【正文】 泰盛企業(yè)總公司行政管理制度（討論稿）編制單位：行政部編制時間：二00四年五月目 錄員工行為規(guī)范制度…………………………………1收發(fā)文管理制度……………………………………3檔案管理制度………………………………………4保密管理制度………………………………………7圖書、資料管理制度………………………………9固定資產(chǎn)管理制度…………………………………10辦公用品管理制度…………………………………12機動車輛、駕駛員管理制度………………………14保潔工作管理制度…………………………………16印鑒管理制度………………………………………17宿舍管理制度…. …………………………………..19職工宿舍文明守則…………………………………22通訊工具管理制度…………………………………23員工行為規(guī)范制度一、職業(yè)道德 忠誠、正派、守紀(jì)、勤勉、盡職、敬業(yè)。 二、禮貌儀表 禮貌服務(wù)：尊重客商，禮貌待人，文明用語，熱情服務(wù)。儀表舉止：職員工作時間應(yīng)穿著職業(yè)裝。男職員應(yīng)穿職業(yè)裝，系領(lǐng)帶, 穿皮鞋，夏天不穿無領(lǐng)襯衫和短褲；女職員應(yīng)穿職業(yè)裙裝或褲裝，穿皮鞋，夏天不穿緊身服裝、超短裙、涼拖鞋、不得穿著運動裝或休閑裝上班，周末可適當(dāng)放寬。必須佩帶胸卡；舉止大方文雅；講究公共衛(wèi)生；維護公司形象。三、工作秩序遵章守紀(jì)。尊重同事，服從安排，聯(lián)系下屬，精誠團結(jié)；認(rèn)真工作，忠于職守；不擅自從事非職務(wù)活動；工作時間不做私事（包括看報、上網(wǎng)聊天、打游戲、打私人電話）；營造和保持經(jīng)營場所的良好環(huán)境，辦公區(qū)內(nèi)不喧嘩、非吸煙區(qū)（辦公區(qū)、會議室）不吸煙、不吃零食。未經(jīng)主持人同意，參加會議期間不許使用手機。未經(jīng)主持人同意，參加會議期間不得中途離開。四、安全保密正確使用設(shè)備、設(shè)施，安全操作；實行事故報告制度；保密制度職員應(yīng)自覺執(zhí)行公司的保密制度。公司的發(fā)展策略、計劃設(shè)想、勞動合同及經(jīng)營和技術(shù)方略均屬公司秘密。不經(jīng)批準(zhǔn)不得提供市場內(nèi)部信息、數(shù)據(jù)和資料。任何泄露公司機密的行為將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。個人物品不得隨意放置，文檔必須存入適合的箱柜內(nèi)。工作時間不得擅自離崗。下班前清理文件，鎖入文件柜。保持桌面整潔。關(guān)閉照明燈、計算機、空調(diào)機電源等。愛護公司財物，不得損壞、丟失、浪費各種辦公用品。電話、傳真與電腦的使用 接聽電話時，應(yīng)用: 《您好!》 （或報自己姓名）》，總臺應(yīng)用《您好！泰盛集團。 《再見》。 《謝謝》等禮貌用語。盡量放低聲音，以免影響他人工作；通話盡可能簡短，更不應(yīng)在電話中閑聊。公司的長途電話僅限于工作使用，不得因私使用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除個人支付電話費用外，還將按違紀(jì)處理。職員在工作需要使用傳真機時, 應(yīng)使用公司統(tǒng)一傳真格式。傳真機不允許因私使用。 公司計算機設(shè)備在使用中注意防病毒感染，如使用過程中出現(xiàn)問題，請與信息部工程師聯(lián)系。公司電腦嚴(yán)禁使用游戲軟件，嚴(yán)禁上網(wǎng)瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁，禁止上、上網(wǎng)《炒股》、下載MP3歌曲、游戲等，上述行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)人事管理制度規(guī)定處理。職員因工作需要將公司的設(shè)備或物品攜帶出辦公區(qū), 需得到本部門經(jīng)理、行政部門的批準(zhǔn)。收發(fā)文管理制度 一、收文登記：所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號，按流水號、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。傳閱：由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關(guān)負責(zé)人傳閱，及時分發(fā)、及時收回歸檔。二、發(fā)文公司文件的擬定簽發(fā)，對內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。擬稿：公司文件一般由各部門在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草，要對文件內(nèi)容負責(zé)。文件內(nèi)容涉及跨部門事務(wù)，須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來的文件，由董事長指定專人負責(zé)起草。核稿：公文起草后，由擬稿部門經(jīng)理審核簽字，如公文內(nèi)容涉及其他部門事務(wù)，須由有關(guān)部門共同審核簽字；會簽由主管副總會簽。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來文件，由董事長簽發(fā)。簽發(fā)：凡以公司名義行文的，須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后，方可交付打印，屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)需以部門名義獨立行文的，部門經(jīng)理簽發(fā)即可。打?。涸跀M稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后，交行政部審核登記，標(biāo)明文號，密級和分發(fā)范圍。