【正文】 第1章 會議管理 會議籌備方案的內(nèi)容：確定會議的主題與議題、確定會議的名稱、確定會議的議程、確定會議的時間和地點(diǎn)、確定會議所需的設(shè)備和工具、確定會議文件的范圍、確定會議與會代表的組成、確定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、確定會議住宿和餐飲安排、確定會議的籌備機(jī)構(gòu)。 確定會議主題的要素：有切實(shí)的依據(jù)、必須結(jié)合本單位的實(shí)際、有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。 會議籌備方案的作用：確保會議的周密組織，確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位，確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。 電話會議交流信息的特點(diǎn)：A、方便靈活B、缺少身體語言，難以進(jìn)行互動交流，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息，缺少文本C、可以搭配使用其它通信方式，增進(jìn)信息的傳輸與交流。 電話會議適用于分公司不遠(yuǎn)、規(guī)模不大的企業(yè)。 電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實(shí)現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發(fā)工作。 人數(shù)較少或單位個人參加會議，可直接使用帶有免提揚(yáng)聲器的電話機(jī)。 視頻會議適用于：布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施的情況。 視頻會議的特點(diǎn)：A實(shí)現(xiàn)了聲音和圖像同時傳送。B、打破了空間的限制。C、節(jié)省時間、費(fèi)用。D、交流效果較好。E、視頻會議的局限：準(zhǔn)備時間長，投入成本高，沒有互動效果。 視頻會議的要求：A、發(fā)出開會信息。B、分發(fā)文件信息資料。C、布置會場。D、設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備。E、做好會議信息準(zhǔn)備。1 會場的環(huán)境要安靜、清潔。主會場和分會場要懸掛會標(biāo)，突出會議的主題，同時便于電視宣傳報道。會場內(nèi)可以配備高速傳真機(jī)。場內(nèi)會議設(shè)備要落實(shí)專業(yè)技術(shù)人員調(diào)試、檢測。視頻會議時間緊，能夠發(fā)言的人數(shù)較少，發(fā)言的時間相對較長。1 遠(yuǎn)程會議可以節(jié)省時間和金錢、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式作永久記錄、交流更加直接與簡短。1 會議籌備方案的制定程序：組建會議籌備委員會，分成籌備小組，形成籌備方案，領(lǐng)導(dǎo)審核方案。1 電話會議語言使用應(yīng)該注意：A、內(nèi)容集中、體現(xiàn)會議主題。B、保證時間。C、講話內(nèi)容要簡明易懂，盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句。1 大中型會議座位安排：劃好區(qū)域，貼上標(biāo)識牌、指示牌、座位名簽等，使與會人員順利入座。1 表彰總結(jié)會議座位安排：被表彰、受獎勵的對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。1 報告會、表彰會、聯(lián)席會座位安排：報告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間的方法。1 會前準(zhǔn)備工作的基本要求：充分、周密、安全。1 大型會議在禮堂、會堂、體育場館舉行，采取大小方形和半圓形。中小型會議在會議廳、會客室、會議室進(jìn)行，可以擺放成方拱形、半月形、橢圓形、圓形、長方形和T字形等，使與會人員坐的比較緊湊，便于討論和發(fā)言。 主席臺座次的安排：A、依據(jù)職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排，先左后右、由前至后。B、會議主持人有時需要在前排的邊座就座，可以按職務(wù)順序就座。C、主席臺桌上左側(cè)放置姓名臺簽。2 影響會議質(zhì)量的因素：溫度和濕度、光線、空氣流通、安靜程度、家具舒適度、會間休息等，還有會議所需文具、茶水、毛巾等是否齊全。2 檢查會場布置情況：是否與會議議題相適應(yīng)，會標(biāo)是否端莊醒目、主席臺是否按議定座次擺放，領(lǐng)導(dǎo)者名簽安排是否妥當(dāng)，旗幟、鮮花等烘托氛圍的裝飾物是否放置得體。2 會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式：書面、口頭、協(xié)調(diào)會三種形式、2 會務(wù)籌備情況檢查的方法：聽取會議籌備人員的匯報，會前現(xiàn)場檢查，確保所有的事項(xiàng)都條理清晰，注意氣味。2 對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正：A先要對問題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析，確定問題對會議質(zhì)量的影響程度。B、找出原因，尋求解決方法。C、在人財物方面為糾正偏差做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。D、責(zé)任到人，抓緊落實(shí)，及時將糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報。2 會議文件審核的內(nèi)容包括：審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件的具體內(nèi)容，2 審核會議文件的具體內(nèi)容包括：審核會議文件與會議主題的關(guān)系，偏離會議主題的內(nèi)容要進(jìn)行修改和提煉；審核會議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調(diào)查研究，是否與實(shí)際相符；提交會議討論的文件涉及有關(guān)單位和部門事先是否進(jìn)行了會商。2 會議文件審核的方法：對校法，折校法，讀校法。2 會議文件的審核：會議文件涉及的部門較多要進(jìn)行必要地會商，在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的原則：時間性、及時性、全面性。3 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的時機(jī)：會議籌備階段，會中階段，會后階段。3 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會議有關(guān)事宜的效果檢查時應(yīng)注意：3 要堅持與會議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期的溝通，并將落實(shí)的情況及時向領(lǐng)導(dǎo)反映；溝通在會前、會中、會后要突出各自的重點(diǎn)。