【正文】 東 方 百 貨 (零售管理 ) 采 購(gòu) 手 冊(cè) 東方百貨 管理手冊(cè) *采購(gòu)手冊(cè) 機(jī)密 第 2 頁(yè) 共 119 頁(yè) 東方百貨 采購(gòu)手冊(cè) 第一部分 采購(gòu)操作手冊(cè) 第一章節(jié) 采購(gòu)部職能基本描述 超市的商品采購(gòu)是指超市向供 應(yīng)商購(gòu)進(jìn)商品的過(guò)程。超市的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就是從供應(yīng)商處采購(gòu)來(lái)商品，再把商品賣(mài)給顧客，從中獲利。因此，能采購(gòu)好的、暢銷(xiāo)的商品，就實(shí)現(xiàn)了銷(xiāo)售的一半。做好商品采購(gòu)及其管理工作是超市能正常經(jīng)營(yíng)的前提條件之一。 商品采購(gòu)的指導(dǎo)思想為：以最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)、最優(yōu)惠的價(jià)格、采購(gòu)到最優(yōu)質(zhì)、最暢銷(xiāo)的商品。 一、商品采購(gòu)的功能（五二○采購(gòu)工作法則） 商品采購(gòu)是超市向其它企業(yè)、公司購(gòu)進(jìn)商品的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，它是超市一項(xiàng)十分重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，是其經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，做好商品采購(gòu)工作具有重要的意義。其功能如下： 采購(gòu)要花 20%的精力開(kāi)發(fā)新商品，開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商， 淘汰滯銷(xiāo)商品，淘汰不良供應(yīng)商 超市商品采購(gòu)的主要功能是開(kāi)發(fā)新商品，開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人們收入水平的提高，消費(fèi)者需求呈多樣化趨勢(shì)，消費(fèi)者對(duì)商品要求越來(lái)越高。在買(mǎi)方市場(chǎng)條件下，作為流通業(yè)主導(dǎo)者的連鎖超市，應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)起引導(dǎo)消費(fèi)、引導(dǎo)生產(chǎn)的重任，積極開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，開(kāi)發(fā)新的商品，不斷適應(yīng)消費(fèi)者需求的變化，更好地滿(mǎn)足消費(fèi)者的需要。 為了更好地適應(yīng)消費(fèi)需求的變化，也為了更有效地利用有限的賣(mài)場(chǎng)空間，提高銷(xiāo)售業(yè)績(jī)， 超市采購(gòu)部門(mén)在開(kāi)發(fā)新商品同時(shí)，必須認(rèn)真做好滯銷(xiāo)商品的淘汰工作。具體如下： ? 及時(shí)發(fā)現(xiàn)那些銷(xiāo)路不 佳的商品、處于衰退期商品或雖是經(jīng)銷(xiāo)但銷(xiāo)售業(yè)績(jī)不佳的商品，盡快與供應(yīng)商聯(lián)系及時(shí)退貨，及時(shí)中斷繼續(xù)訂貨。 ? 對(duì)那些存在質(zhì)量問(wèn)題（如衛(wèi)生、安全、包裝等不合格）的商品要盡早停止訂貨與供貨。 ? 對(duì)違反采購(gòu)合同的信譽(yù)不良的供應(yīng)商要毫不留情地給予淘汰。 采購(gòu)要花 20%的精力尋求供應(yīng)商的促銷(xiāo)支持，開(kāi)發(fā) DM 商品，開(kāi)發(fā)高利潤(rùn)額商品； 采購(gòu)要花 20%的精力優(yōu)化 2080 商品結(jié)構(gòu)，讓商品處在最佳組合狀態(tài) 采購(gòu)要花 20%的精力致力于數(shù)據(jù)化經(jīng)營(yíng)分析 采購(gòu)要花 20%的精力致力于協(xié) 調(diào)門(mén)店?duì)I運(yùn) /配送 /供應(yīng)商 /財(cái)務(wù)付款等其他工作 東方百貨 管理手冊(cè) *采購(gòu)手冊(cè) 機(jī)密 第 3 頁(yè) 共 119 頁(yè) 雖然支付貨款最終由超市財(cái)務(wù)部門(mén)實(shí)施，但貨款支付的時(shí)間、數(shù)量等其它交易條件應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的條款，在采購(gòu)部門(mén)的協(xié)助控制下執(zhí)行。 