【正文】 湖北正華建筑裝飾工程有限公司管理制度及程序匯編依據GB504302007 ISO9001:2008版本：第一版編制： 受控標記：審核： 文件分發(fā)號：批準： 使用部門：發(fā)布日期：2010年12月1日實施日期：2010年12月10日目 錄、構配件和設備管理制度 目的對與組織質量管理體系有關的文件進行控制,確保各相關場所使用文件為有效版本。范圍適用于與質量管理體系有關的文件控制。職責。、使用和保管及定期的評審。、整理和歸檔等。程序，由辦公室備案保存。：1．部門工作手冊：作為各部門運行質量管理體系的常用實施細則，包括管理標準（部門管理制度等）；崗位質量職責；技術標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范、施工組織設計、施工方案、）部門質量記錄文件等由各相關部門自行保存，并報辦公室備案存檔。2．其他質量文件，可以是針對特定產品、項目或合同編制的質量計劃、其他標準、規(guī)范等，文件的組成應適合于其特有的活動方式，由各相應部門保存、使用。，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質量管理體系有關的政策、法規(guī)文件等由辦公室保存。1． 質量手冊：公司代號—質量手冊代號—公元年號—版本號，如：HBZH—ZS—2010—1其中：HBZH—表示公司名稱，用公司名稱漢語拼音的第1個字母表示；ZS—表示“質量手冊”中的“質”（zhi）“手”（shou）漢語拼音的第1個字母；2010 —表示發(fā)布年號，用公元表示；1—表示版本號，、第二版、第三版等；HBZH—ZS—2010—1：表示公司質量手冊第1版。：公司代號—程序文件代號—公元年號—版本號，如：HBZH—CX—2010 —1，其中：HBZH—表示公司名稱，用公司名稱漢語拼音的第1個字母表示；CX—表示“程序文件”中的“程”（chen）“序”（xu）漢語拼音的第1個字母；2010—表示發(fā)布年號，用公元表示；1—表示版本號，、第二版、第三版等；HBZH—CX—2010—1：表示公司程序文件第1版。：公司代號—部門代號—文件順序號—公元年號，如：HBZH—GCQ—02—2004，其中：HBZH—表示公司名稱，用公司名稱漢語拼音字母的第1個字母表示；GCQ—表示使用部門其他質量文件如“工（gong）程（chen）部”用使用部門漢語拼音字母的第1個字母表示；“Q”表示“其他”；02 —表示文件順序號，用0003等表示；2010 —表示發(fā)布年號，用公元表示；HBZH—GCQ—02—2010：表示公司工程部第2個其他質量文件。：公司代號—部門代號—章節(jié)號—記錄順序號，如：HBZH—GC——11，其中：HBZH—表示公司名稱，用公司名稱漢語拼音字母的第1個字母表示；GC—表示使用部門記錄，如“工（gong）程（chen）部”用使用部門漢語拼音字母的第1個字母表示；—“不合格品控制”；11—表示記錄順序號，用0003等表示；HBZH—GC——11：《不合格品控制程序》中的第11個記錄。：辦公室：BG，工程部：GC，經營部：JY，設計部：SJ，項目部：XM。、審核、批準、發(fā)放。文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的：質量手冊由辦公室負責組織編寫，由管理者代表審核，上級總經理批準發(fā)布，由辦公室負責登記、發(fā)放；各部門工作手冊由各部門負責人組織編寫、匯總，由部門負責人審核，報管理者代表批準，辦公室負責登記、發(fā)放；應確保文件使用的各場所都應得到相關文件的適用版本，文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。：文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質量體系運行緊密相關的文件應為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行，所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。質量手冊由辦公室組織更改，填寫《文件更改申請》，經管理者代表審核，報總經理批準后更改，由辦公室發(fā)放，辦公室應保留文件更改內容的記錄；其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。本組織文件更改方式有劃改、換頁和改版三種：劃改：更改內容少時，由相關部門人員根據《文件更改申請》中更改稿的內容到文件持有處進行劃改。并在劃改處簽上更改人的姓名，《文件更改申請》由各部門專人存檔。換頁：當更改內容較多時，由辦公室統(tǒng)一發(fā)放更改頁，收回原文件，并在《文件更改申請》上標注“換頁”。改版：當文件需做重大更改或文件劃改換頁達一定數量時，由辦公室填寫《文件更改申請》，經管理者代表審批后，組織改版。改版視為重新編制文件。