秘書工作交流ppt課件(已修改)
2025-05-24 12:46 本頁面
【正文】 文秘工作交流 Shirley 讓我們更加勝任所在的崗位 題綱 ? 會議組織 ? 日程安排 ? 時間管理 ? 在時間管理之外繼續(xù)找效率 ? 工作簡報 ? 人際溝通 會議組織（內(nèi)部） 會前準(zhǔn)備 會中協(xié)調(diào) 會后整理 掌握 5W1H 準(zhǔn)備會議室及設(shè)備 通知與會人員 確認與會人員 準(zhǔn)時到會 檢查會議設(shè)備 會中協(xié)調(diào) 會后整理 按議程控制進度 靈活處理意外事件 會議記錄 清理會場 整理會議紀要 整理會務(wù)總結(jié)給相關(guān) 部門參考（如必要， 跟蹤決議執(zhí)行結(jié)果） 發(fā)布會議紀要 （保障信息安全） 會議組織（外部） ? 會議前 ? 明確會議起止時間、地點、參加人數(shù)、 預(yù)算 ? 明確召集人、主題、議程 ? 獲取會議資料 ? 安排會議期間工作交接 ? 會議預(yù)算、確認付款方式、預(yù)借現(xiàn)金、支票 ? 會議準(zhǔn)備（食、住、行） ? 通知與會人員。在會議前一天特別通知重要人員，以確保他們到會（可請相關(guān)人員的秘書協(xié)助） ? 會務(wù)人員分工 ? 會前踩點 ? 會場布置，會務(wù)任務(wù)進度跟蹤（參考 《 會務(wù)執(zhí)行表 》 ） 食 詢價 / 確認菜單 / 餐前落實 / 押金退回 住 詢價 / 預(yù)訂 / 房間分配 / 房間登記 / 消費結(jié)算 行 確認需求 / 距離 / 預(yù)訂 / 交通圖 / 車輛分配 / 車輛調(diào)度 / 消費結(jié)算 會議組織（外部） ? 會議前（當(dāng)日） ? 檢查你的計劃 ? 確保早到，有足夠時間處理現(xiàn)場 ? 提供會議流程手冊 ? 實時跟蹤程序 ? 不輕易改變計劃 ? 隨時可以取用必要的工具 ? 了解設(shè)施在何處 ? 有所有人員的通訊錄 ? 與后勤支持人員保持即時聯(lián)絡(luò) 會議組織（外部） ? 會議中 ? 簽到登記 ? 強調(diào)會議紀律 ? 明確會議議程 ? 明確會務(wù)人員 ? 會議記錄 ? 有效利用會議場所附帶的資源 ? 協(xié)助演示 ppt ? 控制會議進度 ? 警惕意外事件 ? 會議后 ? 滿意度調(diào)查 ? 清理會場，回收保密會議資料 ? 會議費用結(jié)算 ? 發(fā)布會議紀要 ? 會務(wù)總結(jié) ? 跟蹤決議的執(zhí)行結(jié)果 完美的計劃能夠防止粗劣的效果 組織外部會議常用表單 ? 會議需求表 ? 會議預(yù)算表 ? 與會人員聯(lián)絡(luò)信息表 ? 會務(wù)工作物品清單 ? 住房登記表 * ? 會議簽到表 ? 車輛調(diào)度表 * ? 會務(wù)執(zhí)行表 ? 會議費用結(jié)算表（結(jié)合預(yù)算表） 組織會議必須掌握的知識 ? 公司對于差旅、會議的相關(guān)財務(wù)規(guī)定 ? 會議議程的擬定方法 ? 會議設(shè)備的使用 ? 獲取內(nèi)部、外部資源的渠道與流程 ? 會議準(zhǔn)備不充分的后果 ? 會議資源的安全與保密措施 ? 會議記錄的技巧 ? 食宿、交通的安排技巧 ? 費用借支、結(jié)算的流程 ? 會議文件歸檔的方法 避免失敗的會務(wù)組織 ? 會前頭腦風(fēng)暴，充分假想
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