【正文】 第一章 秘書工作及其發(fā)展趨勢 第一節(jié) 秘書工作知識與技能目標： 1．理解秘書和秘書工作的含義 2．理解秘書工作的基本屬性和基本任務(wù) 過程和方法目標： 通過了解秘書工作的多種服務(wù)手段，準確識別政務(wù)和事務(wù)兩類主要任務(wù) 情感態(tài)度與價值目標：培養(yǎng)學(xué)生樹立為人民服務(wù)的思想 教學(xué)重點：秘書及秘書工作的概念 教學(xué)難點：秘書工作的基本屬性及主要任務(wù) 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑、案例教學(xué) 教具安排：投影儀 課時安排：二課時 教學(xué)過程 第一課時 教學(xué)要點： “秘書”的含義 【導(dǎo)入新課】 同學(xué)們，改革開放的政策，促使我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，多種經(jīng)濟成分并存，使得秘書職業(yè)成為社會上最普遍的工作之一，秘書工作在建設(shè)有中國特色的社會主義事業(yè)中發(fā)揮著越來越大的作用。那么，秘書及秘書工作的含義是什么呢？這節(jié)課我們重點分析秘書一 詞的含義。 【講授新課】 一、我國歷史上最早的秘書，是指人嗎？ 引導(dǎo)學(xué)生看書并得出答案：指物而不是指人。 二、提問：秘書一詞的演變過程是怎樣的？ 明確：秘書一詞在我國已有悠久的歷史，但在不同的歷史時期，秘書的含義卻有很大的區(qū)別。具體說來，在中國古代，秘書一詞最早出現(xiàn)于漢代，是指皇宮內(nèi)秘藏的書籍或讖緯圖箓之類的文圖資料。后來，秘書成為一種官職，是指對擔任某種工作的人的稱呼。現(xiàn)在的秘書是一種職稱或職務(wù)。 三、秘書的含義是什么？ 明確：《現(xiàn)代漢語詞典》對秘書的定義是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負責人處理日常工作的人員?！掇o?！穼γ貢辉~的定義是職務(wù)名稱之一。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信以及其他日常行政事務(wù)和 交辦事項。國際職業(yè)秘書組織則認為秘書是具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促 即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權(quán)范圍內(nèi)作正確決定的經(jīng)理助手。盡管它們 各自的表述不同，但都指出秘書是一種社會職業(yè)和職務(wù)，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作人員。 概括地講，現(xiàn)在的秘書是一種職稱或職務(wù)，是一種社會職業(yè)，是指直接協(xié)助各領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人或私人處理日常工作的人員。在國際事務(wù)中則指一種外交官的職稱，如一等秘書、二等秘書、三等秘書等。 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課，我們重點分析了“秘書”的含義，在明確“秘書”的含義之前，先明確了“秘書”一詞在我國歷史上的演變過程，在此基礎(chǔ)上再通過《現(xiàn)代漢語詞典》、《辭?！芳皣H職業(yè)秘書組織對“秘書”一詞的分別定義，明確了“秘書”一詞的真正含義。 【布置作業(yè)】 闡述“秘書”一詞含義的演變過程。 第二課時 教學(xué)要點：“秘書工作”的含義；秘書工作的基本屬性；秘書工作的主要任務(wù) 【導(dǎo)入新課】 上一節(jié)課，我們明確了“秘書”一詞的含義，了解到秘書一詞由物到人的演變過程那么“秘書”的含義，與“秘書工作”的含義是不是一回事呢？這節(jié)課，我們重點來分析“秘書工作”的含義的有關(guān)內(nèi)容。 【講授新課】 一、什么是秘書工作？ 明確：秘書工作是直接為機關(guān)或部門負責人提供綜合服務(wù)的輔助性管理活動，由秘書或秘書部門承擔此項工作。 二、秘書工作的基本屬性 1．秘書工作的基本屬性包括哪幾個方面？ 明確：秘書工作的基本屬性包括三個方面 ① 輔助性 ② 政治性 ③ 服務(wù)性 2．怎樣理解秘書工作基本屬性中的輔助性？ 引導(dǎo)學(xué)生看書并明確： 在我國，秘書工作與行政管理有著不可分割的關(guān)系。從管理的層次上看，任何一級領(lǐng)導(dǎo)都是直接從事管理工作的，而秘書工作本身則是處于從屬地位的輔助性管理活動，其本質(zhì)就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。無論是作為各級政權(quán)組織中的秘書工作，還是為某一私人服務(wù)的秘書工作，從一開始就始終處在一種輔助其領(lǐng)導(dǎo)（或雇主、上司）工作的位置上?？