【正文】 z市z物業(yè)服務(wù)有限公司行政部工作手冊目錄一、前言 ………………………………………………………………………….. 3二、部門職能 …………………………………………………………………….. 5三、公司組織架構(gòu) ……………………………………………………………….. 6四、部門組織架構(gòu) ……………………………………………………………….. 7五、部門員工崗位說明書 ……………………………………………………….. 8六、部門制度 …………………………………………………………………….. 9七、部門日常工作流程及公司相關(guān)工作流程 ………………………………….. 39八、獎懲標(biāo)準(zhǔn) ……………………………………………………………………. 46 z市z物業(yè)服務(wù)有限公司行政部工作手冊一、前言歡迎您加入z市z物業(yè)服務(wù)有限公司行政部。本部門主要工作職責(zé)是：、轉(zhuǎn)正、升職、離職等手續(xù)，并負(fù)責(zé)做好員工檔案的存檔以及管理工作；；3. 會務(wù)安排：做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作；4. 負(fù)責(zé)辦公用品采購計劃的制定及物品的領(lǐng)取和管理；5. 人員的考勤情況；6. 負(fù)責(zé)文檔資料的建立和管理；；；；，并呈送行政中心審批；（通訊費、交通費）；12. 負(fù)責(zé)一般文件的起草和行政人事文件的管理；、呈報工作。本工作手冊根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定制定，旨在列明公司的組織架構(gòu)、部門組織架構(gòu)、部門相關(guān)工作職能、員工崗位職責(zé)、部門相關(guān)制度和工作流程、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)則及制度，為員工提供有關(guān)權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)的詳盡資料。請各位員工詳細(xì)閱讀本工作手冊，并清楚了解可享有的各項權(quán)益，應(yīng)掌握的技術(shù)技能及應(yīng)遵守的規(guī)例流程，使公司日常工作能得以系統(tǒng)化且順利地進(jìn)行。物業(yè)公司負(fù)責(zé)本手冊的修編和對其有關(guān)條款的解釋。此外，公司將根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)及公司相關(guān)工作變更情況對本手冊予以及時更新。我們衷心期望您能盡展所長，與z共同進(jìn)步，共同成長，共同成功，共創(chuàng)z事業(yè)新的輝煌！二、部門職能 部門名稱物業(yè)行政直屬上級物業(yè)總監(jiān)外聯(lián)單位無內(nèi)聯(lián)部門z房地產(chǎn)公司、物業(yè)公司、z會、后勤部職能概述協(xié)助行政部門完成公司行政事務(wù)性工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作部門管理權(quán)限決定督辦上級領(lǐng)導(dǎo)安排給各部門的工作任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督建議對各部門的工作提出相關(guān)建議職能模塊職 能 細(xì) 則上傳下達(dá)傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)指示，將領(lǐng)導(dǎo)指示傳達(dá)到各部門協(xié)調(diào)工作協(xié)助行政中心每月舉辦的員工生日活動協(xié)助各部門做好月度預(yù)算協(xié)助各部門做好月度考勤報銷交通費、通訊費的報銷歸檔通知的歸檔合同/協(xié)議的歸檔人員資料的歸檔辦文呈批表的歸檔考勤的歸檔工作聯(lián)絡(luò)單的歸檔人事工作員工的入職、轉(zhuǎn)正、升職、離職手續(xù)的辦理來訪客人的接待通知的簽收和發(fā)放月度用餐計劃辦公用品的采購，發(fā)放工作文件的呈送月度班表的安排月度考勤工作績效考核人員的考勤情況人員日常/月度/年度考核三、公司組織架構(gòu)名稱z地產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)圖編 