【正文】 第一章：時間管理的概念和誤區(qū) 什么是時間？ 在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們 一句話。 這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學問。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可 以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學問。少年 是一去不復返的，等到精力衰竭的時候，要做學問也來不及了。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學問， 既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學問？ 我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是 要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個 問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設置儀器。 至于時間，更不成問題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點鐘的工 作。你們看他的成績！每天花1點種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀 11萬頁書。 諸位，11萬頁書可以使你成為一個學者了?？墒敲刻炜?種小報也得費你1點鐘 的功夫；四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰?？葱竽?？還是打麻將呢？還是努力做一 個學者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。 學問就是鑄器的工具。拋棄了學問便是毀了你自己。 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。 看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？“時間就是效率”、“時 間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此 類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到—— “我要是在大學多學點東西就好啦！” “我應該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！” “時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭 包；同事間爭權奪利，我總是擔任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報 作廢！” 世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有24小時。最成功和最不成功的人 一樣，一天都只有24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的24小時。那么時間 究竟是什么呢？ 一位哲人這樣說：“時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一 種特殊的資源?！? 要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”，我們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的 認識。首先讓我們看看時間的四項獨特性： （1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減 少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣可以被積蓄儲藏。不論愿不愿 意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 （3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不 可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （4）無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失。花 費了金錢，尚可賺回；但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 小案例： 。你在這一天可以隨心所欲，想用多 少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再 用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有 。請問：你如何用這筆錢？ 什么是“時間管理”？ “時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時 間所具備的四項獨特性，所以時間管理的對象不是“時間”，它是指面對時間而進行 的“自管理者的管理”。 請注意： （1）所謂“時間的浪費”，是指對目標毫無貢獻的時間消耗。 （2）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣， 包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之 以恒才可提高效率，事半功倍。 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián) 營公司當了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值 得引證的榮譽。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個記錄中包 第 2 頁，共 42 頁 括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續(xù)應用計劃、組織、授 權、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。第三，他獻身時 間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚。在格里看來，正確管理的基礎是良好的 時間管理。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶的高品質(zhì) 的需求，你是否又有些無所適從呢？ 