梢哉f秘書工作中龐雜的、具體的、瑣碎的各種服務(wù)工作，不僅是領(lǐng)導(dǎo)體力的輔助，而且是其腦力的輔助。 秘書工作的政治性，主要取決于什么？主要體現(xiàn)在哪些方面？ 明確：秘書工作的政治性，主要取決于領(lǐng)導(dǎo)工作的政治性。 秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在： （1）鮮明的階級性 （2）明確的政策性 （3）高度的機要性 3．秘書工作的服務(wù)性應(yīng)從哪幾個方面來理解？ 明確：秘書工作的服務(wù)性可以從三個方面來理解，具體說來： （1）秘書工作具有多層次的服務(wù)對象。我國黨政機關(guān)的秘書部門，歷來堅持的宗旨，即為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)服務(wù)，為各部門服務(wù)，為人民服務(wù)，其中核心是為人民服務(wù)。 （2）秘書工作具有廣泛的服務(wù)領(lǐng)域。如果說現(xiàn)代社會有 360 個行業(yè)，那么就會產(chǎn)生 360種不同類型的秘書。秘書服務(wù)領(lǐng)域之廣，是現(xiàn)代社會中任何一種職業(yè)都無法比擬的。 （3）秘書工作具有多種服務(wù)手段，如收錄整理、錄入打印、信息傳送、會務(wù)服務(wù)、事務(wù)管理等。 三、秘書工作的主要任務(wù)是什么？ 明確：根據(jù)秘書工作的各項具體任務(wù)的性質(zhì)，可分為政務(wù)和事務(wù)兩類主要任務(wù)。 （1）“政務(wù)”類任務(wù) 主要有辦文，信息的收集和處理，調(diào)查研究與情況綜合，對領(lǐng)導(dǎo)的批辦事項與會議決定的事項進行催辦、查辦，處理來信來訪。 （2“事物”）類任務(wù) 主要有文件的收發(fā)、傳遞與管理，文書的繕印與校對，文書的立卷與歸檔，文件的清繳與銷毀，機要通信，承辦會議，接待來訪，印章管理，公務(wù)接洽等。 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課講授的內(nèi)容主要包括秘書工作和含義及秘書工作的基本屬性和主要任務(wù)，其中秘書工作的基本屬性應(yīng)比較全面地理解每一個方面。 【課后練習】（投影） 下列是某外資企業(yè)秘書一天的工作內(nèi)容，請指出這位秘書一天的工作中哪些屬于政務(wù)類任務(wù)，哪些屬于事務(wù)類任務(wù)？ （大學(xué)英語系畢業(yè)，己做了一年的秘書工作，直接上司是公司副經(jīng)理，外國人） 8：30 到公司馬上將空調(diào)、電腦、打印機等設(shè)備的開關(guān)打開，查收Email，將傳真、信件等分類登記，澆花等 8：45 沖咖啡，與上司簡短會面，報告 Email 內(nèi)容（一邊喝咖啡） 9：00 開始工作（利用耳機）聽前一天上司的錄音信件并錄制，發(fā)送信件，復(fù)印，接聽，轉(zhuǎn)達電話等 10：00 對收到的郵件進行分類，將需要上司處理的送給上司 12：00 與上司和其他的外國人去外面吃飯（但通常是和日本女職員在一起） 13：00 回到辦公桌前繼續(xù)起草報告（計劃明天寫完） 14：00 從網(wǎng)上查找與本公司有關(guān)的信息資料，并將有用的送給上司閱覽 15：00 沖咖啡，和上司一起商量上司出差時要訂的飯店 15：30 完成要發(fā)出的文件，錄音，整理文件，接聽電話等 18：30 下班 其他主要工作：復(fù)印在外出差的上司發(fā)送回來的信件，并向國內(nèi)外發(fā)信，與上司保持電話聯(lián)系等。上司雖不在，但工作仍然很多。另外，要將文件翻譯成英文。如果上司準備宴請客人，那么秘書要為宴會作準備（如時間、地點和費用等等）。此外，還要幫上司辦理買的轎車手續(xù)、上司的住宅物業(yè)管理費自動支付的手續(xù)等這樣一些工作范圍之外的工作。 參考答案：起草報告、從網(wǎng)上查找與本公司有關(guān)的信息資料屬于政務(wù)類任務(wù)，其他都是事務(wù)類任務(wù)。 第二節(jié) 我國秘書工作的發(fā)展趨勢知識與技能目標：了解我國秘書工作的發(fā)展趨勢 過程和方法目標： 通過討論秘書在工作中如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策，秘書工作如何做到管理科學(xué)化從而了解辦公手段現(xiàn)代化的含義 情感態(tài)度與價值目標：讓學(xué)生了解秘書在工作中要積極主動，在工作中要有強烈的責任感，從而培養(yǎng)學(xué)生對事業(yè)的主動性和責任感。 教學(xué)重點：秘書工作的三大發(fā)展趨勢，即參謀職能強化趨勢，秘書工作管理科學(xué)化趨勢，辦公手段現(xiàn)代化趨勢。 教學(xué)難點：辦公手段現(xiàn)代化趨勢的含義及手段 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑、案例分析 教具安排：投影儀 課時安排：一課時 教學(xué)過程 【導(dǎo)入新課】 在改革開放的時代，各項工作都處于深刻的變革之中。