【正文】 爭做合格秘書，提高辦公室工作水平朱恩重關(guān)于辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)發(fā)言 (2009年7月25日) 辦公室的人員都是秘書人員，辦公室的工作就是秘書工作，今天主要圍繞辦公室人員如何爭當(dāng)合格秘書這一主旨，講三個(gè)問題： 第一個(gè)問題，總體上介紹一下秘書工作；第二個(gè)問題，講講秘書的素質(zhì)與職業(yè)道德；第三個(gè)問題，簡要說一下秘書的文字工作。第一個(gè)問題，總體上介紹一下秘書工作 秘 書 一、秘書的定義 　 所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。　　秘書是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。（《秘書學(xué)》陳合宜著） 　 秘書是專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理重要行政事務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。（《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》） 　 所謂秘書專業(yè)，乃是辦公室內(nèi)特定主管的助手。其任務(wù)，是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，不必經(jīng)過直接的督管，就能運(yùn)用辦公室的工具，從事該主管制定的行政性任務(wù)。（１９９８．８　原國際職業(yè)秘書協(xié)會，現(xiàn)更名為：國際專業(yè)行政協(xié)會） 二、 秘書的職業(yè)特色 與其他職業(yè)相比，秘書有著自己的特征: 秘書服務(wù)的直接性體現(xiàn)在以下三個(gè)方面: 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么。 二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)的。 三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。 　　 很多職業(yè)的服務(wù)都有其“業(yè)緣性”和“偶然性”。 比如營業(yè)員與顧客之間，一次商品交易完成后，其關(guān)系就結(jié)束了。而秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系卻有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾十年。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)定性，再加上秘書與領(lǐng)導(dǎo)全面合作，朝夕相處，這就使得秘書與其服務(wù)對象在“業(yè)緣關(guān)系”之外，往往還有著更深的人情關(guān)系。 秘書工作需要為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理起到參謀和助手的作用,還要協(xié)調(diào)各方關(guān)系，使領(lǐng)導(dǎo)的決策得以正確執(zhí)行。秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。隨著秘書工作的進(jìn)一步完善和規(guī)范，對秘書知識化的要求會越來越高. 從世界范圍來看，秘書隊(duì)伍比較年輕。 發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20～35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。在秘書崗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或獨(dú)立工作。他們留下的秘書職位又會被更年輕的秘書接替。 客觀上講，秘書工作繁忙，對腦力、體力的要求都較高，尤其是記憶力、靈敏性、準(zhǔn)確性等，這些都是年輕人的優(yōu)勢。因此，秘書的職業(yè)年齡比較短，“新陳代謝”也比較快。但少數(shù)高級秘書、秘書官員或私人秘書除外。 我國就歷史狀況來說，男性秘書仍占大多數(shù)。 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。 許多心理學(xué)家的研究表明:大多數(shù)女性樂于做程序性、重復(fù)性的工作，適合做體力較輕而技術(shù)要求規(guī)范、單純的工作。 而秘書尤其是初、中級秘書的工作正是這種性質(zhì)。所以西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。 三、秘書的分類 （一） 秘書的縱向分類 　　高級、中級、初級秘書。 北京秘書界有一種通俗的說法：高級秘書是動腦子出點(diǎn)子的，中級秘書是動手搖筆桿子的，初級秘書是跑腿辦事的。這形象地反映了人們對秘書人員工作性質(zhì)和所起作用的層次劃分。 （二） 秘書的橫向分類 商務(wù)秘書、教學(xué)秘書、司法秘書、醫(yī)務(wù)秘書、政務(wù)秘書等。企業(yè)秘書、文字秘書、機(jī)要秘書、值班秘書、生活秘書等。具體如下： 按服務(wù)對象劃分 公務(wù)秘書 ①集體秘書。②專職秘書。 私人秘書。 按從事行業(yè)和職能劃分 業(yè)務(wù)秘書。一般秘書。法律秘書。醫(yī)學(xué)秘書。 教育秘書。 廣告秘書。工程秘書。演藝秘書。 按工作內(nèi)容劃分 文字秘書。機(jī)要秘書。信訪秘書。通訊秘書。 事務(wù)秘書。生活秘書。 按職責(zé)范圍和工作任務(wù)劃分 高級秘書。中級秘書。初級秘書。 秘書部門 一、秘書部門 秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，是秘書人員從事秘書工作的地方。秘書機(jī)構(gòu)有廣義和狹義之分。 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。秘書機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人稱辦公廳(室)主任。省級以上機(jī)關(guān)還設(shè)秘書長。 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。 