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的 “銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每 分鐘由60秒組成。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不 見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。有人曾粗略地統(tǒng) 計過一個活到72歲的美國人一生在時間上的花費： 睡覺：21年 工作：14年 個人衛(wèi)生：7年 吃飯：6年 旅行：6年 排隊：6年 學習：4年 開會：3年 打電話：2年 找東西：1年 其它：3年 看到上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受呢？ “時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如 下： *尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 *信息爆炸 *競爭的壓力 *你的客戶對品質(zhì)的要求 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，充分地減少時間浪費的現(xiàn)象，確 非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 案例一：小張的故事 接下來，讓我們不妨看看小張的故事： 某天早晨，小張在上班途中，信誓旦旦地下定決心，一到辦公室即著手草擬下年 度的部門預算。他很準時地于九點整走進辦公室，但他并不立刻從事預算的草擬工 作，因為他突然想到不如先將辦公桌和辦公室整理一下，以便在進行重要工作之前為 自己提供一個干凈與舒適的環(huán)境。他總共花了三十分鐘的時間，才使辦公環(huán)境變得有 條不紊。他雖然未能按原定計劃于九點鐘開始工作，但他絲毫不感到后悔，因為三十 分鐘的清理工作不但已獲得顯然可見的成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。 他面露得意神色隨手點了一支香煙，稍作休息。此時，他無意中發(fā)現(xiàn)桌上的一份商業(yè) 報告內(nèi)容十分吸引人，于是情不自禁地拿起來閱讀。等他放下這份報告時，已經(jīng)十點 鐘了。這時他略感不自在，因為他已自食諾言。不過，商業(yè)報告畢竟是精神食糧，也 是溝通媒體，身為企業(yè)的部門主管怎不可以關心商業(yè)信息，即使上午不看，下午或晚 上則非補看不可。這樣一想，他才稍覺心安。于是他正襟危坐地準備埋頭工作。就在 這個時候，電話鈴響了，那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了近四十分 鐘的時間才說服了對方、平息了冤氣。掛上了電話，他去了洗手間。在回辦公室的途 中，他聞到咖啡的香味。原來另一部門的同事正在享受“上午茶”，他們邀他加入。 他心里想，預算的草擬是一件頗費心思的工作，若無清醒的腦筋難以勝任，于是他毫 不猶豫的應邀加入，就在那兒言不不及義的聊了一陣。回到辦公室后，他果然感到精 神奕奕，滿以為可以開始致力于工作了?？墒?，乖乖！一看表，已經(jīng)十一點二十分 了，離十一點半的部門聯(lián)席會議只剩下十分鐘。他想反正這么短的時間內(nèi)也辦不了什 么事，不如干脆把草擬預算的工作留待明天算了。 請問：小張在時間管理上，存在哪些的問題？ 2 、你的工作中存在類似的問題嗎？請例舉一二。 案例二：波特的故事 波特是美國波士頓某跨國公司的行銷部經(jīng)理，為人勤奮，每天工作十多個小時， 就是周末、周日及公眾假期都上班，從沒有怨言。在別人眼中，他是好上司、好雇 員。但波特心里明白，他是在自欺欺人，他忙啊忙，一天下來，總覺得一事無成。在 同一工作崗位上差不多15年了，許多宏圖大志、個人理想都不能付諸行動，心中經(jīng)常 感嘆：“沒有時間??！” 這是他的錯嗎？請你讀讀下面的故事： 一天，總經(jīng)理——也就是他的上司——對他說：“波特，下個月的董事局會議， 因為我休假，你代我出席好了。在會上，請你報告一下我們已談妥的來年計劃，這是 你的機會，好好表現(xiàn)吧！” 從總經(jīng)理辦公室走出來，波特感到十分興奮。他心想，終于可以在一些關鍵人物 面前表現(xiàn)一下，這一次只許勝不許敗，必須趁這一個月的時間，好好準備。 接下來的幾個星期，波特雖然每天還忙這忙那，但心中總是記著董事局會議的 事，他心想還有時間呢，況且這樣重要的事，必須要在絕對安靜的環(huán)境下才能構思和 準備，遲一些再說吧！ 好了，所謂“光陰似箭，日月如梭”，直到有一天，波特才驚覺無法再拖——明 天就是董事局的會議了。“好，”他說：“今天什么也不要處理，用一整天來準備應 該是沒有問題的。” 上午8點，正當他磨拳擦掌，準備好好干一番的時候，電話來了，原來是部門的一 個員工生了病，要他代為出席當天上午的一個會議和處理一些急件。身為上司，責無 旁貸，反正大不了損失一個上午，下午還有幾個小時呢！ 開完會，吃完午飯，回到辦公室，正要開始做報告，秘書說老板有事召見，原來 總經(jīng)理收到一些有關波特部門職員的投訴，需要波特馬上調(diào)查，下班前給他調(diào)查結 果。真要命！老板的命令怎么可以不理！董事局那份報告——沒關系，下班后還有時 間，而且到時候更清靜，可以安心地做，大不了不回家吃飯好了。讓被投訴的員工做 檢討，見過老板后，總算有驚無險。到晚上6時，可以開始今天要做的事了吧！波特坐 下來，構想著怎樣做個令董事們印象深刻的報告才好，開場白該怎樣說呢？就在這 時，電話響起來，秘書早已離開辦公室，那只好自己接聽。更惱人的是那是一個無聊 的電話！再重新投入工作時，想了許久，也想不到什么！唉！太疲倦了，還是先回家 吧，吃過飯也許會精神些。 下班時間總是堵車，回到家已快7點了，沐浴過后，吃完飯，正準備工作，剛巧 電視播映一年一度的橄欖球賽。波特最喜歡橄欖球了，豈可放過，雖然有一點內(nèi)疚， 但還是坐下來安慰自己說：“看一會兒，松馳一下，做事就會事半功倍吧！”橄欖球 賽播映完畢，已是晚上11點多，波特可有點焦急了，但越是急，越是想不到東西，他 狠狠地摑了自己一巴掌，都是貪看電視之過，但現(xiàn)在什么靈感也沒在有，倒不如先睡 覺，明早4點起床再做吧。 4點，鬧鐘準時響起，波特習慣了賴床，在半夢半醒中掙扎了幾下，終于在5點多 起床了。坐在書桌前，洋洋灑灑寫好了幾頁紙，才發(fā)覺有些文件沒有帶回家，后面的 部分做不成，那只好先到辦公室。 早上，又是一輪交通堵塞，來到辦公室已經(jīng)是8點多，還有兩個鐘頭，董事局的會 議就要開始。就在一個多小時匆匆忙忙之后，波特終于完成了報告，把軟盤交給秘書 處理。這一份報告，花了波特前后3個小時——一份他本來希望是“一鳴驚人”的報 告，最終是倉促完工。 結果怎樣，可想而知。 波特的問題分析： 延誤 原因 沒有在第一時間把報告做好 拖延，沒有界定緩急先后 打算做報告的當天 —下屬生病，代出席會議 —突發(fā)事件 —上司緊急命令