碼HR001版 本2010年05月版頁 次1/1修改狀態(tài)修訂版層次決策級 管理級 督導(dǎo)級 員工級民業(yè)集團(tuán)安康地產(chǎn)組織結(jié)構(gòu)圖常務(wù)副總經(jīng)理會所總經(jīng)辦總經(jīng)理董事長副總經(jīng)理財務(wù)中心 副總經(jīng)理銷售財務(wù)安康地產(chǎn)相關(guān)工作工作關(guān)聯(lián)公司 物業(yè)財務(wù)會所財務(wù) 項目財務(wù)部 倉庫 招標(biāo)部人力資源部行政部物業(yè)行政 審計監(jiān)察部后勤行政副總經(jīng)理材料采購部 會所行政行政中心拓展部物業(yè)辦 客戶服務(wù)部工程維修部售后服務(wù)部 環(huán)境衛(wèi)生部禮賓部物業(yè)公司 區(qū)段施工 策劃部會所施工銷售部營銷中心 水電施工 裝飾施工 測量施工施工組 預(yù)算組綠化施工開發(fā)部質(zhì)安組雜工項目工程部資料室電工班技術(shù)部塔吊班 法務(wù)部保安隊機(jī)械班 相關(guān)說明本機(jī)構(gòu)圖是依照公司目前情況，并考慮到公司可持續(xù)發(fā)展的因素而設(shè)置的；本方案還有待根據(jù)公司發(fā)展?fàn)顩r而不斷完善，經(jīng)確認(rèn)后為試行版。編制人員李海燕審核人員張鴻基批準(zhǔn)人員李志民編制日期20100504審核日期20100505批準(zhǔn)日期四、部門組織架構(gòu)物業(yè)總監(jiān)行政助理五、部門員工崗位說明書z市z物業(yè)服務(wù)有限公司職位說明書第一部分：基本信息 職位編號：職位名稱行政助理所屬部門行政部職等職級直接上級物業(yè)總監(jiān)直接下級無編寫日期第二部分：工作概要該職位設(shè)置的主要目的作用協(xié)助物業(yè)總監(jiān)完成公司行政事務(wù)性工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作第三部分：工作內(nèi)容 （十條以內(nèi)，簡明扼要）主要職責(zé)職責(zé)描述建議考核指標(biāo)日常工作的辦理協(xié)助各部門辦理員工的入職、轉(zhuǎn)正、升職、離職手續(xù)等資料，并負(fù)責(zé)做好員工檔案的存檔以及管理工作上傳下達(dá)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作會務(wù)安排會務(wù)安排：做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作辦公用品的采購及發(fā)放負(fù)責(zé)辦公用品采購計劃制定及物品領(lǐng)取管理人員業(yè)績考核人員的考勤情況、考核文檔的建立及管理工作負(fù)責(zé)文檔資料的建立和管理預(yù)算的整理協(xié)助各部門做好月度預(yù)算，并呈送行政中心審批報銷工作負(fù)責(zé)部門月度報銷（通訊費、交通費）文件的起草負(fù)責(zé)一般文件的起草和行政人事文件的管理呈報工作負(fù)責(zé)月度總結(jié)/計劃/培訓(xùn)計劃的匯總、呈報工作第四部分：工作關(guān)系對內(nèi)合作部門z房地產(chǎn)公司、物業(yè)公司、z會、后勤部對外聯(lián)絡(luò)關(guān)系無第五部分：任職資格教育程度中專專業(yè)背景計算機(jī)與文秘經(jīng)驗?zāi)晗?年以上技能技巧電腦語言能力粵語、國語身體條件健康性格及素質(zhì)性格開朗，誠實，具有較強(qiáng)的責(zé)任心以及溝通能力其它無第六部分：工作條件及個人發(fā)展工作天數(shù)(周)6工作環(huán)境室內(nèi)、室外工作強(qiáng)度中等向上職位平行職位向下職位制表人： 部門審核： 行政中心審批：六、部門制度物業(yè)公司匯報制度一 目的：規(guī)范管理模式，保證匯報渠道通暢。二 范圍：適用于集團(tuán)本部及所屬二級公司。三 公司實行逐級負(fù)責(zé)制，由下而上逐級請示匯報，部門人員向部門負(fù)責(zé)人請示匯報，部門負(fù)責(zé)人向公司負(fù)責(zé)人請示匯報。