【正文】 信息爆炸“信息時代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。特別是近年來Internet超乎想象的發(fā)展，對信息的廣泛收集、整理、利用和傳播更把世界帶入了信息時代的一個更高層次。因此，無論是對于一個國家還是對于一個企事業(yè)單位，如果要在未來的社會中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成了一個基本要素。 近年來，某公司的各個部門都普遍配備了微機，并開發(fā)出各自的事務(wù)處理的應(yīng)用，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。但有限的技術(shù)能力，使這些面向各部門內(nèi)部事務(wù)處理的辦公自動化系統(tǒng)相互之間標準不統(tǒng)一，各自為政，難以集成。隨著公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，各部門的信息可以發(fā)布到Web上，使信息發(fā)布的效率和范圍得到較大程度的改善，然而，由于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)仍缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，部門之間仍無法實現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實現(xiàn)各部門之間的高效率協(xié)作。 為了提高了公司整體辦公效率，需要具有先進水平的辦公與管理機制提供強有力的支持。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及系統(tǒng)科學、管理科學的引進，在現(xiàn)有的公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立高效、協(xié)調(diào)、集成的數(shù)字化辦公系統(tǒng)己成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及管理體制的有效途徑。 本論文的研究正是基于這一實際課題－辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)項目。該公司提出的系統(tǒng)目標如下：(1) 用戶界面。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡潔的用戶界面，并根據(jù)使用者身份，動態(tài)顯示相應(yīng)操作界面。使用者可通過每個模塊界面上的操作、查看、查詢3 類功能，方便快捷地完成所需工作。(2) 辦公流程。在公文流轉(zhuǎn)中，使用者根據(jù)不同文件可以自行定義文件的傳遞流程；在文件的流轉(zhuǎn)過程中可以根據(jù)文件的批閱情況調(diào)整文件的流程，與用戶自定義表單結(jié)合使用以提高系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)實際情況的靈活性、可擴充性及可維護性。(3) 表單定制。根據(jù)企業(yè)自身特定的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)提供用戶可自行設(shè)計定義的用戶表單，管理員稍作設(shè)計就可以制作滿足要求的各類單證、單據(jù)、登記表等供多個模塊應(yīng)用，完成絕大部分事務(wù)管理，定制適合企業(yè)需求的辦公系統(tǒng)。(4) 打印和查詢。系統(tǒng)不僅提供Notes自身支持的全文檢索功能，同時增加了能滿足各自不同查詢條件的通用查詢能力，可以方便查找滿足條件的文檔。在文檔打印中，突破Notes 局限，實現(xiàn)多種內(nèi)容的打印和所見即所得的打印技術(shù)。(5) 安全機制。在辦公網(wǎng)絡(luò)的安全性管理中，除硬件、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)的安全性外，系統(tǒng)提供Lotus Domino/Note 自身的7 層安全機制，包括身份驗證、加密、權(quán)限控制、電子簽名等。辦公自動化系統(tǒng)平臺選擇辦公自動化不能簡單地理解為文字處理、電子表格、個人資源管理(如記事日程) 、資料入檔等文檔處理系統(tǒng)，辦公自動化也不僅僅是秘書、檔案員和辦事員的事情。事實上，辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù)，負責協(xié)調(diào)各項工作程序，辦公自動化也即管理自動化。在自動化中，僅有三分之一的工作是個人完成，其它三分之二的工作都與交往有關(guān)。OA系統(tǒng)的實施，需要單位內(nèi)部的領(lǐng)導人員、行政管理人員、文秘人員、專業(yè)人員的共同參與；辦公自動化系統(tǒng)支持各類辦公人員工作的自動化。各類人員之間交互的信息可能是公文文件、檔案文件，也可能是專業(yè)文件、電子郵件，因此在辦公自動化系統(tǒng)中，應(yīng)該具有這四種文件的處理和管理功能。同時，為了滿足各類辦公工作的需要，OA 系統(tǒng)中有文檔辦公、業(yè)務(wù)辦公、行政辦公、領(lǐng)導辦公等模塊。在現(xiàn)實情況中，企業(yè)的某些辦公部門，如財務(wù)部門、人事部門等，可能已經(jīng)采用了獨立的業(yè)務(wù)處理軟件，這樣在企業(yè)就形成了一個個的“自動化孤島”。如何共享這些信息并在各部門中傳遞，同時為領(lǐng)導決策提供方便，也應(yīng)該是辦公自動化中研究的內(nèi)容。一個好的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該為工作人員提供一個集成化的、多功能的辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因處理不同事務(wù)而需要使用不同工作環(huán)境的問題。： OA系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖結(jié)合對某公司辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用需求的分析，認為對OA系統(tǒng)作需求分析，、辦公應(yīng)用平臺以及事務(wù)處理平臺中滿足以下的要求：首先，必須具有工作流性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，從而解決多部門協(xié)作問題，推動部門間的高效率協(xié)作；其次，提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性；再次，必須提供與其它管理信息系統(tǒng)(MIS)的信息交流，解決以往數(shù)據(jù)標準不一致而造成的信息收集困難的問題，減少額外的工作量和大量重復勞動。最后，還必須提供安全保障體系，不僅使系統(tǒng)的各層次人員被嚴格限制在自己的權(quán)限內(nèi)，同時必須保證整個OA系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定和可靠的運行。