讀公文學(xué)寫(xiě)作-fulltext(已修改)
2025-07-09 16:04 本頁(yè)面
【正文】 通告作用：「通告」主要用來(lái)發(fā)布或傳遞消息。政府部門(mén)有一些跟政策、措施或重要事項(xiàng)有關(guān)的消息要發(fā)放，都可以使用「通告」一類(lèi)的文書(shū)。政府部門(mén)的「通告」除了用作內(nèi)部溝通，又可以向市民或外間團(tuán)體發(fā)布消息。寫(xiě)作要求：由於「通告」以公布事項(xiàng)、傳遞信息為主要目的，對(duì)象比較廣泛，因此行文宜簡(jiǎn)明清晰，多把資料點(diǎn)列或加入小標(biāo)題等，以方便閱讀。檔號(hào)：□□署總務(wù)通告第XX號(hào)非吸煙政策[1]眾所周知，不論吸食香煙還是吸入香煙煙霧，均對(duì)人體有害。因此，行政署長(zhǎng)已於一九九七年七月十五日發(fā)出總務(wù)通告第35/97號(hào)，宣布由一九九七年八月一日起，所有政府辦公地方一律禁止吸煙，以保障僱員健康。[2]非吸煙政策[1]2. 為嚮應(yīng)[3] 政府的政策，本署總辦事處和各分區(qū)辦事處所有地方[4]，由一九九七年八月一日起，一律列為全日二十四小時(shí)禁止吸煙區(qū)。[5]3. 各辦事處可因應(yīng)需要，在窗戶可開(kāi)啟或設(shè)有獨(dú)立通風(fēng)系統(tǒng)的地方，或其他適當(dāng)?shù)胤?，劃出吸煙區(qū)，供吸煙的員工使用。署方會(huì)在當(dāng)眼地方貼上標(biāo)貼，標(biāo)明吸煙區(qū)的所在及範(fàn)圍。4. 政府人員出席公眾場(chǎng)合、接客或接待市民[6]，均不應(yīng)吸煙[7]，以貫徹政府的政策。實(shí)施要點(diǎn)5. 非吸煙政策[1]由各分處主管負(fù)責(zé)執(zhí)行。各主管應(yīng)勸喻屬下員工為他人著想，不要吸煙，並在政策實(shí)施前，在禁煙區(qū)張貼「請(qǐng)勿吸煙」及「吸煙區(qū)」告示[8]。有關(guān)標(biāo)貼可致電XXXXXXXX向總務(wù)室△△△小姐索取。6. 吸煙的員工不得藉詞前往吸煙區(qū)吸煙，乘機(jī)偷懶[9]。否則，主管可視為行為不檢事件，按照一般紀(jì)律程序處理。7. 遇有訪客吸煙，接待員或護(hù)衛(wèi)員應(yīng)向他們解釋是項(xiàng)政策，並請(qǐng)他們弄熄香煙或帶領(lǐng)他們前往適當(dāng)?shù)牡胤轿鼰煛?. 各級(jí)人員如對(duì)本通告有任何問(wèn)題，可向所屬分區(qū)秘書(shū)查詢。分區(qū)秘書(shū)如有疑問(wèn)，可撥電XXXXXXXX與△△△先生聯(lián)絡(luò)。[10]□□署署長(zhǎng)(△△△ 簽名 代行)一九九七年七月十日 [1]問(wèn)題：建議：「非吸煙政策」一語(yǔ)不夠明確，因?yàn)橥ǜ嫠婕暗牟皇侨娼刮鼰?，而是在工作間實(shí)施非吸煙政策。[詞語(yǔ)運(yùn)用]標(biāo)題和內(nèi)文都應(yīng)該針對(duì)通告內(nèi)容，寫(xiě)得比較明確；可考慮把「非吸煙政策」改寫(xiě)為「非吸煙工作間政策」，使人一看就知道這是在工作間範(fàn)圍內(nèi)實(shí)施的非吸煙政策。[2]可?。呵宄f(shuō)明政府辦公室非吸煙政策的制訂原因、頒布日期、施行日期、施行範(fàn)圍，以此作為通告的背景，放在首段，相當(dāng)合適。