二、商品采購(gòu)的原則 合乎經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)特性的原則 對(duì)消費(fèi)者而言，超市最大的特色是以品種豐富、價(jià)格低廉，能滿(mǎn)足日常消費(fèi)需要作為采購(gòu)的基點(diǎn)，從顧客在消費(fèi)時(shí)、使用時(shí)、選購(gòu)時(shí)的各方面需求著眼，才能塑造成超市與其他零售業(yè)態(tài)商品結(jié)構(gòu)的差異性。如與便利店要求有所不同的是 超市商品的采購(gòu)必須求全求廉。 合乎商品對(duì)口組合的原則 由于經(jīng)營(yíng)策略的差異、訴求重點(diǎn)的不一以及 商圈客戶(hù)的區(qū)別，致使獨(dú)立門(mén)店和連鎖店在商品的分類(lèi)與組合上有所不同。 合乎高流轉(zhuǎn)率的原則 由于超市存放貨物的地方較小，無(wú)法存儲(chǔ)太多的商品，因此 在有限的陳列空間內(nèi)，唯有高流轉(zhuǎn)率的暢銷(xiāo)品才能增加效益，壓低庫(kù)存量。 采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)商圈顧客屬性、市場(chǎng)商品情報(bào)、市場(chǎng)占有率等，來(lái)遴選最合適的商品，在賣(mài)場(chǎng)陳列銷(xiāo)售，以提高商品回轉(zhuǎn)次數(shù)。 合乎毛利率目標(biāo)的原則 為達(dá)成營(yíng)運(yùn)績(jī)效，通常各部門(mén)陳列商品都有會(huì)依業(yè)界行情設(shè)定預(yù)期的毛利率目標(biāo)，而采購(gòu)員即應(yīng)依此確定商品采購(gòu)議價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)，以符合整體毛利率目標(biāo)的達(dá)成。 合乎安全衛(wèi)生的原則 供應(yīng)商 的篩選必須嚴(yán)謹(jǐn)，除備齊公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照及食品衛(wèi)生檢驗(yàn)證明等合格文件外，還應(yīng)檢查其商品標(biāo)示項(xiàng)目（品名、含量、原料名稱(chēng)、食品添加劑名稱(chēng)、制造廠商名稱(chēng)、地址、進(jìn)口廠商名稱(chēng)、制造日期等）的完整性，以確保采購(gòu)商品的安全衛(wèi)生。 合乎進(jìn)、退貨規(guī)定的原則 采購(gòu)時(shí)，應(yīng)衡量供應(yīng)商在配送作業(yè)的頻率、最低訂購(gòu)量等配合狀況，為了充分利用經(jīng)營(yíng)面積，會(huì)經(jīng)常淘汰一些滯銷(xiāo)商品。因此銷(xiāo)售不佳的商品須迅速汰換，并要求供應(yīng)商處理退貨。故采購(gòu)商品時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商配合辦理，否則可依罰則處理。 合乎非營(yíng)業(yè)收益的原則 超市由于受房租高漲、競(jìng) 爭(zhēng)激烈、人事費(fèi)用逐年遞增等經(jīng)營(yíng)成本沉重的影響，開(kāi)發(fā)非營(yíng)業(yè)收益為主要開(kāi)源途徑。在采購(gòu)商品時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)掌握這個(gè)原則，與供應(yīng)商于供貨合約中載明銷(xiāo)售折扣、商品陳列費(fèi)、贊助費(fèi)??等協(xié)議事項(xiàng)，創(chuàng)造更大的采購(gòu)效益。 追求差異化原則 東方百貨 管理手冊(cè) *采購(gòu)手冊(cè) 機(jī)密 第 4 頁(yè) 共 119 頁(yè) 商品如何表現(xiàn)差異性，提供顧客更大的滿(mǎn)足感，以形成經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)，已是采購(gòu)員的重要課題。 