【正文】 基于LOTUS的辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)摘要 2Abstract 3一、緒論 ……………………………………………………………………………………..4辦公自動化發(fā)展趨勢 4辦公自動化系統(tǒng)的研究意義 5二、需求分析………………………………………………………………………………….7功能需求 7辦公自動化系統(tǒng)平臺選擇 8三、系統(tǒng)設計………………………………………………………………………………..11系統(tǒng)結構 11系統(tǒng)功能 11功能模塊設計 12(1)、公文管理子系統(tǒng) 12(2)、通用信息子系統(tǒng) 15(3)、個人辦公子系統(tǒng) 16(4)、系統(tǒng)維護子系統(tǒng) 17數(shù)據(jù)庫設計 17(1)、Domino/Notes數(shù)據(jù)庫設計 17(2)、SQL Server數(shù)據(jù)庫設計 19四、系統(tǒng)實現(xiàn)………………………………………………………………………………..21概述 21發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫 21(1)、表單設計 21(2)、視圖設計 23(3)、其他元素設計 23其他模塊簡介 24五、總結 …………………………………………………………………………………….27致 謝 …………………………………………………………………………………….28參考文獻 …………………………………………………………………………………….29基于LOTUS的辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)摘要隨著信息技術的蓬勃發(fā)展，尤其是計算機技術、網(wǎng)絡通訊技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術及自動化技術的日新月異，為辦公自動化的發(fā)展提供了廣闊的空間。傳統(tǒng)的辦公模式中公文流轉速度較慢，安全性不夠，對公文信息的處理、統(tǒng)計、分析較煩瑣，在溝通、協(xié)作和控制等方面存在不足。辦公自動化在提高政府機關或企事業(yè)單位各部門的辦公質量和辦公效率，提高決策的科學性和正確性，提高領導者的管理水平，推動各單位的信息化建設等方面起著舉足輕重的作用。 本論文以基于Lotus Domino的辦公自動化系統(tǒng)的建設為背景，綜合運用了Internet /Intranet的各種新的信息技術，針對辦公自動化系統(tǒng)及其關鍵技術進行研究和開發(fā)。論文首先介紹了辦公自動化的定義，國內外OA的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，通過分析辦公自動化系統(tǒng)的功能需求，結合對現(xiàn)有各種以開發(fā)平臺和群件系統(tǒng)的對比，確定本以系統(tǒng)的最佳開發(fā)和運行平臺為Lotus Domino/Notes，文中簡要介紹了Lotus Domino/ Notes的特點。接著提出了基于Lotus Notes群件和Intranet的辦公管理信息系統(tǒng)的體系結構，完成了公文管理、通用信息、個人辦公、系統(tǒng)維護等模塊的開發(fā)。最后，根據(jù)目前技術的發(fā)展和實際辦公的需要，總結了當前的工作，并對辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展進行了展望。關鍵詞：辦公自動化、工作流、表單、視圖、大綱、Lotus Domino/NotesDesign and Implementation of office Automation System Based on Lotus Domino/NotesAbstractWith the rapid development of information technology, especially in the progress of puter technology, network munication technology, multimedia technology, database technology and automation technology, it provides wide space to the application of Office Automation. There is shortage of traditional official mode in munication, cooperation, control, such as low speed of document flow, insufficient security, trivial disposal, statistics and analysis on document information. OA is very important to improve the office quality and efficiency of the office or corporation, it can help to enhance scientific and exact decision and also has a very important meaning to improve the management of managers and the corporation information. This thesis is on the background of the construction of office automation system based on Lotus Domino R5, synthetically exercises various new information technology on Internet/ Intranet. It mainly studies the research and development of OA system and pivotal technology.The paper firstly introduces the definition of OA, it’s development actuality and international trend. Through analyzing the function demand of OA, and paring kinds of existing OA development platform, it brings forward that Lotus Domino/Notes is the best developing platform in this system. Following it, Lotus Domino/Notes is simply presented.After that，the architecture OA system based on groupware Lotus Notes and Intranet is proposed, the main modules of OA system, include file administration, universal information, personal office information and system maintenance management are developed.Finally, according to the development of current technology and the demand of actual work, we summarize the present work and look into the future of office automation system.Keywords: Office Automation, Workflow, Form, View, Outline, Groupware, Lotus Domino/Notes一、緒論辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)于20世紀50年代提出，在80年代至90年代得到了飛速的發(fā)展[1]。辦公自動化是以先進的科學技術、信息、技術、系統(tǒng)科學和行為科學為支柱的一門綜合性技術。