[篇章組織][3]問(wèn)題：建議：「嚮應(yīng)」的「嚮」是一個(gè)別字。[字詞運(yùn)用]正確的寫(xiě)法是「響應(yīng)」。[4]問(wèn)題：建議：所謂「所有地方」到底包括哪些地方，並不清晰；例如洗手間是不是包括在內(nèi)？[篇章組織]最好清楚說(shuō)明「所有地方」包括甚麼地方，例如「包括走廊、茶房、洗手間在內(nèi)」。[5]可?。?jiǎn)栴}：建議：實(shí)施日期及時(shí)間交代得很清楚。[篇章組織]如何確保員工都清楚知道有關(guān)政策已開(kāi)始實(shí)施，這裏交代得不夠詳盡。[篇章組織]交代署方的措施，如「署方會(huì)在當(dāng)眼處貼上告示，提醒員工不得在該等地方吸煙。」這樣就會(huì)顯得署方在行政安排方面設(shè)想周到。[6]問(wèn)題：建議：「接客」一詞在日常生活中包含負(fù)面的引申義，而且口語(yǔ)味道比較濃，不宜在這裏使用。[語(yǔ)體修辭]而「接待」則有招待的意思，公務(wù)員為公務(wù)而面見(jiàn)市民，不會(huì)有招待成分，反而前面說(shuō)的客人可以用「招待」。[詞語(yǔ)運(yùn)用]此外，政府人員如果離開(kāi)了辦公地點(diǎn)，以私人身分出席公眾場(chǎng)合，是否也要受到有關(guān)政策的限制？這裏並沒(méi)有清楚說(shuō)明。[篇章組織]可考慮把句子改寫(xiě)為「政府人員如以公職身分出席公眾場(chǎng)合、接待訪客或面見(jiàn)市民」。[7]問(wèn)題：建議：公務(wù)員出席公眾場(chǎng)合或接待客人，有時(shí)候基於應(yīng)酬需要，可能要吸煙，因此這裏只能用建議、提醒的口吻，希望公務(wù)員能在何時(shí)何地都貫徹政府的政策，語(yǔ)氣宜婉轉(zhuǎn)一些。[詞語(yǔ)運(yùn)用]可考慮寫(xiě)成「均宜避免吸煙」。[8]問(wèn)題：建議：有「請(qǐng)勿吸煙」和「吸煙區(qū)」字眼的應(yīng)該是標(biāo)貼而不是告示。[詞語(yǔ)運(yùn)用]「告示」一詞應(yīng)改為「標(biāo)貼」。 [9]問(wèn)題：建議：「乘機(jī)偷懶」屬於口語(yǔ)表達(dá)，不適宜在正式公文中出現(xiàn)。[語(yǔ)體修辭]可考慮把「乘機(jī)偷懶」改為「擅離職守」。[10]可?。?jiǎn)栴}：建議：清楚交代多種查詢渠道和層次。[篇章組織]沒(méi)有說(shuō)明分區(qū)秘書(shū)所找的△△△先生是甚麼身分，不方便聯(lián)絡(luò)溝通。[篇章組織]最好說(shuō)明△△△先生的職位，如「非吸煙工作間政策部門(mén)協(xié)調(diào)人員助理主任秘書(shū)△△△先生」。 便箋作用：便箋是政府內(nèi)部使用的簡(jiǎn)短文件，主要用來(lái)作為內(nèi)部洽談公事、處理事務(wù)、互通消息之用。寫(xiě)作要求：便箋行文宜簡(jiǎn)明扼要，客套的話語(yǔ)、不必要的信息及祝頌語(yǔ)等都可以省略。格式方面，則與英文Memo相若；由於發(fā)文者和受文者的資料都在便箋箋頭標(biāo)明，因此內(nèi)文不需要上款，但需要由發(fā)文者在信末簽署作實(shí)，因此會(huì)有下款；這是跟一般書(shū)信不同的地方。