【正文】 廣東省農(nóng)村信用社聯(lián)合社檔案管理辦法 (試行 ) 第一章 總則 第一條 為實(shí)現(xiàn)廣東省農(nóng)村信用社聯(lián)合社（以下簡(jiǎn)稱省聯(lián)社）檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，充分發(fā)揮檔案工作在經(jīng)營(yíng)管理工作中的作用，根據(jù)國(guó)家檔案局、廣東省檔案局等有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合省聯(lián)社工作實(shí)際，制定本辦法。 第二條 省聯(lián)社檔案是指省聯(lián)社在各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)歸檔的文件、賬表、錄音帶、錄像帶、照片、圖表等不同類型和不同載體的文件。它是省聯(lián)社經(jīng)營(yíng)管理工作實(shí)踐的真實(shí)記載，對(duì)于借鑒歷史、指導(dǎo)當(dāng)前、研究未來(lái)具有極為重要的價(jià)值。 第三條 省聯(lián)社機(jī)關(guān)的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一 管理，禁止分散保存，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。 第四條 省聯(lián)社檔案工作同時(shí)接受廣東省檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。 第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)與人員 第五條 省聯(lián)社辦公室下設(shè)機(jī)要檔案崗位，根據(jù)要求配備專職檔案人員若干名，具體負(fù)責(zé)省聯(lián)社機(jī)關(guān)的檔案管理工作。省聯(lián)社機(jī)關(guān)各部門設(shè)兼職檔案人員。檔案工作由主管辦公室工作的省聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室主任具體負(fù)責(zé)。 第六條 檔案工作的基本任務(wù) （一）集中統(tǒng)一管理省聯(lián)社的各類檔案，為省聯(lián)社各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)； （二）建立健全文書、基建、信貸、會(huì)計(jì)、聲像等檔案的立卷、歸檔、保管 、保密、查閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理制度，保證各種門類檔案妥善保管，有序存放，查找方便，嚴(yán)防毀損、散失和泄密； （三）對(duì)省聯(lián)社各部門形成的各種文件材料定期進(jìn)行收集、整理、立卷和歸檔； （四）收集、整理、保管與檔案有關(guān)的資料； （五）負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源； （六）對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用，檔案機(jī)構(gòu)、人員及其素質(zhì)等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、整理、分析，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督； （七）對(duì)所保管的全部檔案定期進(jìn)行鑒定、銷毀，并按規(guī)定做好向檔案館移交檔案工作； （八）根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，對(duì) 所屬機(jī)構(gòu)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督，提高專兼職檔案人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)水平； （九）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家以及省聯(lián)社的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全； （十）努力改進(jìn)檔案管理的技術(shù)手段，抓好檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案服務(wù)效率； （十一）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。 第七條 專兼職檔案人員的有關(guān)職責(zé)和要求 （一）專職檔案人員的要求 檔案人員要有務(wù)實(shí)、開(kāi)拓、敬業(yè)的精神； 檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)由單一型向一專多能型轉(zhuǎn)變。檔案人員不僅要有較深厚的檔案理論基礎(chǔ)和豐富的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，懂得金融專業(yè)知識(shí)和 綜合寫作等多方面知識(shí)，而且要具備現(xiàn)代化的管理技能。 （二）兼職檔案人員的要求 督促、協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員做好文件的登錄、傳遞、借閱、清退等工作，確保文件的收、發(fā)、傳遞、借閱、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)做到件件有登記、事事有著落，確保歸檔文件齊全完整，防止失、泄密事件發(fā)生； 嚴(yán)格履行檔案管理制度，不損毀、丟失或者擅自銷毀應(yīng)歸檔的文件材料； 借閱文件嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱的檔案要妥善保管和使用，不得對(duì)檔案材料進(jìn)行涂改、污損、剪裁或撕頁(yè)； 嚴(yán)格履行保密制度，密級(jí)文件一般不得復(fù)印，確因工作需要的須履行簽批手續(xù) ，并視同原件管理； 不定期整理本部門當(dāng)年形成的文件材料，按照文書立卷程序?qū)Ρ静块T形成的發(fā)文、簽報(bào)等文件及時(shí)收集、整理，次年初移交檔案室歸檔； 調(diào)動(dòng)工作崗位時(shí)，必須做好文件材料日常管理及文件材料等的交接工作，確保文件材料管理有序，歸檔齊全完整。 