文件使用者應填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，經相應主管部門負責人審批方可領用。因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件，因丟失而補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效，發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。、作廢與銷毀與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風、安全的地方；各部門文件由本部門專人保管。辦公室在內審時對各部門文件保管情況進行檢查；對受控文件，各部門專人負責及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應將清單副本報辦公室備案,如內容沒有變化，應通知辦公室。任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。所有失效或作廢文件由相關部門專員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預期使用；為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當的標識；對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請》，經管理者代表批準后，由辦公室授權相關部門銷毀。、復制借閱，復制與質量管理體系有關的文件，應填寫《文件借閱、復制記錄》，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人借閱、復制，復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。辦公室負責收集相關國家、行業(yè)、國際標準的最新版本，統(tǒng)一編號，加蓋受控印章，分發(fā)到相關部門使用，并把舊標準收回。各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件填入《部門受控文件清單》，并報辦公室備案。4每年第一季度由辦公室組織對現有質量管理體系文件進行定期評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改。，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。《質量記錄控制程序》。相關文件質量記錄《文件發(fā)放、回收記錄》?！段募栝?、復制記錄》?！恫块T受控文件清單》?！段募纳暾垺贰！段募N毀申請》。目的對質量管理體系所要求的記錄予以控制。范圍適用于證明產品符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。職責、管理各部門的質量記錄和負責保管超過一年的質量記錄。、整理、保管本部門的質量記錄。程序、整理、保存本部門的質量記錄。質量記錄的標識編號按《文件控制程序》執(zhí)行。，真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，并將該項用單杠劃去，各相關欄目負責人簽名不允許空白。，應采用單杠劃去原數據，在其上方寫上更改后的數據，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。、保護。，依日期順序整理好，存放于通風、干燥的地方，所有的質量記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄交質檢部保存。《質量記錄清單》，將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號（版本）、保存期、使用部門等內容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的質量記錄清單作為部門工作手冊的附錄，并匯總本部門的質量記錄原始樣本。，由內審員檢查各部門質量記錄的使用、管理情況。、借閱和復制。a) 各部門填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，向辦公室領用所需記錄空白表；b) 各部門保管的質量記錄應便于檢索，需借閱或復制者經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》，由記錄管理人登記備案。質量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由辦公室填寫《文件銷毀申請》，報管理者代表審批，由授權人執(zhí)行銷毀。，由各部門負責人組織編制，部門負責人審批，交質檢部備案。