三、商品采購(gòu)的管理 采購(gòu)管理的基本內(nèi)容 商品采購(gòu)的管理是超市為了達(dá)成銷(xiāo)售毛利計(jì)劃 ,從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商 ,在確保品質(zhì)的情況下 ,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)期 ,以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格 ,購(gòu)入必須數(shù)量的商品所采取的一切管理活動(dòng) 。其內(nèi)容如下 : ? 選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商 所謂“只有錯(cuò)買(mǎi)沒(méi)有錯(cuò)賣(mài)”。采購(gòu)最怕的就是選錯(cuò)供應(yīng)商。因此 ,采購(gòu)管理的工作原則之一 ,就是如何慎選合格的供應(yīng)商 ,以建立平等互惠的買(mǎi)賣(mài)機(jī)會(huì) ,維持長(zhǎng)期合作的交易關(guān)系。 ? 選擇適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì) 超市根據(jù)所處地段的消費(fèi)群體的消費(fèi)水平確定采購(gòu)商品的檔次與品質(zhì)。 ? 選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間 不能太早 ,不能太晚。前者造成堆積存貨 ,占用倉(cāng)儲(chǔ)面積 。后者則導(dǎo)致商品脫銷(xiāo) ,顧客流失 ,影響超市的形象。在“零庫(kù)存”的觀念下 ,適時(shí)采購(gòu)、及時(shí)交貨是最理想的采購(gòu)模式。 ? 選擇適當(dāng)?shù)膬r(jià)格 價(jià)格應(yīng)該以公平合理為原則，避免 購(gòu)入的成本太高。但要防止“價(jià)廉、質(zhì)次”。 ? 選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)量 不能太多 ,不能太少。多少以不脫銷(xiāo)〔不延誤商機(jī)〕和降低采購(gòu)成本〔含有利講價(jià)〕為原則。 采購(gòu)管理的重點(diǎn) ? 定位原則 定位管理是使商品按照賣(mài)場(chǎng)配置及商品陳列表的規(guī)定“各就各位” ,以創(chuàng)造最佳的業(yè)績(jī)。商品的位置好比商品的住址 ,確實(shí)掌握與執(zhí)行 ,對(duì)進(jìn)、銷(xiāo)、存管理及分析將大有益處。否則 ,商品將居無(wú)定所 ,不但影響訂貨、進(jìn)貨 ,更容易造成缺貨 ,使顧客不滿(mǎn) ,進(jìn)而導(dǎo)致銷(xiāo)售分析失真 ,而影響商品決策。所以采購(gòu)人員對(duì)商品在賣(mài)場(chǎng)中的實(shí)際陳列位置 ,應(yīng)隨時(shí)加以了解。 ? 數(shù) 字管理 商品是用以創(chuàng)造業(yè)績(jī)和利潤(rùn) , 因此 , 超市內(nèi)商品必須是易賣(mài)又易賺錢(qián)的暢銷(xiāo)品。而衡量商品好壞的指標(biāo)有下列幾項(xiàng) : 〔 1〕銷(xiāo)售量 :最容易判斷商品銷(xiāo)售好壞的指標(biāo)是銷(xiāo)售量 ,通常在一定期間內(nèi)〔 13個(gè)月〕沒(méi)有銷(xiāo)售交易的商品即為滯銷(xiāo) ,應(yīng)優(yōu)先淘汰。 〔 2〕周轉(zhuǎn)率 :周轉(zhuǎn)率 ( 次 )＝一段時(shí)期銷(xiāo)售成本 (55X13%)X30247。平均存貨額 (120 萬(wàn) ), 而平均庫(kù)存額＝（期初存貨額＋期末存貨額）247。 2。商品周轉(zhuǎn)率的高低 , 可判斷其銷(xiāo)售的快慢 , 并作為淘汰與否的參考。 東方百貨 管理手冊(cè) *采購(gòu)手冊(cè) 機(jī)密 第 5 頁(yè) 共 119 頁(yè) 洗滌日化 五金燈飾 小家電 超市的商品周轉(zhuǎn)率以每月或每季計(jì)算 , 正常的 周轉(zhuǎn)率為每月 次。不過(guò) , 目前國(guó)內(nèi)超市的商品周轉(zhuǎn)率水準(zhǔn)約為 次 , 若商品周轉(zhuǎn)率在 次以下者 , 即可列為優(yōu)先淘汰的商品。 〔 3〕交叉比率 :交叉比率 (%)＝周轉(zhuǎn)率 ( 次 )毛利率 (13%)X 每月 (30 天 ), 通常以每月或每季為計(jì)算期間。以交叉比率衡量商品好壞 , 只是基于商品對(duì)店鋪整體貢獻(xiàn)的多寡。 