檔案資料電子化應(yīng)用解決方案-圖書資料電子化應(yīng)用解決方案(已修改)
2024-11-20 06:22 本頁面
【正文】 貴陽偉成電子有限公司 TEL:08515507197 FAX:08515510897 檔 案 資 料 電 子 化 應(yīng) 用 系 統(tǒng) 建議方案書 貴陽偉成電子有限公司 貴陽偉成電子有限公司 TEL:08515507197 FAX:08515510897 一、 前言 幾十年來，人們對檔案資料一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便；雖然目前有部分單位使用計算機管理，但其多數(shù)是基于目錄級的管理，檔案資料本身仍以紙張形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進行，因此并沒有解決傳統(tǒng)純粹紙張化檔案資料管理所固有的成本高、效率低、原件容易損毀等問題。 面對風起云涌的信息化浪潮，這種傳統(tǒng)的檔案資料管理方式顯然滿足 不了新時代的需求。只有將傳統(tǒng)以紙張形式存在的大量檔案資料轉(zhuǎn)化為電子形式并通過網(wǎng)絡(luò)進行管理與利用，才能迅速提高各個單位的運行效率。 運用現(xiàn)代科學技術(shù)對大量的紙張文檔進行現(xiàn)代化管理，這項技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)有近 100 年的歷史，從最初的應(yīng)用縮微膠片到現(xiàn)在的掃描加數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在各個領(lǐng)域都被充分運用，尤其在公檢法、金融、保險、統(tǒng)計等領(lǐng)域，其技術(shù)和應(yīng)用已經(jīng)非常成熟 。 二、 目前 檔案館檔案資料 管理現(xiàn)狀 當前檔案資料種類繁多，數(shù)量龐大，多年以前檔案資料紙質(zhì)不好易碎，保存不便，占用較大空間。檔案資料形態(tài)復(fù)雜，黑白、彩色圖片均 有，大小不一（ A4/A3），查詢方式還以索引卡片或條目為主，使查詢 /調(diào)閱較困難，速度慢，只能單人調(diào)閱，利用率極低，存在不可遠程查詢，調(diào)閱等諸多弊端。 貴陽偉成電子有限公司 TEL:08515507197 FAX:08515510897 檔案管理現(xiàn)狀： ? 現(xiàn)有歷史檔案數(shù)萬份以上，約幾十萬頁紙張量。 ? 每年產(chǎn)生新的檔案：上萬卷，幾十萬頁紙張量 ? 檔案保留時間： 20 年以上 ? 檔案在歸檔后，需要大量的反復(fù)查閱 ? 每份檔案都是“孤本”，相當珍貴 面臨的困難： ? 人工查詢速度慢，無法產(chǎn)生應(yīng)有的效益。 ? 由于檔案需長期保存，受存儲環(huán)境的限制，可能造成紙張受損、變質(zhì)、變黃，為以后檔案的復(fù)查帶來困難。 ? 對于常用檔案，由于人 員需反復(fù)查閱卷宗，有可能造成原件受損或遺失，為檔案保管帶來極大不便。 ? 占用存儲空間大。 ? 如果采用低檔平板掃描儀錄入方式，將上百萬頁的文件掃描歸檔，需要花費大量的人力，物力和時間。 ? 由于歷史檔案量非常巨大，當需要查詢多年前的檔案時，需花費幾個小時，甚至一天的時間，在檔案室查找，影響辦公。 貴陽偉成電子有限公司 TEL:08515507197 FAX:08515510897 三、需求分析 1 錄入速度
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