四 工作請示一事一報，一般是直接向直接上司匯報。不要一事多頭或交叉請示、報告。五 請示、匯報一般逐級進(jìn)行，特殊情況下，可越級上報，事后向直接上司再報。六 各級人員向上級匯報時，不僅要報告情況，而且要提出對問題的看法及解決方法。七 各級負(fù)責(zé)人，在接到下級請示匯報或報告能立即回答的應(yīng)當(dāng)天答復(fù)，需研究解決的要講明批復(fù)期限。己明確要求報告期限的必須在期限內(nèi)完成，不能完成時，須及時請示。八 請示、匯報的事項，需備案或需其他部門（人）協(xié)助的，應(yīng)用文字形式。九 公司各級管理層對直接下級或間接下級布置任務(wù)或下達(dá)命令，受令者完成與否，都要在規(guī)定時間內(nèi)復(fù)命。十、 如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后發(fā)現(xiàn)有困難或阻力，應(yīng)努力去克服；如確實有不可克服的困難，執(zhí)行人無法按時、按標(biāo)準(zhǔn)完成，要“立即”向下命令者復(fù)命，講明不能完成任務(wù)的困難或原因。如已完成任務(wù)，也要復(fù)命?！傲⒓础保汗疽?guī)定為不超過四小時。安全保密制度一、總則 目的：保護(hù)公司商業(yè)秘密，維護(hù)公司合法權(quán)益，適應(yīng)激烈市場競爭，促進(jìn)公司長期穩(wěn)健地發(fā)展。 公司秘密：指關(guān)系到公司的安全和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)人員知悉的事項。 公司秘密的組織管理方式：統(tǒng)一管理、逐級負(fù)責(zé)。 適用范圍：本規(guī)則適用于集團(tuán)本部及所屬二級公司。公司所有員工都有義務(wù)和責(zé)任保守公司秘密。二、保密范圍公司秘密涉及的范圍. 公司經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項。 公司重大決策中的秘密事項。 公司尚待付諸實施的各種方案、項目。 公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性研究報告、公司重要會議決議、主要會議紀(jì)錄和重要決定中的秘密事項。、統(tǒng)計報表。、薪酬收入等資料。:管理模式、各種制度、文件等。（包括外事活動）中的秘密事項以及對外承擔(dān)保密義務(wù)的事項。 一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件或資料不屬于保密范圍。三、密級分類及知曉范圍 公司秘密密級分為二類：絕密、機(jī)密。 絕密級秘密： 絕密級密秘是指與公司生存、經(jīng)營、人力資源有重大利益關(guān)系，如泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的事項。 絕密級主要包括：1） 公司股份構(gòu)成 、投資情況及其載體；2） 公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、營銷計劃和策略、商務(wù)談判內(nèi)容及其載體、正式合同及協(xié)議文書、成本及利潤率；3） 董事會和總經(jīng)理確定的按絕密密級處置的公司內(nèi)部重要決定及重要會議紀(jì)要； 絕密級秘密知曉范圍：董事會成員、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、財務(wù)部總監(jiān)。 機(jī)密級秘密 機(jī)密級秘密是指與本公司的生存、經(jīng)營、人力資源有重要利益關(guān)系，泄露會使公司安全和利益遭到嚴(yán)重?fù)p害的事項。 