它以系統(tǒng)科學為理論基礎，行為科學為主導，綜合運用信息技術(包括微電子技術、計算機技術和通信技術等)完成各種辦公業(yè)務，充分有效地利用信息資源，以提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質量，輔助決策，促進辦公活動規(guī)范化和制度化，以達到既定的目標，獲得更好的效果。辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過OA系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現(xiàn)了辦公的高效率。辦公自動化發(fā)展趨勢從辦公自動化發(fā)展的過程和今后發(fā)展的趨勢來講，辦公自動化已經(jīng)經(jīng)歷了從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展[1]。 辦公自動化發(fā)展趨勢從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的問世，以及網(wǎng)絡通訊技術的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡技術和協(xié)同工作技術為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，實現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。第三代辦公自動化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)提升到以知識管理為核心。以公文流轉為例，第二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動處理，比如，本文提出的辦公自動化系統(tǒng)就是以公文流轉為核心，并且基于工作流的協(xié)同工作方式的第二代辦公自動化系統(tǒng)；第三代辦公自動化在此基礎上更為文件處理的每一個環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關信息，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據(jù)需要向專家學習、向企業(yè)現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉變，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高了企業(yè)與機構的整體創(chuàng)新和應變能力。綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過三個階段，兩個飛躍過程。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進而提升為以系統(tǒng)地運用知識為核心。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作、直至構建Web應用，其核心目的都是在獲得與應用知識。知識是企業(yè)網(wǎng)絡上傳遞的最有價值的信息。對知識的運用效果關系到企業(yè)的綜合發(fā)展實力。第三代OA幫助企業(yè)從How To的過程轉變到Know How的過程，即將辦公自動化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。辦公自動化系統(tǒng)的研究意義應該說沒有人懷疑計算機的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利，但是對現(xiàn)代的辦公自動化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務性工作中解放出來，用更多的精力去關注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強企業(yè)的綜合競爭能力。在這種辦公模式下，企業(yè)的組織結構能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎上進行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。 在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個部門之間無法實現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實現(xiàn)各個部門之間的高效協(xié)作。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯：一是各部門的信息傳遞和事務交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯；二是上下級和部門之間無法實現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時溝通；三是信息和工作流程相互分離，缺少至關重要的隨時記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重?？梢韵胂?，摻雜著如此大量的人工操作過程的事務處理方式根本無法適應現(xiàn)代化辦公模式的需要。 隨著信息技術的發(fā)展和國內信息技術應用水平的提高，在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)是提高政府機關和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢。辦公自動化系統(tǒng)的帶來的好處有[1]：(1)信息傳遞與溝通交流順暢排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡不暢而帶來的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過構建內部通訊、信息發(fā)布與交流平臺，實現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡與溝通，減少信息在途時間，提高信息的時效性，與此同時，縮短領導與職員之間，各部門之間的距離。 (2)規(guī)范工作管理，提高整體效率解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務處理諸多問題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯辦等情況，杜絕職責不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強組織協(xié)調能力，提高團隊協(xié)作能力。同時，加強了領導實時了解事務狀態(tài)，實時掌控工作進度，強化了過程控制與監(jiān)督，加強了工作管理。 (3)整合信息資源，實現(xiàn)知識管理打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動導致經(jīng)驗流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實現(xiàn)再利用。 (4)增強凝聚力，提高響應能力在降低管理成本，促進管理進步的同時，能夠培養(yǎng)全員信息化關注與參與意識，激發(fā)掌握和利用先進信息技術的熱情，提高專業(yè)素質，形成全新的企業(yè)文化。 辦公自動化是信息社會的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合。隨著信息技術的發(fā)展，辦公自動化在行政企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著日益重要的作用。通過網(wǎng)絡，組織機構內部的員工可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過辦公自動化系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了管理手段，實現(xiàn)了運營的高效率。二、需求分析功能需求隨著計算機技術的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡技術的超速發(fā)展，帶動了信息的廣泛交流甚至導致了