所以，建立一流的辦公自動化系統(tǒng)，需要先進、功能強大的應(yīng)用開發(fā)平臺，也就是說，所采用的應(yīng)用開發(fā)平臺應(yīng)該能夠適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢，有利于提高管理和辦公的效率，有利于促進各部門之間的協(xié)同工作，有利于創(chuàng)建現(xiàn)代管理制度和工作方式。Lotus Notes作為世界領(lǐng)先的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息；而且作為群件平臺，能夠支持工作組成員跨越時空界限共享信息；還具有先進的郵件處理和通信機制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作；并且融合了Internet和Web的標準，可以將Web瀏覽器作為Notes的客戶機，從而實現(xiàn)與Internet的高效率連接。Lotus Notes/Domino是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以及Web技術(shù)為一體的電子郵件和群件平臺。其目的是跨越地域、部門之間的界限，使得企業(yè)工作人員傳遞、共享他們的信息與知識，從而提高群組的工作效率。Lotus Notes/Domino的主要功能可以概述為： 1）電子郵件與報文傳遞：Lotus Domino/Notes是客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的報文傳遞系統(tǒng)。Notes/Domino的電子郵件與報文傳遞功能通常被稱為Notes Mail。Notes Mail提供最終用戶一個非常簡單易學的郵件系統(tǒng)，其中還包含日歷與日程管理的功能；同時還提供可以與應(yīng)用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應(yīng)用為特點的群件應(yīng)用開發(fā)能力。 2）文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：Lotus Domino/ Notes是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。Notes的數(shù)據(jù)庫不僅可以包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而且還可以存儲、管理關(guān)系型數(shù)據(jù)庫或者其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法存儲與管理的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。對于這些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理，Lotus Domino/ Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。 3）交互式的Web服務(wù)器：Lotus Domino/ Notes完全支持Internet標準，可以發(fā)布或瀏覽Web信息。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機制的控制下，動態(tài)發(fā)布給Internet或Intranet用戶，同時通過Internet/Intranet收集信息。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)工具與實施工具：Lotus Domino/ Notes提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。它包含有多個層次的開發(fā)手段，提供初學者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與LotusScript。通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過ODBC標準或Notes pump產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。需要特別提出的是，開發(fā)出來的Domino/Notes應(yīng)用是通過Domino/Notes本身的手段通過網(wǎng)絡(luò)安裝到每一個服務(wù)器上的，客戶端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此Domino/Notes解決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項目實施、管理問題。 利用Domino/Notes建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合系統(tǒng)對郵件與群件平臺的要求。具有以下鮮明的特點[2]： (1)、開發(fā)快捷、實施容易。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報的關(guān)鍵。電子郵件功能是Domino/Notes的基本功能，在開始系統(tǒng)實施的很短時間內(nèi)，就可以在全企業(yè)的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見到效益。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公管理應(yīng)用則可以利用Notes/Domino的快速開發(fā)、實施能力在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)。這非常適應(yīng)辦公管理需求多變、繁雜的特點。 (2)、集成性。最終用戶使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得郵件信息、辦公信息、專業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息、Internet信息等各個方面的信息。這種集成能力是在軟件平臺一級獲得的，而不是通過二次開發(fā)“強加”上去的。這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。而且對最終用戶來說，不需要在幾個客戶端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。 (3)、管理容易、機制完整。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺之上，主要的維護工作集中在應(yīng)用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino完備的管理手段。如果管理人員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domino提供這樣的手段和接口，如基于SNMP網(wǎng)管協(xié)議的Notes View軟件；或者使用Windows NT的用戶管理手段。 (4)、保有費用低。