機(jī)密級主要包括：1) 尚未確定的公司重要人力資源調(diào)整及安排情況，人力資源部對員工的績效考核材料；2) 公司與外部高層人士來往情況及其載體；3) 財務(wù)專用印簽、帳號，保險柜密碼，月、季、年度財務(wù)預(yù)、決算報告及各類財務(wù)、統(tǒng)計報表，計算機(jī)開啟密碼，重要磁盤、磁帶的內(nèi)容及其存放位置；4) 公司產(chǎn)品的價格策略；5) 獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應(yīng)對策；外事活動中內(nèi)部掌握的原則和政策；6) 公司部門經(jīng)理以上管理人員的家庭住址及外出活動去向；7) 客戶檔案及相關(guān)資料； 機(jī)密級秘密知曉范圍：部門經(jīng)理級別以上的管理人員以及與機(jī)密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員，允許知曉與本工作相關(guān)的機(jī)密事項。四、保密措施 屬于公司秘密的文件、資料的制作、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷毀，要進(jìn)行重點控制和規(guī)范，由相應(yīng)的接觸人負(fù)責(zé)保密。 員工在公司任職期間的工作成果歸公司所有。 公司員工不得在私人交往或公共場所談?wù)摴久孛芑蛞云渌绞絺鬟f公司秘密。 掌握公司秘密的人員在工作變動時，應(yīng)即時辦理交接手續(xù)，并按規(guī)定權(quán)限簽字。 司機(jī)對領(lǐng)導(dǎo)在車內(nèi)的談話要嚴(yán)格保密。 保密期間的秘密文件、資料采取以下保密措施： 非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制或摘抄； 屬于非知曉范圍內(nèi)的人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得借閱； 秘密文件、資料的收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施； 秘密文件、資料采取專柜存放，到期歸檔； 對外交往合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)； 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時報告人力資源行政總監(jiān)，人力資源行政總監(jiān)須立即作出相應(yīng)處理。五、保密環(huán)節(jié) 文件打印 由文件原稿提供部門負(fù)責(zé)人簽字，簽字人對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)任，不得出現(xiàn)對公司不利或不該宣傳的內(nèi)容，同時確定文件編號、保密級別、發(fā)放范圍、打印份數(shù)。 文員要做好登記，打印完畢后所有文件廢稿應(yīng)全部銷毀，計算機(jī)存盤視情況應(yīng)刪除或加密碼保存。 文件發(fā)送 文件打印完畢，由行政專員轉(zhuǎn)交發(fā)文部門，并作登記，不得轉(zhuǎn)交無關(guān)人員。 嚴(yán)禁讓未轉(zhuǎn)正員工發(fā)送保密文件。，不得交給其他人員。 發(fā)文部門下發(fā)文件應(yīng)認(rèn)真做好發(fā)文登記，對于剩余文件應(yīng)妥善保管，不得遺失。 文件復(fù)印 原則上保密文件不得復(fù)印，特殊情況由總經(jīng)辦批準(zhǔn)。 復(fù)印件只能交給部門負(fù)責(zé)人或其指定人員，不得交給其他人員。 復(fù)印廢件應(yīng)即時銷毀。 文件借閱保密文件只限下發(fā)范圍內(nèi)人員借閱，必須經(jīng)借閱方負(fù)責(zé)人、所屬副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。提供方加以專項登記，借閱人員不得摘抄、復(fù)印、向無關(guān)人員透露。確需摘抄、復(fù)印時，須經(jīng)簽字并注明。 會議 會議召集部門應(yīng)認(rèn)真做好到會人員簽到、材料發(fā)放登記工作。 會議錄音由行政部指定人員。六、保密規(guī)范要求 各部門負(fù)責(zé)人要對本部門保密工作負(fù)責(zé)，要把保守公司秘密列為日常工作。 各部門要按秘級分類，清查本部門的涉密事項，明確直接責(zé)任人予以登記，并向行政部提交清單備案。 員工與公司脫離勞動服務(wù)關(guān)系后的保密義務(wù)，員工從與公司脫離勞動合同關(guān)系時起，對公司秘密事項的保密期限為二年，如因違反《保密制度》對公司造成危害的，公司將追究其責(zé)任。七 罰 則 涉及公司秘密泄露的，由公