秘書工作也是如此，無論是工作領(lǐng)域還是工作方式，或是辦公手段，都產(chǎn)生了重大變化，呈現(xiàn)出三大發(fā)展趨勢，那么，這三大發(fā)展趨勢的具體內(nèi)容是什么呢？這節(jié)課我們重點來分析。 【講授新課】一、我國秘書工作的發(fā)展趨勢是什么？明確：我國秘書工作呈現(xiàn)出三大發(fā)展趨勢，即參謀職能強化趨勢、秘書工作管理科學(xué)化趨勢、辦公手段現(xiàn)代化趨勢。二、具體分析我國秘書工作的三大發(fā)展趨勢參謀職能強化趨勢打出投影：閱讀下列案例內(nèi)容，并思考案例后面的問題：秘書的責任 《人民日報》報導(dǎo)了一則罕見的煙葉詐騙案，某省土特產(chǎn)出口公司被港商騙去萬美元。案件發(fā)生前四個月，該省政府領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)就收到有關(guān)部門發(fā)來的建議取消這筆交易的函電。這份極其重要的文件曾經(jīng)十多位領(lǐng)導(dǎo)層層批閱，最后轉(zhuǎn)到有關(guān)部門，可是款已經(jīng)劃出，文件成了“明日黃花”。事后在處理有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的瀆職罪時，有幾個秘書也被處理。 問題：（1）沒有審批權(quán)力的秘書為什么要負責任？ （2）這個案例說明了什么？從這個案例中，我們得到什么啟示？啟發(fā)學(xué)生思考并明確： （1）秘書雖無直接責任，但有失職之處。四個月中，這份重要的函電經(jīng)過十多位省級領(lǐng)導(dǎo)之手，也至少從十多位手中溜過，如有一位秘書能夠向領(lǐng)導(dǎo)提醒，將此重要文件抓緊處理，也不會造成領(lǐng)導(dǎo)的瀆職。秘書可以建議領(lǐng)導(dǎo)下達緊急電話通知，暫緩此交易的進行，等有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層層批閱完結(jié)，手續(xù)完成后，正式終止交易。這就可以避免數(shù)百萬美元的巨額損失。 （2）新時期秘書工作參謀職能不斷強化，主要原因有兩方面：一方面是飛速發(fā)展的經(jīng)濟建設(shè)的客觀需要。目前我國既面臨著世界新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，又面臨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，這必然使得新事物、新矛盾層出不窮，并且錯綜復(fù)雜。要對各種復(fù)雜的社會現(xiàn)象及時地、準確地作出判斷和反饋，需要進行一系列的加工處理工作，以便去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里，掌握事物發(fā)展的規(guī)律，從而準確地指導(dǎo)工作，進行科學(xué)決策。這些工作，僅靠少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者是無法完成的，還需要有一大批領(lǐng)導(dǎo)者的助手、參謀來協(xié)助完成。另一方面是領(lǐng)導(dǎo)決策由經(jīng)驗決策向科學(xué)決策轉(zhuǎn)變的需要。在社會主義計劃經(jīng)濟體制下，經(jīng)濟結(jié)構(gòu)單一，領(lǐng)導(dǎo)憑經(jīng)驗處理工作的情況較多。在社會主義市場經(jīng)濟體制下，各類矛盾層出不窮，錯綜復(fù)雜，憑經(jīng)驗辦事已不能適應(yīng)飛速發(fā)展的社會需要，必須借助于控制論、信息論、系統(tǒng)論等科學(xué)理論和方法，按照科學(xué)的程序去解決問題，因此，實行科學(xué)決策就更為迫切?？茖W(xué)決策較之經(jīng)驗決策，工作量大大增加，且更需要經(jīng)過專門培訓(xùn)的專業(yè)秘書人員來充當領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀。目前我國秘書工作管理科學(xué)化趨勢在哪些方面已經(jīng)有了良好的開端？明確：為了讓秘書工作部門能為領(lǐng)導(dǎo)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，近幾年來，許多秘書部門在公文處理、機要保密、信息處理、催辦查辦等工作方面已建立起一定的工作規(guī)范和制度，盡管這些還有待于在實踐中進一步完善，但這標志著秘書工作管理科學(xué)化已經(jīng)有了良好的開端。辦公手段現(xiàn)代化趨勢（1）辦公手段現(xiàn)代化的含義是什么？辦公手段現(xiàn)代化也叫辦公室自動化。所謂辦公手段現(xiàn)代化，就是把計算機技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)，系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)應(yīng)用于辦公室，使辦公室內(nèi)數(shù)量龐大而且無規(guī)律的業(yè)務(wù)活動進行智能化、電子化、自動化處理。