這里所稱秘書機(jī)構(gòu)，是指廣義的秘書機(jī)構(gòu)。 二、秘書部門的地位 秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。秘書部門處于最貼近領(lǐng)導(dǎo)層的中樞位置。它的級別雖與直屬下級職能部門相平，但其作用實(shí)際上高于其他職能部門。如果把領(lǐng)導(dǎo)層比作人體的頭部，那么秘書部門就是頸部。 一般來說，高層的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、大型的企事業(yè)單位中，秘書機(jī)構(gòu)規(guī)模較大，分工較細(xì)，分設(shè)的處室較多。而在基層單位，秘書機(jī)構(gòu)較小，分設(shè)的處室少一些，往往只是綜合性的辦公室。有的單位甚至不設(shè)秘書機(jī)構(gòu)，只設(shè)秘書崗位，配備一兩名專職的秘書人員。 三、秘書部門的基本特征 秘書機(jī)構(gòu)的特殊地位，決定了秘書機(jī)構(gòu)具有以下3個(gè)方面的基本特征： 1，從屬性 秘書機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。所從事的工作屬輔助性、服務(wù)性工作。秘書人員可以向領(lǐng)導(dǎo)提出解決問題的意見和方法，但這些意見和方法只有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后，作為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的決定、決議執(zhí)行，而不是作為秘書部門的決定去執(zhí)行。 2．中介性 在企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。秘書機(jī)構(gòu)既不是決策機(jī)構(gòu)，也不是執(zhí)行機(jī)構(gòu)，而是介于二者之間起中介作用的部門，是領(lǐng)導(dǎo)層與職能部門之間的橋梁和紐帶。 3．綜合性 在機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)中，秘書機(jī)構(gòu)不承擔(dān)任何具體業(yè)務(wù)工作，但有些無法分解到具體業(yè)務(wù)部門的工作，如在全局范圍內(nèi)給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、處理事務(wù)等，都要由秘書機(jī)構(gòu)承擔(dān)。而且，秘書機(jī)構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書部門的參與和辦理，因而屬于綜合性機(jī)構(gòu)。 秘書工作 　　秘書工作:是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理時(shí)所進(jìn)行的各項(xiàng)輔助性工作。這一涵義，反映了現(xiàn)代秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)活動的關(guān)系，準(zhǔn)確地指明了現(xiàn)代秘書工作的輔助性這一本質(zhì)特征。 秘書工作總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)活動的全過程進(jìn)行的。有領(lǐng)導(dǎo)活動，就有為領(lǐng)導(dǎo)活動服務(wù)的秘書工作。領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，是制定并實(shí)施決策以掌管全局。而領(lǐng)導(dǎo)者不可能事必躬親，這就需要秘書人員做領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，以使領(lǐng)導(dǎo)能集中精力與時(shí)間進(jìn)行決策與管理。 總之，領(lǐng)導(dǎo)者在為掌管全局所進(jìn)行的組織、指揮、協(xié)調(diào)與控制的行為過程中，離不開輔助性質(zhì)的秘書工作。否則，領(lǐng)導(dǎo)者就難以保證全局的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，難以進(jìn)行有效的管理。 一、秘書工作內(nèi)容與形式 （一）辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)： 文字工作，主要指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領(lǐng)導(dǎo)同志需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草工作。 文書處理和檔案工作，主要指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作，收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞工作，立卷、歸檔工作。 圍繞文書文件需要秘書部門承辦的事務(wù)。比如一份文件要迅速復(fù)制多份下發(fā)，有的文書要傳真、發(fā)電子郵件。 （二）辦會 秘書“辦會工作”所指的“會”，是以“會”為代表的一系列相近事務(wù)。在程序上，包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實(shí)。在內(nèi)容上，辦會工作既有討論研究工作、商恰談判合作的工作會議、會談事務(wù)，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關(guān)的會見和會議事務(wù)或文娛活動事務(wù)。在形式上，辦會工作既包括領(lǐng)導(dǎo)層召開的小型的常規(guī)性工作例會會務(wù)，也包括幾個(gè)單位聯(lián)合召開的、會期較長的大型會議會務(wù)；既包括準(zhǔn)備會議預(yù)案、議程、文字材料、促成會議結(jié)果、督辦落實(shí)的工作，也包括準(zhǔn)備節(jié)目、聘請主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。 （三） 辦事 主要分三項(xiàng)，即信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作