第三章 各類文件材料的立卷歸檔 第八條 文書材料的立卷歸檔 文書就是已辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，包括發(fā)文、收文、會(huì)議材料、簽報(bào)、期刊等各種文件材料。 第九條 文書文件材料歸檔范圍 （一）需歸檔文件材料的范圍 凡反映省聯(lián)社工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文 件材料均屬歸檔范圍。主要包括： 上級(jí)單位的文件 （ 1）上級(jí)單位召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料； （ 2）上級(jí)單位印發(fā)的屬于省聯(lián)社主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非省聯(lián)社主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件； （ 3）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人大代表、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查省聯(lián)社工作時(shí)的重要指示、講話等材料； （ 4）代上級(jí)單位草擬并被采用的文件的最后草稿和印本； （ 5）上級(jí)單位批轉(zhuǎn)及在報(bào)紙、刊物上刊登省聯(lián)社的文件。 省聯(lián)社機(jī)關(guān)形成的文件材料 （ 1）省聯(lián)社黨委會(huì)議記錄、紀(jì)要； （ 2）省聯(lián)社社務(wù)會(huì)議、理 事長(zhǎng)、主任辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要； （ 3）省聯(lián)社印發(fā)的政策性、重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其它機(jī)關(guān)聯(lián)合印發(fā)的）正式文件，包括：文件的正本、定稿及有關(guān)背景材料（背景材料及辦文依據(jù)，包括收文及收文處理表，以前辦理的相關(guān)文件、政府來(lái)文批辦件、省聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)批示、簽報(bào)、有關(guān)會(huì)議紀(jì)要及其它說(shuō)明材料等）； （ 4）省聯(lián)社組織沿革、大事記、年鑒、重要的值班（表）日記、電話記錄、反映省聯(lián)社重要活動(dòng)事件的簡(jiǎn)報(bào)等文件材料； （ 5）省聯(lián)社召開(kāi)的系統(tǒng)重要會(huì)議的通知、會(huì)議文件材料（包括會(huì)議討論和參閱文件）、領(lǐng)導(dǎo)同志批示； （ 6）省聯(lián)社各部門召 開(kāi)的專業(yè)會(huì)議的通知、會(huì)議文件材料等； （ 7）省聯(lián)社參加的有關(guān)會(huì)議的文件材料； （ 8）省聯(lián)社檢查下級(jí)單位工作、調(diào)查研究形成的重要文件材料； （ 9）省聯(lián)社或由省聯(lián)社匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括電子文件等）； （ 10）省聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與省聯(lián)社有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的材料； （ 11）省聯(lián)社行政、黨團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根； （ 12）省聯(lián)社財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接憑證、清冊(cè)； （ 13）省聯(lián)社編輯的能反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿及樣本； （ 14）省聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)及其他人員重要 的調(diào)研報(bào)告； （ 15）省聯(lián)社與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等； （ 16）省聯(lián)社外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察報(bào)告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作往來(lái)文件等； （ 17）省聯(lián)社關(guān)于人事任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)評(píng)定、聘任，干部獎(jiǎng)懲，黨員、團(tuán)員、職工干部名冊(cè)，各類報(bào)表，干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、離退休、轉(zhuǎn)業(yè)、評(píng)殘、撫恤、死亡等文件材料。 同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料 （ 1）同級(jí)單位和非隸屬單位印發(fā)的非省聯(lián)社主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件； （ 2）有關(guān)業(yè)務(wù)單位對(duì)省聯(lián)社工作檢查形成的重要文件； （ 3）同級(jí)單位和非隸屬單位與省聯(lián)社聯(lián)系、協(xié)商工作的重要往來(lái)文件。 