3 會議協(xié)調(diào)的目的：妥善的協(xié)調(diào)處理各種關(guān)系、矛盾和糾紛，保證會議的勝利召開、順利進(jìn)行和圓滿結(jié)束，其實(shí)質(zhì)是統(tǒng)一認(rèn)識、調(diào)整關(guān)系、解決矛盾、協(xié)調(diào)行動。3 會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題：人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為。大中型會議事先要安排好醫(yī)護(hù)人員在會場應(yīng)急。3 擬定會議應(yīng)急方案時應(yīng)注意的事項(xiàng)：A、住宿安排要妥善。B、餐飲服務(wù)要周到。C、醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患。D、交通保障應(yīng)落實(shí)到位。E、會議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、可靠、穩(wěn)定、迅速。F、在娛樂生活上要豐富多彩。G、會議值班要制度健全，人員要堅守崗位。3 會議應(yīng)急方案的特點(diǎn)：有的放矢、預(yù)防為主、留有余地。3 會議按計劃進(jìn)行的程序：了解議題和議程，準(zhǔn)時宣布開會，有效引導(dǎo)議題。3 在會議開始前，明確的向與會人員宣布會議開始和結(jié)束的時間，并保證做到準(zhǔn)時開會和散會。 如果會議時間較長，可以通過安排短暫的休息來提示會議按計劃進(jìn)行。4 多議題會議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開動腦筋，集中獻(xiàn)計獻(xiàn)策的議題建議放在會議前半部分進(jìn)行。4 會議經(jīng)費(fèi)的類型包括：與會人員交費(fèi)，參展商交費(fèi)，聯(lián)合主辦者交費(fèi)，廣告贊助和捐助，公司分配，其他收入項(xiàng)目。4 與會人員交費(fèi)=預(yù)期的與會人員人數(shù)*交費(fèi)額+預(yù)期陪同人數(shù)*交費(fèi)額交費(fèi)折扣額4 其它開支包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。4 會議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督方法：報告和會議，授權(quán)與自我授權(quán)，質(zhì)量，損益平衡表，比率分析，審核時要逐項(xiàng)細(xì)審。4 企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費(fèi)用，經(jīng)常由秘書辦理或協(xié)助辦理。4 提出會議預(yù)算方案，首先要以成本觀念、時間觀念、效率觀念為指針，盡量減少會議的有形和無形支出，控制會議的數(shù)量，壓縮會議的時間。4 會中突發(fā)事件的類型：人員問題，健康與安全問題，行為問題。4 會議總結(jié)的目的：A、檢查會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。B、檢查各個小組的分工執(zhí)勤情況。C、員工將自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。D、獎懲相關(guān)人員。50、 會議總結(jié)的內(nèi)容：A、會議的名稱、時間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題。B、參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人。C、會議的主持者。D、領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點(diǎn)。E、對會議的基本評價和貫徹要求。F、會議的決議情況和今后的工作任務(wù)布置。5 撰寫新聞稿件應(yīng)注意及時準(zhǔn)確、送領(lǐng)導(dǎo)審核。5 會議的效率是會議所取得的效果和會議成本之間的比值，比值越大，效率越高。因此，提高會議效率，即提高單位工作效率，是節(jié)省開支、降低成本，提高單位綜合效益的有效手段。5 構(gòu)成有效會議的要素：清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r間、合適的地點(diǎn)、恰當(dāng)?shù)男问健㈨槙尘o湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會人員、參會人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制力、合理的內(nèi)容安排。5 影響會議成效的原因：A、會議多、長、高、大。B、會議支出超標(biāo)，浪費(fèi)驚人。C、會議準(zhǔn)備不充分，會議質(zhì)量不高。D、組織者組織不當(dāng)。5 會議評估力求科學(xué)高效。5 對主持人的評估：主要側(cè)重于對主持能力、業(yè)務(wù)水平、實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)的能力、工作作風(fēng)和對會議進(jìn)程的控制能力的評估。5 會議評估表格設(shè)計成問卷的形式，表格的質(zhì)量將影響會議反饋數(shù)據(jù)的質(zhì)量，應(yīng)該考慮的因素：表格的長度，填寫的難易程度，所問的問題，問卷的方式，分析數(shù)據(jù)方式。5 通常所有反饋數(shù)據(jù)的分析報告需遞交給主管領(lǐng)導(dǎo)。5 評價會議是否成功，首先要分析確定影響會議效果的因素有哪些。60、 一個高效的會議往往取決于多種因素和條件：A、會議要開的短。B、安排較多的活動，使會議獲得最大限度的價值。C、特別注意選擇地點(diǎn)。D、對與會人員名單要精益求精。E、如果請公關(guān)公司籌辦會議，應(yīng)多看多問。F、討價還價。第二章 事務(wù)管理接待1涉外接待的原則①不卑不亢，不卑不亢是涉外接待時我們應(yīng)始終堅持的原則，作為個人，保持不卑不亢的態(tài)度，是高貴人格的體現(xiàn)；②依法辦事，國際間的交往合作都要依法而行，不僅遵守我國的法律，也要遵守對方國家的法律，特別是我國加入WTO以后，對外貿(mào)易交往還要遵守WTO的各項(xiàng)規(guī)則；③內(nèi)外有別，有保密觀念，既要保守國家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密；④尊重個人，強(qiáng)調(diào)以人為本，人是生而平等的，個人尊嚴(yán)不容侵犯；尊重個人的理念，喝多酒喝少是你個人的選擇，與主人的臉面沒有關(guān)系，相反主人是要尊重客人選擇的；⑤女士優(yōu)先，這一禮儀由來已久人們認(rèn)為它是男士紳士風(fēng)度的一種體現(xiàn)。照顧女性、幫助女性，是男性的職責(zé)，是基本的教養(yǎng)；⑥入鄉(xiāng)隨俗，到了哪個地方，就要遵守法當(dāng)?shù)氐牧?xí)俗禮儀，這就是“入鄉(xiāng)隨俗”。國際禮儀是人們在長期的國際往來中，經(jīng)過求同存異的遴選兒逐漸建立起來的行為舉止規(guī)范，它是人類文明的體現(xiàn)。涉外接待遵