國(guó)外超市商品的標(biāo)準(zhǔn)交叉比率為 100 以上 , 而目前國(guó)內(nèi)超市商品的交叉比率為 2550 之間 , 若交叉比率在 10 以下者則列為優(yōu)先淘汰的商品 。反之 , 則應(yīng)加強(qiáng)商品交叉比率高的商品采購(gòu) , 以擴(kuò)大超市整體之利益。 ? 品質(zhì)管理 目前超市的經(jīng)營(yíng)品種均有非食品、食品、生鮮、果蔬等 , 其中食品類(lèi)占很大的比重 , 所以品質(zhì)好壞將影響到顧客健康及超市形象。在食品采購(gòu)方面 , 采購(gòu)人員除應(yīng)定期與不定期到分店或供應(yīng)商處檢查食品品質(zhì)外 , 更應(yīng)教育賣(mài)場(chǎng)人員了解商品知識(shí) , 共同做好商品管理工作 , 以達(dá)到商品評(píng)估辦法的規(guī)定。 第二章節(jié) 采購(gòu)部的組織機(jī)構(gòu)編職和崗位職責(zé) 一、采購(gòu)部的組織機(jī)構(gòu)和崗位職責(zé) 采購(gòu)部組織機(jī)構(gòu) 采購(gòu)部崗位職責(zé) 部門(mén)名稱(chēng)：采購(gòu)部 直接上級(jí)：副總經(jīng)理 下屬部門(mén)：各采購(gòu)組 部門(mén)本職：整個(gè)公司商品結(jié)構(gòu)、價(jià)格結(jié)構(gòu)的定位和實(shí)施、供應(yīng)商和商品政策定位、促銷(xiāo)計(jì)劃的制定和實(shí)施、賣(mài)場(chǎng)布局、陳列的制定和實(shí)施、公司業(yè)績(jī)目標(biāo)的實(shí)施，供應(yīng)商和商品的引進(jìn)與淘汰管理、新商品的首批訂單、促銷(xiāo)商品的首批訂單、物價(jià)控制和實(shí)施、合同附采購(gòu)部部長(zhǎng) 奶粉沖飲課 煙酒保健課 休閑課 副食課 欽料課 日配課 家居百貨 文教體育 鞋箱包 非季節(jié) 玩具課 季節(jié)性 寢具家俬 副總經(jīng)理 采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)經(jīng)理 生鮮課 采購(gòu)經(jīng)理 東方百貨 管理手冊(cè) *采購(gòu)手冊(cè) 機(jī)密 第 6 頁(yè) 共 119 頁(yè) 件資料檔案管理。 主要職能： 通過(guò)對(duì)當(dāng)?shù)叵M(fèi)者構(gòu)成、消費(fèi)水平、競(jìng)爭(zhēng)者狀況等多方面的市場(chǎng)調(diào)研確定商品的經(jīng)營(yíng)品類(lèi)、商品的組織機(jī)構(gòu)表、商品組合的定位、商品的價(jià)格帶、確定單品數(shù)（ SKU）、確定商品的品類(lèi)寬度和 深度、毛利率計(jì)劃、商品的引進(jìn)和淘汰率 ； 全年毛利、銷(xiāo)售額指標(biāo)預(yù)算、營(yíng)業(yè)外收入預(yù)算，結(jié)合季節(jié)性因素制定每月按各課的銷(xiāo)售額、利潤(rùn)指標(biāo)、庫(kù)存周轉(zhuǎn)次數(shù)并組織實(shí)施，全力提高贏利水平； 制定供應(yīng)商和商品的相關(guān)政策，保持與供應(yīng)商良好的合作關(guān)系； 努力開(kāi)發(fā)新商品，開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商，淘汰滯銷(xiāo)商品，淘汰不良供應(yīng)商； 力爭(zhēng)尋求供應(yīng)商的促銷(xiāo)支持，開(kāi)發(fā) DM 商品，開(kāi)發(fā)高毛利商品； 優(yōu)化 2080 商品結(jié)構(gòu)，讓商品處在最佳組合狀態(tài)； 致力于協(xié)調(diào)門(mén)店?duì)I運(yùn) /配送 /供應(yīng)商 /財(cái)務(wù)付款等其他工作； 控制每個(gè)門(mén)店商品庫(kù)存總量、全 力做到年周轉(zhuǎn)計(jì)劃次數(shù)（制定總目標(biāo)和分目標(biāo)）； 將每個(gè)門(mén)店的缺貨率控制在 5％以?xún)?nèi)， 20 商品缺貨率控制在 2%（供應(yīng)商不送貨的采購(gòu)負(fù)責(zé)，門(mén)店不訂貨或訂貨不及時(shí)的門(mén)店負(fù)責(zé)）。 