【正文】 辦文工作學習目的和要求：了解文案工作的基本要求和文案制作的基本環(huán)節(jié)，學習辦公文件的撰制、傳遞和處理的方法，掌握文案工作的操作技能。學習重點：①文案制作基本環(huán)節(jié)；②辦公文件的撰制、傳遞和處理；③文件編輯、排版、校對和印制。一、秘書文案工作的要求文案是各類機關、組織和企事業(yè)單位在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文案，是依法行政和進行公務活動的重要工具。辦文，即文案的制作和處理是秘書最主要的工作之一，其中文案制作是辦文的第一步。 從廣義上來講，秘書的文案工作包括各種文案的制作、編輯、處理、整理（立卷），從文案形成到辦理完畢，單位的領導人、秘書人員及其他有關的業(yè)務人員都共同參與的一系列工作。如領導人對文案予以簽發(fā)、批辦，業(yè)務人員、秘書人員進行承辦、注辦、撰擬文稿、文件歸檔等。文案工作對于保證機關組織政務暢通，文件辦理準確、及時、安全具有重要作用。在具體介紹文案工作的具體內(nèi)容之前，首先來進行一個自我測試，看看你對文案工作的基本認識：1．開始寫公文之前，我能明白這份文件的目的。（ ）2．開始寫之前，我能明確考慮讀者的特點。（ ）3．每寫一篇之前，我自信我可以寫好它。（ ）4．看到什么，感覺到什么，我都會用筆記下來，積累起來。（ ） 5．我會把最重要的內(nèi)容放在公文開頭或結(jié)尾部分。（ ）6．定稿的時候會檢查標題、時間、名稱是否有誤。（ ）7．用最簡潔的語言表達最為清晰的意思。（ ）8．我總是用以前寫過的文件格式來做樣本，僅做內(nèi)容上的改動。（ ）9．我每次都會抽時間對我的文章進行修改和潤色。（ ）10．我不明白的東西不會寫在文章里。（ ） 以上10個問題每打一個“√”得1分，得分低于5分，說明你對文案工作的缺乏認識，必須認真學習本章內(nèi)容；得分68分，說明你有一定的文案寫作知識，需要通過本章內(nèi)容加以總結(jié)和提高；得分910分，說明你的文案寫作功底不錯，應該重點看看本章一些理論性強的內(nèi)容。 （一）秘書人員文案工作的內(nèi)容文書工作的基本任務是：準確、及時、安全地處理各類公文，當好領導的參謀和助手，為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設服務。其具體任務主要有以下幾個方面：。包括文件的交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、印制、校對、用印、登記、封發(fā)、傳遞等工作。包括收進文件的簽收、登記、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等工作。包括公文材料的日常管理和收發(fā)文辦理過程中形成的文書檔案資料的整理、分類歸檔、提供利用等工作。搞好文件保密教育和檢查，恃別是“三密”文件的登記、保管、清退和銷毀等工作。 （二）文案工作的要求根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》第一章第四條，“公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全?！? 1．及時 及時是對文案工作的效率要求，也是文案工作特性的具體體現(xiàn)。及時并不等于迅速，從文案工作總體上講，及時的原則要求應根據(jù)所要處理文件內(nèi)容的輕重緩急進行處理，有些文件收到就處理是及時，有些文件擱置幾天再處理也是及時。因此，及時辦理文件，關鍵是做到不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。為此，首先，必須明確辦文的時限，即規(guī)定每個具體文案處理工作環(huán)節(jié)的時間，以確保文案工作的整體效率；其次，要簡化辦文手續(xù)和難度，如提倡“報刊行文”、“網(wǎng)上行文”等；最后，要采用現(xiàn)代化的辦公手段，以加快辦文的速度。2．準確準確是對文案工作的質(zhì)量要求，是文案工作的基礎。保證文案及文案工作的質(zhì)量，關系到文案效用的正常發(fā)揮，甚至關系到國家及社會組織的根本利益。作為文案工作的要求，準確既包括文案本身的質(zhì)量，也包括文案處理程序各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。首先，在文案的擬制過程中，要求嚴格執(zhí)行黨和國家的法律、法規(guī)和政策，做到觀點正確，格式規(guī)范，用語確切；其次，在文案處理過程中要體現(xiàn)嚴肅、認真的工作作風，做到程序完整，手續(xù)齊全，運轉(zhuǎn)到位；最后，為確保文案與文案工作的準確，要建立、健全文案工作的規(guī)則，合理設計文案處理程序，提高秘書人員的素質(zhì)，改進秘書人員的工作作風。3．安全安全是對文案工作的管理要求。維護文案工作的安全，首先要保證文件內(nèi)容的安全，特別是一些涉及國家機密的文件，要嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》的有關規(guī)定，建立完善的擬制、處理和運轉(zhuǎn)管理制度，消除和防范不安全因素，尤應注意在計算機和網(wǎng)絡環(huán)境中保證公文內(nèi)容不被竊取、篡改或損毀。其次，要保證文案實體的安全。包括使用比較耐久的字跡材料和合乎要求的載體材料，減少文案的各種人為或自然損壞因素，注意防火、防潮、防蟲蛀、防丟失，確保文件安全。4．精簡精簡是對文案工作的數(shù)量要求。主要指控制發(fā)文數(shù)量，克服官僚主義、形式主義和文牘主義。公文雖然是行政工作不可缺少的工具，但它也不是萬能的。行文過多不僅無益，反而有害，容易使各級領導干部陷入“文山”，成天批閱文件，無法深入實際，深入群眾，從而助長官僚主義；同時也使大批機關工作人員陷入“文淵”，把主要精力用于寫文件，閉門造車，紙上談兵，從而助長文牘主義；也使一些領導干部把發(fā)文件作為唯一的工作手段，產(chǎn)生不發(fā)文件不重視、不加“紅頭”不正規(guī)、不轉(zhuǎn)發(fā)文件擔責任的錯誤觀點，從而助長了凡事必發(fā)文的形式主義。由此可見在文案工作中力求精簡公文，具有十分重大的意義。秘書人員必須堅持精簡原則，注重實效，嚴格把好行文關、審核關，凡是發(fā)可不發(fā)的公文，一律不發(fā)，可長可短的公文，一律要簡短。5．統(tǒng)一統(tǒng)一是對文案工作的組織要求。文案工作的統(tǒng)一，一是要實行統(tǒng)一領導，一般由辦公室及其秘書部門統(tǒng)一領導和管理機關的文案工作；二是實行統(tǒng)一的公文處理制度，以實現(xiàn)公文處理的規(guī)范化、制度化和科學化；三是實行統(tǒng)一的公文處理渠道，應由公文處理部門或公文處理人員統(tǒng)一負責文件的收發(fā)、分辦、擬辦、核稿、用印、整理和銷毀等；四是實行統(tǒng)一的公文格式。二、秘書文案的撰寫與編輯文案的結(jié)構(gòu) 文案的結(jié)構(gòu)是指公文的各個組成部分，《國家行政機關公文處理辦法》第八條規(guī)定，“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成?！? 為了保證文案的嚴肅性、權(quán)威性和規(guī)范化，文案的各個部分都應遵循有關規(guī)定：（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