì)確無保存價(jià)值的，按規(guī)定進(jìn)行銷毀或做相應(yīng)的處理 ? ◇對(duì)歷史檔案鑒別其真?zhèn)? ? 文書檔案管理基本內(nèi)容 ? ? 單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì) (或小組 )，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。 ? 3. 制定檔案保管期限表 ? 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。 ? ? 單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。 文書檔案管理基本內(nèi)容 檔案銷毀工作程序 ◇成立檔案鑒定工作小組 ? ◇編制檔案銷毀清冊(cè) ? ◇撰寫請(qǐng)示文件 ? ◇報(bào)送審批 ? ◇兩人監(jiān)銷 文書檔案管理基本內(nèi)容 ? 四、檔案保管工作 檔案保管工作的具體任務(wù)：防止檔案的損壞 , 延長(zhǎng)檔案的壽命 ,維護(hù)檔案的安全 ? ? 文書檔案管理基本內(nèi)容 ? ： ? 去濕降溫設(shè)備（去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)） ? 溫濕度記錄儀 +每日記錄 ? 白熾燈 *** ? 小開窗 +厚型防光窗簾 ? 消防設(shè)備 ? 防盜門窗（三鐵：鐵門、鐵窗、鐵柜） ? 檔案裝具（密集架、鐵皮柜、防磁柜等） ? 防蟲藥物 文書檔案管理基本內(nèi)容 ? ? 八防：防火 、 防水 、 防潮 （ 霉 ） 、 防有害 ? 氣體 、 防蟲 、 防光 、 防塵 、 防盜 。 ? 紙質(zhì)檔案適宜溫度： 14℃ ～ 24℃ ； ? 相對(duì)濕度 : 45% ～ 60% ? 電子文件適宜溫度： 15℃ ～ 27℃ ； ? 相對(duì)濕度 : 40% ～ 60% 文書檔案管理基本內(nèi)容 ? 五 、 檔案的編研與利用工作 檔案的編研 ? 檔案編研工作的主要內(nèi)容是編輯檔案史料和現(xiàn)行檔案文件匯編 ， 編輯檔案文摘匯編 ， 編寫檔案參考資料 。 檔案的利用 檔案利用服務(wù)工作的含義： 通過一定的方式方法，直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。 如何劃分文書檔案保管期限 ? 一．目前保管期限劃分中存在的主要問題 ? ? “該收的沒收，不該收的一大堆” ? 、宏觀的、重復(fù)的文件較多，本單位的、具體的文件不突出 ? 如何劃分文書檔案保管期限 ? ? 二、保管期限劃分依據(jù) ? 執(zhí)行國(guó)家檔案局第 8號(hào)令 《 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范 ? 圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》 ， 2022年 9月 19日國(guó)家 ? 檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過。 如何劃分文書檔案保管期限 三、 《 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定 》 的主要內(nèi)容 第二條 本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。 門類：文書、人事、基建、會(huì)計(jì)等 載體：紙質(zhì)、磁性、電子等 如何劃分文書檔案保管期限 第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是： （一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； 反映本單位職能的：如工作計(jì)劃、總結(jié)、工作會(huì)議、地方性法規(guī)規(guī)章、會(huì)議記錄紀(jì)要、 中長(zhǎng)