下級(jí)單位的文件材料 （ 1）重要的來(lái)信來(lái)訪材料； （ 2）下級(jí)單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作報(bào)告、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件材料； （ 3）下級(jí)單位報(bào)送備案的法規(guī)性文件。 （二）不需歸檔文件材料范圍 上級(jí)單位的文件材料 （ 1）上級(jí)單位任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、一般的文件材料； （ 2）上級(jí)單位征求意見(jiàn)稿。 本單位的文件材料 （ 1）重份文件； （ 2） 省聯(lián)社部門之間抄送的文件； （ 3）未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件； （ 4）本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位有關(guān)職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件。 同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料 （ 1）參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料； （ 2）非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。 下級(jí)單位的文件材料 （ 1）下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映； （ 2）下級(jí)單位報(bào)送的一般性工作總結(jié)和備案文件； （ 3）下級(jí)單位報(bào)送的月、季度計(jì)劃和總結(jié)； （ 4）下級(jí)單位報(bào)送的會(huì)計(jì)月報(bào)表； （ 5）提出一般性建議的 來(lái)信； （ 6）越級(jí)報(bào)送的文件（指定報(bào)送的除外）。 第十條 文書文件材料歸檔的基本原則 遵循文件的自然形成規(guī)律，盡量保持文件的原貌和完整，正確劃分保管期限，適合新技術(shù)應(yīng)用的需要，便于保管和利用。 第十一條 文書文件材料歸檔要求 （一）發(fā)文文件材料歸檔要求 對(duì)照文件目錄檢查歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)是否齊全完整，沒(méi)有保存價(jià)值不應(yīng)歸檔的文件材料是否剔除； 每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文件形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)；文電合一立卷； 不同年度的文件一 般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷； 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列； 各部門發(fā)文整理與省聯(lián)社發(fā)文整理基本相同，每份文件按紅頭文件 —— 發(fā)文處理表 —— 辦文依據(jù)順序排列裝訂成卷，每一卷按文件字號(hào)順序排列，相同文件字號(hào)排列在一起，然后按由小到大順序排列；簽報(bào)的整理要求是每一份簽報(bào)按處理表 —— 正文 —— 辦文依據(jù)順序排列裝訂，然后按簽報(bào)序號(hào)由小到大的順序排列；會(huì)議紀(jì)要等按紅頭文件 —— 記錄 —— 紀(jì)要依據(jù)順序裝訂，然后按紀(jì)要次數(shù)由小到大順序排列；調(diào)研材料等按正式件 —— 底稿順序排列裝訂，再按調(diào)研日期由先到后順序排列； 每份文件應(yīng)去掉原文件中易生銹的金屬裝訂物，改用其它不生銹的材料或膠管裝訂， 文件版面規(guī)格以 A4 紙為準(zhǔn)，超出范圍的要折疊，左邊裝訂線不夠的要裱寬，傳真文件和字跡已擴(kuò)散的文件材料應(yīng)復(fù)印歸檔，重復(fù)文件要剔除； 確定文書檔案保管期限的原則：為適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理檔案工作的需要，省聯(lián)社發(fā)文、組織沿革、大事記、黨委（社務(wù)）會(huì)議紀(jì)要、機(jī)關(guān)職工、黨員名冊(cè)、重要會(huì)議材料、調(diào)研材料、本機(jī)關(guān)編輯的并能反映主要職能活動(dòng)的出版物的定稿及樣本等定為永久保管；部門文件、簽報(bào)等定為定期保管。 （二）發(fā)文文件材料的歸檔方法 總的方法是順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成時(shí)的本來(lái)狀況，以自然件為單位，逐件整理歸檔。 歸檔 文件采用一文（文件的正本、定稿與背景材料視為一文）一卷的計(jì)算機(jī)立卷方法。電子文件歸檔具體操作是：在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)，由檔案部門在計(jì)算機(jī)上閱讀全文，按不同年度 —— 機(jī)構(gòu) —— 保管期限分開(kāi)，在同一年度、同一機(jī)構(gòu)內(nèi)，永久與定期文件各編一個(gè)流水號(hào)，對(duì)每份文件劃分保管期限和給定起止號(hào)和件號(hào)，文件排列順序是：先省聯(lián)社發(fā)文，后部門發(fā)文，沒(méi)有字號(hào)的按文件日期排列。 （三）發(fā)文文件材料歸檔整理規(guī)則 分類 發(fā)文分類采用年度 —— 機(jī)構(gòu) —— 保管期限進(jìn)行歸檔。 （ 1）分年度 將文件按形成年度分開(kāi)。 （ 2）分機(jī)構(gòu) 將文件按其形成部門分開(kāi) 。 （ 3）分保管期限 將文件按劃分的不同保管期限分開(kāi)。 裝訂 歸檔文件按件裝訂。 （ 1）原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。文件的正本、處理表及有關(guān)的背景材料為一件；各種報(bào)表