董事長直接簽發(fā)的特殊公文，但要補辦登記手續(xù)，按審核份數(shù)打印。蓋章：文件打印校對完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。存檔：公司所有文件均須存檔一份，發(fā)文部門也須自留一份備查。傳遞：保密文件的傳遞，按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達。三、傳真由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真，并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。檔案管理制度一、 職責(zé) 各部門經(jīng)理負責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。對本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進行管理和控制，所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。二、管理內(nèi)容與方法立卷歸檔（1）公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括：①證照資料：包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料；②規(guī)章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。③收發(fā)文書：包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司（辦事處）往來文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報、紀(jì)要、重要通知、會議記錄等。④合同資料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。⑤工程技術(shù)資料：包括公司工程技術(shù)項目實施過程中產(chǎn)生的設(shè)計、施工圖紙、設(shè)備資料等。⑥照片、聲音資料：包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。⑦其他需歸檔的文件資料。（2）立卷歸檔的要求：①各類文件應(yīng)分別立卷。所有外來文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊，外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀(jì)要等。②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起，保持文件、材料的完整性。③立卷歸檔的文件要便于查找。④文件有標(biāo)題的，應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。無標(biāo)題的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題，并標(biāo)上方括號以示立卷人加的標(biāo)題。⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚，對破損文件應(yīng)加以裱糊。⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時間、地點。檔案的利用（1）各部門因工作需要借閱檔案，應(yīng)在借閱登記簿上登記。（2）借閱檔案，要填借閱簿，用后應(yīng)按時歸還。借閱人員對所借檔案應(yīng)妥善保管，嚴(yán)防遺失，泄密和污損，不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借，不得擅自復(fù)制。（3）借閱和查詢公司檔案，應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（4）外單位人員借閱和查詢公司檔案，應(yīng)經(jīng)董事長批準(zhǔn)。銷毀（1）檔案保存期，由行政部提議，報董事長批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案（如工程技術(shù)、財務(wù)等）保存期限按照國家有關(guān)制度。（2）對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案室提出銷毀申請，報董事長批準(zhǔn)。（3）銷毀檔案時，應(yīng)認(rèn)真清點，由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定，銷毀后，由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。（4）對已銷毀文件，應(yīng)制定目錄清冊存檔。檔案室管理（1）檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記，對保管、利用情況定期進行統(tǒng)計。（2）檔案管理人員離職或調(diào)職，必須與接任人員辦理移交手續(xù)。（3）檔案管理人員對保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進行全面或重點檢查，平時注意檔案的保存情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告解決。（4）檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作；電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，并注意溫度適宜。