文件和資料控制程序,流程和記錄表格(已修改)
2025-07-12 22:13 本頁(yè)面
【正文】 有 限 公 司文件和資料控制程序 受控印章 受控副本章文件編號(hào)HJOP001文件版次A0發(fā)布日期生效日期擬 制審 核批 準(zhǔn)批準(zhǔn)日期 文 件名 稱 文件和資料控制程序版 次A0文件編號(hào)HJOP001頁(yè) 次3/9 目 的 確保公司質(zhì)理管理體系中的所有文件和資料均能得到有效控制，所使用的文件和資料是最新有效版本。 范 圍指質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、表單、外來(lái)文件、外發(fā)文件、技術(shù)文件。 定 義 文 件 文件：由信息和承載媒體構(gòu)成； 文件承載媒體具體表現(xiàn)形式是紙張、磁片、光盤、電子媒體、照片、樣板等。 受控文件：分為正本和副本兩種文件。正本為手簽本，蓋“受控正本”印章，由文控中心統(tǒng)一管理，副本蓋有“受控副本”印章，由使用部門管理。 非受控文件： 蓋有“非受控文件”印章或未蓋任何識(shí)別章的文件； 分發(fā)時(shí)是最新版本，但修訂后不再另行分發(fā)，廢止后無(wú)須收回及銷毀。 質(zhì)量手冊(cè)：是公司建立符合ISO9001：2000要求的質(zhì)量管理體系的，是落實(shí)質(zhì)量方針、目標(biāo)的指導(dǎo)性綱領(lǐng)及最基本的文件。 程序文件：質(zhì)量手冊(cè)中管理重點(diǎn)所延伸引用的下一級(jí)文件，是質(zhì)量管理體系活動(dòng)中跨部門運(yùn)作流程的最主要文件，用于描述公司部門與部門之間的管理接口和運(yùn)作流程。 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：程序文件中作業(yè)內(nèi)容所延伸引用的下一階文件，是質(zhì)量管理體系的重要補(bǔ)充性運(yùn)作文件。這一類的作業(yè)通常都針對(duì)單一部門性質(zhì)或單一工作崗位較為復(fù)雜的作業(yè)而制訂的。 表單：包括各類記錄格式、表格、圖表、或經(jīng)過(guò)作業(yè)產(chǎn)生的圖表、原始記錄的記錄格式。 外來(lái)文件：來(lái)自公司外部的文件，如來(lái)自客戶圖表、資料、供應(yīng)商的產(chǎn)品規(guī)格說(shuō)明書(shū)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法令、法規(guī)等。 外發(fā)文件:發(fā)放給供應(yīng)商、客戶或第三方機(jī)構(gòu)的公司內(nèi)部資料文件。 職 責(zé) 文件的編制、修訂、審核和審批。 質(zhì)量手冊(cè)A) 人事行政部組織編制修訂；B) 副管理者代表審核；C) 總經(jīng)理批準(zhǔn)。編制審核批準(zhǔn)日期 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號(hào)HJOP001頁(yè) 次4/9 程序文件：A) 責(zé)任部門主管/經(jīng)理/總監(jiān)編制修訂；B) 副管理者代表審核及相關(guān)責(zé)任部門經(jīng)理/總監(jiān)會(huì)簽；C) 管理者代表批準(zhǔn)。 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：A) 責(zé)任部門主管/經(jīng)理組織編制修訂；B) 編制修訂部門經(jīng)理/總監(jiān)審核；C) 總經(jīng)理批準(zhǔn)。 文控中心負(fù)責(zé)：文件的登錄、分發(fā)、回收及舊版/廢止文件的銷毀，確保使用有效版本； 各文件使用部門負(fù)責(zé)：建立文件一覽表，本部門文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。 流程圖 作業(yè)流程 責(zé)任部門 記 錄 文件制、修訂、廢止各部門 《文件制修訂申請(qǐng)表》 《文件廢止申請(qǐng)表》文件編號(hào)（版本號(hào)） 《封面標(biāo)準(zhǔn)格式》 文控中心 《發(fā)放范圍及修改記錄標(biāo)準(zhǔn)格式》討論、審核、會(huì)簽 N 《正文標(biāo)準(zhǔn)格式》 相關(guān)責(zé)任人批 準(zhǔn) N N 總經(jīng)理分 發(fā) 文控中心 《受控文件最新一覽表》檢 討 《文件收發(fā)記錄表》《文件資料借閱記錄表》回收記錄、控制 文控中心 《文件收發(fā)記錄表》回收失效文件 文控中心銷毀 文控中心 《文件銷毀申請(qǐng)表》編制審核批準(zhǔn)日期 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號(hào)HJOP001頁(yè) 次5/9 程 序 文件編號(hào)及文件版次號(hào) 質(zhì)量手冊(cè)編號(hào) HJ QM □□□ 代表“質(zhì)量手冊(cè)”流水號(hào) 代表質(zhì)量手冊(cè)，為英文字母縮寫。 公司編號(hào)，按漢語(yǔ)拼音的開(kāi)頭兩個(gè)漢字的第一個(gè)字母組合。 程序文件編號(hào) HJ OP □□□ 程序文件流水號(hào) 程序文件代號(hào)，為英文字母縮寫。
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