通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研調(diào)整商品組織結(jié)構(gòu)及價(jià)格，保持商場(chǎng)商品結(jié)構(gòu)及價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)力。 1控制公司商品庫(kù)存總量、全力做到年周轉(zhuǎn)次食品 15 次（果蔬 /鮮肉 /熟食不存其中），非食品12 次； 1協(xié)助新店建設(shè)隊(duì)做好商場(chǎng)的平面布局和規(guī)劃工作； 1制作和 維護(hù) 賣(mài)場(chǎng)的商品陳列圖和促銷(xiāo)位布局圖； 1根據(jù)季節(jié)、時(shí)令的變化制定各類(lèi)商品促銷(xiāo)計(jì)劃。 1新賣(mài)場(chǎng) 或新商品或促銷(xiāo)商品的第一批商品的訂貨及訂單處理。 1協(xié)助企劃部做好商場(chǎng)廣告位的招商工作； 職務(wù)名稱(chēng)：采購(gòu)部部長(zhǎng) 直接上司：副總經(jīng)理 直接下屬：采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理 本職工作：對(duì)整個(gè)公司的商品計(jì)劃、預(yù)算、引進(jìn)、布局、結(jié)構(gòu)、陳列進(jìn)行全程監(jiān)控和管理。 崗位職責(zé)： 1）全面主持采購(gòu)部工作，根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)方向和經(jīng)營(yíng)指標(biāo)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)商品和供應(yīng)商進(jìn)行定位，并制定出相應(yīng)的商品采購(gòu)方針政策和供應(yīng)商政策； 2）通過(guò)對(duì)當(dāng)?shù)叵M(fèi)者構(gòu)成、消費(fèi)水平、競(jìng)爭(zhēng)者狀況等多方面的市場(chǎng)調(diào)研全面推進(jìn)確定商品的經(jīng)營(yíng)品類(lèi)、商品的組織機(jī)構(gòu)表、商品組合定位、商品 的價(jià)格帶、確定單品數(shù)（ SKU）、確定商品的寬度和深度、毛利率計(jì)劃、商品的引進(jìn)和淘汰率，同時(shí)監(jiān)控采購(gòu)組的執(zhí)行力度； 3）根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表制定采購(gòu)部全面的業(yè)績(jī)指標(biāo)（毛利、銷(xiāo)售額、營(yíng)業(yè)外收入、周轉(zhuǎn)率）和費(fèi)用控制目標(biāo)，對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)負(fù)責(zé)； 4）根據(jù)公司業(yè)態(tài)和商場(chǎng)的規(guī)模以及消費(fèi)群體，全面審批商場(chǎng)整體布局和整體陳列要求； 5）根據(jù)公司規(guī)模、經(jīng)營(yíng)狀態(tài)和系統(tǒng)商品結(jié)構(gòu)合理安排采購(gòu)部組織機(jī)構(gòu)和人員數(shù)量，保證合理的人力資源； 6）采購(gòu)部各項(xiàng)工作流程的制定和完善； 7）根據(jù)季節(jié)、時(shí)令的變化提前制定各類(lèi)商品促銷(xiāo)計(jì)劃； 8）督促采購(gòu)組努 力開(kāi)發(fā)新商品，開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商，淘汰滯銷(xiāo)商品，淘汰不良供應(yīng)商； 8）督促采購(gòu)組努力尋求供應(yīng)商的促銷(xiāo)支持，開(kāi)發(fā) DM商品，開(kāi)發(fā)高毛利商品； 東方百貨 管理手冊(cè) *采購(gòu)手冊(cè) 機(jī)密 第 7 頁(yè) 共 119 頁(yè) 9）督促采購(gòu)組努力優(yōu)化 2080 商品結(jié)構(gòu)，讓商品處在最佳組合狀態(tài)； 10）督促采購(gòu)組致力于協(xié)調(diào)門(mén)店?duì)I運(yùn) /配送 /供應(yīng)商 /財(cái)務(wù)付款等其他工作； 11）督促采購(gòu)組控制好每個(gè)門(mén)店商品庫(kù)存總量、全力做到年周轉(zhuǎn)計(jì)劃次數(shù)（制定總目標(biāo)和分目標(biāo)）； 12）協(xié)助企劃部做好賣(mài)場(chǎng)廣告位的招商工