（5）立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放；（6）檔案移交 ①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交，但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查；②按年度歸檔的檔案，在每個自然年結(jié)束后1個月內(nèi)，由各部門立卷歸檔，移交檔案室；③負責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后，與檔案室負責(zé)人、部門經(jīng)理一同進行檔案移交，移交給本部門經(jīng)理或接崗人；④檔案移交時，移交人填制移交清單一式三份，交接雙方按清單核對交接，并在移交清單上簽字；移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。三、責(zé)任損壞、丟失公司檔案的；擅自提供、銷毀公司檔案的；涂改、偽造檔案的；違反第三條制度，不按制度歸檔或不按期移交檔案的；檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案損失的。違反檔案管理制度的，公司將據(jù)《人事管理制度》，視情節(jié)輕重，給予處罰。保密管理規(guī)定一、保密范圍公司全體員工均應(yīng)樹立保密意識，嚴(yán)格保守公司秘密。二、保密原則公司全體員工應(yīng)遵守以下原則：不該說的，絕對不說；不該問的，絕對不問；不該看的，絕對不看；不該聽的，絕對不聽；不該記錄的，絕對不記錄。三、保密內(nèi)容與方法文件的保密環(huán)節(jié)包括其制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀等。保密文件劃分為三級，第一級為絕密，第二級為機密，第三級為秘密。（1）絕密①公司有針對性的競爭策略和計劃；②交易商有關(guān)資料；③尚未公布的工資福利和人事調(diào)整方案；④其他絕密內(nèi)容。（2）機密①公司發(fā)展規(guī)劃；②公司事故調(diào)查報告；③公司領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案；④尚未公布的公司機構(gòu)改革方案；⑤員工個人的薪金；⑥其他機密內(nèi)容。（3）秘密①沒有明確規(guī)定可以傳達的公司辦公會議內(nèi)容；②不宜對外單位公開的內(nèi)部規(guī)章；③尚未公布的人事處罰決定；④其他秘密內(nèi)容。保密文件的復(fù)制（1）保密文件的復(fù)制由董事長或主管副董事長批準(zhǔn)；（2）復(fù)制保密文件，應(yīng)派人在復(fù)制現(xiàn)場監(jiān)督；（3）保密文件的復(fù)制情況應(yīng)予登記。保密文件的發(fā)出、傳遞、簽收、保管（1）發(fā)出保密文件應(yīng)履行審批手續(xù)，審批權(quán)限同保密文件的復(fù)制一致；（2）行政部經(jīng)理負責(zé)絕密文件的傳遞工作，其他保密文件的傳遞工作由秘書負責(zé)；（3）保密文件的接收人，應(yīng)在接收記錄簿上簽收。接收人應(yīng)對保密文件妥善保管，不得隨意在辦公桌上堆放，不得攜帶回家或公共場所；（4）經(jīng)批準(zhǔn)由個人保存的記有秘密內(nèi)容的記錄本等應(yīng)防止遺失。離職時，應(yīng)清理交回公司。（5）絕密文件由行政部經(jīng)理直接保管，其他文件由行政部（檔案室）保管。保密文件的查詢和借閱，要嚴(yán)格履行審批制度，權(quán)限同保密文件的復(fù)制一致；保密文件的解密和銷毀（1）保密文件的解密有兩種形式，一是因正式公布而解；二是經(jīng)鑒定已喪失秘密特征而解密；（2）因公布而解密的，由保管人確認(rèn)；（3）經(jīng)鑒定解密的，鑒定由保管人提出；（4）經(jīng)鑒定已喪失保存價值的秘密文件應(yīng)銷毀；（5）解密與銷毀應(yīng)報董事長批準(zhǔn)（6）銷毀保密文件，應(yīng)有兩個監(jiān)銷人，并制作銷毀記錄。四、處罰違反本規(guī)定的，公司將據(jù)《人事管理制度》，視情節(jié)輕重，對責(zé)任人予以處罰。圖書、資料管理制度一、 圖書、資料購買程序技術(shù)類、財務(wù)類圖書、資料由工程師或財務(wù)人員提出申請，經(jīng)所在部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理審批后，該部門自行購買。其他類型圖書、資料由職員向行政部提出建議，行政部審批后，由提出建議的職員自行購買或由行政部統(tǒng)一購買。購買圖書、資料經(jīng)手人應(yīng)事先查閱行政部書目，防止重復(fù)購買。二、圖書、資料保管與借閱圖書、資料購置后，由經(jīng)手人到行政部進行統(tǒng)一編號登記，由行政部管理。行政部對所有圖書、資料做文本和電子版記錄，定期向全體職員發(fā)送最新書目，以便職員借閱。 職員到行政部辦理借閱手續(xù)，行政部對借閱期限及圖書資料完好度進行記錄；有借閱沖突時，由借閱職員或圖書管理負責(zé)人協(xié)調(diào)。借閱圖書的職員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還，原則上以兩周為限。辦理歸還手續(xù)時，行政部對圖書損壞度進行記錄。 圖書借閱期間受到損壞或丟失，借閱職員應(yīng)根據(jù)情節(jié)予以賠償。 固定資產(chǎn)管理制度一、定義固定資產(chǎn)指單位價值在2000元以上，使用期限在1年以上的房屋、設(shè)備、交通工具、計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、家用電器、家具等。二、固定資產(chǎn)購置實行申報審批制度：使用部門將所需固定資產(chǎn)的購置書面報告報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批，書面報告的內(nèi)容包括：固定資產(chǎn)名稱、型