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費用包含了購買費用、管理維護費用、應(yīng)用開發(fā)實施費用、系統(tǒng)集成費用等等。由于采用了功能強大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費用在各方面都會降低。同時由于Notes/Domino的可開發(fā)特點，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。 (5)、開放性。Lotus積極參加Internet/Intranet標準的制定，同時在自己的產(chǎn)品中遵循支持標準的原則。Notes/D0mino支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標準、郵件與報文傳送標準、安全性標準、編程開發(fā)標準。本系統(tǒng)是一個內(nèi)部互連的，又是一個可以與Internet互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新，本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)?？梢垣@得廠商的豐富經(jīng)驗與支持。Notes/Domino是一個成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位，Lotus以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗。 (6)、適應(yīng)企業(yè)級、跨企業(yè)級的應(yīng)用。建立在Notes/Domino之上的企業(yè)信息系統(tǒng)，是一個分布式的客戶機/服務(wù)器系統(tǒng)?？梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)(如UNIX或PC，SMP或單CPU的服務(wù)器)，同時還可以利用Notes/Domino群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性?；谶@些優(yōu)勢功能，基于Notes的辦公自動化系統(tǒng)則應(yīng)該設(shè)計成以Internet技術(shù)為核心，以Web技術(shù)為基礎(chǔ)的集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡(luò)對象連接技術(shù)、多媒體文檔結(jié)構(gòu)以及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺的應(yīng)用系統(tǒng)，所以，可以把Lotus Notes作為行業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)平臺的首選。三、系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)結(jié)構(gòu)隨著Web技術(shù)的迅速普及，Intranet/ Internet以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作給計算機技術(shù)乃至整個人類社會帶來了新的革命，基于Web 的計算機應(yīng)用系統(tǒng)越來越受到人們的歡迎。因此，OA系統(tǒng)也應(yīng)緊跟這一技術(shù)潮流，將Web技術(shù)用于系統(tǒng)中。典型的集成OA系統(tǒng)是前臺采用瀏覽器(一般用戶)和Notes Client (系統(tǒng)管理員和檔案人員) 實現(xiàn)，后臺采用Lotus Domino Server (其自帶Notes Server，Web Server，Mail Server)和SQL Server實現(xiàn)。圖1 中Notes Server，Web Server，Mail Server之所以分開列出，是因為它們在邏輯上是屬于不同的服務(wù)器。事實上，它們在物理上可以通過一個Domino Server 來實現(xiàn)。系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)[3] 所示： 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)功能經(jīng)過需求分析、可行性研究和總體設(shè)計等幾個步驟，按功能把系統(tǒng)劃分為以下幾個模塊：公文管理、通用信息、個人辦公、系統(tǒng)維護模塊。： 系統(tǒng)功能模塊圖功能模塊設(shè)計(1)、公文管理子系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的核心部分，公文管理子系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、報告管理、文檔管理等模塊組成。： 公文管理子系統(tǒng)操作界面由于辦公自動化系統(tǒng)的需求存在不確定性，系統(tǒng)處理的文件類型繁多，審批流程的方式多變，以及流程和管理方式需要非常強大的靈活性，尤其對于流程設(shè)置的靈活性要求和角色定義的靈活性要求都是非常高。包括待辦公文、文稿撰寫，日程安排、待辦事項、待辦時定義。這種具有定義多樣化的特點，適應(yīng)公文處理的全部過程。而且，流程不限制步驟。這樣，可以讓企事業(yè)單位，集團公司的工作、人員能利用他們的專業(yè)知識去設(shè)計更為合理和高效的工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能快速地使用計算機去處理自己的業(yè)務(wù)，提高辦公效率，為工作帶來極大的方便。下發(fā)的公文和處理結(jié)果通過Web技術(shù)以公告形式在網(wǎng)上公布。收文處理功能收文處理是指送給關(guān)部門領(lǐng)導閱批的文件的處理過程。收文處理系統(tǒng)有以下需求：1)要求對所有的來文通過計算機進行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。2)可對來文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。3)對來文的處理全過程進行自動化管理和記錄。4)對要求辦理的文件進行全自動跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。根據(jù)對需求的分析。 通用收文處理流程收文登記后的流轉(zhuǎn)過程[4]：1）部門負責人簽署意見一般來講，收文由辦公室人員登記。登記后如果你認為本文件還需要部門內(nèi)其他人員審核(如辦公室主任)，選擇帶有部門主管簽署意見的流程。2）領(lǐng)導批示在部門負責人簽署意見后，收文轉(zhuǎn)給領(lǐng)導簽署意見，簽署完畢后轉(zhuǎn)交承辦部門。3）承辦部門簽收承辦部門在收到通知后，打開并查閱收文管理，可以自動進行簽收。4）收文結(jié)束后的其它操作在收文結(jié)束后，可以對收文進行歸檔操作，可以把現(xiàn)有收文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中?？梢圆榭词瘴母艣r，了解收文的過程。發(fā)文處理功能發(fā)文處理是指以本公司名義發(fā)出去的