秘書(shū)工作交流ppt課件(已修改)
2025-05-24 12:46 本頁(yè)面
【正文】 文秘工作交流 Shirley 讓我們更加勝任所在的崗位 題綱 ? 會(huì)議組織 ? 日程安排 ? 時(shí)間管理 ? 在時(shí)間管理之外繼續(xù)找效率 ? 工作簡(jiǎn)報(bào) ? 人際溝通 會(huì)議組織（內(nèi)部） 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)中協(xié)調(diào) 會(huì)后整理 掌握 5W1H 準(zhǔn)備會(huì)議室及設(shè)備 通知與會(huì)人員 確認(rèn)與會(huì)人員 準(zhǔn)時(shí)到會(huì) 檢查會(huì)議設(shè)備 會(huì)中協(xié)調(diào) 會(huì)后整理 按議程控制進(jìn)度 靈活處理意外事件 會(huì)議記錄 清理會(huì)場(chǎng) 整理會(huì)議紀(jì)要 整理會(huì)務(wù)總結(jié)給相關(guān) 部門(mén)參考（如必要， 跟蹤決議執(zhí)行結(jié)果） 發(fā)布會(huì)議紀(jì)要 （保障信息安全） 會(huì)議組織（外部） ? 會(huì)議前 ? 明確會(huì)議起止時(shí)間、地點(diǎn)、參加人數(shù)、 預(yù)算 ? 明確召集人、主題、議程 ? 獲取會(huì)議資料 ? 安排會(huì)議期間工作交接 ? 會(huì)議預(yù)算、確認(rèn)付款方式、預(yù)借現(xiàn)金、支票 ? 會(huì)議準(zhǔn)備（食、住、行） ? 通知與會(huì)人員。在會(huì)議前一天特別通知重要人員，以確保他們到會(huì)（可請(qǐng)相關(guān)人員的秘書(shū)協(xié)助） ? 會(huì)務(wù)人員分工 ? 會(huì)前踩點(diǎn) ? 會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)務(wù)任務(wù)進(jìn)度跟蹤（參考 《 會(huì)務(wù)執(zhí)行表 》 ） 食 詢(xún)價(jià) / 確認(rèn)菜單 / 餐前落實(shí) / 押金退回 住 詢(xún)價(jià) / 預(yù)訂 / 房間分配 / 房間登記 / 消費(fèi)結(jié)算 行 確認(rèn)需求 / 距離 / 預(yù)訂 / 交通圖 / 車(chē)輛分配 / 車(chē)輛調(diào)度 / 消費(fèi)結(jié)算 會(huì)議組織（外部） ? 會(huì)議前（當(dāng)日） ? 檢查你的計(jì)劃 ? 確保早到，有足夠時(shí)間處理現(xiàn)場(chǎng) ? 提供會(huì)議流程手冊(cè) ? 實(shí)時(shí)跟蹤程序 ? 不輕易改變計(jì)劃 ? 隨時(shí)可以取用必要的工具 ? 了解設(shè)施在何處 ? 有所有人員的通訊錄 ? 與后勤支持人員保持即時(shí)聯(lián)絡(luò) 會(huì)議組織（外部） ? 會(huì)議中 ? 簽到登記 ? 強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律 ? 明確會(huì)議議程 ? 明確會(huì)務(wù)人員 ? 會(huì)議記錄 ? 有效利用會(huì)議場(chǎng)所附帶的資源 ? 協(xié)助演示 ppt ? 控制會(huì)議進(jìn)度 ? 警惕意外事件 ? 會(huì)議后 ? 滿(mǎn)意度調(diào)查 ? 清理會(huì)場(chǎng)，回收保密會(huì)議資料 ? 會(huì)議費(fèi)用結(jié)算 ? 發(fā)布會(huì)議紀(jì)要 ? 會(huì)務(wù)總結(jié) ? 跟蹤決議的執(zhí)行結(jié)果 完美的計(jì)劃能夠防止粗劣的效果 組織外部會(huì)議常用表單 ? 會(huì)議需求表 ? 會(huì)議預(yù)算表 ? 與會(huì)人員聯(lián)絡(luò)信息表 ? 會(huì)務(wù)工作物品清單 ? 住房登記表 * ? 會(huì)議簽到表 ? 車(chē)輛調(diào)度表 * ? 會(huì)務(wù)執(zhí)行表 ? 會(huì)議費(fèi)用結(jié)算表（結(jié)合預(yù)算表） 組織會(huì)議必須掌握的知識(shí) ? 公司對(duì)于差旅、會(huì)議的相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定 ? 會(huì)議議程的擬定方法 ? 會(huì)議設(shè)備的使用 ? 獲取內(nèi)部、外部資源的渠道與流程 ? 會(huì)議準(zhǔn)備不充分的后果 ? 會(huì)議資源的安全與保密措施 ? 會(huì)議記錄的技巧 ? 食宿、交通的安排技巧 ? 費(fèi)用借支、結(jié)算的流程 ? 會(huì)議文件歸檔的方法 避免失敗的會(huì)務(wù)組織 ? 會(huì)前頭腦風(fēng)暴，充分假想
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