其中計算機是處理信息、使辦公室設(shè)備智能化的主要工具；現(xiàn)代通信技術(shù)是在辦公手段現(xiàn)代化的環(huán)境下，辦公室之間相互傳遞信息所依賴的主要技術(shù)手段。 （2）辦公手段現(xiàn)代化追求的目標是什么？ 明確：提高辦公室的辦公效率和質(zhì)量，盡量減少差錯，縮短辦公活動周期，減少行政開支。 （3）辦公手段現(xiàn)代化的發(fā)展大體經(jīng)歷了哪幾個階段？ 明確：起始階段? 發(fā)展階段? 完善階段? 成熟階段 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課主要講授了我國秘書工作的三大發(fā)展趨勢。在三大發(fā)展趨勢中，參謀職能強化趨勢讓我們了解了新時期秘書工作由過去的純事務(wù)性任務(wù)向既處理事務(wù)，又為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的方向轉(zhuǎn)變。辦公手段現(xiàn)代化趨勢要求從事秘書工作的人要多方面提高自己的業(yè)務(wù)能力，不僅要做好傳統(tǒng)的事務(wù)性工作，還要熟練使用各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，否則就不能適宜時代發(fā)展的需要。 【課后練習】某中學(xué)趙校長，清晨上班第一件事就是打開計算機，由教育信息網(wǎng)進入本市教育信息中心，查看當天市教委的有關(guān)會議通知與工作安排，并動手把與自己學(xué)校有關(guān)的內(nèi)容另存入本校文檔。然后進入校園閉路電視網(wǎng)，抽查了三個班的早自習情況，并把問題輸入本校文檔。接著，趙校長叫來了辦公室錢秘書，交待了當天工作要求，就到市教委參加有關(guān)會議去了。錢秘書打開計算機本校文檔，把有關(guān)內(nèi)容整理后，直接由網(wǎng)絡(luò)下達給各職能部門，并結(jié)合趙校長的工作布置，提出了完成有關(guān)工作的具體要求。 請結(jié)合以上材料，分析在當前高科技時代，秘書工作有了哪些變化？參考答案： 從以上案例中可以看出：實現(xiàn)了辦公手段現(xiàn)代化，秘書人員就能有更多的時間和精力從事分析研究、輔佐決策等創(chuàng)造性勞動，從而提高管理水平和科學(xué)決策水平。具體來說， 在當前高科技時代，秘書工作的變化有：從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧崔k文辦事又出謀獻策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。第二章 秘書工作的基本原則、特點和作用第一節(jié) 秘書工作的環(huán)境——領(lǐng)導(dǎo)活動知識與技能目標： 1．領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動的含義 2．領(lǐng)導(dǎo)活動的三要素——領(lǐng)導(dǎo)者、被領(lǐng)導(dǎo)者、作用客體 過程和方法目標：通過對秘書工作環(huán)境——領(lǐng)導(dǎo)活動的全面了解，準確把握秘書工作的環(huán)境是領(lǐng)導(dǎo)活動 情感態(tài)度與價值目標：讓學(xué)生認識到秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動中必須正確地認識自我，始終保持清醒的頭腦，擺正自己的位置，甘當配角，甘當無名英雄。 教學(xué)重點：理解秘書工作的環(huán)境 教學(xué)難點：領(lǐng)導(dǎo)活動三要素之間的關(guān)系 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑 教具安排：投影儀 課時安排：一課時 教學(xué)過程 【導(dǎo)入新課】 在日常生活中，人們常說秘書是領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀，也有稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“智囊”和“管家”的，這說明秘書與領(lǐng)導(dǎo)有著非同尋常的密切關(guān)系。秘書是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，這就好比領(lǐng)導(dǎo)是一個圓心，秘書則是環(huán)繞圓心在圓周軌道上運行的各個點；領(lǐng)導(dǎo)工作好比是一條主線，秘書工作則是圍繞主線上下、左右、前后同步行進的一條曲線。秘書不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而單獨存在，同樣秘書工作也不能脫離領(lǐng)導(dǎo)