便箋發(fā)文人：□□處處長(zhǎng) 檔 號(hào)：AB1234 電 話：12347896 傳 真：23458965 總頁(yè)數(shù)：１ 日 期：XXXX年X月X日 受文人：□□處處長(zhǎng) 來(lái)文檔號(hào)： 日 期： 傳 真： 總頁(yè)數(shù)： 舉行傑出增值人員頒獎(jiǎng)典禮[1]為配合政府今年年初制定的資源增值計(jì)劃，本處已於本年X月設(shè)立傑出增值獎(jiǎng)，以鼓勵(lì)本處人員積極自強(qiáng)，提升工作效率。[2]2. 本處將於X月XX日（星期六）上午九時(shí)至中午一時(shí)舉行傑出增值人員頒獎(jiǎng)典禮，[3] 以表?yè)P(yáng)在資源增值方面有傑出表現(xiàn)的人員。本處估計(jì)，當(dāng)日出席典禮的嘉賓和領(lǐng)受獎(jiǎng)狀人員約有二百五十人，再加上傳媒記者則達(dá)三百人。[4] 由於人數(shù)眾多，本處會(huì)議室恐怕[5]不能容納[6]，謹(jǐn)向貴處商借轄下XX區(qū)禮堂以應(yīng)付當(dāng)日舉行頒獎(jiǎng)典禮之用。[7]3. 如蒙答允，[8] 本處行政主任程小明先生將於稍後與貴處聯(lián)絡(luò)，洽談與商借禮堂有關(guān)的各項(xiàng)細(xì)節(jié)。[9] 順頌文祺[10] □□處處長(zhǎng) (李△△ 簽名 代行)副本送：□□處行政主任程小明先生[1]問(wèn)題：建議：標(biāo)題未能直接說(shuō)明便箋主題，關(guān)鍵詞語(yǔ)有誤導(dǎo)成分，不利分類(lèi)存檔。[篇章組織]可考慮把標(biāo)題改為「商借禮堂」。[2]問(wèn)題：建議：背景資料與借用禮堂事宜 (便箋主題) 無(wú)關(guān)。[篇章組織]刪去此段；首句直接入題：說(shuō)明舉行典禮的日期和時(shí)間。[3]可?。呵宄f(shuō)明活動(dòng)性質(zhì)、日期和時(shí)間。[篇章組織][4]問(wèn)題：建議：說(shuō)明過(guò)於冗長(zhǎng)，含不必要信息。[語(yǔ)句結(jié)構(gòu)]可考慮改為：「出席典禮的嘉賓、領(lǐng)受獎(jiǎng)狀人員和傳媒記者將達(dá)三百多人。」[5]問(wèn)題：建議：自己辦事處的會(huì)議室可以容納多少人，自己應(yīng)該很清楚，但用了含有推測(cè)意味的「恐怕」一詞，卻使人覺(jué)得語(yǔ)氣不肯定，借用禮堂變得不一定必要。[詞語(yǔ)運(yùn)用]可刪去「恐怕」一詞。[6]問(wèn)題：建議：「容納」屬及物動(dòng)詞，後面必須帶賓語(yǔ)。[詞語(yǔ)運(yùn)用]可考慮改為：「本處會(huì)議室無(wú)法容納眾多賓客」。[7]問(wèn)題：建議：語(yǔ)句冗長(zhǎng)。[語(yǔ)句結(jié)構(gòu)]可考慮改為：「謹(jǐn)向貴處商借轄下XX區(qū)禮堂，舉行頒獎(jiǎng)典禮?！筟8]可取：給予對(duì)方答應(yīng)與否的回旋餘地，尤其因?yàn)橛星箪度?，更需表現(xiàn)出應(yīng)有的禮貌。[語(yǔ)體修辭][9]問(wèn)題：建議：語(yǔ)句冗贅。[語(yǔ)句結(jié)構(gòu)]可考慮改為：「本處行政主任程小明先生將於稍後與貴處聯(lián)絡(luò)，洽談借用禮堂的細(xì)節(jié)。」或「有關(guān)借用禮堂事宜，本處行政主任程小明先生將於稍後與貴處聯(lián)絡(luò)。」[10]問(wèn)題：建議：便箋
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