，執(zhí)行《文件控制程序》有關文件更改的規(guī)定。相關文件《文件控制程序》質量記錄《質量記錄清單》。《文件發(fā)放、回收記錄》?！段募栝?、復制記錄》?！段募N毀申請》。1 目的驗證質量管理體系的符合性和有效性，確認質量管理體系運行是否保持、實施和改進。2 范圍適用于公司質量管理體系所覆蓋的所有部門、區(qū)域和本公司質量管理體系要求的內部審核。3 職責 管理者代表a）批準公司年度內審計劃和審核實施計劃；b）批準內部質量管理體系審核報告；c） 全面負責內部質量管理體系審核工作；d） 選定審核組長及審核員，并審核年度內審計劃，每次的審核實施計劃和內部質量管理體系審核報告。 辦公室a） 編寫《年度內審計劃》并負責組織實施；b） 組織、協(xié)調內審活動的展開 內審組長a） 編制、《實施審核計劃》b） 帶領內審員實施內審4 程序 年度內審計劃。 根據擬審核的活動和區(qū)域的狀況和重要程度，及以往審核的結果，由辦公室負責策劃各部門全年審核方案，編制《年度內審計劃》，確定審核的范圍、頻次和方法。以及每次審核的間隔時間。經管理者代表審批。每年內審至少一次，但二次間隔時間不能超過12個月,并要求覆蓋本公司質量管理體系的所有要求，另外出現以下情況時由管理者代表及時組織進行內部質量體系審核：a）組織機構、管理體系發(fā)生重大變化；b）出現重大質量事故，或用戶對某一環(huán)節(jié)連續(xù)投拆；c）法律、法規(guī)及其他外部要求的變更；d）在接受第二、第三方審核之前；e）在質量認證證書到期換證前。 年度內審計劃內容：a）審核目的、范圍、依據和方法；b）受審部門和審核時間； 根據需要，可審核質量體系覆蓋的全部要求和部門，也可以專門針對幾項要求或部門進行重點審核；但全年的內審應覆蓋質量管理體系全部要求。 審核前的準備。 管理者代表任命內審組長和內審組員，內審應由是受審部門無直接關系的內審員負責。 由內審組長策劃審核并編制本次《審核實施計劃》交管理者代表審批。計劃的編制要具有嚴肅性和靈活性，其內容主要包括：a）審核目的、范圍、方法、依據；b）內部審核的工作安排；c）審核組成員；d）審核時間、地點；e）受審部門及審核要點；f）預定時間,持續(xù)時間。g）開會時間。 在了解受審部門的具體情況后，內審組長組織內審員編寫《內審檢查表》，內審檢查表要詳細列出審核項目、依據、方法、確保無遺漏，以利順利進行。 內審組長于內審前十天將內審時間通知受審部門，受審部門對內審時間如有異議，應在內審前三天通知內審組長。 內部質量體系審核員應經質量體系認證或咨詢機構培訓、考核合格后方能擔任。 內審的實施。 首次會議：a）參加會議人員：公司領導、內審組成員及各部門負責人，與會者簽到并由辦公室保留會議記錄。審核組長主持會議；b）會議內容：由組長介紹內審目的、范圍、依據、方式、組員和內審日程安排及其他有關事項。 現場審核。a）內審組根據《內審檢查表》對受審部門對標準和文件執(zhí)行情況進行現場審核，將體系運行效果及不符合項詳細記錄在檢查表中；b）內審組長適宜時召開內審員會議，全面了解該日內審情況，對《不符合報告》進行核對；c）內審時審核員要公正而又客觀地對待問題。 審核報告 現場審核后，審核組長召開審核組長會議、綜合分析、檢查結果，依據標準、體系文件及有關法律法規(guī)要求，必要時還要依據與顧客簽定的合同要求，確認不合格項，并發(fā)出不符合報告給相關部門領導確認后，由相關部門分析原因，制定糾正措施，經審核員確認后實施糾正，審核員負責對實施結果跟蹤驗證，并報告驗證結果。 現場審核后，審核組長完成《內部質量管理體系審核報告》，交管理者代表審批。 審核報告內容：a）審核目的、范圍、方法和依據；b）審核組成員、受審核方代表名單；c）審核計劃實施情況總結；d）不合格項分布情況分析、不合格數量及嚴重程度；e）存在的主要問題分析；f）對公司質量管理體系有效性、符合性結論及今后應改進的建議。g）審核報告分發(fā)范圍。 末次會議：a）參加人員：領導層、內審組成員及各部門領導，與會者簽到，并由辦公室保留會議記錄。審核組長主持會議；b）會議內容：內審組長重審核目的，宣讀不符合報告；宣讀《內部質量管理體系審核報告》；提出完成糾正措施的要求及日期；由公司領導講話；c）由辦公室按《文件控制程序》發(fā)放《內部質量管理體系審核報告》到各相關部門。本次內審結果要提交公司管理評審。1 目的按計劃的時間間隔評審質量管理體系，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。2 范圍適用于對公司質量管理體系的評審3 職責 總經理主持管理評審活動，審批管理評審報告。 管理者代表負責向總經理報告質量管理體系運行情況，提出改進建議，編寫相應的管理評審報告。 辦公室負責評審計劃的制定、收集并提供管理評審所需的材料，負責對評審后的糾正、預防措施進行跟蹤和驗證。 各相關部門負責準備，提供與本部門工作有關的評審所需資料，并負責實施管理評審中指出的相關的糾正，預防措施。4 程序 管理評審計