【正文】 基于LOTUS的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)摘要 2Abstract 3一、緒論 ……………………………………………………………………………………..4辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì) 4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究意義 5二、需求分析………………………………………………………………………………….7功能需求 7辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)選擇 8三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)………………………………………………………………………………..11系統(tǒng)結(jié)構(gòu) 11系統(tǒng)功能 11功能模塊設(shè)計(jì) 12(1)、公文管理子系統(tǒng) 12(2)、通用信息子系統(tǒng) 15(3)、個(gè)人辦公子系統(tǒng) 16(4)、系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng) 17數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì) 17(1)、Domino/Notes數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì) 17(2)、SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì) 19四、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)………………………………………………………………………………..21概述 21發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫(kù) 21(1)、表單設(shè)計(jì) 21(2)、視圖設(shè)計(jì) 23(3)、其他元素設(shè)計(jì) 23其他模塊簡(jiǎn)介 24五、總結(jié) …………………………………………………………………………………….27致 謝 …………………………………………………………………………………….28參考文獻(xiàn) …………………………………………………………………………………….29基于LOTUS的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)摘要隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及自動(dòng)化技術(shù)的日新月異，為辦公自動(dòng)化的發(fā)展提供了廣闊的空間。傳統(tǒng)的辦公模式中公文流轉(zhuǎn)速度較慢，安全性不夠，對(duì)公文信息的處理、統(tǒng)計(jì)、分析較煩瑣，在溝通、協(xié)作和控制等方面存在不足。辦公自動(dòng)化在提高政府機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位各部門的辦公質(zhì)量和辦公效率，提高決策的科學(xué)性和正確性，提高領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平，推動(dòng)各單位的信息化建設(shè)等方面起著舉足輕重的作用。 本論文以基于Lotus Domino的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)為背景，綜合運(yùn)用了Internet /Intranet的各種新的信息技術(shù)，針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行研究和開(kāi)發(fā)。論文首先介紹了辦公自動(dòng)化的定義，國(guó)內(nèi)外OA的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求，結(jié)合對(duì)現(xiàn)有各種以開(kāi)發(fā)平臺(tái)和群件系統(tǒng)的對(duì)比，確定本以系統(tǒng)的最佳開(kāi)發(fā)和運(yùn)行平臺(tái)為L(zhǎng)otus Domino/Notes，文中簡(jiǎn)要介紹了Lotus Domino/ Notes的特點(diǎn)。接著提出了基于Lotus Notes群件和Intranet的辦公管理信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，完成了公文管理、通用信息、個(gè)人辦公、系統(tǒng)維護(hù)等模塊的開(kāi)發(fā)。最后，根據(jù)目前技術(shù)的發(fā)展和實(shí)際辦公的需要，總結(jié)了當(dāng)前的工作，并對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行了展望。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化、工作流、表單、視圖、大綱、Lotus Domino/NotesDesign and Implementation of office Automation System Based on Lotus Domino/NotesAbstractWith the rapid development of information technology, especially in the progress of puter technology, network munication technology, multimedia technology, database technology and automation technology, it provides wide space to the application of Office Automation. There is shortage of traditional official mode in munication, cooperation, control, such as low speed of document flow, insufficient security, trivial disposal, statistics and analysis on document information. OA is very important to improve the office quality and efficiency of the office or corporation, it can help to enhance scientific and exact decision and also has a very important meaning to improve the management of managers and the corporation information. This thesis is on the background of the construction of office automation system based on Lotus Domino R5, synthetically exercises various new information technology on Internet/ Intranet. It mainly studies the research and development of OA system and pivotal technology.The paper firstly introduces the definition of OA, it’s development actuality and international trend. Through analyzing the function demand of OA, and paring kinds of existing OA development platform, it brings forward that Lotus Domino/Notes is the best developing platform in this system. Following it, Lotus Domino/Notes is simply presented.After that，the architecture OA system based on groupware Lotus Notes and Intranet is proposed, the main modules of OA system, include file administration, universal information, personal office information and system maintenance management are developed.Finally, according to the development of current technology and the demand of actual work, we summarize the present work and look into the future of office automation system.Keywords: Office Automation, Workflow, Form, View, Outline, Groupware, Lotus Domino/Notes一、緒論辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱OA)于20世紀(jì)50年代提出，在80年代至90年代得到了飛速的發(fā)展[1]。辦公自動(dòng)化是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、信息、技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)為支柱的一門綜合性技術(shù)。它以系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，行為科學(xué)為主導(dǎo)，綜合運(yùn)用信息技術(shù)(包括微電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)等)完成各種辦公業(yè)務(wù)，充分有效地利用信息資源，以提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量，輔助決策，促進(jìn)辦公活動(dòng)規(guī)范化和制度化，以達(dá)到既定的目標(biāo)，獲得更好的效果。辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過(guò)OA系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)從辦公自動(dòng)化發(fā)展的過(guò)程和今后發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)講，辦公自動(dòng)化已經(jīng)經(jīng)歷了從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展[1]。 辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀(jì)90年代中期開(kāi)始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的問(wèn)世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長(zhǎng)足發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。第三代辦公自動(dòng)化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提升到以知識(shí)管理為核心。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動(dòng)處理，比如，本文提出的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是以公文流轉(zhuǎn)為核心，并且基于工作流的協(xié)同工作方式的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；第三代辦公自動(dòng)化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識(shí)，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息，確保每一個(gè)使用者都能夠隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過(guò)程中，大大提高了企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過(guò)三個(gè)階段，兩個(gè)飛躍過(guò)程。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)地運(yùn)用知識(shí)為核心。知識(shí)貫穿于各種方式的信息交流，從簡(jiǎn)單的電子郵件、群件與協(xié)作、直至構(gòu)建Web應(yīng)用，其核心目的都是在獲得與應(yīng)用知識(shí)。知識(shí)是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上傳遞的最有價(jià)值的信息。對(duì)知識(shí)的運(yùn)用效果關(guān)系到企業(yè)的綜合發(fā)展實(shí)力。第三代OA幫助企業(yè)從How To的過(guò)程轉(zhuǎn)變到Know How的過(guò)程，即將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過(guò)渡。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究意義應(yīng)該說(shuō)沒(méi)有人懷疑計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)給辦公室職員帶來(lái)的便利，但是對(duì)現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。在這種辦公模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡(jiǎn)化，各個(gè)部門在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個(gè)部門甚至每個(gè)員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來(lái)自各個(gè)方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。從這個(gè)意義上講，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的今天，辦公自動(dòng)化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。 在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個(gè)部門之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的高效協(xié)作。在日常的辦公過(guò)程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯(cuò)：一是各部門的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯(cuò)；二是上下級(jí)和部門之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時(shí)溝通；三是信息和工作流程相互分離，缺少至關(guān)重要的隨時(shí)記錄，使工作監(jiān)控和評(píng)估困難重重?？梢韵胂螅瑩诫s著如此大量的人工操作過(guò)程的事務(wù)處理方式根本無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式的需要。 隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國(guó)內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，在辦公過(guò)程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已經(jīng)是提高政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢(shì)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的帶來(lái)的好處有[1]：(1)信息傳遞與溝通交流順暢排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來(lái)的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與溝通，減少信息在途時(shí)間，提高信息的時(shí)效性，與此同時(shí)，縮短領(lǐng)導(dǎo)與職員之間，各部門之間的距離。 (2)規(guī)范工作管理，提高整體效率解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問(wèn)題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯(cuò)辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。同時(shí)，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)了解事務(wù)狀態(tài)，實(shí)時(shí)掌控工作進(jìn)度，強(qiáng)化了過(guò)程控制與監(jiān)督，加強(qiáng)了工作管理。 (3)整合信息資源，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動(dòng)導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)流失等問(wèn)題，通過(guò)知識(shí)管理，有效整合并積累各類資源，實(shí)現(xiàn)再利用。 (4)增強(qiáng)凝聚力，提高響應(yīng)能力在降低管理成本，促進(jìn)管理進(jìn)步的同時(shí)，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識(shí)，激發(fā)掌握和利用先進(jìn)信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文化。 辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在行政企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著日益重要的作用。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了管理手段，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營(yíng)的高效率。二、需求分析功能需求隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動(dòng)了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了